Contoh Notula Rapat: Struktur dan Cara Membuatnya

Setiap rapat, pasti ada satu orang yang ditugasi untuk mencatat hal-hal yang berlangsung selama rapat. Catatan tersebut disebut dengan notula. Notula rapat dapat ditulis di kertas ataupun diketik. Hal tersebut bergantung dengan kondisi rapat.

Untuk mengenal lebih dalam mengenai notula rapat. Grameds dapat menyimak paparan berikut ini.

Daftar Isi

Pengertian dan Fungsi Notula Rapat

Kita tentu lebih akrab dengan notulen atau notulensi daripada notula. Namun, kata “notula” menjadi kata baku yang tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. Notula dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Notula bersifat sistematis, padat, dan ringkas berisikan inti dari pembicaraan rapat. Melalui notula, hasil rapat dapat dijadikan sebagai dokumentasi tertulis yang memiliki waktu da nisi yang jelas. Sehingga lebih mudah untuk dilaporkan ke atasan atau dijadikan sebagai arsip.

Seseorang yang mencatat notula rapat hendaknya mencatat waktu rapat, topik rapat, jumlah peserta rapat, dokumentasi, dan kesimpulan rapat. Biasanya bertugas sebagai pencatat notula rapat adalah sekertaris atau asisten kantor atau perusahaan tersebut.

Adapun fungsi dari notula sebagai berikut.

1. Alat Bukti Rapat

Notula rapat biasanya digunakan sebagai alat bukti jika sewaktu-waktu dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Notula menjadi salah satu acuan untuk megetahui segala bentuk perubahan dan hasil dalam sebuah rapat secara rinci.

2. Sumber Informasi

Notula rapat dapat dijadikan sebagai sumber informasi bagi seseorang yang tidak menghadiri rapat atau pertemuan. Karena, ada kalanya seseorang berhalangan menghadiri rapat atau pertemuan. Sehingga, harapannya dengan adanya notula, orang yang tidak menghadiri rapat pun dapat mengetahui apa yang dibicarakan dalam rapat atau pertemuan.

3. Dokumen Arsip

Dokumen notula dapat dijadikan sebagai arsip atau dokumen perusahaan atau organisasi atau instansi. Dokumen notula rapat ditulis berdasarkan susunan rapat yang telah dilaksanakan. Ketika hendak melakukan evaluasi atau menilik ke belakang perkembangan perusahaan atau organisasi atau instansi dapat melihat dokumen notula yang telah diarsipkan.

4. Panduan Rapat

Notulen juga berfungsi sebagai panduan rapat. Hal ini dikarenakan ia dapat menjadi panduan untuk memulai mengerjakan kegiatan yang telah didiskusikan dalam rapat.

Dalam notula rapat juga ditulis dengan jelas penanggung jawab setiap kegiatan, rangkaian acara, dan tugas yang akan dilaksanakan oleh seluruh peserta. Hal ini akan memudahkan untuk menghubungi pihak-pihak yang bersangkutan.

5. Sebagai Pengingat

Notula rapat dapat dijadikan sebagai pengingat agenda-agenda selanjutnya. Karena, di dalam notula rapat tertulis tugas-tugas atau agenda-agenda selanjtnya. Notula sendiri disusun secara sistematis dan terstruktur.

6. Sebagai Referensi

Tidak setiap rapat, anggota selalu hadir lengkap. Oleh sebab itu, dibutuhkan notula rapat untuk anggota-anggota yang tidak hadir supaya tetap mendapatkan informasi yang diberikan ketika rapat. Sehingga, anggota yang tidak hadir dapay mengetahui perkembangan dan hasil pembahasan dari rapat.

7. Menawarkan Perlindungan Hukum

Notula rapat juga dapat berfungsi sebagai dokumen legal oleh auditor dan pengadilan. Hal tersebut dikarenakan dalam notula memuat semua fakta yang terjadi dari awal sampai akhir ketika rapat dilaksanakan. Sehingga, jika tersandung sebuah hukum maka notula ini dapat menjadi bukti untuk membuktikan tidak bersalah.

Struktur Notula Rapat

Sebelum menulis notula rapat, Grameds harus memahami terlebih dahulu struktur notula rapat. Notula rapat harus disusun secara rinci, terstruktur, dan berurutan. Tujuannnya agar pembaca dapat mengetahui alur rapat dari awal sampai akhir. Mulai dari pembukaan, isi, dan kesimpulan.

Meskipun kebijakan dari setiap institusi, organisis, ataupun perusahaan berbeda-beda. Tetapi, secara garis besar atau hal-hal yang harus ditulis dalam notula rapat sebagai berikut.

1. Judul Rapat

Judul rapat ditulis sesuai dengan tujuan rapat. Adanya judul rapat pada setiap notula akan memudahkan ketika mencari arsip atau dokumen.

2. Waktu dan Tempat Rapat

Dalam notula rapat harus dituliskan waktu dan tempat rapat. Sehingga, ketika dibutuhkan kilas balik atau catatan lainnya dapat dengan mudah melihat urutan waktu. Waktu di sini harus ditulis dengan rinci dan berurutan.

3. Daftar Anggota Rapat

Daftar anggota rapat yang hadir ditulis dalam notula. Hal ini akan memudahkan untuk mengetahui siapa saja yang tidak hadir dalam rapat. Sekaligus memberikan informasi mengenai rapat kepada orang-orang atau pihak-pihak yang bersangkutan.

4. Tujuan Rapat

Tujuan rapat ditulis dengan menambahkan beberapa hal di antaranya topik pembahasan, perubahan struktur organisasi, pembuatan acara, dan sebagainya. Sehingga, pembaca notula akan lebih mudah memahami isi dari notula tersebut.

5. Pembahasan, Hasil, dan Kesimpulan Rapat

Bagian ini menjadi penting untuk ditulis dalam notula rapat. Pembahasan, hasil, dan kesimpulan rapat harus ditulis secara ringkas dan lengkap. Sehingga, setiap anggota yang mengikuti ataupun tidak memahami isi atau intisari dari rapat yang diadakan.

6. Action Plan atau Tindak Lanjut yang Harus Dilakukan Peserta

Dalam rapat biasanya membahas juga rencana tindak lanjut terhadap pembahasan selama rapat. Poin-poin tindak lanjut harus dicatat untuk ditindaklanjuti. Tujuannya, agar tidak lupa atau luput menindaklanjuti hal-hal yang telah disepakati.

7. Tenggat Waktu Atas Penyelesaian Action Plan

Rencana tindak lanjut harus memiliki tenggat agar dapat terlaksana secara tepat waktu. Oleh sebab itu, dalam notula rapat juga disertakan tenggat waktu agar dapat dijadikan acuan pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan tindak lanjut dari apa yang disepakati dalam rapat.

8. Peristiwa atau Diskusi Lain yang Layak Didokumentasikan untuk Tinjauan ke Depan

Dalam notula rapat juga hendaknya mencantumkan peristiwa atau diskusi yang dapat dijadikan referensi untuk rencana tindak lanjut ke depan. Sehingga, rencana tindak lanjut dapat disusun dengan matang dan tepat sasaran.

9. Follow up Meeting

Follow up meeting atau rapat menjadi penting untuk ditulis dalam notula. Tujuannya agar langkah-langkah ke depan sesuai dengan apa yang disepakati dalam rapat. Follow up juga penting untuk memastikan pembahasan-pembahasan dalam rapat terlaksana dengan baik dan tepat.

Langkah-Langkah Membuat Notula Rapat

Ketika membuat notula, jangan menulis semua percakapan dalam rapat. Cukup tulis hal-hal penting dan poin utamanya saja. Jika Grameds merasa kebingungan dalam menyusun notula rapat, Grameds dapat mengikuti beberapa langkah di bawah ini.

1. Lakukan Persiapan

Sebelum mengikuti rapat, ada baiknya Grameds mengetahui terlebih dahulu agenda atau hal-hal apa saja yang akan menjadi pembahasan di dalam rapat. Lalu, siapkan catatan berupa alat tulis, laptop, atau tablet untuk membuat notula.

