Surat Resmi: Pengertian, Contoh, dan Bagian-Bagiannya

Bagian-Bagian Surat Resmi – Sebelum adanya handphone seperti saat ini, dahulu untuk memberikan informasi kepada orang yang jauh menggunakan surat. Bagi sebagian orang mungkin masih menggunakan surat untuk menyampaikan informasi, apakah kamu salah satunya? Salah satu jenis surat yang masih digunakan adalah surat resmi.

Lalu, apakah kamu sudah mengetahui apa yang dimaksud dengan surat resmi? Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang surat resmi hingga contohnya. Namun, sebelum membahas akan hal itu, ada baiknya kita membahas tentang pengertian surat itu sendiri.

Pengertian Surat

Surat merupakan media komunikasi tulisan yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Ada beberapa bagian-bagian surat yang biasanya dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat surat, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan.

Ada banyak jenis surat mulai dari surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Untuk surat elektronik disebut email atau electronic mail.

Selain itu, surat juga menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan atau biasa disebut dengan istilah surat resmi. Pada surat resmi, ada kaidah-kaidah dan format yang harus dipenuhi termasuk adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat.

Jenis-Jenis Surat

Adapun jenis-jenis surat sebagai berikut:

1. Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi. Jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa tidak baku.

2. Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah yang bertujuan untuk berbagai keperluan dinas.

3. Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun perdagangan.

4. Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, serta organisasi.

Macam-Macam Bentuk Surat

Bentuk-bentuk surat sebagai susunan atau letak bagian surat (lay out). Bagian surat mempunyai peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam hal menggunakan bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat juga selalu digunakan dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Tidak hanya itu, surat juga mempunyai bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.

Berikut ini ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:

1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Bentuk full block style mempunyai susunan yang lurus dari atas hingga bawah. Jadi, surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk maupun keluar. Oleh karena itu, semuanya terlihat rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.

2. Surat Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya, bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.

3. Surat Block Style (Bentuk Lurus)

Bentuk block style hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.

4. Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Lalu untuk baris kemudanya menjorok masuk lima hentakan. Kemudian untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya.

Pada bentuk ini, terdapat ciri khas yaitu karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan. Sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini, ya grameds.

5. Surat Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)

Bentuk alinea menggantung ini disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi, hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

6. Surat Official Style (Bentuk Resmi)

Bentuk official style terdapat perubahan, sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi lama dan bentuk surat resmi baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi. Kemudian, isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan.

Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi surat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penandatangan, tanda tangan dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

Bagian-Bagian Surat

Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya, atau sebagai penanda nama dan alamat kantor instansi memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat mempunyai tujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat juga kadang tidak dicantumkan kembali apabila sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meskipun kadang juga dicantumkan kembali. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Contoh : Jakarta, 28 Mei 2020.

3. Nomor Surat

Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.

Fungsi nomor surat untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga. Setiap lembaga atau instansi biasanya mempunyai sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran ini mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

Contoh : 422/ 17/ SDN108/ IX/ SBP/ 2020

Nomor tersebut berarti surat tersebut adalah surat ke- 17 yang dikeluarkan oleh institusi SDN 108/ IX Sebapo di tahun 2020.

4. Lampiran yang disertakan

Bagian lampiran sebagai penjelas yang memberikan informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Apabila tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.

Contoh :

Lampiran : 1 berkas

5. Hal/ Perihal

Fungsi bagian perihal adalah untuk memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, tetapi hanya pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

Contoh : Permohonan izin pelaksanaan kegiatan lomba

6. Alamat Tujuan / Penerima

Alamat tujuan menjadi salah satu bagian surat yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Ada dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya, orang atau instansi yang dituju ditulis menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/ Ibu’ atau ‘Yth.’

Contoh :

Kepada Yth. Bapak/ Ibu Kepala Sekolah
SDN Suka Maju
di Jalan Merdeka
Jambi

7. Salam Pembuka

Fungsi dalam pembuka untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh: Selamat siang, Assalamu’alaikum, Dengan Hormat dan lain sebagainya.

8. Isi Surat

Bagian isi surat merupakan bagian inti dari surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu salam pembuka, bagian inti dan bagian penutup. Penjelasannya sebagai berikut :

a. Aline Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam surat pembuka juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.

Contohnya :

• Dengan ini kami memberitahukan bahwa…
• Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa…
• Sehubungan dengan surat Saudara tanggal..No..
• Bersama ini kami lampirkan..

b. Isi pokok

Bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele dan mudah dipahami.

c. Penutup

Bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

Contoh :

• Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
• Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
• Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan meskipun tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contohnya, selamat siang, wa’alaikumsalam, terima kasih dan lain-lain.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang tercantum yaitu nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung jawab pada bagian pengiriman surat tersebut. Selain itu juga, dilengkapi dengan tanda tangan dari pengirim.

Contoh :

Surabaya, 17 Juni 2021
Kepala Sekolah SD Merdeka
Budi Hartono

11. Tembusan

Bagian tembusan sebagai bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat mempunyai tembusan.

Contoh:

Tembusan:

• Menteri Agama RI;
• Gubernur Jawa Barat;
• Walikota Bandung;
• Kepala Desa;
• Ketua RT.

12. Catatan Kaki

Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi. Biasanya, bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata “footer” dalam bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan apabila yang tertulis memerlukan penjelasan yang lebih detail.

Tidak semua surat resmi mempunyai catatan kaki, karena sifatnya tidak wajib hanya sesuai keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan. Contohnya :

*Catatan :

• Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;
• Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan;
• Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang disahkan oleh pengadilan.

13. Inisial

Inisial sebagai singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis/ mengetik surat tersebut.

Contoh :

VN/ MA

• VN singkatan dari Viani Setianingsih (Pengetik).
• MA singkatan dari Misca Aida (Pengonsep).

Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi

1. Contoh surat undangan resmi

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN BANJARNEGARA
Jl. Nusantara No 12 Banjarnegara 54431

Banjarnegara, 12 Oktober 2022
Nomor             :
Lampiran         :
Perihal             :
Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Banjarnegara
Jl. Sukma Jaya No 12 Banjarnegara 54431

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Kegiatan Mas dan Mbak Kabupaten Banjarnegara, dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak/ Ibu Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Banjarnegara untuk menghadiri acara yang akan diselenggarakan pada :

Hari/ Tanggal : Senin, 25 Oktober 2022
Tempat            : Hotel Mexolie Banjarnegara
Acara               : Kegiatan Mas dan Mbak Banjarnegara

Demikian surat undangan ini kami buat dengan harapan Bapak/ Ibu dapat ikut berpartisipasi. Atas perhatian dan waktunya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan Pariwisata dan Kebudayaan,
(Nama Pengirim)

2. Surat Tidak Resmi

Selain surat resmi, ada juga surat tidak resmi yang umumnya digunakan oleh seseorang untuk urusan pribadinya. Meskipun surat menyurat tradisional sudah bertransformasi ke bentuk digital, namun tidak menutup kemungkinan beberapa orang masih menggunakan surat untuk menyampaikan sesuatu kepada teman atau kerabat dengan maksud pribadi, misalnya dengan menulis surat tidak resmi.

Dalam penulisannya, surat tidak resmi dapat dikatakan tidak mempunyai aturan tertentu. Pengirim juga bisa bebas mengeksplorasi bahasa dan kalimat untuk mengajukan suatu hal kepada orang yang dituju selama penerima bisa mengerti maksud dan tujuan surat.

Surat tidak resmi ditulis dengan tujuan yang bermacam-macam, mulai dari ucapan selamat ulang tahun, mengajak teman berkunjung, permintaaan maaf dan lain sebagainya. Berikut ini contoh surat tidak resmi:

Yogyakarta, 14 November 2021
Shinta Putri Jasmine
Jalan Pasar Minggu, No. 25
Depok

Hei, apa kabar kamu, Shin? Aku harap kamu baik-baik saja dan sehat selalu ya! Alhamdulillah aku disini baik-baik saja, Shin.

Shin, rencana bulan depan aku mau ke rumah nenek aku yang ada di Medan. Kalau sempat, aku bisa mampir ke rumahmu, ya. Boleh, kan? Nanti aku bawain makanan khas sini ya! Shin, udah dulu ya surat dari aku. Jangan lupa dibalas ya. Aku tunggu balasan kamu lho!

Dari sahabatmu,
Ayu Dewi

Demikian pembahasan tentang pengertian hingga bagian-bagian surat resmi. Semoga semua pembahasan di atas memudahkan kamu dalam membedakan surat resmi dan tidak resmi. Jika ingin mencari berbagai macam buku tentang surat, maka kamu bisa mendapatkannya di gramedia.com.

Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami akan selalu memberikan informasi terbaik dan terlengkap untuk Grameds. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Rosyda Nur Fauziyah

BACA JUGA:

1. Surat Dinas: Definisi, Jenis, Fungsi, Struktur, dan 4 Contohnya 
2. Pengertian Surat Resmi: Tujuan, Fungsi, Ciri, Struktur, dan Contohnya 
3. Pengertian Surat Resmi dan Macam-Macamnya 
4. Struktur dan Contoh Surat Keterangan Kerja Perusahaan 
5. Contoh Surat Pribadi dan Dinas Beserta Perbedaan Fungsinya