Agen Pembelian: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

Pernahkah Grameds dibantu oleh agen yang membantu kamu dalam mencari dan membeli properti? Agen tersebut menegosiasikan harga pembelian, dan membantu proses akuisisi hingga tuntas, maka ia berperan sebagai agen pembelian atau agen perantara properti.

Dalam dunia retail, peran agen pembelian ini akan mengerahkan kemampuannya untuk mendapatkan barang atau produk dengan harga yang optimal, memilih produk yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pelanggan, serta menjaga ketersediaan stok yang memadai. Apa perbedaan agen pembelian dan agen penjualan? Mari kita simak artikel berikut!

Pengertian Agen Pembelian

Agen pembelian adalah seseorang atau perusahaan yang menawarkan jasa untuk membeli barang atau properti atas nama pihak lain. Agen pembelian bertindak sebagai perwakilan untuk melakukan pembelian produk atau layanan. Tugas agen pembelian melibatkan penelitian pasar, perbandingan produk, negosiasi harga, dan akhirnya melakukan transaksi pembelian dengan penjual atas nama klien atau perusahaan yang diwakilinya.

Agen pembelian dapat bekerja sebagai perantara antara produsen atau distributor dengan konsumen atau bisnis yang membutuhkan produk atau layanan tertentu. Keberadaan agen pembelian seringkali membantu pihak yang diwakilinya untuk mendapatkan produk atau layanan dengan kondisi harga atau persyaratan yang lebih menguntungkan. Agen pembelian dapat ditemukan dalam berbagai industri, termasuk perdagangan internasional, perhotelan, manufaktur, dan sektor jasa lainnya.

Ruang Lingkup Agen Pembelian

Ruang lingkup agen pembelian melibatkan berbagai aspek dalam proses pembelian atas nama klien atau perusahaan yang diwakilinya. Berikut adalah beberapa elemen yang termasuk dalam ruang lingkup agen pembelian:

1. Penelitian Pasar

Melakukan penelitian menyeluruh terkait produk atau layanan yang dibutuhkan klien.
Menganalisis pasar, pesaing, dan tren untuk membuat keputusan pembelian yang informasional.

2. Seleksi Pemasok

Menentukan pemasok atau vendor yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi klien.
Melakukan evaluasi terhadap pemasok, termasuk penilaian terhadap kualitas produk, reputasi, dan kondisi harga.

3. Negosiasi Harga dan Syarat

Mengadakan negosiasi dengan pemasok terkait harga, persyaratan pembayaran, dan kondisi lainnya.
Mencari kesepakatan yang paling menguntungkan untuk klien.

4. Pengadaan dan Pembelian

Melakukan proses pengadaan dan pembelian produk atau layanan sesuai dengan kesepakatan yang telah dicapai.
Menangani semua aspek administratif terkait dengan pembelian, termasuk pembuatan pesanan dan pemrosesan dokumen.

5. Manajemen Kontrak

Memastikan bahwa semua persyaratan kontrak dijalankan dan dipatuhi oleh pihak-pihak yang terlibat.
Menangani masalah atau perubahan yang mungkin timbul selama masa kontrak.

6. Evaluasi Kinerja Pemasok

Melakukan evaluasi terhadap kinerja pemasok setelah transaksi selesai.
Memberikan umpan balik kepada pemasok untuk perbaikan atau perubahan ke depannya.

7. Keamanan dan Kepatuhan

Menjamin keamanan dan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi terkait pembelian.
Mengelola risiko terkait dengan kepatuhan dan keamanan dalam proses pembelian.

8. Pelaporan dan Dokumentasi

Membuat laporan terkait semua kegiatan pembelian yang dilakukan.
Menyimpan dan mengelola dokumentasi terkait pembelian untuk keperluan audit dan rekam jejak.

