Pengertian Bagan Organisasi – Bagan yang memperlihatkan adanya saling keterkaitan berbagai posisi pada suatu organisasi dalam wewenang dan tanggung jawabnya. Setiap institusi maupun bisnis terdapat posisi yang menunjukkan jabatan tiap orang di dalamnya. Setiap posisi atau jabatan mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya.
Pada dasarnya, ada tiga pola organisasi yaitu organisasi lini, organisasi fungsional dan organisasi lini dan staff (organization chart). Dalam sebuah organisasi, sangat penting adanya sebuah bagan organisasi. Lalu, sebenarnya apa yang dimaksud dengan pengertian bagan organisasi? Yuk simak penjelasan Pengertian Bagan Organisasi berikut ini grameds!
Daftar Isi
Pengertian Bagan Organisasi
pixabay.com
Struktur organisasi atau bagan organisasi merupakan diagram yang menyampaikan struktur internal perusahaan secara visual dengan menjelaskan peran, tanggung jawab dan hubungan antar individu dalam suatu lembaga atau organisasi.
Pengertian bagan organisasi menggambarkan secara luas seluruh perusahan atau menelusuri ke departemen atau unit tertentu tentang peran, tanggung jawab dan hubungan antar individu dalam suatu lembaga atau organisasi.
Definisi lain dari struktur organisasi adalah sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Hal ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsi dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi.
Sebuah struktur organisasi tidak baku melainkan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan organisasi yang bersangkutan. Dikarenakan ada banyak jenis struktur organisasi, maka masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Pentingnya Gambaran Bagan Organisasi
Bagan organisasi berperan penting dalam menjalankan suatu organisasi untuk menghindari dari kebingungan peran. Sebab bagan organisasi memberikan informasi posisi setiap orang, tugas dan tanggung jawabnya hingga pada siapa ia harus melaporkan tugasnya.
Pada akhirnya, penting untuk memperbaiki struktur organisasi grup agar tujuannya berhasil. Berikut ini gambaran pentingnya bagan organisasi, antara lain:
- Menjelaskan tanggung jawab tiap orang atau anggota dalam organisasi.
- Menjelaskan kedudukan dan koordinasi agar mempermudah alur komunikasi antar tim.
- Menjelaskan jalur hubungan antar individu dalam organisasi agar proses kerja lebih efisien.
- Melihat porsi pimpinan dalam pengendalian dan pengawasan pada karyawan.
- Elemen bagan organisasi.
Fungsi Bagan Organisasi
Bagan organisasi yang baik dapat menggambarkan secara luas seluruh bagian perusahaan hingga ke tiap departemen atau unit tertentu. Sehingga bagan organisasi mempunyai fungsi penting sebagai berikut:
1. Struktur memungkinkan komunikasi lebih baik
Komunikasi sangat penting dalam kesuksesan sebuah organisasi, dengan struktur organisasi yang dirancang dengan jalur komunikasi yang jelas dapat membantu meningkatkan komunikasi yang baik. Contohnya, antar departemen yang saling berkaitan seperti departemen perencanaan dan analisis keuangan. Keduanya berkomunikasi serta melapor pada Kepala Pejabat Keuangan dan Pejabat Pemasaran.
2. Hubungan pelaporan yang jelas
Setiap orang dalam organisasi perlu memahami hubungan pelaporan yang ejlas agar juga memahami tanggung jawab masing-masing serta kepada siapa harus bertanggung jawab. Hubungan yang jelas membantu setiap pihak menjalankan tugasnya.
Bagi atasan, dapat memudahkan untuk mengawasi kinerja setiap orang yang ada di bawahnya. Sedangkan bagi karyawan, memudakan untuk mengetahui kepada siapa akan meminta arahan atau bantuan. Selain itu, setiap orang dapat menyadari posisi dan kewenangannya, sehingga tidak melampaui batas serta tidak mengganggu posisi satu sama lain, ya grameds.
3. Pertumbuhan dan Ekspansi
Perusahaan atau organisasi dapat berkembang dengan pesat jika setiap posisi yang ditempati oleh orang-orang yang tepat. Jadi, fungsi bagan atau struktur organisasi untuk mengatur bagaimana perusahaan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara tepat dalam hal mengatur merupakan bakat manajemen.
Struktur dapat menunjukkan titik lemah dalam tim sebuah organisasi, sebab struktur yang baik menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat. Seiring berjalannya waktu, struktur organisasi dapat mengalami perubahan baik pengembangan maupun perampingan sesuai dengan kebutuhan.
4. Efisiensi dalam penyelesaian tugas
Dengan rancangan struktur organisasi yang baik untuk memfasilitasi penyelesaian proyek, membantu manajer proyek mengidentifikasi sumber daya manusia yang tersedia untuk menjalankan tanggung jawab masing-masing departemen.
Maka pembentukan tim juga perlu mengukur kemampuan setiap anggota tim agar berada di posisi yang tepat. Dalam hal ini, manajer proyek mengatur kebutuhan tim dan menempatkan sesuai dengan keahliannya.
5. Mengetahui apa yang salah
Ketika sebuah proyek atau pekerjaan sebuah organisasi berjalan dengan buruk, bisa diperiksa sebab kemungkinan besar organisasinya terstruktur dengan buruk. Contohnya, pekerjaan yang tidak sesuai dengan target, selesai melewati tenggat waktu dan sebagainya. Bisa jadi karena tugas yang diberikan tidak pada porsinya sehingga saling bertentangan dengan manajer yang lain.
6. Menyesuaikan kebutuhan perusahaan
Setiap perusahaan atau organisasi mempunyai struktur berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka struktur harus dibuat untuk memenuhi kebutuhan baik penataan, pengembangan dan lain sebagainya. Jadi, tidak bisa semua organisasi dianggap sama karena sumber daya yang dibutuhkan setiap industri dapat berbeda-beda.
Elemen Bagan Organisasi
Elemen-elemen bagan organisasi antara lain:
1. Spesialisasi pekerjaan
Untuk melihat sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi di bagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
2. Departementalisasi
Dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Hal ini dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan.
3. Rantai komando
Garis wewenang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke bagian paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
4. Rentang kendali
Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
5. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
6. Formalisasi
Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Jenis-Jenis Struktur Organisasi pada Perusahaan
Ada 6 jenis struktur organisasi yang dikenal dalam sebuah perusahaan, antara lain sebagai berikut:
1. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization)
Struktur organisasi fungsional sebagai jenis struktur organisasi yang paling umum digunakan oleh sebuah perusahaan atau organisasi. Dalam struktur organisasi fungsional, pembagian kerjanya kemudian dilakukan berdasarkan pada fungsi masing-masing manajemen.
Diantaranya manajemen keuangan, manajemen pemasaran dan sumber daya manusia, manajemen produksi dan lain-lain. Setiap karyawan yang mempunyai skill dan keterampilan yang sama akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja. Hal ini yang menyebabkan jenis struktur organisasi sangat tepat untuk diterapkan pada sebuah organisasi maupun perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk atau jasa layanan.
Kelebihan jenis struktur organisasi ini dapat menekan biaya operasional perusahaan serta memudahkan tim manajerial untuk melakukan pengawasan dan evaluasi pada kinerja karyawan.
Namun, menerapkan jenis organisasi ini juga berdampak pada kesulitan dalam berdiskusi dan berkomunikasi antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya. Selain itu, pelatihan manajemen umum bagi karyawan juga mempunyai keterbatasan sendiri.
2. Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization)
Struktur organisasi divisional merupakan jenis struktur organisasi yang melakukan pengelompokan berdasarkan pada kesamaan produk, jasa/ servis/ layanan, pasar dan letak geografisnya.
Jenis struktur organisasi ini, lazimnya diterapkan pada sebuah perusahaan berskala menengah hingga perusahaan besar karena biaya operasional yang dikeluarkan akan lebih tinggi apabila dibandingkan dengan struktur organisasi fungsional.
Dengan menerapkan struktur organisasi divisional, maka perusahaan kamu lebih mempunyai kemudahan pengelolaan karena memecah divisi-divisi dalam perusahaan menjadi bagian yang lebih kecil. Sedangkan kelemahannya terletak pada masalah alokasi sumber daya, serta distribusi biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
3. Struktur Organisasi Lini
Dalam struktur organisasi lini, hubungan antara atasan dengan bawahan terjadi secara langsung dan vertikal. Dimana sejak dari pimpinan tertinggi hingga karyawan dengan jabatan terendah dalam struktur organisasi ini dihubungkan dengan garis komando atau garis wewenang.
Oleh sebab itu, jenis struktur organisasi ini juga lebih dikenal dengan struktur organisasi militer. Kelebihannya menggunakan struktur organisasi lini yaitu kesatuan pimpinan terletak pada satu orang. sedangkan kelemahannya adalah adanya ketergantungan pada satu orang dalam struktur hirarkinya. Jenis organisasi ini sangat tepat jika diterapkan pada organisasi kecil seperti kedai nasi, warung tegal, bengkel maupun rukun tetangga.
4. Struktur Organisasi Lini dan Staff
Struktur organisasi ini penggabungan antara beberapa kombinasi dari struktur organisasi lini dengan asas komando, namun tugas pimpinan akan dibantu oleh beberapa staff. Setiap staff pada struktur organisasi lini dan staff mempunyai peran dalam memberikan saran, masukan, bantuan pikiran, ide-ide dan gagasan baru serta data-data informasi yang dibutuhkan oleh pimpinannya.
Struktur organisasi lini dan staff sangat cocok jika diterapkan pada perusahaan berskala kecil karena mempunyai kelebihan yakin tingginya disiplin moral para karyawan sesuai dengan deskripsi tugasnya masing-masing. Namun, solidaritas para karyawan masih kurang karena banyak dari mereka yang tidak saling kenal mengenal satu sama lain.
5. Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization)
Struktur organisasi matrik sebagai sebuah struktur organisasi yang merupakan penggabungan antara struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi divisional dengan tujuan agar saling melengkapi dan menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi jenis ini sering dikenal dengan struktur organisasi proyek karena setiap karyawan pada unit kerja struktur organisasi fungsional harus mengerjakan proyek-proyek organisasi yang dibebankan kepadanya.
Penerapan jenis struktur organisasi ini menyebabkan terjadinya sistem komando dimana seorang karyawan diharuskan memberikan laporan kepada dua orang pimpinan yaitu pimpinan pada unit kerja divisional dan fungsional.
Struktur organisasi matriks sangat cocok diterapkan pada perusahaan berskala besar hingga perusahaan-perusahan tingkat multinasional karena kemampuannya mencapai tingkat koordinasi yang sangat diperlukan dalam menjawab tuntutan ganda pada lingkungan perusahaan.
Namun, struktur ini juga mempunyai kelemahan. Dimana terkadang karena adanya tuntutan ganda tersebut dapat menimbulkan adanya kebingungan.
6. Struktur Organisasi Komite atau Proyek
Jenis struktur ini digunakan oleh perusahaan, setiap tugas kepemimpinan dan tugas-tugas khusus lainnya harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara kolektif oleh sekelompok pejabat yang berupa dewan atau komite.
Organisasi dalam komite biasanya terdiri dari pimpinan komite (Executive Committee) yang merupakan pimpinan dengan kewenangan lini dan staff committee yang merupakan karyawan dengan kewenangan staff.
Kelebian jenis struktur organisasi ini adalah pelaksanaan pengambilan keputusan yang berlangsung dengan baik melalui musyawarah bersama antara pemegang saham dengan dewan. Sedangkan kelemahannya terletak pada penghindaran tanggung jawab jika terjadi masalah.
Contoh Jabatan Pada Struktur Organisasi
Ada beberapa nama jabatan yang setidaknya akan selalu terpampang dalam sebuah struktur organisasi. Namun tidak terbatas pada empat jabatan berikut ini:
1. Direksi
Direksi merupakan orang yang bertanggung jawab dan mempunyai wewenang dalam mengurus perseroan terbatas. Jajaran direksi sebagai bagian yang penting, posisinya berada di paling atas dari seluruh jabatan.
Secara umum, satu perseroan mempunyai satu orang direktur utama, tiga wakil direktur utama, serta enam direktur. Namun, hal ini bisa mengikuti sesuai jenis perusahaan dan kebutuhannya. Jajaran direksi mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan terhadap perseroan.
Direksi juga harus bisa mempertanggungjawabkan setiap keputusan perusahaan. Fungsi dari jajaran direksi sebagai penentu perusahaan. Misalnya, jenis bisnis apa yang akan dikembangkan dan jenis produk apa yang harus diproduksi. Direksi juga merupakan orang-orang yang mengatur jadwal kegiatan perusahaan.
2. Manajer
Jabatan manajer merupakan jabatan yang bertanggung jawab untuk mengintegrasikan macam-macam variabel dan karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan perusahaan. Tugas dari manajer adalah membuat pengarahan dan keputusan, kebijakan, dan mengembangkan potensi karyawan agar dapat memajukan perusahaan.
Manajer biasanya diposisikan di tiap divisi atau departemen dan menjadi pengelola utama. Misalnya, manajer pemasaran, manajer HRD, manajer produksi dan sebagainya. Manajer akan menerima laporan dari team leader dan anggota lainnya kemudian menyampaikannya pada jajaran yang lebih tinggi.
3. Divisi atau Departemen
Bagian ini dipimpin oleh kepala divisi yang mempunyai tugas untuk memimpin bidang tugas dari departemennya. Ada berbagai departemen atau divisi yang ada di sebuah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan karakteristik perusahan. Di antaranya adalah departemen pemasaran dan penjualan, departemen HRD & GA, departemen produksi dan lain sebagainya.
4. Administrasi dan Gudang
Jabatan ini terdiri dari accounting, CMT dan kasir. Tugasnya yaitu mengatur keuangan perusahaan dan mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan bahkan mengurus hal-hal yang berhubungan dengan outsourcing.
Langkah-Langkah Merancang Struktur Organisasi
kompas.com
1. Rancang struktur organisasi sesuai dengan visi dan misi
Sebelum membuat susunan organisasi perusahaan, maka pastikan ada visi, misi dan tujuan atau sasaran organisasi telah dibuat dengan jelas. Tidak jarang beberapa pihak, terutama perusahaan startup yang terburu-buru dalam membuat struktur tanpa memperhatikan kejelasan tentang apa yang diharapkan dari organisasi perusahaan yang dibangunnya.
2. Rancang struktur organisasi setelah merumuskan bisnis
Dalam membuat struktur organisasi perusahaan sangat penting mengetahui sasaran bisnis yang akan dicapai. Rumuskan apa saja bisnis yang akan dijalani dan apa saja sasarannya.
3. Pertimbangkan bakat serta talenta pekerja
Hal ini wajib melakukan analisis dan pengamatan terhadap kemungkinan tersimpannya keahlian-keahlian pada pekerja. Bisa saja selama ini organisasi kamu mempunyai banyak talenta yang tersimpan, namun tidak ditemukan untuk pertumbuhan perusahaan.
4. Pertimbangkan usia pekerja
Dalam membentuk struktur organisasi perusahaan, faktor usia menjadi salah satu yang patut dipertimbangkan. Dengan begitu, kamu mampu menempatkan mereka pada posisi yang sudah dirancang.
5. Posisi atau jabatan yang tidak sesuai dengan kompetensi karyawan
Membentuk susunan organisasi yang tepat dengan mmepertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki olah pekerja adalah sesuatu yang ideal. Namun, ketika hal ini tidak selalu terwujud dan menimbulkan masalah pada di lapangan, perlu dilakukan evaluasi terhadap struktur yang ada.
Nah, itulah tentang pengertian bagan organisasi beserta dengan fungsinya. Struktur organisasi yang baik sangat mempengaruhi keberhasilan kerja-kerja dalam sebuah organisasi.
Jika Grameds masih bingung, dan membutuhkan referensi terkait tentang pengertian, fungsi dan jenis-jenis bagan organisasi secara lengkap kamu bisa mengunjungi koleksi buku Gramedia di gramedia.com. Semoga artikel ini menginspirasimu ya!
Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami akan selalu memberikan informasi terbaik dan terlengkap untuk Grameds. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.
Penulis: Rosyda Nur Fauziyah
BACA JUGA:
