Administrasi

Contoh Nota Dinas Disertai Fungsi dan Bagian-bagiannya

Written by Alisa

Contoh Nota Dinas – Setiap kantor pemerintahan pasti saling berkirim surat. Baik untuk kerja sama ataupun pemberitahuan. Surat-surat tersebut termasuk ke dalam surat resmi. Hal tersebut dikarenakan adanya kop surat, tata bahasa baku, format penulisan sesuai dengan ejaan bahasa Indonesia, dan sederet ciri surat resmi lainnya.

Salah satu surat resmi yang sering dikeluarkan oleh lembaga atau instansi pemerintah adalah nota surat. Hal ini berkenaan dengan pemberitahuan, instruksi, dan pengingat bagi internal perusahaan. Lalu, sebenarnya apa yang dimaksud dengan nota dinas? Berfungsi untuk apa? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, Grameds dapat menyimak paparan di bawah ini.

Pengertian dan Ragam Surat Dinas

Surat dinas dalam praktik hukum administrasi negara merupakan pengaturan ketatalaksanaan penyelenggara surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Kegiatan surat menyurat menjadi penting dalam mendukung keterlaksanaan tugas pokok organisasi.

Oleh sebab itu, surat dinas harus diatur dengan baik dan tepat sehingga akan meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan instalasi pemerintah. Surat dinas diatur dalam pasal 1 ayat 1 Undang-undang No. 55 Tahun 2010 tentang Tata Dinas di Lingkungan Kementerian dalam Negeri.

Dalam ayat tersebut disebutkan bahwa naskah dinas merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. Adapun jenis-jenis surat dinas dalam lingkungan kementerian dalam negeri sebagai berikut.

  1. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
  2. Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
  3. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
  4. Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
  5. Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
  6. Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
  7. Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
  8. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas.
  9. Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
  10. Surat Undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
  11. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas.
  12. Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
  13. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
  14. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas untuk menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan.
  15. Lembar Disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan.
  16. Telaahan Staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran-saran secara sistematis.
  17. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan yang bersifat umum.
  18. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
  19. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
  20. Surat Pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang berfungsi sebagai tanda terima.
  21. Telegram/surat kawat/Radiogram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai surat-surat dinas, Grameds dapat membaca buku Menyusun dan Menandatangani Naskah Dinas. Grameds dapat memperolehnya dengan meengklik sampul buku atau kolom “beli sekarang” di bawah ini.

Menyusun dan Menandatangani Naskah Dinas: 4 Jenis naskah Dinas Sehari-hari (Memorandum, Nota Dinas, Surat Dinas, Telaahan Staf)

Sekilas Tentang Nota Dinas

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota dinas dirumuskan sebagai alat komunikasi intern antarpejabat satuan organisasi yang memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, dan sebagainya; surat resmi yang bersangkutan dengan organisasi atau instansi.

Adapun dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2018, nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan ANRI, yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, administrator dan pengawas.

Nota dinas berisi mengenai hal-hal yang sifatnya teratur, berbentuk catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan panjang. Serta, dapat langsung dijawab oleh petinggi yang dituju.

Biasanya dalam nota dinas digunakan sebagai sarana untuk memberikan informasi, pesan pengingat, ataupun pesan yang berisi petunjuk dengan isi yang singkat, padat, dan jelas sehingga komunikasi akan terjalin lebih mudah.

Adapun tujuan dari nota dinas untuk sarana komunikasi yang digunakan dalam proses komunikasi antara satu pejabat dengan pejabat lainnya yang memberikan tugas dan tanggung jawab. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kegunaan nota dinas. Grameds dapat menyimak paparan berikut ini mengenai nota dinas.

  • Digunakan sebagai informasi yang berisi tentang perintah atau instruksi.
  • Sebagai pesan pengingat untuk instansi yang terkait karena dapat difungsikan sebagai arsip surat.
  • Sebagai alat bukti yang pada nota karena memiliki isi berupa perjanjian.
  • Nota dinas digunakan sebagai pedoman yang berkaitan dengan perintah dalam melakukan suatu pekerjaan.

Fungsi Nota Dinas

Nota dinas biasanya digunakan dalam organisasi, instansi, atau kantor pemerintahan. Melansir dari laman Linovhr.com, fungsi nota dinas sebagai berikut.

1. Menyampaikan Informasi

Informasi menjadi satu hal penting dan utama dalam komunikasi. Nota dinas sebagai penyampai informasi harus ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Sehingga, mudah dipahami serta tercapai komunikasi yang kondusif dan berkelanjutan.

2. Pengingat

Nota dinas biasanya masuk dalam arsip penting suatu perusahaan atau organisasi. Ketika dilakukan pelacakan berkan guna mengetahui kegiatan apa saja yang pernah terjadi di internal organisasi, perusahaan, atau institusi dapat dilakukan dengan mudah.

Dokumen yang terarsipkan dengan baik dapat menjadi pegangan bagi pihak yang memerlukannya. Dengan mengarsipkan nota dinas maka citra dari perusahaan, organisasi, atau instansi pemerintah akan terlihat kredibel dalam menjaga hal-hal yang bersifat konfidensial.

3. Alat Bukti

Nota kerja berisi nama, tanggan, dan keterangan pihak-pihak mana saja yang harus diberikan tembusan. Hal ini memudahkan jika diperlukan adanya validasi maka nota kerja dapat menjadi bukti.

4. Pedoman Kerja

Nota dinas dapat berisi pedoman atau petunjuk kerja untuk melakukan sesuatu. Hal ini tentu memudahkan pihak yang menerima nota untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang harus dikerjakan dan harapan yang harus dipenuhi. Hal tersebut akan memudahkan pihak-pihak yang bersangkutan dapat melakukan kerja sesuai sasaran dan tenggat waktu.

5. Pemberian Izin

Nota dinas juga berfungsi sebagai pemberi izin kepada pihak tertentu. Izin tersebut berupa izin pengambilan keputusan, izin untuk melakukan tindakan tertentu, dan sebagainya. Izin tersebut dapat digunakan sebagai pelaksanaan kinerja yang efektif.

6. Bukti Kemajuan

Nota dinas dapat menjadi bukti jika sebuah organisasi, kantor pemerintah, atau perusahaan telah maju dan berkembang. Hal tersebut dapat dilihat dari isi nota dinas dari waktu ke waktu.

7. Memberikan Instruksi

Instruksi membantu karyawan untuk menentukan langkah agar sesuai dengan haraoan dari perusahaan. Sebuah instruksi biasanya diberikan oleh seorang pejabat atau pemegang wewenang ke bagian lain di internal organisasi atau perusahaan. Pemberian instruksi juga termasuk dalam bentuk pendelegasian tugas dalam perusahaan.

Dalam menyusun surat diperlukan kemampuan Microsoft Word. Grameds dapat belajar mengenai hal tersebut dengan membaca dan mempraktikkannya secara langsung. Salah satu buku yang dapat mendukung proses belajar, yakni buku Surat Menyurat Dengan Microsoft Word XP. Grameds dapat memperolehnya dengan mengklik sampul buku atau kolom “beli sekarang” di bawah ini.

Surat Menyurat Dengan Microsoft Word XP

Bagian-Bagian Nota Dinas

Penulisan nota dinas harus memperhatikan tata bahasa Indonesia, kata baku, kalimat efektif, dan ejaan bahasa Indonesia. Hal-hal tersebut harus ditulis dengan ejaan yang baik dan benar. Tidak hanya mengenai aturan penulisan, tetapi juga soal isi.

Isi nota dinas harus ditulis dengan mempertimbangkan kemudahan pembaca dalam memahami isi surat. Berikut bagian-bagian dari nota dinas yang tercantum dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 tahun 2018 pasal 68-72. Berikut ketentuan-ketentuan penulisan nota dinas sesuai dengan peraturan tersebut.

1. Kepala Nota Dinas

Kepala nota dinas terdiri dari beberapa unsur berikut ini.

  • Kop Nota Dinas terdiri atas tulisan “Arsip Nasional Republik Indonesia” dan nama unit kerja, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas;
  • Kata “Nota Dinas” ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
  • Selanjutnya, Kata “nomor” ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
  • Kata “yth.” ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan
  • Kata “hal” ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua(:).

2. Batang Tubuh Nota Dinas

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. Alinea pembuka berisi tentang uraian gagasan dari pengirim nota dinas dengan bahasa yang baik dan benar sesuai EYD sehingga bisa dipahami, dipelajari, dan diterima atau ditolak oleh penerima nota dinas.

Selanjutnya adalah alinea isi berisi beberapa bagian yaitu pembahasan, pendapat, dan rekomendasi. Pembahasan berisi tentang dasar pertimbangan, latar belakang dibuatnya nota dinas, dan juga terdapat data-data, fakta, analisis, dan juga sebab akibat yang timbul setelahnya. Kemudian Pendapat berisi tentang pikiran atau tanggapan tentang suatu hal, dan bisa jadi merupakan cara atau pemecahan masalah yang bisa dilakukan. Dan rekomendasi memuat uraian tentang anjuran, saran, dan usulan tindakan yang perlu dilakukan.

Dan bagian terakhir dari batang tubuh adalah alinea penutup, yang memuat kalimat penutup singkat, padat dan jelas.

3. Bagian Kaki

Adapun bagian kaki nota dinas terdiri dari beberapa aspek berikut ini.

  • Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya nota dinas;
  • Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (;);
  • Tanda tangan pejabat;
  • Nama lengkap pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata; dan
  • Tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Nota Dinas

Ketika membuat nota dinas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Nota dinas dibuat dengan acuan perundang-undangan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan ketika menyusun nota dinas.

  • Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas ANRI;
  • Tembusan nota dinas ditujukan kepada pejabat di lingkungan intern ANRI;
  • Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor nota dinas, dan tahun dibuatnya nota dinas;
  • Penomoran nota dinas dilakukan terpisah dengan penomoran surat keluar dan masing-masing pejabat membuat nomor nota dinas;
  • Nota dinas hanya dapat dibuat oleh pejabat satu tingkat di bawahnya kepada atasan;
  • Nota dinas yang dibuat oleh pejabat dua tingkat di bawahnya, dibuat oleh pelaksana harian dan harus disertakan tembusan kepada pejabat yang memberi perintah untuk menjadi Plh; dan
  • Nota dinas yang dikirim merupakan nota dinas yang tidak dibubuhi paraf koreksi.

Selain surat-surat dinas dan nota dinas, masih ada banyak ragam surat. Salah satunya surat dalam dunia perdagangan. Grameds dapat mempelajari surat tersebut dengan membaca buku Strategi Sukses Menguasai Surat-Menyurat Dalam Bisnis Dan Perjanjian. Buku tersebut dapat diperoleh dengan mengklik sampul buku atau kolom “beli sekarang” di bawah ini.

Strategi Sukses Menguasai Surat-Menyurat Dalam Bisnis Dan Perjanjian

Contoh Nota Dinas

Untuk memahami lebih dalam mengenai nota dinas, Grameds dapat melihat beberapa contoh di bawah ini yang telah dirangkum dari berbagai sumber di internet.

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PEMERINTAH KOTA PADANG

PROVINSI SUMATERA SELATAN

Jalan Bhayangkara No. 457 telp (046) 974662

NOTA DINAS

 

Nomor  : 99/ND-101/VII/2018

Yth : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat  Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Dari : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Tanggal : 30 Juli 2018

Sifat : Penting

Lampiran : –

Hal : Perjalanan dinas untuk melakukan kunjungan ke Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk sosialisasi serta penyuluhan kurikulum pendidikan terbaru.

Dalam rangka untuk memberikan penyuluhan serta sosialisasi tentang kurikulum baru pada sistem pendidikan, maka untuk memberikan penjelasan serta pemberian informasi secara detail mengenai sistematika kurikulum terbaru. Oleh karena hal itu, penyuluhan akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 2 Agustus 2018

Waktu : 07.00 – Selesai

Tempat : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta

Adapun dengan hal tersebut kami memohon kepada Ibu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat  Dinas Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk dapat menghadiri acara sosialisasi ini, untuk biaya perjalanan serta akomodasi sudah menjadi tanggung jawab dari urusan administrasi.

Demikian nota dinas ini saya sampaikan, atas perhatian Ibu saya sampaikan terima kasih.

Kepala dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Kota Padang

Dr. Sutrisno, S.Pd, M.M

NIP 98726539923

 

 Rekomendasi Buku & Artikel Terkait



ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah, universitas, korporat, sampai tempat ibadah."

logo eperpus

  • Custom log
  • Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
  • Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
  • Tersedia dalam platform Android dan IOS
  • Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
  • Laporan statistik lengkap
  • Aplikasi aman, praktis, dan efisien