Sistem Pengendalian Manajemen: Pengertian, Fungsi, Manfaat, Unsur, Tahapan, Faktor

Apa Itu Sistem Pengendalian Manajemen – Di dalam sebuah perusahaan adanya sistem pengendalian manajemen sangatlah penting karena dapat menjadi suatu hal yang berperan besar terhadap laju perkembangan suatu perusahaan. JIka sebuah perusahaan tidak memiliki sistem pengendalian manajemen yang baik ataupun tidak ada sama sekali, maka perusahaan akan rentan untuk mengalami kemunduran.

Namun, pastinya setiap perusahaan memiliki sistem yang dijalankannya masing-masing yang berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Namun, dengan semakin baiknya sebuah sistem pengendalian manajemen pada perusahaan akan membuat perusahaan tersebut dapat berkembang dengan cepat begitu pula sebaliknya dimana jika sistem pengendalian manajemen yang dimiliki sebuah perusahaan tidak baik maka dapat membuat perusahaan tidak bisa berkembang dan tersaingi oleh perusahaan lain.

Berdasarkan hal tersebut, apa yang dimaksud dengan sistem pengendalian manajemen yang harus dimiliki sebuah perusahaan ini serta fungsi, unsur, dan manfaatnya bagi perusahaan. Simak informasi berikut.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dikategorikan dan masuk ke dalam bagian dari pengetahuan perilaku terapan atau yang seringkali disebut dengan applied behavioral science. Hal ini memiliki arti sistem pengendalian manajemen sebagai sistem yang berisikan berbagai tuntutan bagaimana menjalankan serta mengendalikan sebuah perusahaan maupun organisasi yang baik berdasarkan berbagai asumsi yang ada.

Menurut Anthony dan Reece (1984:824) mendefinisikan sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem yang memiliki fungsi dalam pengendalian setiap aktivitas yang terjadi di dalam sebuah perusahaan dalam upaya menentukan strategi yang sesuai untuk diterapkan dan mencapai tujuan perusahaan tersebut.

Sedangkan menurut Suadi (1999:8-9), mengartikan sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem yang terdiri dari berbagai sub sistem yang memiliki kaitan antara satu sama lain. Sub sistem tersebut terdiri dari penganggaran, pemrograman, pelaporan, akuntansi, hingga pertanggungjawaban. Sebuah perusahaan yang dianggap baik sendiri harus mampu memenuhi beberapa hal, yaitu:

• Memiliki tolak ukur kinerja yang menjadi cerminan sebuah perusahaan maupun organisasi dapat berjalan dengan efisien, efektif, serta produktif.
• Memiliki kebijakan dalam menentukan tolak ukur di dalam sebuah perusahaan tersebut.
• Mampu mengapresiasi setiap sumber daya yang ada atau dimiliki oleh perusahaan maupun organisasi tersebut.

Sistem pengendalian manajemen sendiri mempunyai sifat yang menyeluruh serta terpadu, yang memiliki makna bahwa pengendalian manajemen tersebut lebih mengarah kepada berbagai upaya yang dilakukan sebuah perusahaan agar tujuan yang ingin dicapai dapat terpenuhi. Berikut beberapa komponen yang menjadi bagian dari sistem pengendalian manajemen.

• W atau Work yang memiliki arti pekerjaan.
• E atau Employee yang memiliki arti tenaga kerja.
• R atau Relationship yang memiliki arti hubungan.
• E atau Environment  yang memiliki arti lingkungan.

Menurut Edy Sukarno, definisi sistem pengendalian manajemen merupakan sebuah sistem yang terintegrasi yang terdiri dari proses, strategi, ajutansi, pertanggungjawaban, penganggaran, serta pemrograman yang memiliki tujuan untuk membantu individu dalam menjalankan sebuah perusahaan maupun organisasi agar hasil yang ingin dicapai dapat seoptimal mungkin. Selain itu, sistem pengendalian manajemen sendiri memiliki berbagai ciri penting dalam menjalankan sebuah perusahaan maupun organisasi sebagai berikut.

• Ciri pertama dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat digunakan untuk memegang kendali dari keseluruhan perusahaan maupun organisasi. Hal yang termasuk ke dalamnya adalah seluruh sumber daya yang dapat digunakan, baik SDM atau sumber daya manusia, alat serta teknologi yang ada hingga hasil yang dapat diperoleh sebuah perusahaan, dengan adanya sistem pengendalian manajemen proses mencapai tujuan sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik.
• Ciri kedua dari sistem pengendalian manajemen adalah hal tersebut bertolak belakang dari sebuah strategi maupun teknik evaluasi secara menyeluruh atau terintegrasi yang ada di perusahaan, selain itu memiliki sifat tidak terlalu memerlukan hitungan yang pasti ketika mengevaluasi suatu hal.
• Ciri ketiga dari sistem pengendalian manajemen adalah memiliki orientasi terhadap manusia, hal ini dikarenakan sistem yang ada tersebut digunakan untuk membantu manajer dalam mencapai strategi perusahaan dan bukan digunakan untuk memperbaiki detail catatan perusahaan.

Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen digunakan sebagai salah satu usaha dalam bentuk sistematis yang digunakan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hal ini dilakukan dengan melakukan perbandingan prestasi kerja yang ada dengan rencana serta membuat tindakan yang paling baik dan tepat untuk menghilangkan atau mengstabilkan perbedaan yang ada.

Selain itu, dengan adanya sistem pengendalian manajemen yang baik, maka pengendalian biaya yang dikeluarkan dari sebuah perusahaan akan lebih efektif. Hal ini dikarenakan dalam pengendalian biaya yang baik membutuhkan komunikasi antara informasi yang disampaikan oleh akuntansi kepada manajemen yang baik. Berikut ini beberapa fungsi dari adanya sistem pengendalian manajemen di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi.

• Melakukan perencanaan yang tepat untuk sebuah perusahaan
• Melakukan koordinasi yang tepat antar bagian
• Melakukan proses komunikasi informasi yang baik
• Mengambil sebuah keputusan akan suatu hal
• Memotivasi pekerja atau sumber daya manusia yang bekerja di sebuah perusahaan agar memiliki perilaku atau nilai dan norma yang sesuai terhadap tujuan perusahaan.
• Melakukan kendali akan segala hal yang terjadi di sebuah perusahaan
• Menilai kinerja sumber daya yang ada di dalam perusahaan
• Meningkatkan sistem akuntabilitas sebuah perusahaan
• Merangsang serta membangkitkan rasa patuh terhadap aturan operasional yang berlaku
• Melakukan perlindungan terhadap segala aset yang ada di sebuah perusahaan
• Mengelola segala kegiatan yang terjadi pada sebuah perusahaan sehingga pelaksanaannya efisien dan efektif

Manfaat dari Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian juga memiliki berbagai manfaat bagi sebuah perusahaan, sebagai berikut.

• Manfaat pertama dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat mengetahui sudah sejauh mana program yang sedang dilakukan oleh perusahaan. Sistem pengendalian manajemen juga dapat melihat apakah sudah sesuai dengan standar serta rencana kerja yang telah ditetapkan.
• Manfaat kedua dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat mengetahui jika ada berbagai penyimpangan yang terjadi dalam proses pengerjaan suatu aktivitas.
• Manfaat ketiga dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat mengetahui bagaimana waktu serta sumber daya yang disediakan dapat tercukupi serta dimanfaatkan oleh perusahaan dengan baik.
• Manfaat keempat dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat mengetahui berbagai faktor yang menjadi penyebab terjadinya penyimpangan suatu aktivitas.
• Manfaat kelima dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat memberikan ruang bagi supervisi perusahaan untuk melihat serta merenungkan pekerjaan yang mereka miliki.
• Manfaat keenam dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat menerima informasi serta berbagai perspektif dari orang lain mengenai sebuah aktivitas.
• Manfaat ketujuh dari sistem pengendalian manajemen adalah dapat mendukung setiap anggota perusahaan baik dari segi personal maupun pekerjaan yang sedang dilakukan.
• Manfaat kedelapan dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan setiap orang memberikan reaksi yang proaktif serta reaktif.
• Manfaat kesembilan dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan kualitas setiap pekerjaan yang dilakukan memenuhi standar yang telah ditentukan.
• Manfaat kesepuluh dari sistem pengendalian manajemen adalah untuk memastikan setiap anggota perusahaan tidak mengalami kesulitan ataupun masalah baik dalam hal pribadi maupun tugas perusahaan.

Unsur dari Sistem Pengendalian Manajemen

Dalam sistem pengendalian manajemen terdapat beberapa unsur yang saling terhubung antara satu sama lain sehingga membentuk sebuah proses kerja.

1. Detektor

Unsur dari sistem pengendalian manajemen yang pertama adalah detektor yang merupakan alat sebuah perusahaan dalam mengidentifikasi apa yang sebenarnya terjadi dalam suatu proses pengendalian manajemen yang ada di sebuah perusahaan atau organisasi.

2. Selektor

Unsur dari sistem pengendalian manajemen yang kedua adalah selektor yang merupakan alat yang digunakan sebuah perusahaan untuk menilai signifikansi tentang apa yang terjadi atau peristiwa yang sedang terjadi di dalam proses pengendalian manajemen.

3. Efektor 

Unsur dari sistem pengendalian manajemen yang ketiga adalah efektor yang merupakan alat yang digunakan sebuah perusahaan untuk mendorong perilaku maupun tindakan tertentu ketika aktivitas yang dilakukan tidak sesuai dengan pedoman atau patokan yang ada.

4. Komunikator 

Unsur dari sistem pengendalian manajemen yang keempat adalah komunikator yang merupakan alat yang digunakan untuk melakukan transmisi informasi antara bagian detector menuju assessor ataupun sebaliknya.

Terdapat empat unsur dari sistem pengendalian manajemen yaitu, detektor, selektor, efektor, serta komunikator yang memiliki hubungan antara satu sama lain. Proses sistem pengendalian manajemen sebuah perusahaan pada umumnya dimulai dari unsur detektor yang berfungsi untuk mencari informasi mengenai sebuah aktivitas.

Selain itu, unsur ini juga menjadi sistem informasi yang bentuknya dapat berupa formal maupun informasi, dimana dapat menyediakan berbagai informasi kepada pimpinan perusahaan mengenai segala hal yang terjadi atau aktivitas yang dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Setelah memiliki informasi, selanjutnya unsur selektor berfungsi untuk merekam berbagai aktivitas tersebut kemudian dibandingkan dengan standar serta patokan yang ada di dalam sebuah perusahaan.

Patokan tersebut biasanya berbentuk dalam berbagai kriteria yang harus dipenuhi mengenai segala aktivitas yang seharusnya dilaksanakan dan pembenaran yang ada. Kemudian, terjadi proses perbaikan yang dilakukan oleh unsur efektor yang membuat berbagai penyimpanan yang ada diubah sehingga kegiatan yang telah ditentukan dapat masuk kriteria dan patokan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Tahapan dari Sistem Pengendalian Manajemen

Dalam sistem pengendalian manajemen terdapat empat tahapan yang berkaitan antara satu tahapan dengan tahapan lainnya. Simak informasi berikut.

1. Pemrograman

Tahap pertama dari sistem pengendalian manajemen adalah pemrograman, yang merupakan proses penyusunan berbagai program yang akan digunakan sebuah perusahaan maupun organisasi dalam menghitung estimasi seberapa besar sumber daya yang perusahaan tersebut butuhkan.

2. Penganggaran

Tahap kedua dari sistem pengendalian manajemen adalah penganggaran, yang merupakan proses perencanaan serta pengendalian manajemen yang dinyatakan dalam satuan keuangan tertentu yang nantinya akan digunakan oleh sebuah perusahaan untuk periode waktu tertentu. Anggaran yang akan disusun di tahap ini oleh perusahaan, didasarkan pada berbagai anggaran yang ada di pusat pertanggungjawaban.

3. Operasi dan akuntansi

Tahap ketiga dari sistem pengendalian manajemen adalah operasi serta akuntansi, yang merupakan proses pencatatan melalui berbagai sumber daya yang digunakan oleh perusahaan serta pendapatan yang diperoleh selama periode waktu tertentu. Dalam tahap operasi dan akuntansi ini, catatan tersebut akan dikategori menyesuaikan dengan berbagai program yang sudah ditetapkan di pusat tanggung jawab. Berbagai kategori yang sudah sesuai dengan program sebelumnya yang sudah dilakukan akan dijadikan sebagai dasar untuk proses pemrograman di kemudian hari.

4. Laporan dan analisis

Tahap keempat dari sistem pengendalian manajemen adalah laporan serta analisis yang merupakan pemilihan sebuah strategi yang tepat untuk ditinjau ulang. Dalam tahap ini juga terjadi berbagai kebijakan yang dilakukan oleh perusahaan seperti menghapus, mengubah, menambah program yang ada, serta menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk mengubah anggarannya di kemudian hari.

Faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen 

Dalam sistem pengendalian manajemen yang sedang berjalan sendiri, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi hal tersebut. Berikut ini beberapa faktor yang dapat mempengaruhi sistem pengendalian manajemen.

1. Ukuran serta penyebaran enterprise

Faktor pertama yang mempengaruhi sistem pengendalian manajemen adalah ukuran serta penyebaran enterprise, dimana seperti yang kita ketahui bahwa pasti terdapat pada proses penyebaran antara perusahaan yang lebih besar dengan perusahaan yang relatif lebih kecil. Perbedaan itu sendiri, dapat menjadi pengaruh dari sistem pengendalian manajemen yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini juga dapat menjadi penentu isi serta sifat yang ada di dalam sistem kontrol pada tiap perusahaan maupun organisasi.

2. Struktur organisasi, delegasi serta desentralisasi

Faktor kedua yang mempengaruhi sistem pengendalian manajemen adalah struktur organisasi, serta sejauh mana proses desentralisasi maupun delegasi terjadi di seluruh perusahaan maupun organisasi. Seperti contohnya, filosofi manajemen yang dimiliki oleh Bank Indonesia akan sangat berbeda dengan filosofi manajemen yang dimiliki oleh Negara Trading Corporation.

Selain itu, adanya tingkat desentralisasi serta delegasi di dalam sebuah perusahaan dapat membawa perubahan dari sebuah titik waktu yang lain gua memenuhi tantangan dari perubahan lingkungan yang ada serta peluang yang akan hadir bagi perusahaan.

3. Sifat serta pembagian operasi

Faktor ketiga yang mempengaruhi sistem pengendalian manajemen adalah sifat serta pembagian operasi. Seperti pada contohnya di perusahaan atau industri minyak, dimana sub-unit yang ada tidak dapat dibentuk berdasarkan dasar produk, sedangkan pada banyak perusahaan dengan skala perdagangan yang besar, divisi yang ada di sebuah perusahaan dapat dibuat berdasarkan produk yang ingin diproduksi.

4. Jenis pusat tanggung jawab

Faktor keempat yang mempengaruhi sistem pengendalian manajemen adalah jenis pusat tanggung jawab atau sistem yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini dapat berguna untuk menentukan pengukuran yang tepat baik dari segi biaya maupun keuntungan atas investasi yang dilakukan yang semua bergantung kepada jenis pusat tanggung jawab.

5. Persepsi yang dimiliki seseorang

Faktor kelima yang mempengaruhi sistem pengendalian manajemen adalah persepsi yang dimiliki seseorang di dalam sebuah perusahaan yang dapat memberikan dampak bagi mereka, baik dalam hal pekerjaan, kepuasan dengan perusahaan, maupun promosi serta kesejahteraan umum yang didapat dengan berada di dalam sebuah perusahaan.

Berbagai pertimbangan tersebut dapat secara signifikan mempengaruhi sifat serta sisi dari sistem pengendalian manajemen yang diterapkan di dalam sebuah perusahaan. Nah, seperti itulah penjelasan mengenai sebuah sistem pengendalian manajemen yang ada pada tiap perusahaan maupun organisasi.

Seperti yang sudah kita pahami, bahwa setiap perusahaan memiliki sistem pengendalian manajemen yang berbeda-beda karena berbagai faktor yang mempengaruhinya baik dari visi dan misi yang dimiliki perusahaan tersebut, hingga seberapa besar perusahaan yang dimaksud tersebut.

Bagi Grameds, yang masih bingung akan segala hal yang bersangkutan dengan sistem pengendalian manajemen, kamu dapat membaca berbagai referensi lain melalui internet dan juga buku yang hanya ada di Gramedia. Sebagia #SahabatTanpaBatas kamu, Gramedia akan selalu berusaha membantu kamu mencari segala informasi serta ilmu pengetahuan untuk mencapai kesuksesan serta karir yang diinginkan. Semoga Bermanfaat !

 

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait