Surat Niaga: Pengertian, Fungsi Hingga Macam-Macamnya

Ketika bicara tentang surat pastinya akan ada banyak sekali jenisnya yang di mana setiap jenis surat itu pastinya memiliki fungsinya masing-masing. Salah satu surat yang bisa dibilang keberadaannya cukup penting adalah surat niaga. Bagi sebagian orang mungkin sudah mengetahui pengertian surat niaga.

Namun, bagi kamu yang belum mengetahui pengertian surat niaga, jangan khawatir karena pada artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut  tentang surat niaga. Bukan hanya pengertiannya saja, tetapi kita juga akan membahas tentang fungsi dan juga macam-macamnya. Jadi, simak artikel ini sampai habis, Grameds.

 

 

Pengertian Surat Niaga

pexels

Salah satu jenis surat yang memiliki kaitan erat dengan dunia bisnis adalah surat niaga. Surat niaga sering digunakan oleh para pemilik bisnis untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa aktivitas bisnis.

Niaga adalah aktivitas jual-beli yang ditujukan untuk berdagang atau mencari keuntungan. Surat niaga adalah surat yang bersifat formal atau resmi, yang dibuat untuk kebutuhan bisnis.

Selain sebagai alat komunikasi, baik itu yang dikirimkan ke pihak internal maupun ke luar perusahaan, surat niaga biasanya juga dijadikan media promosi. Jika diartikan secara sederhana, pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis.

Sedangkan menurut para ahli, surat niaga adalah suatu surat yang dibuat ataupun dikeluarkan oleh seseorang yang gunanya untuk keperluan niaga atau bisnis. Selain itu, surat niaga mampu mempermudah kegiatan komunikasi perniagaan antar bisnis atau perusahaan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat niaga adalah surat untuk niaga, seperti surat jual beli, kuitansi, surat penawaran, dan surat penagihan.

Surat niaga juga bisa kita sebut menjadi salah satu jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Pihak yang membuat surat niaga biasanya adalah perseorangan, perusahaan atau badan usaha.  Surat niaga bukan hanya digunakan sebagai keperluan eksternal antara pihak pebisnis dengan klien, melainkan juga memiliki fungsi dalam hal internal sebagai media komunikasi antara pihak tertentu dalam sebuah bisnis yang sama, baik dari tingkat pusat sampai ke cabang-cabangnya.

Sifat surat niaga sebagai interen yang merupakan penghubung antar perusahaan yang saling berkaitan. Serta penghubung adanya cabang-cabang perusahaan yang ada di dalamnya mulai dari tingkat pusat hingga tingkat paling bawah. Sementara itu, surat niaga yang bersifat ekstern merupakan surat yang menghubungkan antara perusahaan dengan lainnya yang berada di luar perusahaan. Bisa berupa perusahaan lain, lembaga, organisasi atau perorangan.

Hal yang wajib diperhatikan ketika membuat surat niaga terlepas dari apa pun jenisnya, antara lain:

1. Menyebutkan maksud, tujuan, dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
2. Harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan.
3. Menyebutkan cara mengirim barang/jasa yang ingin dipesan.
4. Menyebutkan cara pembayaran.
5. Menyebutkan cara pengepakan barang.

 

Fungsi Surat Niaga

Untuk memahami surat niaga, rasanya kurang lengkap kalau tidak membahas fungsinya. Berikut ini beberapa fungsi surat niaga, antara lain:

1. Berfungsi sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
2. Berfungsi sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
3. Berfungsi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
4. Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
5. Berfungsi sebagai alat promosi.
6. Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
7. Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.

Ciri-ciri Surat Niaga

Seperti halnya pengertian dari surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis. Untuk memahami surat niaga dan bisa membedakannya dengan surat-surat lainnya, maka kamu perlu mengetahui ciri-ciri surat niaga. Berikut ini ciri-ciri surat niaga pada umumnya.

