Pengertian Surat Resmi dan Macam-Macamnya

Pengertian surat resmi dan macam-macamnya pada dasarnya penting untuk diketahui. Suatu surat bisa dikatakan sebagai bagian dari bentuk dan alat komunikasi yang ada dalam kehidupan sehari-hari manusia. Sebagai salah satu alat komunikasi ini, surat memberikan manfaat dan kegunaan sampai sekarang ini. Alat komunikasi tersebut masih menjadi pilihan guna melakukan sebuah komunikasi atau hubungan kerjasama yang dilakukan oleh instansi maupun perusahaan, bahkan perorangan.

Walaupun dalam pemakaiannya sebagai alat komunikasi perorangan maupun pribadi, kini jumlah telah mulai berkurang sebab telah adanya kemajuan teknologi yang memudahkannya dalam melakukan komunikasi. Namun, masih menjadi salah satu pilihan bagi orang-orang untuk melakukan komunikasi.

Pemakaian surat dalam bentuk kerjasama antar instansi atau perusahaan memanglah sangat berperan penting untuk menghubungkan dan menjelaskan tentang hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut. Dengan adanya kemajuan teknologi yang semakin canggih dan juga berkembang saat ini mengubah persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional ini berubah menjadi cara yang lebih modern dan juga canggih lagi. Pastinya akan memudahkan Anda dalam melakukan persuratan yang terdapat pada sebuah perusahaan.

 

Perubahan yang terdapat dari memakai cara konvensional ini menjadi cara yang modern dan pastinya Anda akan selalu memperhatikannya hakikat surat yang terdapat pada sistem persuratan. Hakikat surat yang masih sebagai surat sebagai sarana komunikasi dan juga bentuk kerjasama dan memperhatikan sifat surat dan macam surat yang ada.

A. Pengertian surat

Surat mempunyai arti sebagai sebuah sarana komunikasi dalam penyampaian informasi yang mempunyai unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat. Surat memiliki berbagai macamnya sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, surat merupakan sesuatu yang ditulis, secara tertulis dalam bentuk tulisan. Pengertian surat secara umum, merupakan sebuah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari suatu pihak pada pihak lainnya. Bertujuan untuk memberikan maksud pesan yang terkandung di dalam dari pengirim. Pada umumnya informasi yang diberikan terdiri dari pemberitahuan, permintaan, pengantar, tugas, perintah, perjanjian, pesanan, dan masih banyak lagi lainnya.

B. Pengertian Surat Berdasarkan Para Ahli

Tidak hanya pengertian surat secara umum dan berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI saja, terdapat juga pengertian surat dengan berdasarkan para ahli. Berikut adalah pengertian surat berdasarkan para ahli, antara lain:

1. Pengertian Surat Berdasarkan YS. Mario Tahun 2000

Pengertian surat berdasarkan YS. Mario tahun 2000, menyatakan bahwa pengertian surat merupakan alat komunikasi secara tertulis atau sarana yang dipakai guna menyampaikan sebuah informasi maupun pernyataan secara tertulis dari pihak pengirim kepada pihak penerima.

2. Pengertian Surat Berdasarkan Hisyam dan Mustiastri Tahun 2015

Pengertian surat berdasarkan Hisyam dan Mustiastri tahun 2015, menyatakan bahwa surat adalah suatu sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi mauoun pertanyaan secara tertulis untuk pihak penerima atau pihak lainnya baik itu atas nama diri sendiri atau nama jabatan dalam sebuah organisasi, lembaga, instansi, dan lainnya.

3. Pengertian Surat Berdasarkan Hidajat Tahun 2000

Pengertian surat berdasarkan Hidajat tahun 2000, menyatakan bahwa surat merupakan sebuah kertas sehelai atau lebih dan dituliskan suatu berita maupun pernyataan atau sesuatu lainnya yang ingin dinyatakannya untuk pihak lain.

4. Pengertian Surat Berdasarkan Pratama Tahun 1997

Pengertian surat berdasarkan Pratama tahun 1997, menyatakan bahwa surat merupakan sebuah alat maupun sarana yang memiliki fungsi untuk mengambil informasi dan pernyataan dengan secara tertulis dari pihak pengirim kepada satu pihak penerima. Serta dengan mengatasnamakan perorangan, jabatan sendiri dan lainnya dari sebuah instansi pemerintah atau perusahaan atau organisasi.

5. Pengertian Surat Berdasarkan Mariskha Tahun 2015

Pengertian surat berdasarkan Mariskha tahun 2015, menyatakan bahwa surat merupakan sebuah alat komunikasi secara tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan pada pihak lain. Dengan mempunyai persyaratan tertentu yakni pemakaian kode dan notasi atau lampiran dan perihal, pemakaian bahasa khas, pemakaian kertas, pemakaian model dan bentuk serta pencantuman sebuah tanda tangan.

6. Pengertian Surat Berdasarkan Yose Rizal Tahun 2003

Pengertian surat berdasarkan Yose Rizal tahun 2003, menyatakan bahwa surat merupakan suatu alat yang dipakai untuk bisa menyampaikan maksud atau pesan secara tertulis. Dengan tujuan untuk sarana komunikasi dalam bentuk tulisan.

7. Pengertian Surat Berdasarkan Wursanto Tahun 1991

Pengertian surat berdasarkan Wursanto tahun 1991, menyatakan bahwa surat merupakan sarana penyampaian informasi maupun keterangan keputusan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, dan lain sebagainya secara tertulis dari pihak satu pada pihak lainnya.

8. Pengertian Surat Berdasarkan Laksmi, Budiantoro, dan Gani Tahun 2015

Pengertian Surat Berdasarkan Laksmi, Budiantoro, dan Gani Tahun 2015, menyatakan bahwa surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tertulis maupun alat yang dipakai untuk menyampaikan pesan dari pihak satu kepada pihak lainnya.

9. Pengertian Surat Berdasarkan Meilinda Tahun 2016

Pengertian surat berdasarkan Meilinda Tahun 2016, menyatakan bahwa alat komunikasi secara tertulis ini berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lainnya guna menyampaikan berita atau maksud atau pesan didalamnya.

10. Pengertian Surat Berdasarkan Rosalin Tahun 2017

Pengertian surat berdasarkan Rosalin Tahun 2017, menyatakan bahwa surat merupakan sebuah catatan tertulis yang dipakai sebagai media penyampaian pesan yang sangat vital untuk sebuah organisasi atau lembaga baik untuk masyarakat maupun privat.

B. Tujuan Menulis Surat

Menulis surat memiliki tujuan tertentu, tujuan dari menulis surat ini sendiri yaitu sebagai sarana komunikasi maupun pemberian informasi yang disampaikan oleh penulis surat kepada penerima surat. Tujuan penulisan ini tentunya untuk menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak pengirim kepada pihak penerima sebagai salah satu bentuk hubungan kerja antar perusahaan dan lain sebagainya.

C. Fungsi Surat

Terdapat beberapa fungsi surat yang perlu Anda ketahuinya, diantaranya sebagai berikut:

 

1. Menjadi sarana komunikasi

2. Sebagai bentuk kerjasama

3. Sebagai media untuk penyimpanan

4. Menjadi alat bukti secara tertulis

5. Menjadi panduan kerja

D. Macam-macam Surat

Dalam penggunaannya surat ini sendiri terbagi menjadi beberapa macam yang sangatlah bervariasi. Mari ketahui dan perhatikan pembahasan berikut ini:

1. Menurut Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya, surat dibedakan menjadi empat macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Pribadi

Dinamakan surat pribadi karena dari namanya sendiri sudah terlihat secara jelas bahwa surat pribadi merupakan sebuah surat yang ditulis oleh seorang individu dan ruang lingkup. Memiliki hubungan dengan pengirim yakni lingkup pribadi dari pengirim maupun surat yang bersifat kekeluargaan dengan melingkup ruang kecil.

b. Surat Resmi Pribadi

Surat resmi pribadi merupakan sebuah bentuk surat yang dibuat oleh seorang individu maupun perseorangan namun melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah instansi atau perusahaan. Misalnya yaitu surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri, dan lain sebagainya.

c. Surat Dinas

Surat dinas merupakan sebuah bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, maupun instansi secara resmi dengan mempunyai kop surat dalam pemformatan. Berdasarkan jenisnya ini sendiri dikategorikan menjadi dua jenis yang berbeda antara surat dinas instansi atau pemerintahan dan surat dinas swasta.

d. Surat Niaga

Surat niaga merupakan sebuah bentuk surat perdagangan maupun surat jual beli yang ditulis oleh sebuah perusahaan atau instansi perdagangan, penjualan, maupun instansi yang melibatkan aktivitas jual beli.

2. Menurut Wujud

Berdasarkan wujudnya, surat dibedakan menjadi lima macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Biasa

Surat bias merupakan sebuah surat yang ditulis pada sebuah kertas oleh pengirim dan diberikan pada penerima. Setelah itu, dimasukan ke dalam sebuah amplop maupun sampul.

b. Nota dan Memo

Nota dan Memo merupakan sebuah surat dengan berdasarkan wujudnya dibuat oleh dalam internal perusahaan. Dengan kegunaannya sebagai perintah dan petunjuk antara pejabat.

c. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti menjadi sebuah surat yang menunjukan suatu tanda bukti sebuah transaksi, seperti faktur, kwitansi, tanda terima dan lainnya.

d. Surat Terbuka

Surat terbuka adalah sebuah surat yang di dalam pengirimannya hanya diperuntukan oleh kelompok atau pribadi dengan dimuat pada media massa.

e. Surat Tertutup

Surat Tertutup merupakan sebuah kebalikan surat dari terbuka dimana dalam peredaran surat tertutup ini tidak dimuat oleh pengirim dan juga penerima.

3. Berdasarkan Asalnya

Menurut asalnya, surat dibedakan menjadi dua macam, diantaranya sebagai berikut:

 

a. Surat Masuk

Surat masuk merupakan sebuah surat yang diterima oleh kelompok, perorangan, dan juga instansi dari pihak luar.

b. Surat Keluar

Surat keluar merupakan sebuah surat yang dikirim oleh kelompok, peorangan, instansi, perusahaan, dan lainnya kepada pihak dari luar sebagai penerima surat.

4. Berdasarkan Aktivitas

Menurut aktivitas atau kegiatannya, surat dibedakan menjadi dua jenis, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Eksternal

Surat Eksternal merupakan sebuah surat yang berkaitan dan melibatkan pihak lainnya atau dari luar.

b. Surat Internal

Surat internal adalah surat yang berkaitan dengan pihak dari dalam dan ruang lingkup dalam dari sebuah perusahaan tersebut.

5. Berdasarkan Sasarannya atau Penyebarannya

Menurut sasarannya atau penyebarannya, surat dibedakan menjadi dua macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Biasa

Surat biasa ini dalam penyebarannya dilakukan hanya untuk pihak khusus yang terlibat dan ditujukan pada pengirim dan penerima.

b. Surat Edaran

Seperti namanya, surat edaran merupakan bentuk surat yang diedarkan maupun sasarannya pada khalayak ramai atau masyarakat khusus dengan tujuan tertentu.

6. Berdasarkan Keamanan Isi

Menurut keamanan isinya, surat dibedakan menjadi tiga macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Biasa

Surat biasa merupakan surat yang siapa saja tidak bisa mengetahui isinya kecuali penerima dan tidak berdampak buruk pula pada perusahaan.

b. Surat Rahasia

Surat rahasia di dalam pembuatannya ini ada sebuah kode bernama RHS atau R. Dimana kose itu berarti bahwa orang yang tidak memiliki kepentingan dilarang untuk membaca pesan itu sebab akan menimbulkan dampak buruk.

c. Surat Sangat Rahasia

Pada surat sangat rahasia ini terdapat sebuah kode yakni SRHS SR. Kode itu bertujuan untuk menandai surat. Agar surat tersebut hanya dibuka pada penerima saja atau orang yang memiliki kepentingan untuk membukanya dan membacanya.

7. Berdasarkan Proses Penyelesaian

Menurut proses penyelesaiannya, surat dibedakan menjadi tiga macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Biasa.

