Pengertian Payroll: Metode, dan Manfaatnya

Pengertian Payroll – Bagi para pemilik usaha atau perusahaan tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah payroll. Akan tetapi sebagian lainnya, khususnya orang-orang awam ada juga yang sudah pernah mendengar istilah payroll namun tidak begitu memahami apa itu payroll secara lebih jelas. Intinya, payroll adalah suatu sistem pembayaran gaji karyawan yang dilakukan oleh pihak perusahaan.

Sebagai pemilik perusahaan dan juga sebagai karyawan, kita tentu wajib untuk memahami dan mengetahui sistem pembayaran tersebut. Mengapa? Karena nantinya kita akan memperoleh informasi terkait kapan harus menerima dan mendapatkan gaji atau upah. Serta dengan cara apa gaji kita akan dikirimkan atau diberikan kepada karyawan. Pada artikel kali ini, kita akan mencoba untuk memahami apa itu payroll dan bagaimana cara kerjanya serta apa saja manfaat yang akan diperoleh, baik untuk karyawan maupun pihak perusahaan.

Pengertian Payroll Adalah

Payroll adalah suatu sistem pembayaran gaji atau upah yang dilakukan oleh suatu perusahaan kepada para karyawannya dalam kurun waktu tertentu. Sebagian besar orang menganggap bahwa payrol merupakan sebuah sistem pembayaran gaji yang lebih modern dibandingkan zaman sebelumnya.

Selain itu payroll juga lebih memudahkan pihak administrasi atau HRD di sebuah perusahaan untuk mengirimkan atau memberikan gaji kepada karyawannya setiap bulan. Terlebih untuk perusahaan yang berskala besar dan memiliki jumlah karyawan yang banyak, dari ratusan hingga ribuan orang. Mereka tentu akan merasa kesulitan jika harus menghitung dan mengatur penggajian secara manual untuk para karyawannya.

Dalam proses pelaksanaannya, semua karyawan nantinya akan mendapatkan rincian komponen upah yang diberikan oleh pihak perusahaan, seperti uang lembur, tunjangan transport, potongan pajak, uang makan, BPJS, dan lainnya. Sehingga hal itu akan membantu semua karyawan dalam memahami gaji yang mereka terima setiap bulannya.

Manfaat Sistem Payroll

Jika penjelasan di atas kita sudah membahas mengenai pengertian payroll, maka selanjutnya kita akan memahami tentang manfaat yang didapatkan jika menggunakan sistem payroll pada pembayaran gaji karyawan. Baik itu untuk perusahaan kecil maupun perusahaan berskala besar. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

1. Mengetahui Tentang Laporan Gaji Setiap Bulannya

Salah satu manfaat dari sistem payroll untuk para karyawan adalah untuk mengetahui rincian laporan gaji setiap bulannya. Payroll akan memberikan gambaran yang sangat rinci untuk para karyawan tentang berapa banyak persentase potongan untuk pajak, BPJS, dan berapa gaji bersih yang akan mereka terima setiap bulannya. Tak hanya itu saja, dengan menggunakan sistem ini, para karyawan juga akan lebih mudah dalam memahami slip gaji yang mereka terima setiap bulannya. Sebab, nantinya slip gaji tersebut akan dikirimkan oleh pihak perusahaan ke masing-masing email karyawan.

2. Menghemat Waktu

Untuk HRD atau bagian administrasi suatu perusahaan, sistem payroll bisa menghemat waktu saat mereka akan memberikan gaji kepada setiap karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut. Mengapa? Karena sistem tersebut bisa membantu pihak perusahaan untuk membuat laporan gaji karyawan secara lebih mudah setiap bulannya. Jadi, apabila ada karyawan yang absen dalam sehari, maka sistem payroll akan langsung otomatis menghitung jumlah gaji untuk karyawan pada hari itu. Sistem pembayaran upah payroll juga menyediakan berbagai fitur yang bisa memudahkan pihak perusahaan dalam memproses pembayaran gaji secara lebih efisien.

3. Menghitung Jumlah Gaji dan Potongan Gaji

Salah satu fitur di dalam payroll yang sangat bermanfaat adalah fitur menghitung gaji untuk setiap karyawan. Apabila jumlah gaji kotor sudah ditentukan sebelumnya, maka secara otomatis sistem pembayaran gaji tersebut akan menghitung potongan gaji. Mulai dari pajak, asuransi, BPJS, dan lainnya. Semua potongan tersebut nantinya akan di input langsung di dalam jumlah gaji kotor sebelum selanjutnya dikirim secara otomatis kepada rekening tiap karyawan. Bahkan, beberapa sistem payroll juga bisa menyertakan penggantian sebuah biaya reimbursement karyawan, pengobatan karyawan yang tidak memakai BPJS, dan pengeluaran lainnya yang dilakukan oleh tiap karyawan secara otomatis.

4. Membuat Formulir Pajak

Dengan menggunakan sistem payroll, pihak perusahaan juga bisa membuat sebuah formulir pajak yang dibutuhkan pihak karyawan maupun pihak perusahaan. Nantinya, formulir tersebut dapat dikirimkan atau dicetak oleh pihak yang bersangkutan. Sebelumnya, proses pembuatan formulir tersebut sangat menyita banyak waktu dan membutuhkan biaya untuk ongkos perjalanan. Tapi semenjak ada sistem payroll, proses pembuatan formulir pajak menjadi lebih mudah dan efisien serta hemat biaya. Tak hanya itu, bagian HR atau administrasi juga akan lebih fokus untuk melakukan tugas lainnya. Seperti halnya meningkatkan aset dari sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan.

5. Menyimpan Data Secara Otomatis

Apabila pihak perusahaan menyimpan data-data penggajian secara manual, tentu akan membutuhkan waktu yang lebih banyak dan pastinya akan lebih sulit dilakukan. Bahkan pihak perusahaan membutuhkan banyak kertas serta ruang penyimpanan agar data-data yang disimpan tetap rapi dan aman. Namun setelah adanya payroll, yaitu sebuah aplikasi yang dioperasikan langsung oleh sebuah sistem, maka pihak perusahaan tidak perlu lagi menyiapkan hal-hal tersebut. Tak hanya itu, data-data lama yang sudah disimpan juga bisa dihapus dengan mudah apabila sudah tidak lagi diperlukan lagi. Kemudian, semua tantangan yang harus dihadapi oleh pihak perusahaan untuk memenuhi kewajiban mereka dalam membayar kompensasi karyawan juga bisa diselesaikan dengan lebih mudah menggunakan sistem payroll.

6. Bisa Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan

Perlu dipahami bahwa tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama. Akan tetapi, sebuah perusahaan dapat menyesuaikan dengan sistem payroll yang akan mereka pilih. Sehingga pihak perusahaan dapat mengatakan kebutuhan aplikasi payroll di setiap vendornya. Seperti halnya pada perusahaan kecil, dimana mereka hanya membutuhkan fitur yang lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan berskala besar. Sebab, jumlah karyawannya juga belum tentu banyak dan kebutuhan mereka juga tidak terlalu besar. Sedangkan untuk pihak perusahaan berskala besar, mereka bisa berinvestasi pada sistem payroll yang bisa terintegrasi dengan sebuah aspek perencanaan dan juga pengelolaan sumber daya lainnya seperti pengelolaan perizinan, fungsi absensi, penjadwalan, dan lainnya.

7. Self-Service

Sistem aplikasi payroll juga bisa memudahkan para karyawan untuk dapat mengakses data informasi tentang diri mereka secara langsung. Seperti tentang potongan gaji, waktu kerja, bonus, jumlah gaji, dan lainnya. Fitur tersebut juga bisa membantu karyawan yang ingin mengajukan suatu hal secara otomatis tanpa perlu membuat surat permohonan yang ditujukan pada pihak HRD. Sekarang ini, hampir semua sistem payroll sudah berbasis cloud. Itu artinya, sistem tersebut sudah bisa diakses oleh para penggunanya kapan saja dan dimana saja selama perangkat yang digunakan terhubung dengan jaringan internet. Sistem tersebut juga akan secara otomatis terupdate apabila ada perubahan pajak. Jadi, setiap gaji karyawan akan bisa disesuaikan secara otomatis dengan ketentuan atau aturan pemerintah.

8. Pembuatan Laporan Sesuai Dengan Kebutuhan

Adanya banyak transaksi yang berhubungan dengan sistem payroll, maka hal tersebut tentu membutuhkan sebuah laporan yang mudah untuk dipahami dan dibaca supaya dapat dianalisa. Pihak perusahaan bersama pihak akuntansi bisa menyusun sebuah laporan transaksi menggunakan sistem payroll secara lebih rinci sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Kapan Tanggal Pemberian Gaji Ditentukan Oleh Payroll?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem payroll adalah suatu sistem pembayaran gaji saja. Sehingga tanggal pemberian gaji harus diatur terlebih dahulu berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Mengapa? Karena tanggal pemberian gaji tidak diatur secara jelas di dalam undang-undang ketenagakerjaan. Akan tetapi, biasanya perusahaan swasta akan membayarkan gaji karyawannya antara tanggal 23 sampai tanggal 27.

Namun terlepas dari kapan gaji karyawan dapat ditentukan melalui sistem payroll, kewajiban yang paling penting dan harus dilakukan oleh perusahaan yaitu membayarkan gaji karyawan yang sebelumnya sudah disepakati kedua belah pihak. Oleh karena itu, kita harus lebih bersabar apabila perusahaan tempat kita bekerja menggunakan sistem payroll untuk pembayaran gajinya.

Tetapi meskipun kita bisa memperoleh informasi terkait gaji melalui slip gaji yang diberikan oleh payroll. Kita tetap saja harus memahami hal apa saja yang bisa mengubah nominal gaji setiap bulannya. Hal tersebut cukup penting untuk dipahami supaya nantinya tidak akan timbul kesalahpahaman antara pihak karyawan kepada pihak perusahaan.

Apa Saja yang Bisa Mempengaruhi Gaji Karyawan?

Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan masing-masing dalam memberikan potongan maupun tunjangan gaji kepada para karyawannya. Dari penjelasan di atas, kita sudah tahu bahwa payroll adalah suatu sistem yang bisa memudahkan pihak perusahaan dalam memberikan gaji kepada karyawan. Akan tetapi, apa saja hal yang dapat mempengaruhi gaji karyawan setiap bulannya? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya.

1. Kehadiran atau Presensi

Apabila karyawan tidak masuk kerja atau absen dalam satu atau dua hari, maka karyawan tersebut gajinya akan dipotong dan informasi tersebut akan secara otomatis masuk ke dalam sistem payroll.

2. Uang Lembur

Apabila seorang karyawan mempunyai jatah lembur yang harus dikerjakan dalam satu maupun dua hari, maka karyawan tersebut akan mendapatkan peningkatan gaji pada satu periode waktu tertentu.

3. Bonus Sesuai Dengan Target

Jika di dalam satu bulan itu seorang karyawan bisa mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Maka bisa dipastikan karyawan tersebut akan memperoleh bonus akhir bulan yang secara otomatis akan masuk ke dalam sistem payroll.

4. Potongan Hutan atau Denda

Jika seorang karyawan melakukan suatu kecerobohan maupun kesalahan yang bisa merugikan pihak perusahaan, maka karyawan tersebut sudah pasti akan terkena denda. Kemudian denda tersebut akan secara otomatis masuk ke dalam sistem payroll. Sehingga gaji karyawan tersebut akan otomatis terpotong.

Apa Saja Metode Perhitungan Payroll Karyawan?

Ketika melakukan pembayaran gaji, setiap perusahaan tentu akan mempunyai metode perhitungannya sendiri-sendiri yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Namun, setiap perusahaan juga harus mematuhi tentang aturan perhitungan gaji para karyawan yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. Ada tiga metode perhitungan gaji yang harus dipahami oleh perusahaan. Apa saja ya metodenya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya.

1. Metode Netto

Metode yang pertama adalah metode netto, dimana metode ini adalah jumlah gaji yang akan diterima karyawan dan sudah dilakukan pemotongan terkait pajak penghasilan dan juga iuran jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan. Metode netto ini akan membuat perusahaan harus menghitung berapa besaran pajak karyawan dan juga pembayaran iuran jaminan sosial untuk para karyawan.

Sehingga karyawan secara otomatis akan menerima gaji bersih dan tidak perlu lagi menghitung jumlah potongan dari jumlah iuran dan pajak. Penggunaan metode ini dapat dikatakan cukup memberatkan pihak perusahaan. Sebab, mereka harus melakukan pemotongan, membayar pajak dari setiap gaji karyawan dan perhitungan gaji. Namun jika suatu perusahaan ingin menggunakan metode ini dengan lebih mudah, disarankan untuk menggunakan aplikasi perhitungan gaji yang tersedia di Google Play Store maupun Apps Store.

2. Metode Gross

Berbeda dengan metode netto, di dalam metode yang satu ini para karyawan harus melakukan perhitungan serta pembayaran sendiri untuk besaran pajaknya. Sebab, dalam metode Gross, pihak perusahaan akan memberikan dan membayarkan gaji tanpa melakukan pemotongan atau perhitungan gaji serta membayarkan iuran jaminan sosial. Jadi, sebuah perusahaan yang menggunakan metode ini mewajibkan karyawannya untuk mandiri dalam menghitung, memotong, dan juga membayar potongan gaji mereka untuk iuran jaminan sosial maupun pajak.

3. Metode Gross Up

Selanjutnya adalah metode gross up, di dalam metode ini pihak perusahaan akan memberikan tunjangan pada gaji pegawai sesuai dengan besaran pajak dan pembayaran iuran jaminan sosial seperti BPJS ketenagakerjaan dan kesehatan. Sehingga bisa disimpulkan bahwa perusahaan yang menggunakan metode ini akan menanggung semua biaya pajak dan juga iuran dengan memberikan tunjangan pajak di setiap gaji yang dibayarkan. Namun, setiap karyawan juga wajib membayar kewajiban pajaknya secara mandiri atau individu. Sesudah para karyawannya membayarkan wajib pajaknya, maka mereka harus melaporkannya kepada pihak perusahaan.

Dari ketiga metode tersebut, tentu masing-masing metode mempunyai kelebihan serta kekurangannya masing-masing. Jadi, pihak perusahaan bisa memilih sendiri metode mana yang paling sesuai untuk diterapkan pada saat pembayaran gaji.

Apa Saja yang Bisa Mempengaruhi Besaran Payroll Karyawan?

Ketika melakukan perhitungan gaji pada karyawan, ada beberapa hal yang bisa mempengaruhi besaran gaji yang akan diterima. Apa saja ya kira-kira?

1. Pendidikan

Ketika proses seleksi, tentu akan ada kualifikasi yang diminta pihak perusahaan. Salah satunya yaitu pendidikan. Itu artinya, jenjang pendidikan formal minimal harus sudah ditempuh oleh calon karyawan. Pendidikan disini menjadi salah satu poin penting dalam menentukan besaran gajinya, terlebih ketika awal-awal masuk kerja.

2. Golongan Jabatan

Hal kedua yang bisa berpengaruh pada besaran gaji adalah golongan jabatan. Sehingga bisa disimpulkan bahwa besar atau kecilnya gaji yang diperoleh sesuai dengan golongan jabatan berdasarkan bobot jabatannya atau nilainya. Apabila ada beberapa golongan jabatan yang mempunyai beban tugas dan tanggung jawab yang sama, maka akan dimasukkan ke dalam satu golongan yang sama.

3. Masa Kerja

Selain beban jabatan, waktu atau masa kerja seorang karyawan juga bisa mempengaruhi besaran gaji yang dibayarkan setiap bulannya. Semakin lama pengalaman seseorang, maka akan semakin tinggi pula gaji yang akan didapatkan.

4. Kompetensi

Kompetensi merupakan kemampuan karyawan yang mencakup banyak aspek, mulai dari keterampilan, wawasan, dan juga karakteristik kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diminta. Pihak perusahaan nantinya akan mempertimbangkan faktor kompetensi karyawan untuk menentukan jumlah gaji yang akan diberikan apabila kompetensi karyawan sudah sesuai dengan ketentuan jabatan tertentu.

Itulah penjelasan lengkap mengenai sistem payroll, cara penghitungan, metode, dan juga manfaatnya. Bagaimana, apakah Grameds tertarik untuk menggunakan sistem payroll untuk pembayaran gaji karyawan?

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait