Pengertian Faktur: Fungsi, Komponen, Jenis, dan E-Faktur

Pengertian Faktur – Dalam proses transaksi, terutama pada transaksi jual beli barang berharga, tentu saja akan terdapat dokumen penting yang menjadi bukti adanya transaksi tersebut. Perlu diingat kembali bahwa keberadaan faktur ini hanya untuk transaksi jual beli barang berharga saja, sehingga apabila kamu melakukan transaksi jual beli sayuran di pasar, tidak akan mendapatkan faktur sebagai tanda buktinya.

Faktur hampir sama dengan kuitansi, bedanya adalah faktur sebagai bukti transaksi sementara kuitansi sebagai bukti penerimaan uang dari pembeli kepada penjual.

Penggunaan faktur (invoice) ini biasanya terdapat di perusahaan-perusahaan dagang yang mempunyai sistem penjualan secara kredit. Dalam hal tersebut, maka faktur dapat berfungsi sebagai dokumen bukti utang atau transaksi penjualan kredit antara pihak pembeli dengan penjual.

Lalu sebenarnya, apa sih faktur itu? Apa pula jenis-jenis faktur dalam dunia dagang ini? Yuk simak ulasan berikut ini supaya Grameds memahaminya!

https://www.pexels.com/

Pengertian Faktur

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. Sementara itu, menurut Mulyadi, faktur atau invoice ini adalah dokumen bisnis yang digunakan dalam transaksi bisnis, dan dapat mempengaruhi adanya efisiensi serta efektivitas kegiatan bertransaksi.

Sebenarnya, faktur itu sama saja dengan invoice, hanya saja “invoice” terdengar asing.

Selanjutnya, menurut Sugeng Hariyanto, faktur atau invoice adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang apa saja yang akan dikirimkan kepada pihak pembeli disertai dengan harganya.

Nah, berdasarkan beberapa definisi tersebut menyimpulkan bahwa faktur atau invoice adalah dokumen penting tertulis yang berisikan transaksi jual beli dalam dunia bisnis. Biasanya, pembuatan faktur ini dalam bentuk rangkap tiga. Rangkap pertama menjadi arsip perusahaan yang mempunyai sistem penjualan tersebut, rangkap kedua untuk pihak pembeli, sementara rangkap ketiga dapat dijadikan sebagai arsip keuangan.

Contoh Faktur

Fungsi Faktur Dalam Dunia Bisnis

Sebelumnya, telah dituliskan bahwa faktur adalah dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan transaksi jual beli terutama yang menggunakan sistem kredit. Maka dari itu, faktur tentu saja mempunyai banyak fungsi, terutama dalam dunia bisnis.

Sebagai bukti sah ketika hendak menambahkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan
Menjadi bukti sumber rujukan yang sah apabila barang atau jasa yang berkaitan akan dijual lagi kepada pihak lain
Sebagai laporan yang sah untuk tanda terima barang dan faktur pajak
Sebagai penjaga kepastian hukum, terutama bagi pihak penjual dan pembeli
Sebagai wadah penyimpanan arsip keuangan atau penjualan. Hal tersebut karena faktur itu memiliki informasi lengkap mengenai pembeli dan barang yang dibeli
Sebagai bahan analisis untuk melihat pola pembelian konsumen, sehingga dapat digunakan sebagai acuan promosi dalam jangka kedepannya

Fungsi Faktur Bagi Perusahaan

Keberadaan faktur justru menjadi dokumen penting yang tidak boleh dihilangkan oleh perusahaan, sebab dapat menjadi barang bukti bahwa transaksi jual beli itu telah dilakukan sebelumnya. Nah, berikut adalah fungsi faktur bagi perusahaan.

Sebagai informasi mengenai besarnya tagihan pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli
Sebagai informasi barang atau jasa yang diberikan kepada pihak pembeli
Sebagai dasar rujukan, apabila terjadi kesalahan dalam transaksi jual beri, terutama dalam penghitungan total tagihan

Komponen Dasar Faktur atau Invoice

Faktur itu adalah dokumen penting yang dapat menjadi barang bukti transaksi, maka dari itu harus terdapat beberapa komponen khusus, supaya dapat dianggap sebagai dokumen yang sah. Berikut adalah komponen dasar yang harus terdapat di dalam sebuah faktur atau invoice.

1. Tertulis Sebagai “FAKTUR”

Sama halnya dengan dokumen penting lainnya, pada bagian atas harus terdapat identifikasi secara jelas mengenai dokumen tersebut. Maka dari itu, pada bagian atas dan bagian depan harus tertera tulisan “FAKTUR” atau “INVOICE” supaya pembaca dapat memahami bahwa dokumen tersebut sebagai faktur.

2. Nomor Faktur

Keberadaan nomor faktur ini sebenarnya hampir sama dengan dokumen penting lainnya. Pada faktur, nomor faktur ini berupa kode nomor yang unik dan tidak sembarangan dipakai, sebab dapat dijadikan sebagai referensi, baik kepada pihak internal maupun eksternal dari perusahaan yang bersangkutan.

3. Informasi Penjual

Sebelumnya telah dituliskan bahwa faktur adalah dokumen penting yang berisikan transaksi jual beli dengan sistem kredit, sehingga wajib terdapat informasi penjual secara jelas dan detail. Hal tersebut untuk meminimalisir adanya kekeliruan terkait tagihan dan ketika melakukan konfirmasi dengan pembeli akan mudah.

4. Tanggal Faktur

Tanggal yang tertera di dalam faktur menunjukkan waktu kapan terjadinya transaksi jual-beli dan dicatat secara resmi. Tidak hanya itu, tanggal faktur ini juga berperan penting dalam penentuan jatuh tempo pembayaran.

Biasanya, pihak pembeli akan diberi tenggat sejak waktu pertama kali menerima faktur sampai harus melunasi tagihan.

5. Ketentuan Pembayaran

Tidak hanya jumlah nominal pembayaran saja yang terdapat di dalam suatu faktur, tetapi juga dengan ketentuan pembayarannya. Bahkan apabila terdapat diskon atau potongan harga, juga akan disertakan di dalam faktur ini. Termasuk dengan down payment yang mungkin telah dibayarkan hingga jumlah denda (apabila terlambat membayar tagihan).

6. Rincian Produk

Perlu diingat kembali bahwa faktur adalah dokumen penting yang berisikan transaksi jual beli dengan sistem kredit, maka dari itu faktur ini juga dapat dijadikan sebagai alat penagihan.

Maka dari itu, di dalam faktur harus terdapat keterangan rincian produk secara jelas, baik itu harga produk per unit, jumlah produk yang dibeli, biaya penanganan, biaya pengiriman, hingga biaya pajak dari produk tersebut.

Jenis-Jenis Faktur

Dokumen faktur atau invoice ini memiliki beberapa jenis. Umumnya, semua jenis ini kerap digunakan para pengusaha dan pebisnis (baik itu kelas atau maupun menengah) untuk kegiatan transaksi jual beli mereka. Berikut adalah jenis-jenis faktur:

Berdasarkan Bentuk Tampilannya

1. Faktur atau Invoice Biasa

Faktur jenis ini berupa dokumen penagihan hutang yang paling umum. Biasanya digunakan dalam transaksi jual beli produk yang sederhana. Maka dari itu, tampilannya pun terlihat sederhana, bahkan kadang hanya berisi nama produk dan harga jualnya saja.

2. Faktur atau Invoice Proforma

Jenis faktur atau invoice yang satu ini biasanya disebut juga disebut dengan invoice sementara. Hal tersebut karena dokumen faktur proforma ini akan diberikan ketika suplai produk masih belum selesai.

Maka dari itu, nantinya faktur ini akan diberikan kepada pihak pembeli secara bertahap, atau sebagai bukti sementara saja untuk menujukkan bahwa produk sudah dikirimkan.

3. Faktur atau Invoice Konsuler

Jenis faktur atau invoice ini adalah yang paling eksklusif, sebab akan disertakan pula bukti transaksi jual beli kelas atas, yakni antar negara. Transaksi yang paling sering menggunakan faktur jenis ini adalah transaksi ekspor dan impor, sebab merupakan transaksi jual beli antar negara yang tentu saja tidak boleh sembarangan.

Bahkan dalam dokumen faktur atau invoice konsuler ini harus terdapat persetujuan secara tertulis dari atase perdagangan negara (kedutaan) yang bertransaksi.

Berdasarkan Pihak yang Bersangkutan

1. Faktur Penjualan (Sales Invoice)

Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah bukti tagihan yang dikeluarkan oleh penjual (biasanya pengusaha) kepada pihak pembeli (konsumen) atas transaksi pembelian sejumlah produk (baik barang atau jasa). Biasanya, faktur jenis ini akan diberikan setelah produk sudah diterima oleh konsumen.

Faktur penjualan atau sales invoice ini nantinya akan terdapat keterangan rincian mengenai jenis produk (barang atau jasa) yang dibeli, jumlah pembelian, potongan harga yang diperoleh konsumen (apabila ada), dan nominal harga yang harus dibayarkan.

Maka dari itu, adanya faktur penjualan ini dapat menjadi bentuk kesepakatan dalam proses kegiatan transaksi jual-beli, termasuk dengan adanya jeda waktu yang diberikan oleh pihak penjual sejak pemenuhan pesanan produk sampai waktu pelunasan.

Lalu, apakah faktur penjualan ini sangat penting terutama dalam dunia bisnis? Tentu saja iya, berikut adalah beberapa fungsi pentin dari keberadaan faktur penjualan.

Sebagai barang bukti sah pelaporan pajak
Sebagai informasi tagihan yang harus diselesaikan oleh pihak pembeli
Sebagai dasar pengajuan komplain oleh pembeli
Sebagai bukti tertulis terkait kuantitas dan harga produk yang telah dibeli
Sebagai reference document, terutama ketika produk tersebut akan dijual kembali kepada pihak lain
Sebagai alat bantu untuk melacak produk yang telah dijual beserta dengan waktu dan besarnya nomial transaksi

2. Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Faktur Pembelian

Apabila ada faktur penjualan, maka juga harus faktur pembelian sebab dalam transaksi harus ada dua pihak, yakni penjual dan pembeli. Sebagai seorang pembeli atau konsumen, kamu tidak akan mengularkan faktur pembelian, sebab hal itu telah diurus oleh pihak produsen atau penjual.

Faktur pembelian adalah dokumen faktur yang nantinya akan diterima oleh pihak konsumen atau pembeli, yang berasal dari pihak produsen atau penjual. Sederhananya, faktur pembelian ini sebagai barang bukti bahwa kamu telah membeli suatu produk dari pihak penjual tersebut.

Perlu diketahui, bahwa Purchase Invoice dengan Purchase Order itu berbeda ya…

Pada purchase order itu merupakan dokumen yang dikirimkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual, ketika mereka hendak memesan suatu barang atau jasa yang diproduksi oleh pihak penjual. Dalam dokumen purchase order ini nantinya akan terdapat detail pesanan, tanggal pengiriman, hingga harga dari barang atau jasa tersebut.

Apabila dibuat alur, maka pembeli akan membuat sebuah Purchase Order (PO) dan mengirimkannya kepada pihak penjual. Setelah itu, pihak penjual akan mengonfirmasi adanya Purchase Order (PO) tersebut dan segera menyiapkan pesanan produk berdasarkan dokumen Purchase Order (PO) tersebut.

Sama halnya dengan faktur penjualan, faktur jenis ini juga memiliki banyak fungsi, terutama bagi pihak konsumen, yakni:

Sebagai barang bukti tertulis bahwa produk (barang atau jasa) tersebut telah dibeli dan sesuai dengan pesanan
Sebagai bukti valid apabila produk tersebut akan dijual kembali kepada pihak lain
Sebagai informasi tagihan serta jangka waktu pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli
Sebagai bukti komplain apabila terdapat produk yang tidak sesuai dengan Purchase Order

Mengenal Apa Itu Faktur Elektronik (E-Invoice)

Pada zaman yang sudah canggih seperti saat ini, tentu saja faktur dapat menjadi bentuk elektronik. Sama halnya dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang telah telah beralih bentuk menjadi e-KTP, maka faktur pun juga menjadi faktur elektronik atau e-Invoice.

Faktur elektronik ini fungsinya masih sama dengan faktur yang berbentuk fisik dokumen, perbedaannya hanya pada bentuknya saja.

Faktur elektronik dapat didefinisikan sebagai alat transfer secara elektronik, dengan informasi berupa penagihan dan informasi pembayaran antara mitra bisnis. Sistem e-faktur ini biasanya juga terdapat tanda tangan digital untuk meningkatkan validasi dari keberadaan faktur elektronik tersebut.

Melihat zaman yang sudah serba digital, bahkan uang yang notabenya sebagai alat pertukaran saja juga sudah dalam bentuk digital, maka e-invoice ini juga dilengkapi adanya QR Code. QR Code (Quick Response Code) adalah simbol dua dimensi yang hanya dapat diinterpretasikan oleh alat scanner.

Contoh Penggunaan Faktur Elektronik (E-Invoice)

Perlu diketahui bahwa faktur itu tidak hanya digunakan dalam transaksi jual-beli produk saja, tetapi juga dalam pembayaran pajak. Saat ini, faktur pajak dalam bentuk elektronik telah dikembangkan dan banyak digunakan oleh masyarakat dalam membayarkan pajaknya kepada Direktorat Jenderal Pajak.

Awal munculnya faktur pajak elektronik ini adalah karena pada tahun 2008-2013, terdapat kira-kira 100 kasus faktur pajak bodong. Dari adanya kasus tersebut tentu saja merugikan negara sekitar Rp1,5 triliun. Atas dasar itulah, maka pemerintah kemudian mengeluarkan sebuah inovasi yakni aplikasi e-faktur.

Menariknya, terdapat dua hal yang melatarbelakangi pihak Direktorat Jenderal Pajak selaku lembaga yang mengurus pajak untuk menetapkan e-faktur pajak ini supaya menjadi bagian dari sistem administrasi PPN di Indonesia. Latar belakang tersebut adalah penyalahgunaan kewenangan PKP dan Faktur Pajak; dan adanya beban administrasi faktur pajak yang terus-menerus meningkat.

Meskipun ini merupakan terobosan baru dalam hal faktur, tetapi e-faktur pajak ini juga diatur oleh dasar hukum lho… Salah satunya adalah Peraturan Dirjen Pajak Nomor 17/PJ/2014 tentang Bentuk, Ukuran, Tata Cara Pengisian Keterangan, Prosedur Pemberitahuan Dalam Rangka Pembuatan, Tata Cara Pembetulan Atau Penggantian, Dan Tata Cara Pembatalan Faktur Pajak.

Pemberlakukan e-faktur ini menjadi wujud peningkatan layanan dari pihak Direktorat Jenderal Pajak kepada masyarakat supaya lebih taat pajak. Hal tersebut karena dalam inovasi faktur ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan, kenyamanan, dan kemanan dalam melaksanakan kewajiban perpajakan. Selain itu, adanya faktur pajak elektronik ini juga berfungsi untuk meminimalisir adanya kasus penggunaan faktur pajak fiktif dan duplikasi faktur pajak.

Sejak tahun 2014, pemerintah telah menggalakkan adanya faktur pajak elektronik ini dan seluruh masyarakat wajib untuk membuat e-faktur.

Banyak manfaat yang diperoleh dari keberadaan e-faktur ini, terutama dalam hal membayar pajak. Manfaat tersebut dirasakan oleh pihak PKP (Pengusaha Kena Pajak) dan pemerintah. Bagi PKP, salah satu keuntungan menggunakan e-faktur ini adalah mereka akan terlindungi dari upaya penyalahgunaan faktur pajak yang tidak sah karena dalam e-faktur ini telah dilindungi QR Code. Dalam QR Code yang terdapat di dalam e-faktur, nantinya akan menampilkan informasi tentang transaksi hingga penyerahan nilai DPP (Dasar Pengenaan Pajak).

Sementara itu, manfaat dari keberadaan e-faktur yang dapat dirasakan oleh pihak pemerintah adalah adanya kemudahan dalam mengawasi validasi pajak, baik pajak keluaran maupun pajak masukan; dan lebih mempermudah pelayanan karena prosesnya yang cepat dengan pemberian Nomor Seri Faktur Pajak.

Nah, itulah penjelasan mengenai pengertian dan jenis-jenis dari faktur. Apakah Grameds sudah memiliki e-faktur untuk membayar pajak negara? Jika sudah, jangan lupa untuk tetap taat membayar pajak ya…

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait

Kategori Ilmu Ekonomi

Materi Terkait

Baca Juga!

Pengertian Faktur: Fungsi, Komponen, Jenis, dan E-Faktur

Pengertian Faktur

Fungsi Faktur Dalam Dunia Bisnis

Fungsi Faktur Bagi Perusahaan