1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Struktur Surat Niaga

Pada proses pembuatan surat niaga tidak dapat dibuat secara sembarangan. Berikut ini beberapa struktur yang wajib ada dalam surat niaga seperti:

1. Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Tanggal Surat
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat (Pembuka, Isi, Penutup)
9. Salam Penutup
10. Tanda tangan pemilik surat
11. Jabatan pengirim surat

Selain beberapa struktur yang telah disampaikan di atas, beberapa hal lain yang perlu kamu siapkan, antara lain:

1. Tulis secara jelas maksud, tujuan dan landasan sebab dibuatnya surat ini.
2. Menyebutkan secara detail jenis dan banyaknya produk/jasa yang dipesan maupun durasi waktu proses transaksinya berlangsung.
3. Tulis vendor pengiriman barang/jasa yang dipesan.
4. Bila diperlukan, sertakan juga klaim garansi.
5. Apabila terjadi kerusakan saat proses pengiriman berlangsung.
6. Tuliskan cara pembayarannya secara detail.
7. Sebutkan juga jenis maupun cara pengepakan.
8. Hal tersebut bertujuan untuk memberikan rasa aman kepada pihak lain yang memesan produk/jasa tertentu.

Macam-macam Surat Niaga

Seperti yang sudah dibahas di awal kalau kita akan membahas tentang macam-macam surat niaga. Berikut merupakan ini jenis-jenis surat niaga yang umumnya dijumpai pada kegiatan usaha, yaitu:

1. Surat Niaga Perkenalan

LezGetReal

Jenis surat niaga yang satu ini dibuat dengan tujuan sebagai memperkenalkan produk jasa atau barang yang dijual suatu perusahaan kepada pihak lain. Isi surat perkenalan umumnya mencakup informasi seputar keunggulan, harga, dan promo produk.

2. Surat Niaga Penawaran

99.co

Surat penawaran ini biasanya dibuat oleh seller, yang dipakai untuk menawarkan barang serta jasa yang akan dijual. Surat niaga penawaran bertujuan untuk dokumentasi resmi proses permintaan dan penawaran sebuah produk dari satu pihak kepada pihak lain.

Dalam praktiknya, suatu perusahaan akan membuat surat penawaran untuk membalas pesan yang membahas soal permintaan penawaran. Surat penawaran barang merupakan surat niaga yang biasa dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau lembaga lainnya. Dimana tujuannya untuk memberitahukan mengenai barang yang dijualnya.

Penggunaan surat niaga ini tentu saja menawarkan dengan cara sopan tanpa ada indikasi pemaksaan. Detail yang terdapat di surat permintaan dan penawaran adalah katalog produk, harga, promo, dan sebagainya.

Surat niaga penawaran ditulis dengan rinci dan jelas, supaya memudahkan pihak lainnya memahami secara jelas surat tersebut.

Surat penawaran biasanya dikeluarkan sebagai surat permintaan penawaran maupun secara inisiatif dikeluarkan oleh salah satu pihak. Selain itu, surat penawaran bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa.

3. Surat Niaga Permintaan Penawaran

    Kibrispdr.org

Surat permintaan penawaran dibuat oleh calon pembeli. Surat ini pada umumnya ditujukan kepada perusahaan yang menjual produk atau jasa yang diminati. Artinya, calon pembeli akan membuat surat yang berisi permintaan kepada perusahaan yang dituju agar dapat menawarkan produk yang dijual.

Isi dalam surat ini ada calon pembeli akan menyisipkan permintaan mengenai harga, katalog produk, promo, dan lain sebagainya.

4. Surat Niaga Peringatan Tunggakan Pembayaran

Kibrispdr.org

Dalam menjalin sebuah kerjasama tentu akan ada kendalanya. Salah satunya seperti rekan bisnis yang melakukan tunggakan pembayaran. Untuk mengantisipasi hal tersebut diperlukan sebuah surat niaga yang berisikan penjelasan mengenai tunggakan pembayaran yang dilakukan rekan bisnis.

Pada proses transaksi barang atau jasa yang dibayarkan melalui kredit maka akan menjadi sebuah utang yang harus dibayarkan dalam waktu tempo tertentu. Bila belum dibayarkan sampai waktu yang telah disepakati, maka terbitlah surat penagihan.

Dalam pembuatan surat niaga peringatan tunggakan pembayaran ini haruslah sangat baik dan fair sehingga tidak ada pihak yang akan merasa tersinggung.

Oleh sebab itu, rekan bisnis akan memberikan renggang waktu membayar. Akan tetapi, tetap saja bahasa yang digunakan dalam tulisan tidak juga berlebihan dan berkesan memaksa, tetap santai dengan bahasa yang baik dan tidak bertele-tele.

Adapun dalam surat penagihan berisikan jumlah biaya yang harus dibayarkan dan mungkin saja terdapat bunga didalamnya agar dibayarkan dalam jatuh waktu tertentu.

5. Surat Niaga Pemesanan

Surat niaga berikutnya adalah surat pemesanan barang yang dibuat dengan tujuan memesan barang pada suatu perusahaan atau lembaga lainnya. Dimana surat ini selain bertujuan memesan barang juga dapat digunakan sebagai bukti sah jual beli yang apabila nantinya ada kesalahan pemesanan dapat diperjelas dengan surat ini.

Surat ini juga dibuat oleh calon pembeli. Dalam surat pesanan, calon pembeli akan menuliskan permintaan kepada perusahaan penjual yang berisi tentang layanan atau produk yang hendak mereka beli.

Setelah adanya proses permintaan dan penawaran, biasanya jika salah satu pihak tertarik, maka akan mengeluarkan surat pesanan. Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon konsumen kepada penjual yang berisi mengenai jenis produk yang dibeli, kuantitas produk serta vendor pengirimannya.

Untuk itu, Grameds perlu membuat surat pemesanan barang ini dengan benar, jangan sampai salah karena menyangkut kerjasama dua lembaga.

6. Surat Niaga Penolakan Penawaran

Dalam suatu bisnis atau dalam proses negosiasi tentu surat penawaran yang masuk akan cukup banyak dan tidak mungkin semuanya akan diterima. Biasanya ada juga momen saat salah satu pihak menolak surat dari pihak lainnya. Untuk itu, maka perlu membuat surat penolakan penawaran, sehingga perusahaan yang mengirim surat penawaran tidak menunggu-nunggu.

Dimana surat niaga ini harus ditulis dengan hati-hati sehingga penolakan tidak terkesan merendahkan. Pada situasi ini, maka surat penolakan pesanan bisa saja diterbitkan.

Adapun dalam surat tersebut bisa diisi dengan hal-hal penyebab mengapa menolak pesanan tersebut ataupun tanpa alasan dalam menolak pesanan yang telah dilayangkan.

7. Surat Niaga Konfirmasi Pesanan

 

Sebagai tindak lanjut dikeluarkannya surat pesanan, maka terbitlah surat konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan dibuat oleh penjual dan dialamatkan kepada calon pembeli.

Surat ini pun dipakai seller untuk memastikan apa saja barang atau jasa yang ingin dipesan, bagaimana cara pembayarannya, berapa harga total pesanan, dan detail pengirimannya.

Surat konfirmasi pesanan dibuat sebagai bentuk respon dari pihak penjual yang ditunjuk oleh calon pembeli. Surat konfirmasi pesanan memiliki tujuan untuk memastikan produk yang dipesan, harga yang harus dibayar, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

8. Surat Niaga Pemberitahuan Pengiriman Barang

Penjual membuat surat pemberitahuan pengiriman barang setelah berhasil mencapai kesepakatan dengan pembeli terkait aturan pemesanan. Dalam surat ini, penjual akan mengabarkan bahwa barang siap untuk dikirim kepada pembeli. Surat ini biasanya juga dapat berisi pemberitahuan terkait asuransi atau kondisi barang.

Selain surat pemesanan sebuah pengiriman barang juga memerlukan surat niaga, dimana sebagai bukti akan barang yang dikirim. Surat niaga ini juga sebagai bahan pembanding apakah barang yang nantinya diterima sesuai dalam surat pengiriman barang. Untuk itu, dibutuhkan kejelasan dan ketelitian dalam menulis ini, sehingga tidak akan menimbulkan masalah.

Apabila pihak penjual telah setuju dan sepakat terhadap perjanjian yang telah ditulis oleh pembeli. Maka akan dikeluarkan surat pemberitahuan pengiriman barang yang ditulis oleh pihak penjual. Surat niaga ini memiliki tujuan untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa produk yang dipesan telah siap dan akan dikirimkan dalam waktu secepatnya.

Adapun hal lain, seperti asuransi pengiriman biasanya dilampirkan sebagai dokumen tambahan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang.

9. Surat Niaga Pengiriman Pembayaran 

Setelah pihak pembeli menerima produk yang telah dipesan, maka pihak pembeli akan menerbitkan surat pengiriman pembayaran. Umumnya, pada surat niaga ini terdiri dari besaran jumlah uang yang harus dibayarkan, metode pembayaran, serta dokumentasi bukti pembayaran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Isi pokok surat pengakuan penerimaan pembayaran adalah sebagai berikut:

• Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
• Menjelaskan cara-cara atau tahapan pembayaran, jika tidak langsung dibayar tunai.
• Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.
• Meminta konfirmasi kepada penjual atas pembayaran tersebut.

10. Surat Niaga Penangguhan Pembayaran 

Saat pembeli mengalami suatu kemalangan maupun musibah yang menyebabkan ketidakmampuan dalam pembayaran, maka pihak pembeli akan mengeluarkan surat penangguhan pembayaran. Surat ini dibuat secara terperinci agar pihak penjual dapat memaklumi mengapa terjadinya penangguhan pembayaran produk yang telah dikirim dalam waktu tertentu.

11. Surat Niaga Jawaban Penangguhan Pembayaran

Pihak penjual akan merespon surat penangguhan pembayaran yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini bisa saja berisikan penolakan penangguhan maupun perubahan skema pembayaran.

Misalnya, sebelumnya diharuskan pembayaran secara cash/tunai, saat terjadinya surat penangguhan pembayaran maka dapat merubah metode pembayaran menjadi kredit/cicilan.

12. Surat Niaga Komplain atau Pengaduan 

Musibah ataupun kecelakaan saat proses pengiriman mungkin saja dapat terjadi. Surat komplain maupun pengaduan dapat dilayangkan saat produk yang diterima mengalami kerusakan atau barang yang diterima kurang dari yang dipesan.

Selain itu, surat komplain atau pengaduan memiliki tujuan agar pihak penjual dapat menggantikan produk yang cacat maupun mengirimkan ulang produk yang kurang.

13. Surat Niaga Jawaban Pengaduan

Pihak penjual akan merespon aduan maupun komplain yang dilayangkan oleh pembeli. Surat ini berisikan permintaan maaf dan solusi dari komplain maupun aduan yang dilayangkan.

Biasanya, secara sukarela penjual memberikan produk tambahan sebagai bentuk pertanggungjawaban maupun sebagai branding perusahaan bertanggung jawab terhadap layanan dan produk yang dipesan.

Demikian pembahasan tentang pengertian surat niaga hingga macam-macamnya. Semoga semua pembahasan di atas bermanfaat sekaligus bisa menambah wawasan kamu. Jika ingin mengetahui lebih lanjut tentang surat bisnis, maka bisa melakukannya dengan membaca buku yang tersedia di gramedia.com.

Sebagai #SahabatTanpaBatas kami selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Yufi Cantika Sukma Ilahiah