Screening Karyawan : Pengertian, Tahap, dan Tips Lolos

Screening Karyawan – Ketika sebuah perusahaan membuka lowongan pekerjaan, umumnya banyak orang yang akan melamar dan menjadi kandidat calon pekerja yang akan menempati posisi yang lowong tersebut. Salah satu tahapan yang dilakukan untuk menyeleksi begitu banyaknya kandidat yang melamar sebuah pekerjaan tersebut adalah screening.

Screening merupakan salah satu strategi yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan seseorang yang tepat, yang sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Proses screening dilakukan untuk mengenal kepribadian dan latar belakang calon pekerja yang melamar di perusahaan tersebut.

Apa itu screening? Mengapa screening harus dilakukan? Bagaimana cara agar lolos tahap screening ketika melamar sebuah pekerjaan? Kalian tidak usah bingung lagi, Grameds. Artikel ini akan merangkum jawaban atas kedua pertanyaan tersebut. Simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Screening

Screening atau yang juga dikenal dengan istilah penyaringan kandidat merupakan sebuah proses untuk meninjau lamaran kerja. Melansir dari The Balance Careers, screening karyawan merupakan proses verifikasi informasi yang diberikan pelamar di dalam CV, yang dilakukan oleh HR atau perekrut. Screening karyawan merupakan salah satu tahap yang paling penting dalam proses rekrutmen pekerja, karena screening merupakan strategi yang dilakukan oleh bisnis atau perusahaan, agar bisa menemukan orang yang tepat, yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan perusahaan, dan juga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Terdapat beberapa pertimbangan dari perusahaan ketika dalam proses mencari karyawan, seperti latar belakang pendidikan, latar belakang kehidupan kandidat, catatan kriminal, skill, dan juga kepribadian kandidat. Perusahaan atau setidaknya perekrut pastinya telah menetapkan kriteria tertentu yang dibuat berdasarkan pertimbangan dari perusahaan. Dan tugas seorang rekruter adalah untuk menemukan kandidat yang tepat, yang memenuhi kriteria tersebut.

Jadi, salah satu strategi yang dapat dilakukan perekrut adalah dengan melakukan screening karyawan ini. Proses screening karyawan ini akan dilakukan tepat setelah proses membuka lowongan pekerjaan, di mana pada prosesnya perekrut akan membaca resume yang diberikan pelamar secara sekilas, dan juga membaca surat lamaran kerja yang diberikan, untuk kemudian menemukan kecocokan antara pribadi yang diproyeksikan kandidat, termasuk di dalamnya pengalaman, kualifikasi, kecocokan organisasi, dan keahlian, dengan deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan.

Saat ini, screening kandidat dapat dilakukan dengan bantuan teknologi maupun secara manual. Walaupun dengan bantuan teknologi HRD tetap perlu memiliki trik agar proses screening berjalan efisien. Karena meskipun ada kemajuan besar dalam teknologi, penyaringan masih menjadi aspek perekrutan yang paling memakan waktu dengan rata-rata keputusan perekrutan yang memakan waktu sekitar 23 jam untuk screening saja.

Alasan Dilakukannya Screening

1. Membuat Proses Rekrutmen Lebih Efektif

Proses screening karyawan dilakukan secara singkat, tapi dengan menggunakan metode yang sedemikian rupa, yang dapat menilai kepribadian seseorang dan aspek-aspek lain yang menjadi pertimbangan perusahaan. Maka itu, tahap screening karyawan dinilai membuat proses rekrutmen menjadi lebih efektif, karena dalam proses yang singkat, perusahaan dapat memilah dan memilih sejumlah kandidat yang dapat memenuhi kriteria perusahaan.

2. Mencari Karyawan yang Kompeten

Setiap perusahaan tentunya ingin mendapatkan karyawan yang berkompeten, memiliki keahlian yang mumpuni untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya, serta memiliki kepribadian yang baik, yang cocok dengan nilai-nilai yang dianut perusahaan. Maka itu, setiap perusahaan akan melakukan proses rekrutmen dengan serius dan berhati-hati.

Melansir dari Hire Right, screening karyawan merupakan cara yang paling tepat untuk melakukan verifikasi atas latar belakang pendidikan, kemampuan, dan segala hal lain yang telah dicantumkan oleh kandidat pelamar di dalam CV yang diberikan. Screening karyawan akan memberikan validasi apakah yang dituliskan kandidat pelamar tersebut dalam CV-nya adalah benar dan sesuai dengan kepribadiannya atau hanya bualan semata.

3. Menciptakan Tempat Kerja yang Aman

Proses screening karyawan diibaratkan sebagai proses untuk mengenal para calon kandidat. Perusahaan tentunya tidak mengetahui tentang segala latar belakang kehidupan para kandidat yang telah melamar pekerjaan di perusahaan tersebut, apakah kandidat tersebut memiliki catatan kriminal tertentu, apakah kandidat tersebut pernah terlibat dalam kasus berbahaya, dan apakah kandidat tersebut dapat dipercaya.

Perusahaan akan sangat berhati-hati dalam merekrut seseorang untuk menjadi pekerjanya, karena jika perusahaan merekrut orang yang salah, bisa saja perusahaan mendapatkan situasi yang berbahaya, atau reputasi perusahaan menjadi rusak. Dengan dilakukannya proses screening karyawan, perusahaan setidaknya dapat menduga kepribadian seseorang, dan bahkan terkadang dapat memastikan bahwa kandidat tersebut memiliki kepribadian yang baik.

4 Tahap Screening Karyawan

1. Mengulas resume atau CV

Tahap pertama yang umumnya dilakukan rekruter dalam proses screening, yaitu melihat dan mengulas CV yang telah dilampirkan oleh kandidat pelamar. Proses review CV sendiri dapat dilakukan dengan menggunakan metode manual atau dengan memanfaatkan software atau sistem seperti ATS.

Beberapa hal dalam CV yang akan diperhatikan rekruter, yakni edukasi kandidat, pengalaman organisasi atau pengalaman kerja yang relevan, kemampuan, perkembangan karir, pencapaian atau performa kerja sebelumnya, dan lain sebagainya. Selain memastikan isi atau konten dari CV milikmu sudah lengkap, hal lain yang perlu kamu perhatikan adalah untuk menuliskan CV tersebut dalam format yang rapi dan mudah dibaca. Sebab, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, rekruter bisa saja menggunakan sistem atau software semacam ATS, yang mana dalam sistem tersebut terdapat sejumlah format tertentu yang perlu kamu perhatikan, agar dapat terbaca oleh sistem itu.

2. Mengulas Surat Lamaran Kerja atau Cover Letter

Tahap berikutnya yang akan dilakukan rekruter dalam proses screening, yaitu melihat surat lamaran kerja atau yang dikenal dengan cover letter yang dilampirkan kandidat bersama CV. Cover letter menjadi salah satu aspek penting yang dapat membuat kamu lebih menonjol atau tampil berbeda dari kandidat yang lain. Tentu saja, cover letter tidak bisa dituliskan secara asal atau seadanya saja.

Kamu perlu merumuskan isi surat lamaran kerja yang singkat, jelas, dan menarik, dengan menyertakan rangkuman tentang profilmu, kemampuanmu, pengalaman karirmu, dan rangkai kata yang memastikan bahwa dirimu memenuhi kriteria yang perusahaan cari. Dengan melampirkan surat lamaran kerja ini, peluang kamu untuk lolos proses screening karyawan akan menjadi lebih besar. Jadi, jangan lupa lampirkan cover letter ketika melamar pekerjaan, ya!

3. Melakukan Screening Melalui Telepon atau Video Call

Setelah kamu lolos tahap screening dokumen, kamu akan dihubungi oleh rekruter untuk melakukan berbicara melalui telepon atau secara tatap muka melalui video call. MaRS mengatakan bahwa tahap ini sering disalah artikan sebagai tahap interview calon karyawan, padahal sebenarnya tahap ini masih masuk dalam proses screening karyawan.

Tujuan rekruter melakukan screening melalui telepon adalah untuk memastikan bahwa kandidat pelamar dapat dihubungi dan aktif. Tahap ini merupakan salah satu tahap screening yang paling penting, karena pada tahap ini lah kamu secara tidak langsung akan diuji dan dinilai oleh rekruter. Rekruter akan menilai kemampuan komunikasimu dalam menjawab segala pertanyaan yang ia lontarkan

Tahap screening yang satu ini menjadi lebih penting lagi, jika pekerjaan yang kamu lamar memiliki kualifikasi yang mengutamakan kemampuan komunikasi, seperti customer service atau sales. Maka itu, ada baiknya kamu mulai belajar dari sekarang mengenai cara berkomunikasi yang baik, juga cara menjawab pertanyaan-pertanyaan umum dan dasar yang biasanya dilontarkan dalam wawancara kerja.

4. Proses Menentukan Kandidat Terbaik

Tahap screening yang satu ini adalah tahap terakhir yang menutup proses screening karyawan. Pada tahap ini, kandidat tidak bisa melakukan usaha lagi selain berdoa. Segala yang terjadi selanjutnya ditentukan oleh rekruter sendiri, dari peninjauan hasil ketiga tahap screening sebelumnya yang telah dilalui seluruh anggota.

Pada tahap ini, rekruter akan mencoba untuk mencocokkan kualitas dan kualifikasi yang ada dalam diri seluruh kandidat yang telah menempuh tahap screening sebelumnya dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan. Pda tahap screening yang satu ini juga, rekruter akan melakukan pengecekan latar belakang lurus kandidat untuk memastikan bahwa tidak ada kandidat yang memiliki jejak kriminal atau jejak digital yang negatif.

Rekruter kemudian akan menimbang mana kandidat yang paling unggul, dan biasanya akan memilih 5 sampai 10 kandidat untuk diwawancara oleh tim atau user, atau manajer yang akan menjadi penanggung jawab kandidat. Dan ini lah yang menjadi akhir dari proses screening karyawan dalam proses rekrutmen.

Tahap selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah menunggu rekruter untuk menghubungimu, dan memberikan kabar baik bahwa kamu akan lanjut ke tahap wawancara oleh user atau manajer. Jika kamu lolos tahap itu juga, tiba lah pada saatnya kamu menerima surat penawaran kerja atau offering letter yang telah kamu impikan.

Tips Lolos Tahap Screening Karyawan

Setelah membaca penjelasan di atas, kamu pastinya sudah bisa membayangkan apa saja yang harus kamu tempuh dalam tahap screening karyawan. Namun, mungkin di antara kalian masih ada yang bertanya-tanya mengenai bagaimana caranya agar kamu bisa menempuh seluruh tahapan screening dengan baik, dan akhirnya lolos tahap screening?

Tidak usah khawatir, Grameds. Di bawah ini akan dirangkum beberapa tips yang bisa kamu lakukan, agar lolos tahap screening karyawan. Simak penjelasannya sampai selesai ya!

1. Melamar Pekerjaan yang Sesuai dengan Kemampuan Dirimu

Tips yang satu ini merupakan hal yang sangat mendasar, tapi tidak jarang dilupakan oleh para kandidat yang melamar pekerjaan. Tentunya, kamu harus memastikan bahwa pekerjaan yang kamu lamar adalah pekerjaan yang kamu minati, dan kamu memiliki kualifikasi yang sesuai dengan apa yang sedang dicari perusahaan.

2. Terus Belajar dan Berlatih

Agar bisa melalui seluruh tahap screening dengan maksimal, kamu perlu belajar dan berlatih terus-menerus. Seperti untuk bisa lolos dalam tahap keempat screening, yakni wawancara melalui telepon atau video call, kamu bisa terus belajar bagaimana cara komunikasi yang baik dan tepat, serta mempelajari sejumlah siasat dalam menjawab pertanyaan dari rekruter.

Kamu juga perlu untuk mempelajari dan memastikan bahwa kamu menguasai sejumlah teori yang berkaitan dengan posisi yang kamu lamar. Jika posisi tersebut membutuhkan keahlian teknis, kamu perlu bersiap untuk dihadapkan dengan sebuah studi kasus yang harus kamu pecahkan.

3. Menggunakan Media Sosial Secara Bijak

Melansir dari AARP, hasil survey yang dilakukan Career Builder, menyatakan bahwa salah satu tugas utama rekruter saat melakukan proses screening, 60 persennya adalah melakukan pengecekan pada media sosial kandidat. Dapat diketahui juga, bahwa pada zaman ini media sosial menjadi salah satu media utama yang paling sering digunakan masyarakat umum. Dan dari maraknya penggunaan media sosial, dapat dikatakan bahwa media sosial dapat menjadi sebuah cerminan kepribadian atau profil seseorang.

Melihat hasil survey dan fenomena tersebut, kamu harus memastikan bahwa kamu menggunakan media sosial secara bijak. Jangan pernah kamu mengunggah sesuatu yang bersifat negatif atau buruk, seperti terlibat dalam cyber-bullying, sering mengunggah kata-kata kasar, atau konten negatif lainnya.

Sudah menjadi hal yang umum bagi rekruter untuk menanyakan nama akun media sosial kandidat. Jika kamu pernah ditanyakan tentang media sosialmu, kamu perlu berhati-hati, karena itu berarti rekruter atau perusahaan akan mengecek riwayat postinganmu di media sosial atau segala jejak digital yang terkait dengan dirimu.

Pengecekan media sosial dilakukan perusahaan, karena perusahaan tidak ingin mengambil risiko untuk merekrut karyawan yang tidak memiliki manajemen emosi yang baik. Dapat dibayangkan, jika seseorang tidak bijak dalam menggunakan media sosial dan sering mengatakan hal-hal yang buruk di media sosial, bukan tidak mungkin dalam situasi yang nyata, ia akan bersikap lebih buruk dari itu.

Maka itu, pastikan jejak digitalmu bersih dan jangan selalu gunakan media sosial dengan bijak, ya.

4. Membuat CV dengan Jujur

CV memang merupakan salah satu dokumen penting yang menjadi penentu apakah kamu adalah seorang yang menarik atau tidak bagi perusahaan. Tidak jarang orang yang salah mengartikan CV sebagai sebuah pancingan, dan akhirnya mereka membuat CV yang begitu mengesankan, tapi secara tidak jujur. Hal yang kerap kali dituliskan secara tidak jujur, yaitu terkait dengan kemampuan atau keahlian diri.

Jangan pernah kamu menuliskan keahlian yang tidak kamu miliki ke dalam CV. Sebab, pada akhirnya rekruter dan perusahaan akan mengecek dan menguji apakah kamu memang memiliki keahlian tersebut atau tidak. Daripada kamu menanggung malu dan diberikan label sebagai seorang yang tidak jujur dan suka melebih-lebihkan, ada baiknya kamu menuliskan CV dengan jujur.

Tips bagi para pelamar kerja yang ingin menyusun CV, yaitu menyebutkan segala keahlian yang relevan dengan posisi yang dilamar, dan kamu memiliki bukti yang memvalidasi kemampuan tersebut. Bukti tersebut bisa dari nilai akademik selama sekolah atau kuliah, prestasi yang kamu dapat, dan sertifikat dari berbagai lembaga yang kredibel.

Kamu juga bisa menyertakan sejumlah hasil karya yang menunjukkan keahlianmu atau sering disebut sebagai portofolio. Misalnya kamu melamar sebagai seorang desainer konten media sosial, kamu dapat melampirkan sejumlah hasil desain atau gambar yang pernah kamu buat, baik itu desain sederhana untuk tugas sekolah, atau desain yang memang kamu buat khusus untuk kebutuhan seperti ini.

5. Menjaga Hubungan yang Baik dengan Mantan Atasanmu

Melansir dari The Balance Careers, perusahaan atau rekruter bisa saja melakukan wawancara dengani mantan atasan dari kandidar yang melamar pekerjaan. Kamu juga biasanya akan ditanya mengenai alasan mengapa kamu keluar atau berhenti dari tempat kerjamu yang sebelumnya.

Apabila alasan kamu keluar dari perusahaan sebelumnya dinilai buruk, maka kemungkinan besar perusahaan akan lebih berat dalam mempertimbangkan anda sebagai calon karyawan baru di sana. Maka itu, jangan sampai kamu mengatakan alasan yang menjelek-jelekan perusahaan atau atasan kamu yang sebelumnya.

Sebab, hal tersebut merupakan aspek penentu dalam pertimbangan personalia kandidat. Cerdas dalam bekerja bukan hanya mengenai melakukan tanggung jawab dengan maksimal daja, melainkan juga menjaga hubungan baik dengan atasan.

Oleh karena itu, sebaiknya anda selalu menjaga hubungan yang baik dengan mantan atasanmu. Sebab, ia dapat menjadi salah satu referensi kerja bagimu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Pastikan hubungan kamu dengan atasan sebelumnya terjalin secara harmonis.

Nah, itu dia Grameds penjelasan mengenai screening dan juga beberapa tips untuk lolos tahap screening. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian untuk menambah pengetahuan dan menjadi referensi untuk belajar bagi kalian yang ingin melamar pekerjaan. Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu siap memberikan informasi terbaru dan terlengkap bagi kalian.