Pengertian Surat Resmi: Tujuan, Fungsi, Ciri, Struktur, dan Contohnya

Pengertian Surat Resmi – Secara umum, surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada sebuah kertas oleh satu pihak dengan ditujukan pada pihak lainnya baik secara perorangan, kelompok, maupun organisasi. Surat ini sendiri memiliki jenis yang sangat beragam, salah satunya yaitu surat resmi. Nah, apa yang dimaksud dengan surat resmi? Bagaimana cara menulisnya? Mari perhatikan pembahasan dibawah ini terkait surat resmi.

A. Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi.

Surat resmi ini sendiri ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.

Walaupun surat resmi kerap kali dipakai untuk keperluan pribadi, surat resmi ini juga selalu ditulis berdasarkan format dan aturan khusus. Salah satu contoh dari surat resmi yang dipakai secara pribadi yaitu surat undangan pernikahan.

B. Tujuan Surat Resmi

Tujuan surat resmi dikeluarkan yaitu untuk menyampaikan keperluan berupa pemberitahuan, suatu izin, penugasan, pengumuman, dan lain sebagainya kepada staff lembaga maupun instansi yang terkait. Penulisan dalam surat resmi ini wajib memakai format tertentu secara resmi dengan memakai bahasa yang baku.

C. Fungsi Surat Resmi

Surat resmi mempunyai fungsi tertentu yang tidak bisa Anda jumpai pada jenis surat lainnya. Mengacu dari pengertian surat resmi yang telah dipaparkan diatas, berikut ini merupakan sejumlah fungsi dari surat resmi, antara lain:

1. Sebagai sebuah sarana informasi dan pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan dari salah satu pihak terhadap pihak lainnya, contohnya penyampaian suatu gagasan atau pemikiran.

2. Surat resmi bisa berfungsi sebagai sebuah bukti tertulis yang cukup otentik dalam bentuk suatu dokumen dimana isi di dalam surat itu bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

3. Sebagai panduan kerja dalam melakukan suatu aktivitas atau kegiatan dimana surat resmi ini berisi mengenai langkah-langkah kerja untuk suatu pekerjaan tertentu.

4. Sebagai sarana untuk pengingat untuk penerima surat baik itu perorangan, lembaga, maupun organisasi. Karena itulah surat resmi ini perlu untuk didokumentasikan supaya dapat dipakai sebagai data di lain hari.

5. Menjadi bukti historis dan juga bukti kronologis.

Walaupun sekarang ini sudah ada beberapa fasilitas teknologi, misalnya email atau surat elektronik, dan lainnya, peran dari surat resmi dalam bentuk print out ini ternyata masih selalu diperlukan guna keperluan khusus, baik itu keperluan bisnis, pemberitahuan, keperluan niaga, dan sejumlah keperluan lainnya.

D. Ciri-ciri Surat Resmi

Bagi Anda yang masih kebingungan untuk membedakan surat resmi ini terdapat karakteristik dari surat resmi. Berikut ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang perlu Anda ketahui agar Anda dapat mengenalinya secara mudah, diantaranya:

1. Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang digunakan.

2. Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.

3. Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi namun menggunakan bahasa eksplisit.

4. Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block maupun indented block.

5. Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

6. Bagian-bagian surat resmi didalamnya dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran kalau memang ada.

7. Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.

8. Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.

E. Syarat Surat Resmi

Saat ini Anda perlu memahami bagaimana syarat-syarat yang perlu ada didalam surat resmi. Mari Anda simak semua penjelasan berikut ini. Pada penulisan surat resmi imi ditulis sesuai dengan format yang telah berlaku yang telah ada, seperti berikut ini :

1. Pada bagian penulisan format surat resmi ini hampir mirip dengan surat resmi, sehingga untuk menulis surat resmi harus sesuai dengan standar surat resmi dengan ketentuan yang telah berlaku.

2. Pada bagian isi surat untuk surat resmi ini sebaiknya dituliskan secara singkat, jelas dan padat. Pada intinya ditulis dengan kata-kata yang benar dan baik tidak terlalu panjang serta membingungkan.

3. Pada bagian bahasa harus menggunakan bahasa yang baku, sopan serta mudah dimengerti.

4. Penulisan surat resmi harus memberikan citra yang baik dengan instansi maupun lembaga yang membuat.

F. Macam-macam Surat Resmi

Setelah mengetahui pembahasan tersebut, Sekarang Anda perlu memahami dan mengetahui penjelasan mengenai surat-surat bukan? mari perhatikan pembahasan secara lebih luas dengan memperluas pengetahuan Anda mengenai macam-macam surat yang perlu Anda ketahui, seperti berikut ini :

1. Surat Keputusan

Surat keputusan yaitu surat keputusan yang termasuk dalam surat resmi yang tujuannya menyampaikan suatu keputusan atasannya dalam perihal yang belum pasti baikpun jelas. Secara umum surat ini bersangkut paut dengan keputusan yang berhubungan dengan instansi atau lembaga, contohnya seperti surat keputusan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan

Surat permohonan, yaitu surat yang bertujuan untuk menyampaikan suatu permohonan kepada pihak yang dituju lainnya. Pada surat permohonan ini banyak ditemukan pada surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, surat permohonan suatu banding dan lain sebagainya.

3. Surat perintah

Surat perintah, yaitu surat yang ditujukan untuk memberikan suatu instruksi kepada pihak lain yang menerima surat tersebut. Surat perintah ini umumnya banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari, misalkan surat perintah perjalanan bisnis, surat perintah untuk lembur kerja, surat perintah rujukan rumah sakit lainnya dan sebagainya.

4. Surat Kuasa

Surat kuasa, yaitu surat yang bertujuan untuk memberikan kuasa atau wewenan kepada pihak lain. Contohnya seperti surat kuasa pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank.

5. Surat Panggilan

Surat panggilan atau undangan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengundang ataupun memanggil seseorang dalam keperluan tertentu. Pada surat panggilan ini dapat diterima pada panggilan yang bermaksa baik ataupun buruk. Contohnya seperti surat panggilan kepolisian, surat panggilan pernikahan, surat panggilan kerja dan lain-lain.

6. Surat Edaran

Surat edaran, yaitu surat yang berisikan suatu informasi suatu acara atau kegiatan pada waktu yang sudah tertera yang ditujukan kepada kalangan masyarakat-masyarakat dan sebagainya. Contohnya seperti surat edaran pengumuman libur ujian, surat edaran pengambilan raport, surat edaran mengenai libur semester dan lain sebagainya.

G. Struktur Surat Resmi

Surat pada umumnya hanya sebuat surat yang ditulis mengikuti format yang berlaku. Hal terpenting pada surat selain pada isinya juga penting untuk mengetahui bagian struktur surat, Struktur surat secara umum hampir sama hanya yang membedakan terletak pada jenis surat itu sendiri tertuju kepada siapa. Namun untuk bagian struktur surat resmi dapat Anda simak sebagai berikut ini :

1. Kepala Surat atau Kop Surat.

Kepala Surat atau dikenal dengan nama kop surat ini, merupakan bagian kop surat yang terdiri dari data informasi mengenai si pengirim seperti logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon dan email instansi atau lembaga.

2. Nomor surat

Nomor surat sendiri yaitu nomor yang tertera pada surat yang tujuannya untuk memudahkan baik pengirim atau penerima mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurung waktu tertentu (bulan ataupun tahun).

3. Tanggal surat

Tanggal surat merupakan hal yang wajib untuk dituliskan pada surat. Pada bagian ini akan memberitahukan kapan surat tersebut dibuat untuk pihak penerima, jadi hal tersebut sangat penting.

4. Lampiran

Lampiran atau hal, yaitu dokumen pendukung dalam surat yang perlu dilengkapi apabila memungkinkan ada dokumen tersebut.

5. Alamat tujuan

Alamat tujuan merupakan bagian yang harus diperhatikan baik-baik. Pada alamat tujuan ini secara umum ditulis singkat dalam surat, namun pada bagian sampul surat ditulis secara lengkap.

6. Bagian Salam Pembuka

Bagian Salam Pembuka merupakan kata pembuka dalam surat yang umumnya dituliskan secara baku dan formal dengan menggunakan bahasa yang sopan, jelas dan mudah dimengerti.

7. Isi Surat

Isi surat merupakan salah satu bagian yang perlu dicermati secara saksama. Pada bagian isi surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi yang dituju oleh pihak pengirim ke pihak penerima. Penggunaan bahasa dalam isi surat harus tepat dan benar. Maksud dalam tujuannya harus jelas, singkat dan padat, tanpa bertele-tele dan sebagainya.

8. Salam Penutup

Salam penutup, merupakan tanda kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat. Salam penutup biasanya ditulis secara singkat, jelas dan padat. Secara umum hanya beberapa kalimat saja dalam mengucapkan salam penutup.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Tanda tangan pihak pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab dalam informasi dalam surat tersebut yang menyertakan nama lengkap dan tanda tangan pengirim.

10. Tembusan

Pada bagian akhir adalah tembusan yang dapat dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain. Secara umum seperti duplikat atau menggandakan surat resmi tersebut.

H. Cara Menulis Surat Resmi

Pada dasarnya hal yang umum untuk mengetahui cara menulis surat dinas resmi yaitu mengetahui struktur bagian dalam surat tersebut. Selain itu penggunaan bahasa yang tepat dan benar dalam penulisan. Indonesia sendiri dalam menuliskan surat resmi dinas menggunakan Bahasa Indonesia dengan ejaan yang telah berlaku Jadi perlu diketahui bahwa dalam menulis surat dengan menggunakan format baku harus sesuai dengan struktur bagian surat resmi yang meliputi 4 bagian yang sudah tertera pada bagian bacaan sebelumnya.

Menulis surat tidak sepenuhnya mudah untuk dilakukan, tapi banyak yang perlu kita perhatikan. Kesalahan sekecil apapun dalam menulis surat akan merusak surat tersebut. Adapun beberapa hal yang perlu diketahui untuk menghindari kesalahan yang tidak diinginkan, seperti berikut ini :

1. Pada bagian penulisan tanggal surat tidak perlu mendahulukan nama tempat apabila sudah tercantum pada kop surat atau kepala surat dan untuk angka tahun tidak perlu diikutkan dengan tanda baca apapun.

2. Pada bagian lampiran biasanya terdapat dokumen pendukung seperti kuitansi, brosur ataupun fotokopi. Hal tersebut tidak perlu untuk dilampirkan dalam surat hanya perlu dituliskan jumlahnya saja pada dalam surat tersebut. Namun apabila tidak terdapat lampiran maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan dapat dilanjutkan langsung pada penulisan nomor surat dan perihal.

3. Untuk bagian perihal atau hal sebaiknya dituliskan secara ringkas dan hanya menyangkut intinya saja. Hal tersebut akan memudahkan dalam proses pembahasan maksud dari surat tersebut.

4 Tidak perlu menambahkan kata Kepada di awal penulisan alamat karena alamat yang dituju sudah jelas untuk penerima surat.

I. Perbedaan Mendasar Dari Surat Resmi Dengan Surat Tidak Resmi

Terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dan surat tidak resmi, yaitu pemakaian bahasa dan penulisannya. Surat resmi menggunakan bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD denfan sejumlah ketentuan khusus yang berlaku.

1. Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi

Berikut adalah perbedaan contoh antara surat resmi dan tidak resmi yang perlu Anda ketahui, diantaranya:

Contoh Surat Resmi

Berikut terdapat salah satu contoh surat resmi dengan macamnya berupa surat undangan resmi. Contoh surat undangan resmi ini tentunya sudah tak asing lagi dengan undangan resmi dari pihak sekolah maupun pihak lainnya. Akan tetapi, perlu Anda sadari bahwa surat undangan resmi dibuat dengan tetap memperhatikan struktur resmi yang dipakai. Adapun contohnya adalah sebagai berikut:

SMA Negeri 7 Semarang

Jl. Untung Suropati, Bambankerep, Kec. Ngaliyan, Telp (024) 7605977, Semarang Kode Pos 50182

www.sman7semarang.sch.id

01 Januari 2022

Nomor :123.5/VIII/Undangan SMA N 7 Semarang/2021

Lampiran : –

Perihal : Undangan

Yth. Orang Tua/ Wali Murid

Siswa Siswi SMA N 7 Semarang

Di Semarang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan sudah berakhirnya masa pembelajaran semester genap tahun ajaran 2021/2022, maka kami bermaksud hendak mengundang Bapak/Ibu/Wali Murid pada;

Hari/tanggal : Sabtu, 1 Januari 2022

Pukul : 08.00 – selesai

Tempat : Ruang Auditorium SMA Negeri 7 Semarang

Acara : Pengambilan raport semester genap

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami berharap Bapak/Ibu/Wali Murid untuk hadir dalam acara tersebut. Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Kepala Sekolah SMA Negeri 7 Semarang

ttd

S. Panca Mulyadi, S.Pd., M.Pd.

2. Contoh Surat Tidak Resmi

Berikut terdapat salah satu contoh dari surat tidak resmi yang perlu untuk Anda ketahuinya guna membedakan dengan surat resmi. Bila Anda sebelumnya telah mengetahui tentang contoh dari surat resmi, Nah berikut telah ada salah satu contoh surat tidak resmi yang dapat menjadi acuan untuk Anda dalam membedakan antara surat resmi dengan surat tidak resmi. Contohnya adalah sebagai berikut:

Hallo teman-teman,

Saya ingin mengundang teman-teman di acara tasyakuran aqiqah adik saya pada;

Hari/Tanggal : Sabtu, 30 Agustus 2021

Jam : 20.00 WIB – selesai

Tempat : Rumah makan Kampung Kali, Jl. Mayjend Panjaitan No. 30, Semarang

Dresscode : Warna Hitam, Putih, dan Abu-abu

Atas kehadiran teman-teman saya ucapkan terimakasih.

Salam manis,

Muhammad Akhtar Arkenzie

Contoh surat di atas adalah surat tidak resmi, sehingga bahasa yang dipakai menggunakan bahasa yang lebih singkat dan juga padat. Tidak ada ketentuan tertentu dalam membuatnya, sehingga Anda dapat berkomunikasi secara lebih leluasa lagi.

Nah, itulah beberapa pembahasan terkait surat resmi. Semoga pembahasan mengenai surat resmi ini dapat memberikan wawasan pengetahuan dan manfaat bagi Anda.