Pengertian Key Performance Indicator (KPI) dan Fungsinya

Key Performance Indicator – Manajemen dan evaluasi merupakan fungsi penting yang memungkinkan rencana kerja organisasi dapat dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan akhir organisasi dapat tercapai. Sistem manajemen kinerja yang baik diperlukan untuk fungsi kontrol dan evaluasi yang tepat. Sistem manajemen kinerja yang baik harus dapat menggambarkan proses bisnis yang berlangsung di seluruh organisasi.

Sistem manajemen kinerja ini juga dapat diukur dengan menggunakanKey Performance Indicator(KPI), sehingga juga dapat menjadi ukuran keberhasilan yang baik. Sistem manajemen kinerja berisi KPI atau indikator kinerja utama ini mewakili kinerja semua bagian organisasi dan keterkaitan antara bagian-bagian tersebut.

Banyak perusahaan sudah memiliki sistem manajemen kinerja, tetapi hanya menyediakan “daftar KPI” dan mengabaikan hubungan antarmetrik.

Selama beberapa dekade terakhir, sistem manajemen kinerja seperti Balanced Score Card (BSC) telah dikembangkan untuk menjelaskan keterkaitan antar indikator. Dalam BSC, hubungan antar indikator hanya diungkapkan secara kualitatif.

Jika hubungan ini dapat dinyatakan secara kuantitatif, model pengukuran daya dapat digunakan untuk tujuan yang lebih jelas dan lebih spesifik. Seperti, upaya perbaikan yang lebih spesifik atau prediksi operasi sistem di masa depan.

https://pixabay.com/

Pengertian Key Performance Indicator

Key Performance Indicator (KPI) ialah alat ukur yang menggambarkan efektivitas suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Sederhananya,Key Performance Indicator adalah istilah yang digunakan untuk menyebut Indikator kinerja utama yang perlu diterapkan oleh berbagai organisasi.

Perusahaan yang menggunakan KPI memiliki tujuan untuk mengukur keberhasilan mereka dalam mencapai tujuan mereka. Dalam penerapannya, KPI memiliki ciri-ciri yang dapat dilihat sebagai berikut:

Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
Ukuran Non-financial
Ukuran yang diketahui oleh manajemen
Semua pihak dalam organisasi sudah mengerti dan memahami KPI
Tanggung jawab kepada tim dan individu
Memiliki efek yang sangat signifikan dan komprehensif
Memiliki efek yang lebih positif

Indikator kinerja utama diukur selama periode harian, mingguan, dan bulanan. KPI yang baik itu penting dan terus menarik perhatian manajemen. Jika seseorang menyimpang dari KPI, manajemen dapat mengambil keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab.

Pengertian Key Performance Indicator telah didefinisikan oleh para ahli, seperti berikut ini.

Iveta (2012): KPI adalah indikator kuantitatif dan langkah-demi-langkah dari perusahaan dengan perspektif yang berbeda dan didasarkan pada data konkret yang dirumuskan sebagai titik awal untuk menetapkan tujuan dengan strategi organisasi.
Warren (2011): KPI adalah indikator bagaimana sebuah organisasi mengimplementasikan visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud mengacu pada bagaimana strategi organisasi terintegrasi secara interaktif dengan strategi keseluruhan organisasi.
Parmenter (2007): mendefinisikan KPI sebagai hal yang paling penting bagi keberhasilan organisasi dalam kondisi saat ini dan masa depan.
Banerjee dan Biotik (2012): KPI adalah terukur, indikator kuantitatif yang digunakan untuk menilai kinerja organisasi untuk mencapai tujuannya. KPI juga digunakan untuk mengidentifikasi tujuan yang terukur, dan merujuk pada dukungan untuk tren dan keputusan.

Dalam arti luas,Key Performance Indicator dapat didefinisikan sebagai sebuah alat pengambilan keputusan yang berguna karena membantu organisasi atau perusahaan mengukur kinerja individu dan menilai kinerja organisasi itu sendiri untuk mencapai tujuannya dengan jangkauan visi yang strategis tersebut.

Istilah KPI umumnya digunakan dalam konteks bisnis, sehingga tidak semua orang memahami arti nama tersebut. Indikator kinerja utama yang disingkat KPI dalam istilah bahasa Inggris, adalah indikator (kunci) penting untuk mengkonfirmasi kemajuan hasil yang diinginkan. Indikator kinerja ini dapat diukur setiap hari, mingguan, setiap bulan sehingga dapat jadi dipertimbangkan oleh manajemen.

Jenis-jenis Key Performance Indicator

Berdasarkan pengertian Key Performance Indicator di atas, dalam praktiknya yang diperankan oleh perusahaan memiliki 2 jenis KPI yang bisa digunakan, seperti berikut ini.

1. KPI Financial

KPI financialadalah bentuk indikator kinerja terpenting yang terkait dengan semua hal tentang keuangan. Contoh KPI keuangan ini adalah sebagai berikut.

KPI laba kotor, KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan (HPP).
KPI Laba Bersih, KPI yang mengukur jumlah sisa pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan dan biaya operasional lainnya seperti beban bunga dan pajak.
KPI margin laba kotor, KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba kotor dengan penjualan.
KPI Margin Laba Bersih, KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatan.
KPI Rasio Lancar, KPI yang mengukur kinerja keuangan dari saldo kas dengan membagi aset lancar dengan kewajiban lancar.

Indikator ini memperkirakan seberapa baik perusahaan akan bertahan jika terjadi resesi mendadak.

2. Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah jenis KPI yang bentuknya tidak secara langsung dapat memengaruhi keuangan suatu perusahaan. Contoh KPI Non-Finansial yang biasanya ada di perusahaan adalah seperti ini:

Manpower Turnover tentang Perputaran Tenaga Kerja
Customer Satisfaction metricstentang Matriks Kepuasan Pelanggan
Repeat Customer to New Customer Ratio tentang Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru
Market Share tentang Pangsa Pasar

Alasan Mengapa Key Performance Indicator penting Bagi Organisasi

KPI adalah bagian penting dari pengukuran kinerja dan kegagalan. KPI juga disebut flash atau dashboard, dan KPI menyediakan pengusaha dan administrator untuk mendapatkan penjelasan umum tentang pengembangan perusahaan yang sebenarnya (dalam waktu tertentu). KPI mengukur tujuan bisnis data aktual dan data terukur dalam periode waktu tertentu.

Berikut ini alasan mengapa perusahaan perlu menerapkan KPI karena memiliki beberapa manfaat seperti berikut ini:

1. Target Jadi Lebih Terukur Jika Menggunakan KPI

Saat menggunakan KPI, elemen ini akan jadi alat untuk mengukur rentang yang mendekati tujuan. KPI bukanlah sebuah tujuan atau target. Misalnya, KPI dapat menunjukkan bahwa tim saat ini hanya dapat mencapai 20 persen dari prospek yang diinginkan (tergantung pada tolok ukur yang ditetapkan oleh perusahaan, tentu saja).

Berdasarkan informasi yang ditampilkan oleh KPI, manajer penjualan dapat menentukan kemajuan penjualan dan mengapa hasil yang dilaporkan tidak seperti yang diharapkan. Ini akan memungkinkan manajer untuk membuat strategi baru di masa depan.

2. Membuat Suasana Belajar

Data yang dibuat oleh KPI akan memantik karyawan untuk menciptakan percakapan penting antara rekan satu tim dan administrator mereka. Ketika digunakan sebagai kebiasaan, maka lingkungan belajar akan tercipta di perusahaan. Dimungkinkan juga untuk menganalisis apakah KPI efektif, atau apakah KPI cukup masuk akal untuk mencapai tim.

3. Dapatkan informasi penting

KPI menawarkan deskripsi langsung tentang kinerja perusahaan secara keseluruhan. Datareal timeyang ditunjukan oleh KPI memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistematis sehingga perusahaan tidak perlu membuat perubahan besar-besaran setiap akhir bulan untuk mencapai target sehingga lebih hemat energi.

Selain memperoleh gambaran tingkat kinerja di lingkungan kerja, beberapa perusahaan yang menggunakan KPI dapat mengukur seberapa baik mereka untuk mencapai standar tertentu yang mungkin tidak terkait langsung dengan bisnis atau keuntungan perusahaan secara tepat.

4. Mendukung Akuntabilitas Perusahaan

Jika tidak ada sumber data yang tepat dan terukur seperti yang disediakan KPI, perusahaan akan mengalami kesulitan saat memberikan penilaian performa karyawan. Perusahaan bisa saja berasumsi karyawannya berkinerja buruk karena terkendala masalah keterlibatan.

Namun, mereka tidak memiliki bukti bahwa mereka dapat mengukur. Bahkan jika perusahaan dapat mengukur kinerja statistik lain, KPI mungkin bisa jadi alat terpenting. Pada dasarnya, KPI mempromosikan akuntabilitas karyawan (akuntabilitas) (jika mereka kurang dalam kinerja mereka) dan perusahaan (jika sulit bagi KPI untuk mencapai).

5. Dapat Meningkatkan Semangat

KPI sangat berguna, dan karyawan dapat membuat karyawan mendapatkan umpan balik positif karena karyawan memenuhi KPI tertentu. Hasilnya sering cepat dan ini menciptakan perasaan bahwa “memiliki tujuan” dan bisa mencapai tujuan ini.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Key Performance Indicator

KPI hanya berguna jika perusahaan memiliki jejak KPI itu sendiri. Perusahaan sering mengadopsi KPI yang umum digunakan di industri. Tapi kemudian dia bertanya-tanya mengapa KPI tidak mencerminkan kinerja perusahaan.

Saat mengembangkan strategi untuk menetapkan KPI, tim harus mulai dengan memastikan tujuan perusahaan, rencana untuk mencapainya, dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi tersebut.

Ini harus menjadi proses berulang yang mencakup masukan dari analis, kepala departemen, dan manajer. Perusahaan kemudian akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana KPI dapat mengukur proses bisnis perusahaan dan siapa yang dapat melacaknya.

Salah satu cara untuk membuat KPI yang relevan adalah dengan menggunakan kriteria SMART. Istilah ini berarti konkret, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terbatas waktu.

Penjelasan dari faktor KPI ini tersebut adalah dapat terangkum dalam pertanyaan sebagai berikut.

Apakah tujuan perusahaan secara spesifik?
Bisakah perusahaan mengukur pencapaian tujuan ini?
Apakah tujuan ini dapat dicapai?
Apakah tujuan ini akan berkaitan dengan perusahaan?
Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan ini?

Cara Menetapkan Key Performance Indicator

Ada empat kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi menyatakan telah menerapkan KPI dalam kegiatan operasionalnya. Kriterianya adalah sebagai berikut.

Kerjasama antara karyawan, tim, pemasok, dan pelanggan
Desentralisasi dari tingkat manajemen ke tingkat operasi
Integrasi atau hubungan antara tindakan, laporan, dan tindakan
Hubungan KPI dan Strategi Implementasi

KPI membutuhkan proses sistem yang saling terkait baik dari lingkungan organisasi itu sendiri, seperti karyawan, manajer dan pemegang saham, maupun pihak eksternal seperti pelanggan dan pemasok. Demikian pula, laporan harus tepat waktu dan efisien dan terfokus pada peningkatan pengambilan keputusan.

Saat menerapkan KPI, penting untuk menentukan hasil atau tujuan dari setiap KPI. Saat menerapkan KPI, ada cara untuk merencanakan tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (konkret, terukur, dapat dicapai, realistis, peka waktu).

Berikut adalah penjelasan dari akronim SMART.

Specific ialahgoalsatau hasil harus jelas dan spesifik, tanpa tujuan umum atau hasil yang diharapkan. Ketika suatu tujuan atau hasil jelas dan spesifik, sangat mudah untuk mengetahui kapan tujuan/hasil itu tercapai.
Measurable dimaknai sebagai tujuan atau hasil yang harus terukur baik kualitas maupun kuantitas. Ini dapat diatur dalam kaitannya dengan kinerja standar atau harapan kinerja.
Achievable artinya dapat dicapai, tetapi perlu dinyatakan sebagai tantangan, sehingga mendorong organisasi untuk mencapai hasil atau tujuannya.
Realistis ialah menciptakan ide-ide yang harus realistis dan berorientasi pada hasil, serta mencapai hasil atau tujuan.
Time Sensitive adalah setiap hasil atau tujuan memiliki batas waktu berapa lama dapat dicapai. Fakta bahwa suatu tujuan atau hasil memerlukan batas waktu memudahkan untuk mengukur peningkatan tujuan atau hasil selanjutnya.

Mengembangkan KPI membutuhkan waktu dan sumber daya untuk perusahaan. Indikator kinerja utama yang diukur merupakan indikator yang memenuhi kebutuhan perusahaan, dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan.

Tips Menerapkan Key Performance Indicator

Berikut ini beberapa tips untuk menerapkanKey Performance Indicator.

1. Memiliki Tujuan yang Jelas

Indikator kinerja utama memiliki pedoman yang jelas bahwa siapapun yang membaca atau menghitung harus dapat menginterpretasikan data dengan benar. Jika tujuan bisnis organisasi atau perusahaan kamu adalah menjadi “pemimpin pasar”, maka tujuan KPI adalah “meningkatkan penjualan sebesar 10%” atau “pemasaran produk di kawasan Asia Tenggara”.

Kamu dapat mengatur bagaimana “memperluas cakupan”.Tujuan dari KPI harus jelas dan strategis. Hubungan strategis adalah bagaimana mengevaluasi bagaimana organisasi melakukan strategi-strategi dan pengukuran yang harus dicapai, bagaimana organisasi dapat mengevaluasi visi dan misi yang mereka miliki.

2. Buat tujuan yang mencapai garis besar

Apa tujuanmu? Bisakah kamu mencapainya? Kapan kamu perlu mencapai tujuan itu? Bagaimana kamu bisa mengukur kemajuan strategi yang diterapkan? Apakah strategi yang digunakan mempengaruhi keuangan organisasi atau perusahaan?

Sasaran harus realistis dan perubahan proses bisnis membutuhkan waktu untuk diterapkan. Pada tahap awal pemantauan KPI, yang terbaik adalah fokus pada tujuan jangka panjang dan pemantauan jangka menengah.

3. Pengumpulan Data

KPI merupakan pengukuran kuantitatif. Oleh karena itu, diperlukan data yang spesifik dan valid untuk menentukan indikator kinerja utama. Ini membantu untuk mengukur indikator secara akurat dan akurat.

4. Tinjau Perubahan Hingga Saat Ini

Alasan ulasan KPI sangatlah membantu. Katakanlah perusahaan melebihi hasil yang ditargetkan, misalnya target 120 persen, dan masih memiliki produktivitas yang baik, maka tidak salah untuk dicoba menjadi tujuan berikutnya agar meningkatkan hasil.

Sebagai gantinya, jika tidak mencapainya, jangan paksa tujuan berikutnya untuk meningkatkan tujuan berikutnya untuk mempengaruhi motivasi dan produktivitas tim. Dengan kata lain, perusahaan perlu menyadari apakah ada penonaktifan untuk kinerja tim.

5. Membuat Rumusan KPI

Beberapa KPI hanya berisi satu metrik atau ukuran. Namun, dalam kebanyakan kasus itu tergantung pada kombinasi yang dirangkum dalam rumus.

Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas pendapatan dari penjualan produk adalah total pendapatan dibagi dengan jumlah total produk. Buat ekspresi yang sesuai dan terus uji ekspresi untuk melihat apakah hasil yang perusahaan dapatkan sesuai dengan realisasi Anda.

6. Presentasi KPI

Untuk menyampaikan indikator kinerja utama secara efisien, data harus diubah menjadi representasi visual yang mudah dipahami seperti grafik dan bagan. Memberikan arahan kepada seluruh karyawan tentang proses perhitungan KPI untuk mencapai pola kerja yang efektif dan berorientasi pada tujuan.

Nah, itulah penjelasan tentang Key Performance Indicator (KPI) atau indikator kinerja utama yang perlu diterapkan perusahaan.

Pelajari lebih banyak tentang KPI yang tepat dan efektif lewat koleksi buku-buku diwww.gramedia.com. Gramedia akan selalu menjadi #SahabatTanpaBatas yang menemani kamu dengan beragam informasi terbaru dan terlengkap.

Pengertian Key Performance Indicator (KPI) dan Fungsinya

Pengertian Key Performance Indicator