Administrasi Business Manajemen

General Affair: Pengertian, Tugas, Fungsi, Gaji, dan Jenjang Karir

general affair adalah
Written by M. Hardi

General Affair adalah – Dalam suatu perusahaan pastinya memiliki beragam posisi yang di mana setiap posisi tersebut sudah memiliki tugas dan perannya masing-masing. Dengan begitu, perusahaan bisa terus berkembang dan dapat bersaing dengan kompetitor.

Salah satu posisi yang ada di perusahaan adalah General Affair. Namun, tidak semua mengetahui apa yang dimaksud dengan posisi General Affair. Lalu, apa yang dimaksud dengan general affair? Simak ulasan lengkapnya, Grameds.

Pengertian General Affair

general affair adalah

Sumber: Pixabay

Setiap perusahaan tentu mempunyai susunan organisasi yang jelas dan rinci. Susunan organisasi meliputi berbagai tingkatan jabatan dari atasan hingga tenaga kerja. Masing-masing tingkatan jabatan dalam perusahaan pun mempunyai fungsi dan tugas tersendiri dalam menjalankan setiap kegiatan operasional yang dimiliki.

Salah satu jabatan dalam organisasi perusahaan yang memiliki tugas dan fungsi penting adalah General Affair.

General Affair adalah suatu jabatan yang memainkan peranan penting dalam pengelolaan perusahaan. Dalam hal ini, General Affair atau GA biasanya bertanggung jawab mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan General Affair dalam perusahaan dapat dimulai dari pengertiannya terlebih dahulu. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa General Affair adalah jabatan dalam sebuah perusahaan yang berada di bawah divisi umum atau kepala operasional.

Selain itu, General Affair atau GA biasanya mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

https://www.gramedia.com/products/pedoman-lengkap-human-resource-development-general-affair?utm_source=literasi&utm_medium=literasibuku&utm_campaign=seo&utm_content=LiterasiRekomendasi

General Affair (GA) merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari tujuan, prospek, dan perencanaan kedepannya. Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya.

General Affair inilah yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga. Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana, GA biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian atau purchasing.

Dengan begitu, jabatan ini sangat berperan penting dalam memastikan setiap kegiatan perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Tidak heran, jika jabatan GA ini mempunyai rincian fungsi dan tugas yang jelas. Rincian fungsi dan tugas ini harus dipahami dengan baik agar kontribusi yang dilakukan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan.

Dalam struktur organisasi perusahaan yang sederhana, umumnya posisi GA digabung dengan Human Resource Development (HRD). Selain itu, GA juga biasanya ditempatkan pada divisi pembelian atau purchasing.

Dalam beberapa bagian ini, GA pun banyak mengurusi banyak hal yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan.

Jika Anda salah satu yang baru saja menerima jabatan ini, perlu menyimak beberapa informasi berikut. Anda bisa mulai memahami apa yang dimaksud dengan jabatan General Affair, bagaimana tugas yang dijalankan, serta fungsi yang diperankan dalam perusahaan.

Peran General Affair

general affair adalah

Sumber: Jurnalkawasan.com

General affair berperan, bertugas dan memiliki tanggung jawab yang sangat rumit. Untuk itu, diperlukannya manajemen yang baik dan tepat untuk mengelolanya agar tidak timbul masalah ketika berhubungan dengan unit kerja lain.

General Affair atau divisi umum pada sebuah perusahaan sangat berpengaruh dalam menyediakan persediaan kebutuhan alat kantor seperti alat tulis, alat kebersihan dan berbagai alat kantor lainnya. Sedangkan layanan yang diberikan divisi umum yaitu mengurusi segala persediaan rumah tangga kantor yang bertujuan meningkatkan produktivitas karyawan, sehingga dapat mempengaruhi pelanggan menjadi lebih baik dan lebih optimal.

Apabila pelanggan merasa puas dan nyaman pada pelayanan yang diberikan General Affair, maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari hasil kerja yang dilakukan General Affair tersebut, baik itu keuntungan dalam memperoleh laba maupun penyebaran informasi baik dari mulut ke mulut.

Tugas General Affair

general affair adalah

Sumber: EKRUT

Setelah memahami pengertian secara umum, berikutnya perlu diketahui apa saja tugas yang dijalankan oleh seorang General Affair dalam perusahaan.

Dalam hal ini, tugas General Affair adalah semua hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Mulai dari pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan. GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.

GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini merupakan tugas General Affair di dalam perusahaan:

1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang

Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri. Tugas General Affair yang pertama adalah mengurus pengadaan barang. Misalnya, barang atau aset mengalami kerusakan atau sudah lama dan mengalami penurunan kinerja. Dalam hal ini, GA akan memastikan barang atau aset perusahaan mana saja yang sudah harus diperbarui.

Contohnya, printer atau Personal Computer (PC). Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang. Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian. Dalam kegiatan pengadaan barang harus dilakukan dengan tujuan yang jelas.

Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut berjalan baik.

2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan.

Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya. Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.

Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya. Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.

3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan

Tugas General Affair selanjutnya adalah mengontrol pembayaran tenaga kerja. Dalam hal ini, GA memiliki wewenang untuk menentukan besar gaji tenaga kerja harian di luar gaji karyawan.

Sebab, gaji untuk karyawan harian lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang perlu dibayarkan dan dicatat dalam pembukuan. Pekerja harian lepas dalam perusahaan menjadi tanggung jawab GA.

Jadi, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan. Hal ini menjadi tugas GA karena gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan bulanan kantor pada pembukuannya, yaitu untuk kebutuhan sumber daya manusia.

Untuk mempermudah GA dalam melakukan pekerjaannya, maka aplikasi slip gaji online dapat menjadi solusi dalam mempermudah proses besaran gaji karyawan.

4. General Affair Bertugas untuk Pemeliharaan Aset

Tugas General Affair juga mencakup pemeliharaan aset perusahaan yang dimiliki. Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli.

Dalam hal ini, GA bertanggung jawab untuk mengontrol dan memelihara aset yang ada di perusahaan. Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.

Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan. Hal ini karena mereka-lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.

5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

GA dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi. GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai.

Urusan Renovasi dan pembukaan kantor cabang juga termasuk tugas yang dijalankan oleh General Affair. Dalam hal ini, GA bertugas untuk merinci biaya yang dibutuhkan untuk keperluan renovasi atau pembukaan kantor cabang.

Dengan begitu, GA perlu mempertimbangkan faktor kelayakan hingga perkiraan dana yang akan diajukan untuk melakukan kegiatan tersebut. Bahkan, ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

Fungsi General Affair

general affair adalah

Sumber: Lifepal

Setelah mengetahui pengertian dan tugas pokok, berikutnya perlu diketahui pula beberapa fungsi yang dijalankan oleh General Affair. Fungsi General Affair ini adalah berkaitan dengan tugas pokok yang dimilikinya.

Mulai dari pemeliharaan dan perawatan, membuat laporan berkala, hingga menjalin hubungan baik dengan supplier. Dalam menjalankan tugasnya, GA juga memiliki fungsi sendiri dalam menjalankan operasional perusahaan. Berikut merupakan fungsi General Affair di perusahaan, antara lain:

1. Pemeliharaan dan Perawatan Berbagai Aset atau Fasilitas yang Dimiliki Perusahaan

Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang kondisi dan fasilitas perusahaan.

Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.

Dalam hal ini, GA juga melakukan penilaian kondisi fasilitas sebelum mengajukan anggaran serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Sebagai contoh, Kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu. Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.

2. Menyiapkan Laporan Berkala untuk Keperluan Rapat Anggaran

Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.

Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan. Seperti laporan aset, beban biaya kantor yang diperlukan dalam penilaian efektivitas investasi internal perusahaan.

3. Membantu Urusan Perizinan untuk Keperluan Perusahaan

Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Seperti perizinan yang melibatkan instansi pemerintah, kepolisian, wartawan dan lain sebagainya. Selain itu, GA juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.

4. Membina Hubungan Baik dengan Pihak Supplier atau Yang Melakukan Kerjasama dengan Perusahaan

Jika GA masuk dalam bagian HRD berarti juga bertanggung jawab dalam membuat kontrak kerja, melakukan pembayaran, hingga melakukan komplain mewakili perusahaan. Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa. Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Produktivitas karyawan juga akan terjaga apabila mengenai penggajian tidak ada masalah.

Tidak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan. Itulah tugas dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui.

Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari General Affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan. Dengan fungsi inilah, operasional perusahaan bisa berjalan dengan optimal.

5. Menyelenggarakan Survey Kepuasan

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

https://www.gramedia.com/products/kpi-untuk-fungsi-general-affair?utm_source=literasi&utm_medium=literasibuku&utm_campaign=seo&utm_content=LiterasiRekomendasi

Keterampilan yang Harus Dimiliki General Affair

Setelah mengetahui tugas dan fungsi General Affair, berikutnya terdapat beberapa keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang dengan jabatan General Affair (GA). Beberapa keterampilan ini sangat dibutuhkan dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan maksimal.