Perbedaan Agen Penjualan dan Agen Pembelian

Sumber : Foto oleh Mikael Blomkvist: https://www.pexels.com/id-id/foto/tangan-wanita-kreatif-meja-tulis-6476574/

Agen pembelian (purchasing agent) dan agen penjualan (sales agent) adalah dua peran yang berbeda dalam dunia bisnis, dengan fokus tugas yang berlawanan. Berikut adalah perbedaan antara agen pembelian dan agen penjualan:

Perbedaan Fokus Utama

Agen Pembelian: Bertanggung jawab untuk melakukan pembelian produk atau layanan atas nama klien atau perusahaan yang diwakilinya. Fokus utamanya adalah memastikan mendapatkan produk atau layanan dengan harga dan kondisi yang paling menguntungkan.
Agen Penjualan: Bertanggung jawab untuk menjual produk atau layanan kepada pelanggan atas nama perusahaan yang diwakilinya. Fokus utamanya adalah mencapai target penjualan, membangun hubungan dengan pelanggan, dan meningkatkan penjualan.

Perbedaan Keterlibatan dalam Transaksi

Agen Pembelian: Terlibat dalam proses pembelian, termasuk penelitian pasar, pemilihan pemasok, negosiasi harga, dan manajemen kontrak.
Agen Penjualan: Terlibat dalam proses penjualan, mencakup pencarian pelanggan potensial, presentasi produk atau layanan, negosiasi harga (dalam beberapa kasus), dan penutupan penjualan.

Perbedaan Pihak yang Diwakili

Agen Pembelian: Mewakili pembeli atau perusahaan yang membutuhkan produk atau layanan. Bertindak untuk kepentingan pembeli.
Agen Penjualan: Mewakili penjual atau perusahaan yang menawarkan produk atau layanan. Bertindak untuk kepentingan penjual.

Perbedaan Orientasi Tugas

Agen Pembelian: Bertanggung jawab untuk mendapatkan produk atau layanan dengan kondisi yang paling menguntungkan, termasuk harga yang kompetitif dan kualitas yang baik.
Agen Penjualan: Bertanggung jawab untuk meyakinkan pelanggan agar membeli produk atau layanan yang ditawarkan, dengan fokus pada pencapaian target penjualan.

Perbedaan Keputusan Pembelian

Agen Pembelian: Membuat keputusan pembelian berdasarkan analisis pasar, negosiasi harga, dan evaluasi pemasok.
Agen Penjualan: Mempengaruhi keputusan pembelian pelanggan melalui presentasi produk atau layanan, penanganan keberatan, dan menciptakan kepercayaan.

Perbedaan Tujuan Akhir

Agen Pembelian: Mengoptimalkan nilai pembelian dengan mendapatkan produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan.
Agen Penjualan: Mencapai target penjualan, membangun hubungan pelanggan yang baik, dan meningkatkan pangsa pasar produk atau layanan yang ditawarkan.

Keuntungan Menggunakan Agen Pembelian

Menggunakan agen pembelian dalam proses bisnis dapat memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan atau individu yang membutuhkan jasa pembelian. Berikut adalah beberapa keuntungan dari penggunaan agen pembelian:

Agen pembelian memiliki pengetahuan dan keahlian khusus dalam proses pembelian. Mereka memahami pasar, tren harga, dan kualitas produk, sehingga dapat membuat keputusan pembelian yang lebih informasional.
Agen pembelian memiliki keterampilan negosiasi yang baik. Mereka dapat bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang lebih baik, diskon, atau kondisi pembelian yang menguntungkan.
Menggunakan agen pembelian dapat menghemat waktu dan sumber daya internal perusahaan. Proses penelitian, perbandingan produk, dan negosiasi harga dapat diambil alih oleh agen, memungkinkan perusahaan fokus pada kegiatan inti bisnisnya.
Agen pembelian memiliki jaringan luas pemasok dan mitra bisnis. Hal ini dapat memberikan akses ke berbagai opsi produk atau layanan, memastikan bahwa perusahaan mendapatkan pilihan terbaik.
Agen pembelian dapat membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pembelian, termasuk risiko harga, kualitas, dan pasokan. Hal ini dapat membantu perusahaan menghindari masalah yang mungkin timbul selama atau setelah proses pembelian.
Agen pembelian dapat membantu perusahaan memastikan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi terkait pembelian. Mereka memahami persyaratan kontrak dan dapat membantu menyusun dokumen-dokumen yang sesuai.
Agen pembelian terus memantau pasar dan tren terkini. Dengan demikian, mereka dapat memberikan wawasan yang berharga tentang produk, harga, dan pemasok terbaru yang mungkin tidak diketahui oleh perusahaan.
Agen pembelian yang berpengalaman sering bekerja di berbagai industri. Pengalaman ini memungkinkan mereka memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan dinamika unik dalam setiap sektor, yang dapat memberikan nilai tambah.

Kekurangan Memakai Agen Pembelian

Meskipun agen pembelian dapat memberikan banyak keuntungan, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa mereka. Berikut adalah beberapa kekurangan agen pembelian:
Penggunaan agen pembelian biasanya memerlukan pembayaran biaya tambahan. Meskipun biaya tersebut dapat diimbangi oleh penghematan yang diperoleh melalui negosiasi harga, perusahaan perlu memperhitungkan keseimbangan antara biaya dan manfaat.
Ketika perusahaan menggunakan agen pembelian, mereka kehilangan sejumlah kontrol langsung atas proses pembelian. Keputusan dan negosiasi dilakukan oleh agen, yang mungkin memiliki sudut pandang dan prioritas yang berbeda.
Agen pembelian dapat dihadapkan pada potensi konflik kepentingan jika mereka memiliki hubungan yang erat dengan pemasok atau mendapatkan insentif tertentu dari pemasok tertentu. Ini bisa mempengaruhi keputusan pembelian dan memunculkan pertanyaan etika.
Perusahaan yang bergantung sepenuhnya pada agen pembelian mungkin merasa rentan jika agen tersebut tidak memiliki kompetensi yang memadai atau tidak menjalankan tugasnya dengan baik.
Agen pembelian mungkin menghadapi kesulitan untuk sepenuhnya memahami kebutuhan bisnis dan tujuan strategis perusahaan. Ini dapat mempengaruhi kemampuan mereka untuk membuat keputusan yang selaras dengan strategi bisnis perusahaan.
Terkadang agen pembelian mungkin tidak mengungkapkan secara transparan sumber daya pemasok atau hubungan mereka dengan pemasok tertentu. Hal ini dapat menimbulkan ketidakjelasan tentang keberlanjutan pasokan dan risiko bisnis.
Agen pembelian mungkin dihadapkan pada kesulitan menjaga kerahasiaan informasi yang sensitif, terutama jika mereka memiliki hubungan dengan beberapa klien bersamaan.
Menggunakan agen pembelian dapat menyebabkan kurangnya keterlibatan internal dalam proses pembelian. Hal ini dapat merugikan perkembangan keterampilan dan pengetahuan dalam tim internal perusahaan.

Skill yang Harus Dikuasai Agen Pembelian

Sumber : Foto oleh Timur Saglambilek: https://www.pexels.com/id-id/foto/teks-analytics-185576/

Agen pembelian yang efektif perlu menguasai berbagai keterampilan untuk berhasil dalam tugas mereka. Berikut adalah beberapa keterampilan kunci yang sebaiknya dimiliki oleh seorang agen pembelian:

Pengetahuan Pasar dan Industri

Keterampilan pengetahuan pasar dan industri adalah salah satu aspek kunci yang harus dimiliki oleh agen pembelian. Ini melibatkan pemahaman mendalam tentang pasar umum, tren industri, dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi proses pembelian.

Keterampilan pengetahuan pasar dan industri ini sangat penting karena membantu agen pembelian membuat keputusan yang informasional dan strategis, menciptakan nilai tambah bagi perusahaan yang diwakilinya.

Keterampilan Negosiasi

Keterampilan negosiasi adalah aspek kritis yang memainkan peran penting dalam keberhasilan seorang agen pembelian.

Agen pembelian perlu melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang kompetitif, syarat pembayaran yang menguntungkan, dan keuntungan tambahan lainnya. Dengan keterampilan negosiasi yang handal, agen pembelian dapat mencapai berbagai tujuan, termasuk menghemat biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan menciptakan hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok.

Negosiasi bukan hanya tentang merundingkan harga terendah, tetapi juga melibatkan pemahaman mendalam tentang kebutuhan perusahaan, pengetahuan pasar, dan pemahaman atas tujuan pemasok. Agen pembelian yang terampil dalam negosiasi mampu membimbing proses tersebut dengan baik, mengidentifikasi titik-titik penawaran dan keuntungan bersama, serta meminimalkan risiko yang terkait dengan kesepakatan.

Analisis Pasar dan Pemasok

Pemahaman mendalam tentang pemasok melibatkan evaluasi terhadap keandalan, kualitas produk atau layanan, skala produksi, dan stabilitas keuangan pemasok yang potensial. Analisis ini membantu agen pembelian untuk memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, memastikan pasokan yang konsisten, dan mengurangi risiko terkait.

Pemahaman tentang pasar dan pemasok juga membantu agen pembelian untuk melakukan negosiasi yang lebih efektif. Dengan mengetahui tren harga dan kondisi pasar, agen pembelian dapat membimbing proses negosiasi dengan lebih baik, mendapatkan harga yang kompetitif, serta mencapai syarat dan kondisi yang menguntungkan. Selain itu, pengetahuan mendalam tentang pemasok memungkinkan agen untuk mendekati negosiasi dengan kejelasan terkait kebijakan pemasok, standar kualitas, dan opsi pembelian lainnya.

Manajemen Waktu

Dalam dunia bisnis yang dinamis dan kompetitif, efisiensi waktu menjadi faktor penentu untuk mencapai tujuan pembelian dengan optimal. Agen pembelian memiliki tanggung jawab besar dalam menjalankan proses pembelian yang melibatkan berbagai langkah, seperti penelitian pasar, negosiasi dengan pemasok, dan pemenuhan kebutuhan perusahaan.

Manajemen waktu yang efisien juga memungkinkan agen pembelian untuk merespons perubahan pasar atau kondisi yang mendadak dengan lebih cepat. Dalam proses negosiasi, agen pembelian dapat menyusun strategi, mengidentifikasi alternatif, dan menjalankan tindakan korektif dengan efektif. Ini tidak hanya mengurangi risiko terhadap keterlambatan atau ketidakpastian, tetapi juga memungkinkan agen pembelian untuk memanfaatkan peluang yang mungkin muncul secara cepat.

Selain itu, manajemen waktu yang baik membantu agen pembelian untuk menciptakan hubungan yang kuat dengan pemasok. Dengan merespon dengan cepat terhadap pertanyaan atau permintaan informasi, agen pembelian dapat membangun kepercayaan dan kerjasama yang positif dengan pemasok. Hal ini penting untuk memastikan ketersediaan pasokan yang konsisten dan mendukung proses pembelian secara keseluruhan.

Kemampuan Komunikasi

Komunikasi memegang peran sentral dalam keberhasilan seorang agen pembelian. Sebagai perantara antara perusahaan dan pemasok, kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas, efektif, dan persuasif sangat menentukan dalam seluruh rangkaian tugas agen pembelian. Komunikasi yang baik bukan hanya tentang menyampaikan informasi, tetapi juga membangun hubungan yang solid dengan pemasok, merespon perubahan pasar, dan mengelola ekspektasi secara efektif.

Keterampilan Teknis

Dalam era digital dan penggunaan teknologi informasi, keterampilan teknis semakin penting. Agen pembelian perlu memiliki kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak pengelolaan pembelian, platform e-negotiation, dan sistem manajemen rantai pasokan. Pemahaman tentang alat-alat ini membantu agen pembelian untuk mengoptimalkan efisiensi, melacak pembelian, dan merespon dengan cepat terhadap perubahan kondisi pasar.

Manajemen Risiko

agen pembelian seringkali harus berurusan dengan risiko pasokan, seperti kelangkaan bahan baku atau fluktuasi harga. Dengan melakukan manajemen risiko, agen pembelian dapat mengidentifikasi potensi ketidakpastian dalam rantai pasokan dan mengembangkan strategi cadangan atau sumber alternatif untuk mengatasi risiko tersebut.

Selain itu, risiko kualitas juga menjadi perhatian utama bagi agen pembelian. Produk atau layanan yang tidak memenuhi standar kualitas dapat berdampak pada reputasi perusahaan dan biaya tambahan untuk perbaikan atau penggantian. Manajemen risiko memungkinkan agen pembelian untuk mengidentifikasi parameter kualitas yang kritis, bekerja sama dengan pemasok untuk menetapkan standar yang jelas, dan mengimplementasikan kontrol kualitas yang efektif.

Pemahaman Kontrak

Memahami elemen-elemen kontrak dan kemampuan untuk menegosiasikan persyaratan kontrak yang menguntungkan kedua pihak.

Kemampuan Analitis

Kemampuan analitis menjadi elemen penting bagi seorang agen pembelian dalam menghadapi kompleksitas pasar dan dinamika rantai pasokan. Dalam perannya untuk mengelola pembelian barang dan layanan, agen pembelian perlu dapat menganalisis data pasar, tren harga, dan informasi pemasok dengan cermat. Kemampuan ini memungkinkan agen pembelian untuk membuat keputusan yang informasional dan strategis, seperti menilai risiko pasar, mengidentifikasi peluang penghematan biaya, dan menilai kinerja pemasok. Analisis data juga mendukung agen pembelian dalam memahami kebutuhan perusahaan, mengelola inventaris dengan efisien, dan menyusun strategi negosiasi yang lebih terinformasi. Dengan kemampuan analitis yang baik, agen pembelian dapat memainkan peran yang lebih proaktif dalam mengoptimalkan keberlanjutan dan kinerja keseluruhan rantai pasokan perusahaan.

Keputusan yang Informatif

Mampu membuat keputusan pembelian yang informatif dan berbasis data.

Kepemimpinan

Kemampuan untuk memimpin tim internal atau terlibat dalam inisiatif manajemen pembelian di perusahaan.

Pemahaman Hukum dan Regulasi

Memahami hukum dan regulasi terkait dengan proses pembelian, termasuk kontrak dan hak serta tanggung jawab pemasok.

Pemahaman Finansial

Memiliki pemahaman dasar tentang konsep keuangan yang terkait dengan pembelian, termasuk pemahaman terhadap anggaran dan perhitungan biaya.

Kemampuan Beradaptasi

Kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan dalam pasar atau industri, serta perubahan kebijakan perusahaan.

Keterampilan Komputer dan Teknologi

Mampu menggunakan perangkat lunak dan teknologi terkini untuk memfasilitasi proses pembelian dan analisis data.

Keberadaan agen pembelian seringkali membantu pihak yang diwakilinya untuk mendapatkan produk atau layanan dengan kondisi harga atau persyaratan yang lebih menguntungkan. Agen pembelian dapat ditemukan dalam berbagai industri, termasuk perdagangan internasional, perhotelan, manufaktur, dan sektor jasa lainnya. Grameds bisa mendapatkan buku marketing dengan harga spesial di Gramedia.com. Dapatkan promonya dan segera check out bukunya.

Agen Pembelian: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

Pengertian Agen Pembelian