Administrasi

Cara Membuat Nomor Surat yang Tepat serta Fungsinya Pada Surat!

Cara Membuat Nomor Surat
Written by Veronika

Cara Membuat Nomor Surat – Penomoran surat suatu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam pembuatan surat, utamanya surat resmi atau surat dinas pada instansi pemerintahan atau swasta. Pemberian nomor surat mempunyai aturan tertentu dan pada setiap instansi aturan tersebut berbeda- beda.

Dalam pemberian nomor, surat resmi atau surat dinas wajib dan mengharuskan untuk mempunyai nomor surat. Selain sebagai syarat utama, nomor surat ini juga akan memudahkan dalam mengategorikan jenis surat tersebut. Kemudian, apa pengertian nomor surat itu sendiri serta bagaimana cara membuat nomor surat? Yuk simak grameds.

Pengertian Nomor Surat

Nomor surat merupakan susunan nomor urut penulisan, kode surat, tanggal, bulan serta tahun pembuatan surat. Kode pada nomor surat dari setiap instansi atau lembaga pembuat surat akan berbeda-beda dan kode yang dibuat juga mempunyai kategori masing-masing sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

Pemberian nomor surat akan memudahkan dalam melakukan penyimpanan atau arsip surat yang dilakukan oleh sebuah lembaga pembuat surat. Dalam melakukan penulisannya, nomor surat sering ditempatkan pada bagian atas kiri pada surat.

Penulisan nomor surat juga harus dipahami oleh orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam urusan persuratan. Hal ini karena nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam bentuk elektronik. Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi maupun surat dinas dipisah dari satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/).

Jadi, dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan.

Kemudian, pentingkah pemberian nomor pada surat? Tentu sangat penting, hal ini dikarenakan pemberian nomor pada surat resmi mempunyai fungsi utama untuk mengetahui jenis surat tersebut dan memudahkan bagian arsip dalam melakukan arsip surat serta memberikan kemudahan untuk mengurutkan nomor surat yang keluar.

Selain itu, kode pada nomor surat juga menentukan jenis surat yang telah dikeluarkan. Hal ini akan mempermudahkan penerima surat untuk mengetahui surat apa yang diterima serta apa yang harus dilakukan dalam surat tersebut. Jadi, dari nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau surat dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam persuratan.

Aturan Penomoran Surat

Dalam pembuatan surat resmi, ada beberapa aturan penomoran yang sudah lazim digunakan. Nomor surat tidak bisa diletakkan pada posisi sembarangan. Umumnya, nomor surat ditulis di posisi kiri atas, tepat di bawah kepala surat.

Selain posisi yang tidak bisa sembarangan, kode-kode yang dimasukkan juga mempunyai aturan tersendiri. Biasanya, dalam pembuatan surat resmi atau surat dinas, format nomor surat meliputi kode jenis surat, nomor urut, nama lembaga, urutan bulan ditulis dengan angka romawi serta tahun yang dilaksanakan.

Fungsi Surat Resmi

Sebelum membuat nomor surat pada surat resmi maupun surat dinas, ada beberapa fungsi dari surat resmi yang perlu diketahui, antara lain:

  1. Surat resmi mempunyai fungsi utama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
  2. Fungsi surat resmi juga dapat berupa sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
  3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan di mana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
  4. Fungsi lain dari surat resmi yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi maupun lembaga.
  5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Cara Membuat Nomor Surat

unsplash.com

Untuk membedakan surat resmi dengan surat umum lainnya, maka kamu perlu mengetahui ciri-ciri surat resmi. Berikut adalah ciri-ciri surat resmi:

  1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
  2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami konteksnya.
  3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.
  4. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat perihal tanggal, alamat tujuan dan lampiran jika tersedia.
  6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Fungsi Pembuatan Nomor Surat

Adapun fungsi pembuatan nomor surat yaitu :

  1. Untuk memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan.
  2. Untuk mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan serta memudahkan pegklasifikasian surat berdasarkan isi.
  3. Untuk memudahkan sekretaris dalam melanjutkan penomoran untuk surat yang akan dibuat berikutnya.
  4. Menjadi referensi dalam surat-menyurat pada masa yang akan datang atau juga tahap-tahap pengembangan komunikasi penawaran berikutnya.

Cara Membuat Nomor Surat

Cara Membuat Nomor Surat

Berikut ini beberapa cara membuat nomor surat yang perlu diperhatikan.

1. Memahami Komponen Nomor Surat

Apabila grameds lihat nomor surat sendiri biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Ternyata setiap nomor maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut mempunyai makna yang berbeda. Jadi, kita perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor surat itu sendiri.

Secara umum, nomor surat itu terdiri atas :

  • Kode nomor surat,
  • Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
  • Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
  • Bulan berjalan, pada bulan berjalan ini dituliskan dengan angka romawi,
  • Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi ini, ke lima komponne tersebut harus tercantum dan terpisah oleh garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, kemudian yang harus diperhatikan yaitu format penomoran surat keluar di mana nomor ini menjadi kode penyampaian informasi tentang jenis surat yang dikeluarkan.

Berikut ini cara penulisan format penomoran surat keluar beserta kode nomor surat :

  1. Surat Keputusan (SK) : 01.
  2. Surat Undangan (SU) : 02.
  3. Surat Permohonan (SPm) : 03.
  4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04.
  5. Surat Peminjaman (SPp) : 05.
  6. Surat Pernyataan (SPn) : 06.
  7. Surat Mandat (SM) : 07.
  8. Surat Tugas (ST) : 08.
  9. Surat Keterangan (SKet) : 09.
  10. Surat Rekomendasi (SR) : 10.
  11. Surat Balasan (SB) : 11.
  12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12.
  13. Sertifikat (SRT) : 13.
  14. Perjanjian Kerja (PK) : 14.
  15. Surat Pengantar (SPeng) : 15.

Artinya, dalam menulis nomor grameds harus mengikuti kode-kode di atas untuk setiap jenis suratnya. Contohnya, nomor 01 sebagai nomor untuk surat penginformasian keputusan, kode surat ini diletakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor :… (diisi kode surat)”.

3. Contoh Penulisan Surat yang Sesuai

Untuk mempermudah pemahaman kembali, untuk penulisan nomor surat resmi beserta penjabarannya sebagai berikut:

Misalnya:

Nomor : 01.004/ SMA- SM/V/2018

Kemudian akan dibagi dalam contoh komponen surat satu per satu dalam bentuk keterangan sebagai berikut :

  • 01 : Kode nomor surat keluar, 01 merupakan jenis surat keputusan.
  • 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan, 004 maka surat ini adalah surat ke empat yang dikeluarkan.
  • SMA – SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat, misalnya SMA Suka Maju.
  • V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
  • 2018 : Tahun berjalan.

Selanjutnya, yang perlu grameds ketahui juga yaitu tentang bagaimana penempatan nomor pada surat resmi. Nomor surat dituliskan pada bagian awal surat sejajar ke bawah dengan penulisan lampiran dan halaman surat.

Contoh :

Nomor : 01.003/SMA-SM/V/2018
Lampiran         : –
Perihal             : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode 2018/ 2019

Penjelasan di atas sebagai contoh dari cara membuat penulisan nomor surat yang umum. Sedangkan untuk keperluan sehari-hari penulisan nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi yang membuat surat . Selain itu, jangan heran apabila nantinya ditemukan penulisan nomor yang berbeda dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.

Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya menyertakan kode penerima surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari lembaga tersebut. Kode penerima tersebut dituliskan dengan urutan nomor urut surat, kode penerima pada bgaian internal atau eksternal lembaga pembuat surat, kode perihal dan tahun berjalan.

4. Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas sebagai berikut :

  • Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
  • Kode jabatan penandatangan;
  • Bulan, ditulis dalam dua digit;
  • Tahun terbit.

Contoh 1 :

SURAT PERINTAH
NOMOR 09/D-IV/02/2012

09        : Nomor urut Surat Perintah dalam satu tahun takwim atau kalender.
D-IV   : Kode jabatan Deputi Bidang Tata Laksana.
02        : Bulan Ke-2 (Februari)
2012    : Tahun 2012

Contoh 2 :

SURAT TUGAS
NOMOR 08/D-IV/11/2012

08        : Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun takwim atau kalender.
D-IV   : Kode jabatan Deputi Bidang Tata Laksana.
11        : Bulan Ke-11 (November).
2012    : Tahun 2012.

5. Penomoran Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di bawah Menteri/ Pimpinan Instansi

Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan instansi terdiri dari:

  • Kode derajat pengamanan Surat Dinas;
  • Nomor naskah, nomor urut dalam satu tahun takwim;
  • Singkatan atau akronim instansi;
  • Singkatan atau akronim satuan organisasi/ unit kerja pemrakarsa;
  • Kode klasifikasi arsip;
  • Bulan;
  • Tahun terbit.

Cara Membuat Nomor Surat

Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

Cara Membuat Nomor Surat

unsplash.com

  1. Klasifikasi di suatu kementerian maupun pemerintahan merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan kementerian maupun pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara decimal dengan mempergunakan tiga angkat dasar, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
  2. Pada pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar masing-masing perincian pertama, kedua dan kegita sebagai pola dasar yang berfungsi untuk jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
  3. Sesuai dengan sifat decimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantive, sedangkan angka 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif di luar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Di samping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumahtanggaan, seperti urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya seperti perjalanan dinas, peralatan, lambing negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.
  4. Dengan demikian, maka 10 pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

  • 000 Umum
  • 100 Pemerintahan
  • 200 Politik
  • 300 Keamanan dan Ketertiban
  • 400 Kesejahteraan
  • 500 Perekonomian
  • 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
  • 700 Pengawasan
  • 800 Kepegawaian
  • 900 Keuangan

Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip surat dan sebagai alat penentu di mana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Kode pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan perincian lebih lanjut untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip.

Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :

  • 01 Perencanaan
  • 02 Penelitian
  • 03 Pendidikan
  • 04 Laporan
  • 05 Panitia
  • 06 Seminar, Lokakarya, Workshop
  • 07 Statistik
  • 08 Peraturan Perundang-Undangan
  • 09 Tidak dipakai

Kode wilayah untuk menunjukkan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :

  • 11: Nanggroe Aceh Darussalam;
  • 12: Sumatera Utara;
  • 13: Sumatera Barat;
  • 14: Riau;
  • 15: Jambi;
  • 16: Sumatera Selatan;
  • 17: Bengkulu;
  • 18: Lampung;
  • 19: Kepulauan Bangka Belitung;
  • 21: Kepulauan Riau;
  • 31: DKI Jakarta;
  • 32: Jawa Barat;
  • 33: Jawa Tengah;
  • 34: Daerah Istimewa Yogyakarta;
  • 35: Jawa Timur;
  • 36: Banten;
  • 51: Bali;
  • 52: Nusa Tenggara Barat;
  • 53: Nusa Tenggara Timur;
  • 61: Kalimantan Barat;
  • 62: Kalimantan Tengah;
  • 63: Kalimantan Selatan;
  • 64: Kalimantan Timur;
  • 71: Sulawesi Utara;
  • 72: Sulawesi Tengah;
  • 73: Sulawesi Selatan;
  • 74: Sulawesi Tenggara;
  • 75: Gorontalo;
  • 76: Sulawesi Barat;
  • 81: Maluku;
  • 82: Maluku Utara;
  • 91: Papua;
  • 92: Papua Barat.

Kode wilayah bagi provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk kabupaten/ kota di wilayahnya, sedangkan bagi kabupaten/ kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk kecamatan wilayahnya.

Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama komponen sebagai berikut :

  • SJ : Sekretarian Jenderal;
  • IJ : Inspektorat Jenderal;
  • KESBANGPOL : Direktorat JENDERAL Kesatuan Bangsa dan Politik;
  • OTDA : Direktorat Jenderal Otonomi Daerah;
  • PUM : Direktorat Jenderal Pemerintahan Umum;
  • BANGDA : Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah;
  • PMD : Direktorat Jenderal Pembangunan Masyarakat Desa;
  • DUKCAPIL : Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
  • KEUDA : Direktorat Jenderal Keuangan Daerah;
  • DIKLAT : Badan Pendidikan dan Pelatihan;
  • LITBANG : Badan Penelitian dan Pengembangan

Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Cara Membuat Nomor Surat

Demikian pengertian, aturan dan cara membuat nomor surat, ya grameds. Semoga semua pembahasan di atas bermanfaat sekaligus bisa menambah wawasan kamu.

Jika Grameds masih bingung, dan membutuhkan referensi terkait tentang pengertian, aturan dan cara membuat nomor surat secara lengkap kamu bisa mengunjungi koleksi buku Gramedia di gramedia.com.

Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami akan selalu memberikan informasi terbaik dan terlengkap untuk Grameds.

Penulis: Rosyda Nur Fauziyah

BACA JUGA:

  1. Surat Dinas: Definisi, Jenis, Fungsi, Struktur, dan 4 Contohnya
  2. Pengertian Surat Resmi: Tujuan, Fungsi, Ciri, Struktur, dan Contohnya
  3. Pengertian Surat Resmi dan Macam-Macamnya 
  4. Struktur dan Contoh Surat Keterangan Kerja Perusahaan 
  5. Contoh Surat Pribadi dan Dinas Beserta Perbedaan Fungsinya 

About the author

Veronika

Saya semakin mencintai dunia menulis ini karena membuat saya semakin bisa mengembangkan ide dan kreativitas, serta menyalurkan hobi saya ini. Selain hal umum, saya juga menyukai tulisan tentang pendidikan dan juga administrasi perkantoran.

Kontak media sosial Instagram saya Nandy Primandha