Pengertian Agen: Ciri-Ciri, Kelebihan, dan Kekurangannya

Pengertian Agen – Dalam lingkungan sehari-hari, kata agen tentu sudah sering di dengar sebelumnya. Meski cukup familiar digunakan, tetapi banyak orang yang belum paham mengenai pengertian dan arti kata yang satu ini. Penggunaan kata agen biasanya digunakan untuk menyebut pihak-pihak yang berperan sebagai perantara, misalnya seperti agen asuransi maupun agen travel.

Lalu, sebenarnya apa yang dimaksud dengan agen? Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang agen, mulai dari pengertian, ciri-ciri, dan perbedaannya dengan distributor. Jadi,simak artikel ini sampai habis, Grameds.

Pengertian Agen

Agen merupakan seseorang atau badan usaha yang ditunjuk dan diberikan wewenang atau kuasa untuk mewakili serta bertindak atas nama badan usaha lainnya. Misalnya, badan usaha seperti bank yang berperan dan bertindak sebagai agen. Orang atau perusahaan ini akan berperan menjadi perantara bagi pihak yang menunjukkannya. Tujuannya untuk mengusahakan penjualan bagi pihak atau perusahaan yang menunjuknya.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), agen adalah orang atau perusahaan perantara yang mengusahakan penjualan bagi perusahaan lain atas nama pengusaha atau perwakilan.

Dengan kata lain, pihak yang menjadi agen berperan sebagai perwakilan dari nama atau perusahaan secara prinsipil untuk menawarkan jasa maupun layanan, serta tunduk terhadap ketentuan mengenai perjanjian penyuluhan.

Ciri-Ciri Agen

Agen tidak hanya merujuk pada perorangan, perusahaan maupun lembaga. Seseorang atau badan usaha dapat dikatakan agen jika mempunyai ciri-ciri khusus sebagai berikut :

1. Wilayah pemasarannya tidak terlalu luas.
2. Jumlah barang yang dijual oleh agen umumnya lebih kecil dari distributor.
3. Agen membeli barang dalam jumlah banyak untuk dijual kembali kepada reseller.
4. Agen dapat membuka peluang menjadi reseller kepada pihak lain.
5. Agen tidak selalu berbentuk badan usaha ataupun mempunyai izin badan usaha.
6. Sistem pembelian pada barang atau jasa yang ditawarkan mempunyai sistem beli putus atau komisi.
7. Biasanya agen tidak melayani pembelian langsung oleh konsumen.
8. Agen hanya menjual produk dari satu produsen dan tidak boleh menjual produk dari pesaing.
9. Hak paten sepenuhnya dimiliki oleh pihak yang menunjukkannya, serta tidak dapat menentukan harga dari barang atau jasa layanan tersebut.

Hal ini juga berlaku dengan agen asuransi maupun agen travel. Mereka tidak bisa mengklaim jika mereka mempunyai atau bagian dari perusahaan yang menunjuknya. Mereka juga tidak bisa menentukan biaya atau harga pada layanan atau jasa yang mereka tawarkan. Dengan kata lain, mereka harus mengikut biaya atau harga yang ditetapkan pihak pemberi kuasa. Keuntungan yang didapat pada kedua agen tersebut umumnya adalah komisi.

Tugas dan Tanggung Jawab Agen

Ada beberapa tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh sebuah agen, seperti :

1. Menetapkan rencana dan sasaran pemasaran.
2. Mencari pelanggan, baik toko ritel maupun reseller.
3. Menyediakan berbagai layanan untuk pelanggan, seperti konsultasi dan bantuan teknis.
4. Mengidentifikasi dan menetapkan pelanggan prioritas.
5. Melakukan tindakan persuasif dan menjawab pertanyaan yang diajukan pelanggan.
6. Memberi informasi terkait product knowledge pada pelanggan.

Perbedaan Agen dengan Distributor

Beberapa orang banyak yang salah paham dan mengira bahwa agen dan distributor sama, padahal dua kata ini mempunyai arti yang berbeda. Kemudian, apa perbedaan antara agen dengan distributor?

Berbeda dengan agen, distributor merupakan entitas yang berperan sebagai perantara antara produsen dan entitas lainnya. Tujuannya untuk mendukung saluran distribusi atau rantai pasokan barang untuk disalurkan ke konsumen. Tidak hanya ditunjuk, mereka juga mempunyai hubungan bisnis dengan manufaktur atau produsen yang mereka wakili tersebut.

Jadi, distributor adalah rantai pertama setelah produsen. Berbeda dengan agen, distributor berperan sebagai penjual barang tersebut ke konsumen. Mereka mendapat keuntungan dari selisih harga jual, bukan komisi. Sementara itu, agen, mendapatkan keuntungan dari kesepakatan yang telah dilakukan.

Distributor juga mempunyai kelonggaran dalam menentukan harga barang, tidak seperti agen yang mempunyai ketentuan harga sendiri.

Penggolongan Agen dari Sistem Praktiknya

Agen mempunyai konteks yang lebih luas. Apabila dilihat dari sistem praktiknya, agen terbagi menjadi dua golongan yaitu agen pelengkap dan penunjang. Kemudian, apa yang membedakan keduanya? Yuk simak grameds :

1. Agen pelengkap

Agen ini memberikan jasa-jasa tambahan dalam penyaluran barang. Hal ini berfungsi dalam melaksanakan jasa-jasa tmabahan dalam penyaluran barang. Tujuannya untuk menjadi pelengkap apabila ada kekurangan. Contohnya, jika pedagang atau lembaga usaha tidak dapat melakukan hal-hal yang berkaitan dengan penyaluran barang maka agen pelengkap ini yang akan melakukannya.

Jika pedagang atau lembaga lain tidak bisa melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan penyaluran barang, maka agen pelengkap yang menggantikannya pekerjaan tersebut.

Selain itu, ada banyak jasa yang termasuk sebagai agen pelengkap. Jasa yang ditawarkan juga beragam. Misalnya, ada agen yang membantu di bidang konsultan keuangan, agen ini berperan membantu klien dalam urusan bidang finansial.

Selain itu, ada juga agen yang mempunyai jasa dalam membantu pengambilan keputusan. Contohnya seperti lembaga atau biro iklan. Ada juga agen yang berperan dalam membantu penyediaan informasi. Misalnya televise, surat kabar dan radio.

2. Agen penunjang

Agen penunjang sebagai agen yang berperan dalam membantu proses pemindahan barang-barang sedemikian rupa, sehingga terciptanya hubungan langsung antara pembeli dan penjual. Agen penunjang berperan dalam melayani kebutuhan-kebutuhan dari setiap kelompok secara serempak. Beberapa contoh agen penunjang, antara lain sebagai berikut:

• Agen pengangkutan borongan (bulk transportation agent).
• Agen penyimpangan (storage agent).
• Agen pengangkutan khusus (specialty shipper).
• Agen pembelian dan penjualan (purchase and sales agents).

Kegiatan yang dilakukan agen penunjang ini yaitu untuk membantu dalam pemindahan barang-barang sedemikian rupa sehingga bisa mengadakan hubungan langsung antara pembeli dan penjual. Jadi, fungsi dari agen penunjang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan dari setiap kelompok secara serempak.

Jenis-Jenis Agen di Industri Pelayaran

Selain jenis-jenis agen di atas, ada juga jenis-jenis keagenan yang lain antara lain sebagai berikut:

1. General agent (agen umum)

Perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal milik perusahaan asing tersebut selama berlayar dan singgah di pelabuhan Indonesia. Contohnya, sebuah perusahaan pelayaran Cingcuala Jepang menunjuk Bahtera Line sebagai agent. Jadi, Bahtera Line mempunyai tugas melayani kapal milik cingcuala selama berlayar dan singgah di pelabuhan-pelabuhan Indonesia.

Persyaratan sebagai agen umum adalah pelayaran Indonesia yang mempunyai kapal bendera Indonesia berukuran sekurang-kurangnya 5.000 BRT dan/ atau kapal berbendera Indonesia berukuran sekurang-kurangnya 5.000 BRT secara kumulatif dan mempunyai bukti perjanjian keagenan umum (agency agreement) atau mempunyai bukti surat keagenan umum (letter of appointment).

Bagi perusahaan laut yang ditunjuk sebagai agen umum dilarang menggunakan ruang kapal asing yang diageninya, baik sebagian maupun keseluruhan untuk mengangkat muatan kapal dalam negeri.

2. Cabang agen

Adalah cabang dari general agent di pelabuhan tertentu. Di usaha dalam pelayaran niaga dimana ada liner dan tramper. Pelayaran liner akan menunjuk general agent atau booking agent, untuk mengurus muatan dan kapalnya. Tremper akan menunjukkan agen khusus (special agent) karena hanya dipakai pada saat kapalnya di charter di sebuah pelabuhan dimana kapal melakukan bongkar muat.

Dalam melakukan tugasnya di pelabuhan, agent yang ditunjuk dinamakan port agent. Port agent yang ditunjuk di pelabuhan lainnya dapat menunjuk sub agent untuk mewakilinya. Port agent tetap bertanggung jawab terhadap principalnya. Apabila dalam sebuah charter party, salah satu pihak penchaerter telah menunjuk agen untuk mewakili kepentingannya, maka pemilik dapat menunjuk agent lain untuk mewakilinya yang disebut protecting agent.

3. Sub agent

Perusahan pelayaran yang ditunjuk oleh general agent untuk melayani kebutuhan tertentu kapal di pelabuhan tertentu. Sub agen ini sebenarnya berfungsi sebagai wakil atau agen dari general agent. Contoh, Cingcuala menunjuk Bahtera Line sebagai agentnya, maka Bahtera Line menunjuk sub agen Jaya Line untuk mengganti kapal tersebut, karena Bahtera Line tidak mempunyai cabang di Pelabuhan Merak Banten.

4. Husbandry agent

Agen yang ditunjuk oleh prinsipal untuk mewakilinya di luar kepentingan bongkar/ muat, hanya mengurus ABK kapal, repaior dan lain sebagainya.

Jenis-Jenis Agen Secara Umum

Karena jenis-jenis agen dibedakan menjadi beberapa, sehingga berikut ini jenis-jenis agen secara umum yaitu :

• Agen umum, menyediakan berbagai macam dan jenis barang artinya tidak fokus pada satu jenis barang.
• Agen hasil bumi dan plastik, menyediakan berbagai macam hasil bumi/ rempah-rempah seperti bumbu dapur, bahan-bahan kue, kacang-kacangan dan juga menyediakan berbagai macam dan jenis plastic.
• Agen sandal, menyediakan berbagai macam jenis sandal.
• Agen obat, menyediakan berbagai macam obat-
• Agen mainan, agen yang menjual berbagai macam mainan anak-
• Agen buku dan alat tulis, menyediakan berbagai macam dan merek buku serta alat-alat tulis.
• Agen pulsa elektrik, menyediakan pulsa elektrik yang mudah dan cepat untuk diperoleh.
• Agen jajanan, menyediakan berbagai jenis jajanan yang lengkap.
• Agen gas elpiji, menyediakan elpiji yang siap antar dan jemput ke alamat.
• Agen minuman, menyediakan berbagai macam jenis minuman.
• Agen beras, menyediakan dan menjual berbagai jenis beras.
• Agen peralatan rumah tangga, menyediakan berbagai macam peralatan rumah tangga.
• Agen elektronik, menyediakan fasilitas layanan pembayaran elektronik agar lebih mudah dan cepat dalam melakukan sebuah transaksi.

Agen elektronik sebagai perangkat dari suatu sistem elektronik yang dibuat untuk melakukan suatu tindakan terhadap suatu informasi elektronik tertentu secara otomatis yang diselenggarakan oleh banyak orang.

Syarat-Syarat Menjadi Agen Elektronik

Agen elektronik dapat diselenggarakan untuk lebih dari satu kepentingan penyelenggara sistem elektronik yang didasarkan pada perjanjian antara para pihak. Artinya agen elektronik tersebut dapat memperluas usahanya di bidang yang lain yang merupakan transaksi elektronik. Perjanjian yang dibuat oleh agen tersebut harus memuat paling sedikit:

1. Hak dan kewajiban;
2. Tanggung jawab;
3. Mekanisme pengaduan dan penyelesaian sengketa;
4. Jangka waktu;
5. Biaya;
6. Cakupan layanan; dan
7. Pilihan hukum.

Penyelenggara sistem elektronik dapat menyelenggarakan sendiri sistem elektroniknya atau melalui penyelenggara agen elektronik. Agen elektronik dapat berbentuk:

1. Visual;
2. Audio;
3. Data elektronik;
4. Bentuk lainnya.

Selain itu, agen elektronik juga wajib memuat atau menyampaikan informasi untuk melindungi hak pengguna yang paling sedikit meliputi informasi mengenai:

1. Identitas penyelenggara agen elektronik;
2. Objek yang ditransaksikan;
3. Kelayakan atau keamanan agen elektronik;
4. Tata cara penggunaan perangkat; dan
5. Nomor telepon pusat pengaduan.

Agen elektronik wajib memuat atau menyediakan fitur dalam rangka melindungi hak pengguna sesuai dengan karakteristik agen elektronik yang digunakan. Fitur dapat berupa fasilitas untuk beberapa hal:

1. Melakukan koreksi;
2. Membatalkan perintah;
3. Memberikan konfirmasi atau rekonfirmasi;
4. Memilih meneruskan atau berhenti melaksanakan aktivitas berikutnya;
5. Melihat informasi yang disampaikan berupa tawaran kontrak atau iklan;
6. Mengecek status berhasil atau gagalnya transaksi.

Pendaftaran Agen Elektronik

Dalam mendaftarkan agen, ada beberapa syarat dan wajib memperhatikan prinsip, antara lain:

• Kehati-hatian;
• Pengamanan dan terintegrasinya sistem teknologi informasi;
• Pengendalian pengamanan atas aktivitas transaksi elektronik;
• Efektivitas dan efisiensi biaya;
• Perlindungan konsumen sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

Penyelenggara juga wajib mempunyai dan menjalankan prosedur standar pengoperasian yang memenuhi prinsip pengendalian pengamanan pengguna dan transaksi elektronik. Prinsip pengamanan data pengguna dan transaksi elektronik meliputi:

• Kerahasiaan;
• Integritas;
• Ketersediaan;
• Keotentikan;
• Otorisasi

Selain itu, penyelenggara agen juga wajib melakukan, memiliki dan melaksanakan pengujian keautentikan identitas dan memeriksa otorisasi pengguna sistem elektronik yang melakukan transaksi elektronik.

Kelebihan dan Kekurangan Agen

Sama halnya dengan sektor bisnis lain, agen mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan. Dimana kelebihan menjadi sebuah agen adalah mendapatkan potensi keuntungan yang cukup besar dari hasil penjualan dan tidak perlu menciptakan suatu produk dengan merek sendiri.

Sementara itu, untuk kekurangan menjadi agen adalah modal yang tidak sedikit sebab harus mempunyai tempat yang cukup besar atau memadai untuk penyimpanan barang. Agen juga harus menanggung resiko kerugian jika ada barang yang rusak saat proses penyimpanan atau pengiriman.

Bentuk Perjanjian dengan Agen

Keberadaan agen didasarkan sebagai sebuah tugas khusus. Tugas khusus agen adalah mencari pelanggan, menyediakan layanan, melakukan presentasi atau membujuk, membuat rencana dan sasaran serta menetapkan pelanggan prioritas.

Kemudian, bagaimana bentuk perjanjian antara perusahaan dengan agen yang disebut sebagai perwakilan perusahaan itu? Di Indonesia, bentuk perjanjian agen diatur dalam pasal 21 ayat (2) Permendag 11/ 2006 mewajibkan perusahaan untuk membuat perjanjian dengan agen yang dilegalisir oleh notaris. Hal- hal yang perlu diperhatikan yaitu :

1. Nama dan alamat lengkap kedua belah pihak yang bekerja sama.
2. Maksud dan tujuan kerjasama.
3. Menerangkan status keagenan.
4. Menjelaskan jenis barang atau jasa dalam kerjsama.
5. Wilayah pemasaran.
6. Menerangkan kewajiban dan hak kedua belah pihak.
7. Kewenangan.
8. Masa berlaku kerja sama atau perjanjian.
9. Menerangkan cara-cara mengakhiri perjanjian.
10. Menerangkan cara-cara menyelesaikan perselisihan.
11. Hukum yang berlaku.
12. Masa tenggang waktu penyelesaian.

Kata agen tidak dapat diartikan dengan sederhana, karena agen memiliki ruang lingkup yang cukup luas dalam banyak bidang, baik dari cara kerja maupun fungsi. Namun, pada prinsipnya agen adalah kaki dan tangan suatu perusahaan atau produsen dalam menyalurkan dan mendistribusikan produk yang diperjualbelikan, baik barang maupun jasa. Hanya saja agen tidak mempunyai kewenangan untuk menentukan harga jual barang atau jasa tersebut.

Nah itulah pengertian agen ciri-ciri, serta kelebihan dan kekurangannya. Dari semua penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa agen adalah perantara yang bertindak memasarkan barang atau jasa sebuah perusahaan kepada konsumen dengan ketentuan perjanjian dan syarat yang berlaku.

Jika Grameds masih bingung, dan membutuhkan referensi terkait tentang pengertian, ciri-ciri, kelebihan dan kekurangan agen secara lengkap kamu bisa mengunjungi koleksi buku Gramedia di gramedia.com. Semoga semua pembahasan di atas menambah wawasan Grameds. Jadi, setelah membaca artikel ini sampai selesai, apakah kamu tertarik untuk menjadi agen?

Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami akan selalu memberikan informasi terbaik dan terlengkap untuk Grameds. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Rosyda Nur Fauziyah

BACA JUGA:

1. Agen Manufaktur: Pengertian, Jenis-Jenis, Kelebihan, dan Kekurangannya 
2. Agen Pembayar: Pengertian, Cara Memulai, Keuntungan dan Tipsnya 
3. Agen Korporatif: Pengertian, Keunggulan, dan Tanggung Jawab 
4. Pengertian dan Hubungan Teori Keagenan 
5. Pengertian Biro Perjalanan: Manfaat, Hingga Perbedaannya dengan Agen Perjalanan