Pada surat biasa ini proses penyelesaian dilakukan secara urut dan sesuai dengan proses penerimaan serta penyelesaiannya tidak mendesak.

b. Surat Segera

Surat segera merupakan surat yang memerlukan proses penyelesaian dalam waktu yang yang segera dan cepat.

c. Surat Sangat Segera

Surat Sangat Segera merupakan sebuah surat yang perlu dilakukan secara cepat dengan waktu segera dan cukup mendesak.

8. Berdasarkan Tujuannya

Menurut tujuannya, surat dibedakan menjadi tiga macam, diantaranya sebagai berikut:

a. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan mempunyai tujuan untuk memberitahu informasi kepada pihak penerima atau pihak tertentu.

b. Surat Perintah

Surat perintah ditujukan dengan tujuan untuk memberikan suatu perintah pada penerima.

c. Surat Permintaan

Surat Permintaan merupakan sebuah surat ditujukan dengan tujuan untuk memberikan suatu permintaan tentang permintaan barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan ini bisa tercapai dan terwujudnya.

E. Macam Surat yang Seringkali Dipakai

Terdapat beberapa surat yang seringkali dipakai oleh masyarakat, diantaranya:

 

1. Surat Resmi

Macam surat yang seringkali dipakai yaitu surat resmi. Surat resmi sendiri adalah surat yang dibedakan berdasarkan isi atau paparan. Umumnya, ciri utama dari surat resmi ini yaitu adanya tanda cap yang berasal dari pembuatnya yaitu instansi. Berfungsi sebagai sarana untuk melakukan komunikasi dengan beberapa pihak. Contoh surat resmi ini antara lain surat panggilan, surat tugas, dan lain sebagainya.

2. Surat Pribadi

Macam surat yang seringkali dipakai selanjutnya, yaitu surat pribadi. Surat ini merupakan kebalikan dari surat resmi. Ciri utama dari surat pribadi ini yaitu pemakaian bahasa yang tidak formal atau memakai bahasa sehari-hari. Surat pribadi berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak lainnya.

3. Surat Dagang

Macam surat yang seringkali dipakai berikutnya, yaitu surat dagang. Surat ini pada biasanya sering Anda jumpai dalam dunia bisnis. Karen tujuan dan fungsi dari surat dagang ini yakni untuk sarana komunikasi dan menjamin segala sesuatu hal yang berhubungan dengan bidang ekonomi, seperti kegiatan penjualan atau pembelian khusus. Surat dagang dibuat oleh satu pihak dan ditujukan kepada semua pihak. Contoh dari surat dagang adalah surat penawaran, surat periklanan, sampai permohonan lelang.

4. Surat Ekstern dan Intern

Macam surat yang seringkali dipakai keempat ini yaitu surat Ekstern dan Intern. Perbedaan diantara kedua surat ini terletak pada jangkauan penggunaan. Pada surat intern berfungsi untuk sarana komunikasi dengan satu lingkungan instansi bersangkutan. Sedangkan surat Ekstern hanya dipakai untuk sarana komunikasi kepada pihak luar intansi. Contoh dari surat intern adalah nota dan memo. Contoh dari surat Ekstern adalah undangan.

5. Surat Edaran dan Pengumuman

Macam surat yang seringkali dipakai terakhir ini yaitu surat edaran dan pengumuman. Surat edaran, adalah surat yang hanya diedarkan pada lingkungan internal saja. Umumnya surat edaran ini cukup ditujukan pada pejabat yang berwenang saja.

Surat pengumuman adalah surat yang diedarkan pada dalam instansi. Akan tetapi, pada dasarnya surat pengumuman ini memiliki sifat luas sehingga dapat menjangkau semua anggota dalam suatu instansi yang terlibat.

Dengan banyaknya macam atau jenis surat ini membuat surat selalu menjadi pilihan untuk melakukan sarana komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan begitu suray bisa dibuat sesuai dengan macam dan kategorinya. Pastinya Anda tidak boleh asal-asalan atau sembarangan dalam menulisnya. Tetap pada macamnya dan kategori dari surat itu sendiri. Supaya penerima dari surat bisa mengetahui dan memahami surat yang diterimanya tersebut.

Nah, itulah pembahasan informasi seputar surat. Semoga informasi tersebut dapat memberikan wawasan pengetahuan dan manfaat bagi pembacanya.

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait