Organizational Skills: Pengertian, Manfaat, Jenis, Cara Meningkatkannya

Sedari masa pendidikan tingkat awal hingga pendidikan tingkat tinggi, sistem pendidikan kita telah menanamkan sistem di mana kita dituntut untuk menyelesaikan sebuah tugas dalam tenggat waktu tertentu. Sistem ini diketahui ditanamkan sejak dini melalui sistem pendidikan, untuk membentuk kemampuan organisasi atau organizational skills.

Organizational skills diketahui sangat penting untuk dimiliki oleh setiap individu, karena kemampuan ini akan menunjang hampir seluruh kegiatan yang dilakukan seseorang. Mulai dari kegiatan pendidikan seperti mengerjakan tugas-tugas sekolah, juga dalam dunia karir, yang mana kita dituntut untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan secara optimal dan tepat waktu.

Organizational skills pada masa ini telah dianggap menjadi kemampuan dasar yang wajib dimiliki. Organizational skills merupakan kemampuan untuk melakukan aktivitas berorganisasi, agar dapat memanfaatkan sumber daya, waktu, energi, dan lain sebagainya secara efisien dan efektif, sehingga akhirnya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Mengapa organizational skills menjadi hal yang penting untuk dimiliki? Apa manfaat dari memiliki organizational skills? Kemampuan apa saja yang termasuk ke dalam organizational skills? Bagaimana cara meningkatkan organizational skills? Untuk menemukan jawabannya, simak penjelasan di bawah ini sampai selesai, ya!

Pengertian Organizational Skills

Untuk dapat memahami secara lebih dalam mengenai organizational skills, langkah awal yang harus kita tempuh adalah memahami pengertian dari organizational skills itu sendiri. Organizational skills merupakan kemampuan untuk melakukan aktivitas berorganisasi, agar dapat memanfaatkan sumber daya, waktu, energi, dan lain sebagainya secara efisien dan efektif, sehingga akhirnya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Organizational skills merupakan keterampilan yang akan membantu karyawan untuk dapat melakukan segala pekerjaannya secara efisien. Keterampilan atau kemampuan ini memberikan manfaat untuk membangun komitmen dan struktur dalam menyelesaikan tugas atau tanggung jawab dengan optimal.

 

Menurut The Muse, secara sederhana organizational skills merupakan upaya mengoptimalkan usaha di organisasi atau tempat kerja untuk memperoleh hasil yang terbaik. Organizational skills memungkinkan karyawan untuk bisa selalu produktif dan bisa menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Dengan menguasai organizational skills ini, seseorang dapat merencanakan dan memprioritaskan hal-hal penting yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya.

Organizational skills ini terkait dengan kemampuan seseorang untuk mengorganisir segala hal yang berhubungan dengan tugas dan pekerjaannya. Individu yang memiliki organizational skills yang baik akan mampu menggunakan dan memberdayakan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif.

Kebanyakan masalah yang dialami oleh pekerja atau pegawai berkaitan dengan kurangnya organizational skills, contohnya beban kerja yang dinilai terlalu berat, waktu pengerjaan tugas dirasa kurang, dan lain sebagainya. Masalah yang dialami oleh para pekerja tersebut tentunya juga menjadi masalah bagi organisasi atau perusahaan tempat mereka bekerja, sehingga perusahaan perlu memberikan dukungan dalam mengembangkan organizational skills karyawannya.

Organizational skills ini tidak akan bisa dikembangkan seorang diri, sehingga individu akan membutuhkan partisipasi dari seorang pemimpin atau perusahaan untuk mengembangkan organizational skills ini pada tiap-tiap karyawan, dengan memberikan pemahaman mengenai apa itu organizational skills. Intinya, pekerja dan perusahaan harus saling bekerja sama dalam mengembangkan organizational skills, agar memperoleh hasil yang terbaik bagi seluruh pihak. Sebab, jika organizational skills tersebut sudah dikuasai, maka seluruh kegiatan akan lebih efisien.

Alasan Mengapa Organizational Skills Penting untuk Dimiliki

Kita pastinya sudah mengetahui bahwa dalam dunia kerja, segala sesuatunya tidak akan bisa diprediksi secara akurat. Misalnya, kita bisa saja tiba-tiba diberikan tugas lebih dan harus selesai dalam tenggat waktu yang relatif singkat. Maka dari itu, para pekerja harus memiliki kemampuan untuk melakukan adaptasi dan sigap dalam menghadapi setiap situasi yang mungkin akan terjadi.

Kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat menghadapi situasi tak terduga tersebut adalah organizational skills. Organizational skills memungkinkan seseorang untuk beradaptasi dengan segala situasi, saat tugas sedang banyak atau sedikit. Setiap individu yang terlibat dalam organisasi, terutama dunia kerja, harus menguasai organizational skills dengan baik. Sebab, organizational skills ini memiliki pengaruh besar dalam perjalanan karir setiap pekerja.

Sebagai contoh, jika kita tidak terbiasa untuk melakukan multitasking, sedangkan situasi pekerjaan saat itu sedang padat, maka kita akan menemukan kesulitan dalam menyelesaikan seluruh tugas kita. Ditambah lagi dengan tenggat waktu yang mepet, pastinya hal ini akan membuat pikiran kita terganggu, kacau, bahkan bisa menyebabkan stres. Akan berbeda halnya jika kita sudah menguasai organizational skills dengan baik, jika begitu, pastinya kita mampu menghadapi situasi tersebut secara lebih tenang.

Organizational skills juga memungkinkan kita untuk mampu mengukur batas kinerja diri sendiri, sehingga kita dapat menentukan mampu atau tidaknya ketika diberikan tugas tambahan. Organizational skills juga membuat seseorang dapat mengatur waktu secara lebih baik, sehingga seluruh pekerjaannya dapat selesai tepat waktu. Hal ini bisa terjadi, karena kemampuannya untuk mengatur rencana dan jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Seseorang yang menguasai organizational skills dengan baik akan lebih mudah untuk bertahan atau survive dalam lingkungan kerja yang serba cepat dan fleksibel. Selain itu, hal yang sangat penting dari memiliki organizational skills, yakni anda mampu menjadi pekerja yang kompeten, dan mampu memanfaatkan sumber daya yang seadanya, tetapi juga mampu untuk memberikan hasil yang optimal.

Itulah alasan mengapa perusahaan harus selalu berupaya untuk mengembangkan organizational skills pada setiap karyawannya, agar seluruh karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien dan efektif. Perusahaan pun akhirnya mendapatkan hasil yang optimal, dan bisa mencapai tujuan. Oleh sebab itu, karyawan dan perusahaan harus lebih memperhatikan organizational skills dari masing-masing individu, dan selalu berusaha mengembangkan.

Manfaat Memiliki Organizational Skills

Dalam dunia kerja, seseorang akan dituntut untuk memiliki sejumlah kemampuan dan keterampilan yang akan menunjang pekerjaannya. Salah satu kemampuan yang wajib dimiliki seorang karyawan, yaitu organizational skills atau kemampuan organisasi.

Manfaat utama dari memiliki organizational skills, yaitu untuk membantu karyawan melaksanakan pekerjaannya secara efisien dan efektif. Terutama dengan tugas atau pekerjaan yang banyak, yang harus diselesaikan dengan cepat, sehingga menuntut efisiensi waktu dalam menyelesaikannya.

Dari penjelasan mengenai pengertian dan alasan pentingnya memiliki organizational skills di atas, pastinya anda sudah sedikit banyak mengetahui tentang manfaat dari memiliki organizational skills tersebut. Pada akhirnya, kemampuan ini bermanfaat untuk meningkatkan performa kinerja dan produktivitas seseorang.

Organizational skills yang kuat akan mendorong seseorang untuk mampu mengembangkan kemampuan lain, seperti manajemen waktu dan tetap fokus pada tujuan. Dengan begitu, karyawan dapat memiliki ketenangan dalam menyelesaikan segala tugas, dan tingkat stres menjadi menurun.

Organizational skills juga mengajarkan seseorang untuk membuat rencana dalam setiap kegiatan yang dilakukannya. Bukan hanya satu rencana saja, melainkan juga mungkin ada rencana lain sebagai alternatif apabila eksekusi rencana awal tidak sesuai dengan ekspektasi. Penyusunan rencana ini kemudian mampu menurunkan risiko kesalahan yang mungkin terjadi, karena segalanya telah direncanakan secara matang.

Macam-Macam Organizational skills

1. Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan salah satu macam organizational skills yang perlu kamu kuasai. Tak dapat dipungkiri, bahwa memiliki kemampuan manajemen waktu akan memudahkan kamu dalam menyelesaikan segala pekerjaan tepat pada waktunya.

Manajemen waktu sangat diperlukan untuk mengorganisir dan mengatur seluruh pekerjaan, serta membantu menentukan cara terbaik untuk menyelesaikannya berdasarkan pada tingkat kepentingannya. Dengan manajemen waktu yang baik, tentunya kamu tidak perlu merasa khawatir akan mengalami kerja lembur akibat tugas yang menumpuk, karena segala tugas berhasil kamu selesaikan tepat waktu.

Kemampuan manajemen waktu ini juga dapat menghemat energimu, karena kamu tidak akan menghabiskan banyak tenaga dan waktu ketika menyelesaikan pekerjaan. Maka itu manajemen waktu juga akhirnya bisa menurunkan kadar stres. Jadi, kamu bisa memiliki keseimbangan dalam dunia kerja dan kehidupan pribadimu.

2. Menyusun Perencanaan

Untuk dapat menyelesaikan segala pekerjaan, diperlukan untuk menyusun perencanaan. Seseorang yang menguasai organizational skills akan selalu membuat perencanaan terlebih dahulu sebelum melakukan pekerjaan, agar dapat menggunakan energi dan waktu sebaik mungkin.

Menyusun perencanaan dilakukan dengan membuat daftar kegiatan yang akan dilakukan secara terperinci, dengan menggunakan pengatur waktu, agar lebih fokus dalam bekerja, atau membuat jadwal rapat beberapa hari sebelumnya. Sebuah perencanaan yang disusun dengan matang akan memberikan hasil yang maksimal.

Seseorang yang memiliki kemampuan menyusun perencanaan tentunya akan selalu membuat perencanaan akan segala hal yang harus dilakukan secara terperinci. Dengan begitu, seluruh pekerjaan akhirnya dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah disusun, sehingga tidak ada tenaga dan waktu yang terbuang percuma.

3. Memiliki Pola Pikir Analitis

Memiliki pola pikir analitis masuk ke dalam salah satu macam organizational skills yang wajib untuk dimiliki. Memiliki pola pikir analitis berarti mempunyai kemampuan dalam membaca informasi atau situasi yang ada.

Pada akhirnya, pola pikir yang analitis ini dapat menjadi kesimpulan akhir yang logis atau masuk akal. Memiliki pola pikir yang analitis akan membantu seseorang dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang mungkin terjadi sewaktu-waktu.

4. Mengambil Keputusan

Dalam proses pengambilan keputusan, diperlukan sejumlah pemikiran dan pertimbangan yang matang. Seseorang dengan organizational skills yang baik, secara umum akan memiliki pola pikir yang baik dan masuk akal. Seseorang tersebut kemudian akan mampu berkomunikasi dengan baik, dengan memiliki sikap yang berorientasi pada tujuan, sehingga ia pun akan mudah untuk mengambil sebuah keputusan.

5. Kemampuan Komunikasi

Kemampuan komunikasi ini disebut sebagai salah satu kemampuan yang paling penting, yang harus dimiliki oleh setiap pekerja. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, berarti anda dapat menerima dan membagikan informasi dengan tepat dan mudah. Hal ini menjadi sangat penting, karena jika seseorang mampu melakukan komunikasi secara efektif, maka ia akan lebih mudah untuk bekerja sama dengan orang lain dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan.

6. Menentukan Tujuan

Dengan menentukan tujuan, seseorang dapat selalu termotivasi untuk selalu bekerja dengan maksimal, agar dirinya bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seseorang yang memiliki organization skills, akan mampu membuat tujuan bagi dirinya sendiri dan juga bagi perusahaan, serta menentukan tujuan jangka pendek atau jangka panjang. Segala tujuan yang berhasil dicapai akan menjadi sebuah tanda bahwa seseorang tersebut memiliki organizational skills yang baik, serta mampu memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal.

7. Motivasi Diri

Memiliki motivasi diri sangat diperlukan seseorang untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Sayangnya, tidak semua orang memiliki motivasi diri yang tinggi. Seorang yang terorganisasi akan selalu memiliki inisiatif yang tinggi untuk segera menyelesaikan tugasnya, dan memberikan hasil yang terbaik. Jika anda memiliki motivasi diri yang besar dalam bekerja, maka anda akan terhindar dari sifat malas atau melakukan prokrastinasi.

8. Memperhatikan Setiap Detail

Macam organizational skills yang terakhir adalah memperhatikan setiap detail. Kemampuan ini menjadi penting, karena dengan perhatian terhadap detail, itu berarti anda teliti dalam mengerjakan segala pekerjaan yang diberikan. Seseorang yang terorganisasi akan selalu memastikan bahwa ia mengerjakan tugas dengan benar dan teliti, sehingga tidak akan membuang tenaga dan waktu di masa mendatang.

4 Cara Meningkatkan Organizational Skills

Setelah mengenal pengertian organizational skills, alasan mengapa organizational skills penting untuk dimiliki, manfaatnya, dan macam-macamnya, selanjutnya kita akan membahas mengenai cara untuk meningkatkan organizational skills. Simak penjelasan berikut.

1. Membuat Daftar Pekerjaan

Cara pertama untuk meningkatkan organizational skills adalah dengan membuat daftar kegiatan atau pekerjaan yang akan anda lakukan. Tujuan dari membuat daftar ini adalah untuk memudahkan anda dalam mengatur segala tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada anda. Selain itu, membuat daftar pekerjaan bertujuan untuk mengidentifikasi urgensi pekerjaan, mana yang harus diselesaikan lebih dulu dan mana yang bisa dilakukan belakangan.

Coba untuk membiasakan diri membuat daftar pekerjaan atau to-do-list yang harus anda kerjakan hari ini. Jangan lupa juga untuk menuliskan secara detail apa saja yang harus anda kerjakan dan kapan tenggat waktunya. Selain secara harian, daftar pekerjaan juga bisa dibuat secara mingguan. Dengan membiasakan diri untuk membuat daftar pekerjaan ini, anda akan menjadi lebih terorganisir dalam bekerja dan kemampuan organisasi anda akan meningkat.

2. Melaksanakan Pekerjaan Sesuai Jadwal

Setelah selesai membuat daftar pekerjaan yang akan anda lakukan, selanjutnya anda harus menyelesaikan seluruh pekerjaan tersebut sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Daftar pekerjaan yang rinci akan menjadi sia-sia, jika tidak dilaksanakan sesuai jadwal.

Dengan mengikuti jadwal yang telah dibuat anda akan berada pada jalur yang seharusnya, sehingga anda tidak akan menemukan pekerjaan yang menumpuk, yang bisa berakibat pada pekerjaan yang telat dari tenggat waktu. Jadi, selalu pastikan bahwa anda melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

3. Manfaatkan Alat Bantu

Pada masa ini, telah muncul berbagai macam jenis alat bantu atau tools yang dapat membantu anda untuk meningkatkan organizational skills.

Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tidak membuang banyak tenaga serta waktu, dan menghasilkan hasil yang optimal, jika memanfaatkan tools yang tepat. Beberapa contoh tools yang bisa anda manfaatkan untuk mendorong organizational skills, yakni Google Calendar, Evernote, Trello, Asana, dan lain sebagainya.

4. Komunikasikan dengan Baik Bersama Tim

Cara yang terakhir adalah dengan melakukan komunikasi yang efektif dengan orang lain yang tergabung dalam divisi atau tim yang sama. Komunikasi menjadi kunci utama dari setiap keberhasilan. Komunikasi dilakukan dengan tujuan untuk menghindari atau mengurangi terjadinya kesalahpahaman di antara anggota divisi atau tim.

Maka dari itu, anda perlu memastikan seluruh anggota tim paham akan rencana dalam menyelesaikan pekerjaan. Komunikasi ini menjadi sangat penting untuk dilakukan, agar proyek yang dikerjakan bersama dapat selesai tepat waktu. Komunikasi yang baik juga akan membuat seluruh anggota tim memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

Demikian penjelasan mengenai organizational skills. Semoga artikel ini dapat membawa manfaat bagi Grameds, untuk menambah pengetahuan kalian dan menjadi referensi untuk meningkatkan organizational skills. Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu siap memberikan informasi terlengkap dan terbaru bagi anda.