Pengertian Delegasi: Jenis, Unsur, Tujuan dan Manfaat

Mau tau pengertian delegasi? – Grameds, Sebelum membahas lebih jauh tentang apa itu delegasi, kita simak ilustrasi singkat cerita di bawah ini.

Ketika kecil, kita sesekali sering diminta untuk mengantarkan makanan ketika misalnya ayah atau Ibu mengadakan syukuran ke tetangga dekat rumah oleh orang tua kita. Bukan karena orang tua kita tak mau mengantarkan, namun alasannya adalah ada beberapa rumah yang harus diantarkan hantaran juga, nah dengan bantuan kita tujuannya adalah tugas mengantarkan makanan tersebut diharapkan cepat selesai.

Sebelum pergi ke rumah tetangga, orang tua kita memberi petunjuk dulu rumah mana yang akan kita beri makanan, memastikan nama penghuni rumah yang ditunjuk, lalu tak lupa ada pesan yang harus disampaikan pada penghuni rumah itu. Misalnya pemberian makanan  ini untuk acara syukuran ulang tahun pernikahan ayah dan ibu.

Petunjuk yang diberikan harus jelas agar pesan sampai dan tak salah penyampaian. Kita mulai diberikan tugas ketika usia kita sudah menjelang remaja, mengapa karena jìka masih balita tugas yang diberikan akan berantakan karena tidak sesuai dengan kemampuan.

Nah, tanpa kita sadar kita sebenarnya sudah menjadi delegasi untuk keluarga  kita. Kita mewakili orang tua yang tidak bisa mendatangi tetangga secara langsung.

Melalui ilustrasi di atas bisa terbayangkan apa itu delegasi?

Pengertian Delegasi

Delegasi adalah pihak individu yang dipercaya sebagai perwakilan agar bisa mewakili kelompok atau lembaga.

Delegasi adalah suatu kegiatan untuk memberikan suatu wewenang dan tanggung jawab pada orang lain untuk melakukan suatu kegiatan yang mana pihak penerima wewenang harus mampu mempertanggung jawabkan  kepada orang yang melimpahkan wewenang.

Pengertian Delegasi  Menurut Para Ahli

1. Charles J.Keating

Delegasi adalah upaya pemberian sebagian tanggung jawab formal kepada pihak lain dalam melakukan kegiatan tertentu.

2. Utje Selamet

Dalam karyanya yang bertajuk “Dasar-Dasar Pemasaran”, Uthe Selamet menjelaskan bahwa pengertian delegasi adalah sebuah pelimpahan wewenang serta tanggung jawab formal pada pihak lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

3. Rusli Jacob

Delegasi dalam sudut pandang Rusli jacob adalah suatu pemberian otoritas atau kekuasaan bersifat formal serta tanggung jawab untuk melakukan kegiatan tertentu pada pihak lain.

Delegasi adalah sebuah kebutuhan.pelimpahan kekuasaan dari atasan ke bawahan semata dilakukan agar organisasi dapat berjalan dengan efisien.

Pemberian kekuasaan ini semata agar roda perusahaan masih tetap bisa berjalan karena pemimpin perusahaan tetap bisa mengawasi perusahaan.

Karenanya sebelum pendelegasian bawahan diberikan arahan dan diajarkan dengan benar karena akan diberikan tanggung jawab besar.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI delegasi adalah individu yang ditunjuk atau diutus oleh suatu negara  dalam suatu musyawarah, penyerahan atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu lingkungan tugas serta harus bisa mempertanggung jawabkan kepada atasannya.

Mendelegasikan tugas adalah salah satu tugas yang diemban seorang manajer. Pendelegasian ini dilakukan karena pada waktu yang sama, manajer tidak bisa melakukan tugas sendirian. Perlu bantuan anggota tim atau anak buahnya untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Jika ada Orang yang diminta untuk menjadi delegasi maka itu artinya orang tersebut memiliki kemampuan yang lebih dibanding yang lain sehingga bisa dijadikan perwakilan untuk menjalankan tugas tersebut.

Orang yang ditunjuk untuk didelegasikan berarti memiliki kemampuan yang lebih sehingga dipercaya untuk menjalankan tugas tertentu. Pemberian tugas dan wewenang ini merupakan hal wajar yang biasa dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Di dalam ruang lingkup perusahaan biasanya penugasan dilakukan secara vertikal atau dari atasan turun ke bawahan untuk mengemban tugas tertentu.

Jenis-jenis Delegasi

Apa saja jenis- jenis  delegasi yang ada? berikut jenis-jenis delegasi.

1. Delegasi Umum

Delegasi umum merupakan pihak bawahan yang mendapat wewenang dari atasan untuk mengerjakan berbagai fungsi manajemen umum seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian serta pengawasan.

Atasan harus melakukan kontrol dan juga arahan yang dinilai perlu.agar tugas yang diberikan sesuai. Sebagai  Contohnya penunjukkan  karyawan yang diberi wewenang tertentu dalam membantu manajemen personalia

2. Delegasi Khusus

Delegasi khusus adalah delegasi yang berhubungan tugas khusus. Contohnya adalah pemberian wewenang pada  seorang penjual untuk bisa mengumpulkan uang dari para debiturnya.

3. Delegasi Formal

Delegasi ini dipilih berdasarkan struktur organisasi yang ada di perusahaan tempatnya bekerja. Dengan garis struktur organisasi yang ada atasan tak punya pilihan lain untuk menunjuk bawahannya sebagai delegasi. Sebagai Contohnya jika ada  seorang manajer produksi yang diberikan wewenang untuk meningkatkan produksi jasa atau barang.

4. Delegasi Informal

Delegasi informal merupakan delegasi yang langsung dilakukan oleh bawahan  meskipun tanpa adanya pemberian wewenang dari atasan. Misalnya ketika ada kerusakan alat di tempatnya bekerja, karena merasa mampu memperbaiki maka tanpa disuruh atasan, dia akan memperbaiki alat tersebut.

5. Delegasi Lateral

Delegasi ini merupakan pihak yang menerima wewenang lebih dari satu orang atau dengan bantuan sejumlah orang. Berikut contohnya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta bantuan manajer penjualan untuk menyiapkan  kumpulan data tenaga penjualan. Karena akan sulit dilakukan sendirian maka  dia akan meminta bantuan dari bagian personalia.

Unsur – Unsur Delegasi

1. Tugas

Apa saja yang harus dikerjakan oleh menjadi acuan tugas bawahan yang menjadi delegasi?. Pembekalan sebelum melakukan tugas biasanya dilakukan oleh atasan agar tidak melenceng dan tugas terkerjakan dengan baik.

Tugas adalah kesatuan pekerjaan yang akan ditunaikan oleh seseorang yang menjadi delegasi. Dalam perusahaan atau organisasi pemberian tugas adalah wewenang dari atasan kepada bawahan atau kepada unit kerja yang lebih rendah.

Tugas menjadi standar kerja seorang karyawan, jika tugas dikerjakan dengan baik sehingga hasil pekerjaan bagus, maka akan mendapatkan apresiasi. Namun jika kurang baik maka akan dievaluasi.

2. Kekuasaan

Kekuasaan merupakan keseluruhan hak atau wewenang yang diambil oleh seseorang untuk  memilih keputusan yang berhubungan dengan fungsinya.

Hal ini menggambarkan kekuasaan tersebut sah dan legal untuk diberikan perintah, melakukan sesuatu supaya pekerjaan bisa dituntaskan.

Kekuasaan  atau otoritas adalah sesuatu yang sifatnya mengalir, dari atas ke bawah. Dari atasan ke bawahan atau dari level lebih tinggi ke level lebih rendah.

Seseorang yang diberikan kekuasaan harus bisa menjelaskan kepada anggota timnya tentang suatu tugas atau pekerjaan, serta  mendelegasikan tugas tersebut kepada orang yang tepat.

Sementara seseorang yang diberikan tugas harus bisa menyelesaikan tersebut dengan baik agar dapat membantu kelancaran perusahaan. Kekuasaan  membutuhkan tanggung jawab, baik dari pemberi maupun penerima, agar hasilnya tepat dengan harapan.

3. Tanggung jawab

Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk menyelesaikan tugas yang diembannya.

Tanggung jawab adalah kesadaran diri manusia terhadap semua tingkah laku dan perbuatan yang disengaja ataupun tidak disengaja.

Jika seseorang bertanggung jawab akan apa yang ditugaskannya maka dia akan mendapatkan penghargaan, namun jika dia lalai maka ada konsekuensi yang harus ditanggungnya.

Seorang delegasi harus siap mempertanggung jawabkan segala tugas yang diberikan atasannya. Khususnya setiap keputusan yang diambil dan mampu menjelaskan alasan pengambilan keputusan.

4. Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah kewajiban seseorang atau sebuah tim untuk mempertanggung jawabkan pekerjaannya. Akuntabilitas merupakan  bentuk  dari rasa tanggung jawab demi memenuhi keinginan  pihak yang telah pemberi tugas atau kekuasaan.

Akuntabilitas merupakan  kewajiban untuk menyampaikan pertanggungjawaban atau untuk menjawab dan menerangkan apa yang telah dikerjakannya atau kinerja dan tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif suatu organisasi kepada pihak yang memiliki hak atau berkewenangan

Namun tidak hanya pertanggungjawaban penerima tugas, pemberi tugas pun harus dapat menjelaskan alasan dibalik pemberian tugas itu.

Tujuan Delegasi

Mengapa perlu ada delegasi?tentu saja ada tujuannya. Berikut tujuan-tujuan delegasi

1. Untuk mengefektifkan dan mengefisienkan organisasi yang ada dalam perusahaan.

Ketika pimpinan perusahaan tidak harus melakukan kesepakatan jual beli dengan perusahaan lain misalnya, namun di waktu yang sama ada juga pekerjaan yang harus diselesaikan oleh pimpinan karena sangat urgent, maka agar lebih efektif di mana kedua pekerjaan bisa selesai.

Pimpinan pun mengirimkan delegasi untuk menyelesaikan kesepakatan dengan perusahaan lain, agar pekerjaan intern tetap bisa selesai.

2. Untuk lebih memfokuskan hal lain yang lebih penting sehingga organisasi perusahaan tidak terbengkalai karena pimpinan berada di tempat.

Keharusan pimpinan untuk berada di perusahaan demi menyelesaikan sebuah pekerjaan bisa lebih difokuskan dengan bantuan adanya delegasi.

3. Untuk memberikan bantuan pada atasan dalam menilai suatu kebijakan yang tepat.

Pendelegasian menjadi point keberhasilan bawahan dalam mengerjakan sebuah kebijakan yang diberikan atasan.

4. Untuk memberi peran pada individu di perusahaan itu.

Pimpinan yang baik bukanlah yang mengerjakan segalanya sendiri, justru menjadi ironi jika terjadi. Justru itu menunjukkan ketidakberdayaannya sebagai pemimpin.

Pimpinan yang baik adalah pimpinan yang mampu membuat bawahannya mengerjakan semua tugas yang diberikan sehingga setiap individu memiliki peran dalam memajukan perusahaan.

5. Untuk memberikan motivasi pada karyawan agar bisa lebih fokus pada target yang harus diraih.

Adakalanya para karyawan perlu diberikan motivasi, nah pendelegasian karyawan bisa membuat mereka lebih fokus untuk menyelesaikan tugas dengan baik. Kebanggaan dalam dirinya karena berhasil dipilih menjadi delegasi membuatnya termotivasi untuk meraih target yang diminta.

6. Untuk membantu bawahan agar lebih tumbuh dan berkembang dalam kariernya.

Mahir mengerjakan tugas di dalam perusahaan bisa membuat mereka nyaman dengan pekerjaan itu-itu juga sehingga hal itu membuat mereka tak berkembang. Tujuan dari pendelegasian  sebenarnya  membantu bawahan untuk lebih mengembangkan karier.

7. Memberikan media pembelajaran dari sebuah kegagalan menjadi keberhasilan.

Terkadang kegagalan justru menjadi titik awal keberhasilan. Memberikan kesempatan karyawan untuk gagal bisa menjadikannya menemukan ilmu baru.

Ketika kegagalan terjadi kita akan berusaha mencari apa saja penyebabnya dan bagaimana cara mengatasinya. Kegagalan adalah guru terbaik dalam hidup.

Manfaat-Manfaat Delegasi

Delegasi memberikan manfaat tentunya bagi perusahaan atau organisasi, berikut manfaat-manfaat delegasi:

1. Agar perusahaan atau organisasi tetap berputar dengan efektif dan efisien. Tugas bisa selesai secara bersamaan tanpa harus meninggalkan salah satu.
2. Membuat atasan bisa lebih fokus kepada hal- hal yang lebih utama sehingga roda perusahaan tetap berputar. Ketika perusahaan sedang membutuhkan konsentrasi penuh dari atasan, maka delegasi bisa membantunya untuk menyelesaikan tugas luar selagi pimpinan fokus pada hal lebih utama di perusahaan.
3. Membantu atasan untuk bisa memperhitungkan setiap keputusan yang akan diambil agar bisa tepat. Terkadang pimpinan kesulitan saat akan mengambil keputusan, adanya delegasi bisa membantunya untuk memperhitungkan resiko dari setiap keputusan yang diambil.
4. Memberi kesempatan pada semua orang dalam perusahaan untuk mengambil peran.
   Tak selamanya segala tugas harus dilakukan langsung oleh atasan, memberi tempat pada bawahan sebagai delegasi artinya memberi kesempatan pada mereka untuk berperan aktif dalam kemajuan perusahaan.
5. Memotivasi seluruh pihak untuk selalu berorientasi pada sasaran serta mutu yang tepat. Motivasi menjadi hal penting dalam keberhasilan pelaksanaan tugas, melalui tugas menjadi delegasi, semua pihak terpacu fokus pada sasaran.
6. Memberi kesempatan pada bawahan untuk tumbuh dan berkembang dalam kariernya. Lewat tugas delegasi, karyawan diberikan kesempatan untuk tumbuh lebih baik dan berkembang terus.
7. Memberi informasi untuk belajar dari kesalahan
   Kesalahan terkadang menjadi guru terbaik dalam hidup. Jangan pernah takut salah jika kita tidak ingin menemukan kebenaran.

Teknik  Ampuh untuk Mendelegasikan Tugas

Adanya delegasi bisa jadi membantu perusahaan jika menunjuk orang yang tepat,  namun juga bisa jadi bumerang ketika salah membuat pilihan. Berikut teknik ampuh untuk mendelegasikan tugas:

1. Berikan tugas dan kepercayaan secara penuh.

Jika memang atasan sudah mempercayakan bawahannya untuk melakukan sebuah tugas, maka biarkan dia mengerjakan penuh tanpa ada campur tangan. Kepercayaan penuh akan membuat orang yang didelegasikan lebih percaya diri.

2. Pilih orang tepat

Karena ada tugas berat yang harus diselesaikan, maka jangan sampai salah memilih orang yang akan dijadikan delegasi. Amati track record dari orang yang akan kita pilih sebagai delegasi. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya dari orang-orang terdekat tentang cara kerjanya. Ingat ya pepatah  “the right man in the right place”.

3. Sesuai dengan Minat dan bakat.

Jangan memaksakan tugas yang tak sesuai dengan minat atau bakat yang dimiliki bawahan. Jika kita memaksakan maka hasilnya tak akan maksimal.

4. Berikan Instruksi yang jelas

Jangan menganggap orang yang diberikan tugas akan langsung mengerti apa saja tugasnya, apalagi untuk pertama kali. Pastikan dia mengerti apa saja yang harus dikerjakannya dan bagaimana hasil yang diharapkan.

Jika dia tidak mengerti dan hanya mengira-ngira maka bisa terjadi salah persepsi, dan jika hasilnya melenceng,kesalahan tak semata ada di tangannya tapi bisa jadi dari ketidak jelasan pemberi tugas.

5. Tetapkan tenggat waktu dan evaluasi

Penetapan tenggat waktu akan membuat pihak yang diberi wewenang bisa memperkirakan apa saja yang bisa dikerjakan untuk memenuhi tenggat waktu yang disediakan. Jangan lupa berikan evaluasi untuk menilai pekerjaannya. Tujuan evaluasi untuk mendapatkan gambaran keberhasilan tugas yang diberikan.

Menjadi delegasi bisa jadi sebuah prestasi bagi seorang karyawan meskipun dia akan mengemban tugas dari atasan. Menjadi delegasi membuat karyawan termotivasi.

Sebaliknya menunjuk delegasi mungkin tak semudah membalikkan telapak tangan. Nama baik dan reputasi perusahaan jadi jaminan. Karenanya perlu dipelajari dengan seksama segala hal tentang delegasi.

Untuk mendapatkan gambaran tepat tentang delegasi, kamu bisa mempelajari dengan lengkap di www.gramedia.com  yang syarat dengan buku-buku pilihan dari para penulis handal dan terpercaya. Koleksi buku lengkapnya siap memenuhi perbendaharaan buku di rumah.

Gramedia selalu hadir untuk memperkaya khasanah ilmu pengetahuanmu ya grameds! Gramedia siapa menjadi teman penambah wawasan sekaligus  #SahabatTanpaBatas bagi siapa saja yang haus akan pengetahuan.

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait