Apa itu komunikasi organisasi? – Sebagai makhluk sosial, komunikasi adalah salah satu hal penting dan biasa kita lakukan. Aktivitas komunikasi ini diperlukan untuk membuat kita tetap dekat antara satu sama lain, serta memperlancar sebuah hubungan, baik antar keluarga, teman maupun anggota organisasi.
Daftar Isi
Pengertian Komunikasi
Menurut Jenis dan Kelly, komunikasi adalah suatu proses yang dilakukan melalui seseorang atau komunikator yang menyampaikan stimulus dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang lainnya.
Sedangkan menurut Raymond Ross, komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan maupun berita dari dua orang atau lebih agar pesan yang diberitakan tersebut bisa dipahami oleh lawan bicara.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses mengirim, memilah serta menerima simbol atau pesan dari seseorang atau lebih agar pesan tersebut dapat sampai dan dipahami oleh pendengar maupun lawan bicara.
Komunikasi merupakan sebuah kebutuhan mutak yang harus dimiliki seseorang. Dalam memahami komunikasi dan bagaimana cara membuat proses komunikasi yang baik serta efektif, Grameds dapat membaca buku Pengantar Ilmu Komunikasi Edisi Keempat oleh Hafied Cangara.
Pengertian Organisasi
Dalam artikel satu ini penulis akan membahas mengenai komunikasi organisasi, setelah menjabarkan pengertian komunikasi menurut para ahli perlu kita ketahui pula makna dan pengertian organisasi berikut ini :
Menurut Stephen Robbins, organisasi merupakan kelompok atau kesatuan dalam kehidupan sosial yang dikoordinasikan serta dilakukan dengan sadar yang dibatasi oleh hal relatif yang dapat diidentifikasikan.
Sondang Siagian berpendapat bahwa organisasi merupakan bentuk perserikatan atau persekutuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk melakukan kerjasama (mencapai suatu tujuan tertentu bersama) dalam sebuah ikatan yang formal.
Sedangkan Thompson mengemukakan pendapat bahwa organisasi merupakan paduan antara beberapa anggota khusus dan sifatnya sangat rasional serta impersonal, anggota khusus tersebut akan bekerjasama untuk mencapai sebuah atau beberapa tujuan bersama yang sudah didiskusikan dan ditetapkan oleh bersama.
Dari ketiga ahli tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa organisasi merupakan perkumpulan antara dua orang atau lebih dalam suatu kelompok khusus yang dibentuk untuk mencapai sebuah atau beberapa tujuan yang sudah ditetapkan bersama dengan cara bekerjasama.
Adanya komunikasi organisasi sendiri, digunakan untuk mencapai sebuah tujuan bersama, dimana seringkali komunikasi jenis ini digunakan dan diterapkan dalam ruang lingkup kerja seperti yang dibahas pada buku Komunikasi Organisasi oleh Morissan.
Setelah mengetahui pengertian dari komunikasi serta organisasi, mari kita lanjutkan ke pembahasan berikutnya yaitu apakah komunikasi organisasi itu? Apakah memiliki definisi yang sama apabila pengertian komunikasi dan organisasi digabungkan? Agar lebih jelas berikut pengertian dari komunikasi organisasi menurut ahli yang telah penulis rangkum.
Baca juga : Pengertian Organisasi Internasional
Pengertian Komunikasi Organisasi
Menurut Goldhaber (1986) komunikasi organisasi adalah sebuah proses penciptaan serta saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang bergantung oleh satu sama lain untuk mengatasi lingkungan tidak pasti atau lingkungan yang berubah- ubah.
Ron Ludlow mengemukakan pendapat bahwa komunikasi organisasi adalah suatu program komunikasi pada kajian bidang Public Relations (PR) mengenai hubungan internal serta hubungan pemerintah dan hubungan investor dalam organisasi.
Sedangkan, Devito berpendapat bahwa komunikasi organisasi merupakan sebuah usaha mengirim serta menerima pesan baik dalam kelompok formal maupun informal dalam suatu organisasi.
Katz dan Kahn berpendapat pula bahwa komunikasi organisasi adalah sebuah pengiriman dan atau pertukaran informasi dalam suatu organisasi, sehingga dapat membentuk arus informasi. Adanya komunikasi organisasi dapat memunculkan jaringan informasi dalam organisasi tersebut.
Pace dan Faules berpendapat pula bahwa komunikasi organisasi suatu perilaku yang terjadi dalam sebuah organisasi serta bagaimana orang-orang di dalamnya ikut terlibat dalam proses tersebut dan melakukan transaksi berupa bertukar makna.
Sementara itu Frank Jefkins mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai suatu bentuk komunikasi yang telah direncanakan oleh sebuah organisasi dengan public atau masyarakat luas di tempat organisasi tersebut berada untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut pandangan Frank, interaksi antar anggota organisasi atau anggota dengan pemimpin organisasi bukan merupakan komunikasi organisasi, melainkan interaksi antar organisasi tersebut dengan sasaran komunikasi yang bukan bagian dari organisasi tersebut.
Dari enam pendapat ahli mengenai definisi komunikasi organisasi, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan sebuah proses yang terjadi dalam suatu organisasi berupa penyampaian, penerimaan serta pertukaran informasi dan pesan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sudah ditetapkan oleh bersama (anggota serta pemimpin organisasi).
Proses penyampaian, penerimaan maupun bertukar informasi dan pesan dapat dilakukan secara formal maupun informal selama tujuan yang ditetapkan terwujud.
Dalam perkembangan ilmu komunikasi, terdapat berbagai konsep dasar dari komunikasi organisasi, dimensi di dalamnya, sedrta penggolongan yang dapat kamu pelajari pada buku Komunikasi Organisasi oleh Irene Silviani.
Setelah mengetahui definisi mengenai komunikasi, selanjutnya penulis akan membahas mengenai teori komunikasi organisasi yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli komunikasi. Berikut adalah teori-teori mengenai komunikasi organisasi.
Teori – Teori dan Jenis Teori Komunikasi Organisasi
1. Teori struktural klasik
Teori pertama ini berkembang sejak tahun 1800-an, dan dapat disebut sebagai teori mesin. Teori ini menjelaskan bahwa organisasi digambarkan sebagai sebuah lembaga yang sentral akan tugas – tugasnya serta memberikan petunjuk mekanis strukturalnya yang bersifat kaku, monoton dan tanpa inovatif. Terdapat empat kondisi pokok dari teori ini, yaitu kekuasaan, saling melayani, doktrin dan disiplin.
2. Teori neoklasik atau hubungan manusia
Teori ini diperkenalkan oleh Elton Mayo dan muncul karena adanya ketidakpuasan dengan teori klasik atau teori mesin. Teori neo klasik mengacu pada pentingnya aspek psikologis serta sosial karyawan sebagai seorang individu atau kelompok kerja.
Teori ini telah “difasihkan” melalui percobaan yang dilakukan oleh Elton di pabrik Hawthorne pada tahun 1924. Hasil percobaan tersebut memperoleh kesimpulan bahwa penting memperhatikan upah insentif serta kondisi kerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
3. Teori fusi
Teori ini diperkenalkan oleh Bakke dan pada tahun 1957 Argyris menyempurnakan pendapat Bakke. Teori fusi berawal dari kesadaran Bakke pada tahun 1950 mengenai kesadaran mengenai kepuasan minat manusia yang berbeda-beda dalam suatu birokrasi maupun organisasi.
Bakke berpendapat bahwa organisasi pada tahap-tahap tertentu akan mempengaruhi seorang individu. Sementara pada saat yang sama pula individu memberikan pengaruh pada organisasi yang diperkenalkan oleh organisasi.
Fenomena tersebut menyebabkan pegawai – pegawai menunjukan ciri-ciri membentuk organisasi atau berorganisasi. Setiap jabatan yang dimiliki oleh pegawai menunjukan keunikan serta memiliki ciri khas masing – masing organisasinya, sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan minat dan bakat khusus pegawai atau individu tersebut.
4. Teori peniti penyambung (The Linking Pin Model)
Teori ini dikembangkan oleh Renis Likert yang menggambarkan mengenai struktur organisasi yang saling berkaitan dengan beberapa kelompok, dalam teori ini Likert menjelaskan bahwa terdapat penyelia yaitu anggota dari dua organisasi atau kelompok tersebut ( pemimpin unit rendah serta pemimpin unit tinggi).
Penyelia yang disebutkan oleh Likert memiliki fungsi sebagai penyambung atau seseorang yang mengikat kelompok kerja satu dengan lainnya pada tahap atau tingkat berikutnya.
Pada teori yang dikembangkan oleh Likert ini proses berkelompok dinilai penting, karena suatu organisasi perlu memiliki seorang penyelia atau penyambung sehingga setiap anggota kelompok dan kelompok itu sendiri dapat bersifat efektif.
5. Teori sistem sosial
Teori satu ini menyatakan bahwa hubungan antara manusia memungkinkan suatu organisasi dapat bertahan lebih lama daripada orang-orang yang ada di dalamnya.
Artinya, walaupun seseorang yang ada dalam suatu kelompok (anggota dari kelompok tertentu) sudah meninggal, kelompok tersebut tetap ada hanya saja orang-orang yang ada di dalamnya digantikan dengan anggota-anggota baru.
Kats dan Kahn menjelaskan pula bahwa hubungan antar manusia dalam suatu organisasi dinilai lebih penting daripada hubungan antara jabatan formal tertentu.
6. Teori public relations
Seperti yang dikatakan oleh Ron Ludlow, komunikasi organisasi merupakan kajian pada teori public relations, teori ini menyatakan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan secara utuh atau menyeluruh oleh suatu organisasi.
Upaya tersebut dilakukan untuk menciptakan serta memelihara niat baik untuk saling mengerti antara organisasi dan khalayaknya. Selain Ron Ludlow teori ini juga didukung oleh Jefkins.
7. Teori kepemimpinan
Teori ini menyebutkan bahwa pemimpin suatu organisasi maupun kelompok merupakan sosok yang penting untuk membantu anggota memenuhi kebutuhan serta mencapai tujuan kelompok atau organisasi secara bersama-sama.
Hersey telah memformulasikan empat tugas pemimpin, yaitu (a) telling, mampu memberikan informasi secara lugas. (b) selling, mampu memberikan petunjuk. (c) participating, mampu menjalin kerja sama yang baik. (d) delegating, mampu mengambil keputusan.
Dalam mempelajari teori komunikasi khususnys di ranah organisasi, kamu dapat melihat melalui pendekatan objektif serta interpretif yang saat ini menjadi perhatian bagi para kaum akademisi dan juga praktisi ilmu komunikasi yang di bahas pada buku Teori Komunikasi Kontemporer.
Jenis-Jenis Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi memiliki dua jenis umum, yaitu internal serta eksternal. Jenis internal merupakan komunikasi yang fokus kepada interaksi serta upaya untuk membangun atau menguatkan relasi antar sesama anggota organisasi tersebut.
Contohnya,upaya mengubah suatu visi yang sudah ada sejak organisasi tersebut muncul. Pengubahan visi ini harus dilakukan dengan menyatukan pendapat setiap anggota melalui diskusi serta komunikasi antar anggota serta pimpinan organisasi yang baik, serius serta intens.
Jika terbentuk komunikasi yang baik maka akan menciptakan lingkungan organisasi yang baik serta memperkuat relasi orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Jenis kedua yaitu komunikasi organisasi eksternal. Jenis eksternal ini berarti komunikasi yang dibangun fokus kepada pihak di luar organisasi atau kelompok tersebut. Jenis komunikasi eksternal ini biasanya digunakan jika organisasi tersebut ingin mencari sponsor maupun iklan sehingga membutuhkan pihak dari luar organisasi untuk membantu.
Komunikasi organisasi eksternal dilakukan untuk mencapai tujuan mendapatkan sponsor, iklan, membangun kerja sama dan lain sebagainya yang dibutuhkan oleh organisasi dari pihak di luar organisasi tersebut.
Manfaat Komunikasi Organisasi
Setelah memahami pengertian, teori serta jenis komunikasi organisasi. Maka berikut manfaat- manfaat dari komunikasi organisasi yang dapat pembaca ketahui.
Manfaat pertama, dengan mengetahui teori komunikasi organisasi, maka sebagai seorang individu yang hidup dalam lingkungan atau kelompok organisasi tertentu dapat memahami posisi kita dalam organisasi atau kelompok tersebut.
Manfaat kedua, pemahaman mengenai komunikasi organisasi dapat memperkuat hubungan antar anggota dan pimpinan organisasi. Sehingga umur organisasi dapat bertahan lebih lama dan akan tumbuh rasa ingin menjaga serta merawat organisasi tersebut.
Manfaat ketiga, mempermudah tercapainya tujuan organisasi. Hal ini dikarenakan terbentuknya komunikasi yang baik, sehingga antar anggota dan setiap pimpinan unit memahami perbedaan pendapat yang hadir dalam setiap diskusi pada organisasi tersebut.
Manfaat keempat, mengetahui teori komunikasi organisasi dapat membuat seorang individu menyesuaikan diri serta menempatkan diri dengan baik dalam organisasi atau kelompok tersebut.
Manfaat kelima, mengetahui tugas seorang pemimpin dan anggota dalam suatu organisasi. Pemahaman mengenai teori komunikasi organisasi dapat membuat kita sebagai sadar akan tugas-tugas sebagai seorang pemimpin maupun anggota dalam sebuah organisasi, kesadaran ini dapat meningkatkan kerja maupun efektivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh bersama.
Selain itu kesadaran pemimpin dan anggota dapat memperlancar segala visi yang ada dalam organisasi tersebut. Dengan adanya kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, hal tersebut akan berfungsi sebagai membangun alur informasi serta pemahaman yang sama antara satu sama lain. Oleh sebab itu menurut buku Komunikasi Organisasi Teori Dan Studi Kasus ditekankan mengenai pentingnya hal tersebut.
Fungsi Komunikasi Organisasi
Selain manfaat komunikasi organisasi, pembaca perlu mengetahui fungsi –fungsi komunikasi organisasi yang dapat diperoleh apabila memahami setiap konsep serta teorinya. Fungsi komunikasi organisasi menurut Sendjaja (1994) adalah sebagai berikut.
1. Fungsi Informatif
Fungsi informatif, fungsi yang pertama ini dijelaskan oleh Sendjaja bahwa organisasi bertindak sebagai suatu sistem yang memproses informasi. Proses informasi yang hadir dalam organisasi tersebut diharapkan mampu memberikan dan menerima informasi dengan baik untuk tercapainya kelancaran dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif, fungsi yang kedua komunikasi organisasi diharapkan dapat memperlancar peraturan serta pedoman yang telah ditetapkan oleh anggota dan pemimpin organisasi tersebut.
3. Fungsi Persuasif
Fungsi persuasif, fungsi ketiga merupakan fungsi untuk memberi perintah. Fungsi ini dilakukan oleh pemimpin organisasi untuk mempersuasi anggotanya daripada memerintah anggotanya untuk melakukan sesuatu. Fungsi persuasi dianggap dapat mempermudah, karena cara yang lebih halus (daripada memerintah) akan lebih dihargai oleh anggota tersebut terhadap tugas yang diberikan.
4. Fungsi Integratif
Fungsi integratif, fungsi keempat atau yang terakhir berkaitan dengan penyediaan saluran atau hal-hal yang dapat mempermudah anggota organisasi untuk melakukan dan melaksanakan tugas tertentu dengan baik.
Baca juga : Manajemen Operasional: Pengertian, Tujuan, Ciri, Fungsi dan Strategi
Konsep Komunikasi Organisasi
Goldhaber (1993) menjelaskan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses untuk menciptakan serta saling menukar informasi maupun pesan dalam suatu jaringan yang bergantung antara satu sama lain. Goldhaber menjelaskan pula bahwa komunikasi organisasi memiliki tujuan untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah. Ia mengemukakan konsep organisasi menjadi tujuh konsep yang dijelaskan sebagai berikut.
1. Proses
Konsep proses merupakan sistem yang dibutuhkan untuk menciptakan dan saling menukar pesan antar anggota. Hal ini dikarenakan organisasi merupakan sebuah sistem yang terbuka serta dinamis. Konsep ini terjadi secara terus menerus hingga mencapai tujuan dan menciptakan tujuan baru yang dirumuskan oleh organisasi tersebut, oleh karena itu konsep ini disebut sebagai konsep proses (terjadi secara terus menerus).
2. Pesan
Sesuai dengan penjelasan sebelumnya komunikasi organisasi adalah proses bertukar dan menerima pesan. Oleh karena itu pesan adalah yang penting dalam organisasi. Individu yang hadir dalam organisasi tersebut haruslah memperhatikan bagaimana cara mengirimkan, menerima pesan sehingga pesan atau informasi tersebut dapat diterima dengan baik oleh individu lain dan tidak menyebabkan kesalah pahaman antar individu.
3. Jaringan
Konsep ketiga merupakan gambaran besar dari organisasi. Organisasi merupakan jaringan di dalamnya ada individu yang membentuk jaringan-jaringan tersebut baik di dalam maupun di luar organisasi. Oleh karena itu setiap jaringan atau individu yang menduduki jabatan tertentu akan menjalankan tugas serta melaksanakan fungsi jabatannya masing-masing dalam organisasi.
- Keadaan saling bergantung, konsep keempat merupakan sifat organisasi sebagai sistem yang terbuka. Konsep ini dibutuhkan, karena apabila terdapat satu unit maupun bagian organisasi yang tidak berfungsi atau berjalan dengan baik, maka diperlukan individu atau unit lain untuk membantu hak tersebut agar dapat kembali berjalan dengan baik.
- Hubungan, fungsi kelima ada karena organisasi adalah sistem sosial yang dijalankan oleh banyak individu (dua atau lebih) sehingga organisasi tersebut bergantung pada hubungan antar individu yang ada di dalam maupun di luar organisasi tersebut.
- Lingkungan, fungsi lingkungan ini dapat dibedakan menjadi dua yaitu lingkungan internal dan eksternal organisasi yang mempengaruhi keputusan yang diambil di dalamnya.
- Ketidakpastian, fungsi ini berguna untuk memenuhi kesediaan informasi maupun pesan yang tersedia dan diharapkan dalam organisasi.
Baca juga : Pengertian Manajemen Risiko
Itulah sekelumit pengertian mengenai komunikasi organisasi yang harus kamu ketahui. Semoga bermanfaat khususnya bagi kamu yang hendak membuat atau bergabung dalam suatu organisasi.