Bila diperlukan, bawa alat perekam suara atau menggunakan perangkat dalam gawai. Tujuannya agar dapat mendengarkan kembali pembahasan rapat. Sehingga, jika ada hal-hal yang luput ditulisankan dalam notula dapat direvisi dengan memutar ulang rekaman rapat.

2. Catat Peserta yang Hadir

Penulis notula juga harus mencatat siapa saja yang hadir dan peserta berhalangan hadir. Sehingga, jika ada informasi lanjutan, peserta yang tidak hadir dapat mengetahuinya.

3. Catat Poin-Poin Penting dalam Rapat

Tidak semua hal dalam rapat harus dicatat dalam notula. Dalam notula hanya ditulis hal-hal penting dengan ringkas, padat, dan detail. Untuk mempermudah Grameds dalam menulis notula, berikut beberapa indikator yang dapat dijadikan acuan dalam menulis poin-poin penting dalam rapat.

Apa saja yang dibahas dalam rapat?
Putusan dalam rapat.
Capaian yang menjadi target dalam rapat.
Rencana tindak lanjut dari pembahasan dalam rapat.
Jika terjadi diskusi atau perdebatan maka tuliskan perspektif dari masing-masing peserta dengan ringkas. Kemudian, tulis hasil keputusanyang dibuat.

Tidak hanya mencatat hasil keputusan, tetapi juga siapa yang mengambil keputusan. Apakah hasil dari konsensus atau ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang hadir dalam rapat. Misalnya penolakan atau penetapan anggaran oleh pemimpin rapat.

4. Bedakan Antara Opini dan Fakta

Ketika menuliskan notula sebaiknya Grameds mengetahui mana pernyataan yang merupakan fakta dan mana yang merupakan opini. Tujuannya agar poin-poin penting rapat dapat menjadi sederhana dan jelas. Hal ini juga selaras dengan prinsip notula, yakni berpegang pada fakta bukan opini.

5. Buat Langkah-Langkah Selanjutnya Secara Rinci

Setiap rapat pasti terdapat hal-hal yang harus ditindaklanjuti. Berikut hal-hal yang dapat dijadikan acuan dalam menulis langkah-langkah lanjutan.

Siapa-siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan yang akan dilakukan.
Sumber daya yang dibutuhkan.
Waktu atau jadwal pelaksanaan rencana tindak lanjut dilakukan.
Waktu peserta rapat harus melakukan peninjauan terhadap perkembangan dari tindakan tersebut.

6.Lakukan Pengecekan Terakhir Kali

Setelah rapat berakhir, notula harus ditilik kembali atau me-review poin-poin penting dalam catatan. Pastikan semua mosi atau hal-hal penting telah dicatat.

7. Kirimkan Segera

Setelah mengecek dan memastikan semua hal-hal penting telah tertulis dalam notula maka notula tersebut siap dikirim ke seluruh peserta rapat. Notula rapat harus dikirim secepat mungkin setidaknya satu jam setelah rapat berakhir atau di akhir hari itu.

Tips Membuat Notula Rapat

Setelah mengikuti langkah-langkah membuat notula, Grameds dapat memperkuat atau meyakinkan diri menulis notula dengan mengikuti beberapa tips atau saran berikut ini.

1. Mulailah dengan Action Review

Salah satu cara membuat notula dengan efisien, yakni dengan meninjau ulang hal-hal yang terjadi dalam rapat sebelumnya. Kemudian, tulis ringkasan tersebut sebelum rapat dimulai sehingga dapat dengan mudah mencatat perbandingan dari kemajuan yang telah dilakukan oleh tim.

Dengan melakukan action review maka akan menghemat waktu. Karena, dapat secara langsung menandai perkembangan action plan dari rapat sebelumnya. Misalnya, apakah pembahasan dalam rapat sebelumnya telah selesai atau masih terus berlanjut.

2. Gunakan Tabel

Untuk mempermudah mencatat notula, Grameds dapat membuat tabel tiga kolom yang berisi item, ringkasan diskusi, dan action owner. Hal ini akan memudahkan untuk langsung menulis poin-poin penting dalam rapat dnegan mudah dan cepat. Kemudian, hasilnya dari kolom ditulis dalam bentuk narasi.

Setelah diubah dari format teks ke narasi maka notula siap dibagikan kepada peserta.

3. Manfaatkan Template

Jika organisasi, komunitas, instansi, atau perusahaan Grameds memiliki standar notula rapat maka buatlah berdasarkan aturan itu. Namun, jika tidak ada maka Grameds dapat membuat template sendiri atau mengambil referensi template notula standar yang mudah diaplikasikan. Penggunaan template mempermudah dan mempercepat proses membuat notula rapat.

Contoh Notula Rapat

Berikut beberapa contoh notula rapat yang dapat dijadikan acuan atau referensi untuk membuat notula rapat.

1. Notula Rapat Perusahaan

Setiap perusahaan pasti melakukan rapat baik rapat rutin maupun rapat-rapat khusus lainnya. Dalam rapat biasanya dibutuhkan notula untuk merangkum pembahasan selama rapat. Berikut contoh notula rapat perusahaan.

Hari/Tanggal : Senin, 23 Maret 2020

Waktu : Pukul 09.00 – selesai

Tempat : Kantor PT Oke Permata

Agenda Rapat: : Pembahasan Mengenai Ulang Tahun Perusahaan

Pemimpin Rapat: Andini Dwi Lestari selaku CEO PT Oke Permaata

Notulis : Abdul Sodik

Kegiatan :

Pembukaan pemimpin rapat
Sambutan CEO
Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan Rapat:

Pada hari Senin tanggal 23 Maret 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT Oke Permata yang akan diadakan pada pertengahan bulan Mei 2020.

Maka, tercetus penetapan panitia sebagai berikut:

Ketua pelakasana : Tommy Welly
Sekretaris : Sri Wulandari
Bendahara : Rima Agustini
Seksi Acara : Mira Lesmana
Humas : Hendra Setiawan
Seksi Perlengkapan : Muhammad Abdul Kodir
Seksi Konsums : Mey Saprida Setiawati

Jakarta, 20 Maret 2020

Pimpinan Rapat Notulis

Andini Dwi Lestari Abdul Sodik

2. Notula Rapat Dinas

Rapat dinas bersifat resmi sehingga struktur atau susunan notulanya pun harus ditulis dengan pedoman resmi. Notula ditulis secara lengkap dengan mencantumkan nama instansi, logo, waktu rapat, isi, dan hasil yang telah didiskusikan secara formal. Berikut contoh notula rapat dinas.

3. Notula Rapat Rukun Tetangga (RT)

Setiap rukun tetangga (RT) pasti pernah melakukan rapat untuk membahas kegiatan RT. Meskipun rapat ini termasuk kecil, tetapi tetap membutuhkan notula. Fungsinya sebagai catatan apa saja yang telah dibahas dalam rapat. Berikut contoh notula rapat RT.

4. Notula Rapat Desa

Desa sebagai salah satu lembaga negara yang sering mengadakan rapat dengan masyarakat. Notula yang disusun desa pun mengikuti aturan yang sama dengan notula rapat dinas. Ia harus ditulis secara lengkap dengan mencantumkan nama instansi, logo, waktu rapat, isi, dan hasil yang telah didiskusikan dalam rapat. Berikut contoh notula rapat desa.

5. Notula Rapat Guru

Guru-guru di sekolah sering kali mengadakan rapat untuk membahas hal-hal seputar siswa ataupun administrasi. Rapat-rapat tersebut perlu didokumentasikan untuk mempermudah langkah-langkah selanjutnya. Berikut contoh notula rapat guru.

6. Notula Rapat Organisasi

Organisasi sekecil apapun pasti melakukan rapat. Rapat-rapat tersebut perlu didokumentasikan untuk menjadi acuan langkah-langkah selanjutnya. Berikut contoh notula rapat organisasi.