Beberapa keterampilan yang harus dimiliki General Affair adalah sebagai berikut:

  1. Teliti
  2. Jujur
  3. Memiliki kemampuan problem solving yang baik
  4. Memiliki pengalaman pengurusan pengadaan barang di setiap departemen
  5. Memiliki kemampuan menyusun, mencatat pembelian, melakukan penilaian perawatan aset dengan baik
  6. Mempunyai kemampuan komunikasi interpersonal yang baik
  7. Dapat berkomunikasi dengan baik dan efektif
  8. Mampu mengelola manajemen waktu dengan baik
  9. Memahami teknik lobi dan negosiasi dengan baik

Berapa Gaji Menjadi General Affair?

Mungkin banyak yang bertanya berapa gaji umum yang diterima seorang general affair? Perlu diketahui bahwa setiap general affair mendapat gaji yang berbeda-beda tergantung dari kebijakan dan posisinya pada suatu perusahaan.

Namun umumnya, perusahaan akan memberikan gaji seorang general affair sebesar 3 juta hingga 5 juta rupiah setiap bulannya. Gaji tersebut merupakan gaji pokok yang belum dijumlahkan dengan intensif seperti lembur, gaji ke-13 dan lain sebagainya.

Seiring berjalannya waktu, maka gaji seorang general affair akan bertambah sesuai dengan prestasi kerjanya. Hal ini dikarenakan sukses atau tidaknya general affair maka diukur dari bagaimana ia dapat menyelesaikan masalah dan mendukung kinerja dalam operasional perusahaan.

Jenjang Karier General Affair

Bekerja menjadi seorang general affair dinilai memiliki jenjang karier yang cukup jelas karena setiap posisi dan jabatan memiliki penghasilan yang berbeda-beda. Adapun jenjang karier general affair yaitu:

1. Staff General Affair

Staff general affair merupakan jenjang awal karier sebagai general affair. Deskripsi kerjanya hanya mengerjakan satu unit tugas saja dengan target yang lebih sedikit.

2. Supervisor General Affair

Supervisor general affair merupakan jenjang kedua sebagai general affair yang memiliki unit tugas lebih banyak dibandingkan dengan staf.

3. Manager General Affair

Manager general affair merupakan manajer yang bekerja membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staff.

4. Manager General Affair

Manager general affair merupakan manajer yang bekerja membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staff.

5. Head of General Affair

Head of general affair merupakan posisi tertinggi dari general affair yang merupakan kepala bagian dan bertugas untuk mengkoordinasikan pekerjaan serta membuat laporan perusahaan dengan pimpinan maupun dengan bagian lainnya.

Jobdesk Utama General Affair

general affair adalah

Sumber: Lifepal

Mungkin tugas dan tanggung jawab dari general affair sudah dijelaskan sebelumnya pada pembahasan diatas. Namun berikut merupakan jobdesk paling utama dari general affair antara lain sebagai berikut:

  1. Sebagai perwakilan dari perusahaan untuk menjalin hubungan baik dengan berbagai pihak eksternal seperti pihak Pemda, kecamatan, kepolisian, PLN, telkom dan lain-lainnya.
  2. General affair bertugas memenuhi semua kebutuhan operasional pada internal perusahaan guna menunjang kelancaran pekerjaan dari setiap divisi seperti penyediaan ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan, perawatan mesin fotocopy, perawatan AC dan lain sebagainya yang berkaitan dengan kebutuhan internal perusahaan.
  3. General affair harus menjaga, mendata dan merawat seluruh aset yang dimiliki perusahaan atau yang disewa oleh perusahaan.
  4. GA juga bertugas mengurus berbagai dokumen untuk kepentingan internal perusahaan seperti perizinan.
  5. General affair bertugas melakukan pengelolaan dan pengawasan aktivitas staf divisi seperti security, office boy, customer service dan lain-lain baik dalam hal absen, izin tidak masuk, cuti dan lain-lain.
  6. GA bertugas mengelola gudang dan fasilitas kantor seperti tempat ibadah, toilet, ruang meeting, ruang penyimpanan, dan lain sebagainya.
  7. General affair bertugas membuat perencanaan anggaran kebutuhan rutin kantor yang dibutuhkan.

Grameds bisa mendapatkan lebih banyak informasi dengan membaca buku yang tersedia di Gramedia.com. Sebagai #SahabatTanpaBatas kami selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Yufi Cantika Sukma Ilahiah



ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah, universitas, korporat, sampai tempat ibadah."

logo eperpus

  • Custom log
  • Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
  • Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
  • Tersedia dalam platform Android dan IOS
  • Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
  • Laporan statistik lengkap
  • Aplikasi aman, praktis, dan efisien