Pengertian Email: Jenis, dan Fungsinya

Pengertian Email – Di masa lalu, mengirimkan pesan kepada orang lain adalah hal yang rumit untuk dilakukan. Mengingat di masa itu tidak ada kantor pos, tidak ada telepon, apalagi smartphone canggih dengan sederet aplikasi untuk berkomunikasi. Sebagai gantinya, orang yang mau mengirimkan pesan kepada orang lain, harus menggunakan bantuan pihak ketiga untuk menyampaikan pesan tersebut.

Di masa kerajaan, jika seorang raja, ratu, atau kaisar ingin mengirimkan pesan kepada raja atau bangsawan lain, mereka akan mengutus seseorang untuk membawa surat itu kepada bangsawan atau raja tersebut. Namun tidak seperti sekarang, surat tersebut akan membutuhkan waktu sangat lama untuk sampai. Biasanya, semakin jauh tempat tinggal atau lokasi si penerima pesan, semakin lama juga waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan pesan tersebut.

Orang-orang yang menggunakan cara ini juga harus membayar dengan mahal. Menulis suratnya sih gratis, membayar biaya orang yang mengirimkannya ditambah biaya perjalanannya yang mahal. Sudah begitu, belum ada jaminan surat itu sampai dengan selamat karena apapun bisa terjadi dalam perjalanan. Perampokan maupun kecelakaan membuat surat tidak sampai ke tangan pengirimnya.

Hari ini, mengirimkan surat tidak lagi serepot itu. Selain ada kantor pos yang siap mengantarkan surat kamu dengan biaya murah, kamu juga memiliki smartphone canggih yang bahkan bisa membuat kamu melakukan video call dengan orang lain. Dengan semua teknologi itu, mengirimkan surat sih perkara gampang!

Apalagi kita juga bisa menggunakan electronic mail atau yang biasa disingkat dengan email untuk mengirimkan pesan kepada orang lain. Baik itu orang yang ada didekat kita atau orang yang lokasinya ada di belahan dunia lain. Dengan email, kamu bisa mengirimkan pesan pada siapapun selama kamu mengetahui alamat email yang mereka miliki.

Pengertian Email

Email menjadi sesuatu yang sering kita gunakan hari ini. Meski aplikasi seperti WhatsApp atau Telegram sudah bisa mengirimkan pesan, foto, dan video, namun tetap saja keberadaan email belum tergantikan hingga hari ini. Ini karena meski WhatsApp digunakan untuk sesuatu yang lebih pribadi seperti foto bersama sahabat, email lebih sering digunakan untuk kepentingan pekerjaan.

Biasanya, para pegawai akan mengirimkan dokumen tertentu lewat email ke atasannya. Begitu juga dengan para pelamar pekerjaan, akan menggunakan email untuk mengirimkan berkas lamarannya ke perusahaan yang dituju. Melihat fungsinya, email jelas sangatlah penting. Tapi pertanyaannya, apa sih sebenarnya email itu?

Email merupakan singkatan dari electronic mail. Sesuai dengan namanya, email adalah surat elektronik yang dikirim dengan menggunakan bantuan komputer, smartphone, atau tablet plus koneksi internet. Sebenarnya email ini sama seperti surat-surat yang biasa kita tulis di masa lalu. Namun alih-alih menulis di atas kertas, kita menulisnya di layar elektronik. Begitu juga saat mengirimkan, kita tidak menggunakan jasa pak pos melainkan bantuan internet.

Perbedaan lainnya adalah pada alamat pengiriman. Saat kita mengirimkan surat lewat pos, surat tersebut akan dikirim ke alamat rumah penerima. Begitu juga saat kita mengirimkan email ke seseorang, kita juga membutuhkan alamat. Namun bukan alamat rumah, melainkan alamat email si penerima yang lebih singkat.

Terakhir adalah perbedaan yang paling besar sekaligus menjadi alasan mengapa email begitu disukai, yakni kecepatannya. Meski kantor pos sudah cepat, namun mengirimkan dokumen atau surat dengan email hanya butuh waktu hitungan detik hingga menit. Semua tergantung pada koneksi internet. Selama koneksi yang kamu pakai stabil, mengirimkan surat hingga ke ujung dunia pun tidak akan menjadi masalah.

Di masa lalu, Yahoo! menjadi perusahaan email favorit semua orang. Hampir semuanya memiliki alamat email di Yahoo! Namun kini, Yahoo! sudah tidak digunakan lagi dan sebagai gantinya, kita menggunakan Gmail besutan Google. Sebenarnya, Gmail sama saja dengan Yahoo!, baik itu dari segi fungsi maupun fasilitasnya. Bedanya, satu akun Gmail bisa terhubung kemana-mana, termasuk akun YouTube.

Email hari ini memang banyak digunakan, namun keberadaan email yang kita nikmati saat ini, sebenarnya memiliki sejarah yang sangat panjang. Dimulai pada tahun 1968, ketika jaringan ARPANET dikembangkan dan akhirnya menjadi cikal bakal internet yang kita gunakan hari ini. Di sekitar waktu yang sama, seorang insinyur bernama Ray Tomlinson diberi tugas untuk membuat sebuah sistem komunikasi.

Sistem itu kemudian disebut SNDMSG, dimana dua orang bisa saling mengirimkan pesan kepada satu sama lain. Pada tahun 1972, SNDMSG menjadi salah satu cara berkomunikasi di jaringan ARPANET dan menggunakan karakter “@” untuk memisahkan alamat email dan domainnya. SNDMSG semakin berkembang sehingga akhirnya berubah nama menjadi Eudora yang menjadi cikal bakal email zaman sekarang.

Jenis-jenis Email

Anak-anak tahun 90-an mungkin menjadi generasi pertama di Indonesia yang mengenal internet, kita jugalah generasi pertama yang bermain media sosial yaitu Friendster. Begitu juga dengan email! Dulu sebelum Gmail digunakan dimana-mana, kita menggunakan email dari Yahoo! Kini setelah Yahoo! tenggelam, kita menggunakan Gmail sebagai gantinya.

Terlepas dari perusahaannya, selama ini kita mengenal email sebagai email saja. Padahal meski sekilas terlihat sama, sebenarnya email terdiri dari beberapa jenis yakni POP mail, Webmail, dan Forward mail. Apa yang membuat ketiganya berbeda? Yuk cari tahu sama-sama!

1. POP Mail

Seperti yang kita tahu, email saat ini digunakan oleh banyak perusahaan sebagai media untuk berkomunikasi dengan pegawainya. Atasan biasanya mengirimkan pekerjaan atau dokumen tertentu kepada bawahannya melalui email. Nah, kamu mungkin berpikir jika email tersebut sama dengan email yang kita gunakan, nyatanya perusahaan menggunakan jenis POP Mail untuk berkomunikasi dengan pegawainya.

POP Mail adalah singkatan dari Post Office Protocol. Email jenis ini berasal dari ISP atau alamat email yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. Ketika kamu menjadi bagian dari perusahaan tersebut, kamu juga akan mendapatkan email jenis ini untuk bisa berkomunikasi dengan sesama rekan kerja.

Salah satu ciri utama POP Mail adalah domain yang digunakan pada email tersebut. Lazimnya ketika kamu mendaftar email di Google, maka domain yang muncul adalah nama email @ gmail.com. Nah, kalau di POP Mail, domainnya tidak akan berupa Gmail melainkan nama perusahaan tersebut. Misalnya kamu bekerja di Gramedia, maka format POP mail yang kamu dapatkan adalah “alamat email@gramedia.id”

2. Webmail

Saat ini, smartphone menjadi barang yang tidak terpisahkan dari hidup kita. Saking pentingnya, banyak orang lebih rela ketinggalan dompet ketimbang ketinggalan smartphone. Sadar atau tidak, smartphone sudah lebih dari sekedar alat komunikasi semata. Selain bisa digunakan untuk berkomunikasi, smartphone juga jadi media hiburan, bahkan digunakan untuk bekerja.

Termasuk mengirimkan email penting. Untungnya, tidak kalah dengan aplikasi lain, Gmail juga sudah menyediakan aplikasi yang bisa kita akses di smartphone hanya dengan sekali klik. Sayangnya, aturan sekali klik ini tidak berlaku bagi Webmail.

Sesuai dengan namanya, Webmail adalah email berbasis website. Berbanding terbalik dengan email jenis lain yang bisa diakses di aplikasi, kamu yang punya Webmail harus membuka situs web jika ingin mendapatkan akses untuk membaca atau mengirimkan email kepada orang lain.

3. Forward Mail

Salah satu masalah yang sering dialami oleh banyak orang adalah, kita sering kali melupakan password email atau akun media sosial kita. Alhasil ketika ini terjadi, kita kehilangan akses untuk membuka seluruh email kita. Kalau sudah begini, ada dua cara yang bisa kamu lakukan.

Pertama, mengganti password email. Setiap perusahaan teknologi seperti Google selalu menyediakan opsi ganti password untuk mereka yang melupakan kata sandi akun gmail-nya. Nah ini kalau email yang kamu punya isinya penting, sehingga kamu harus mendapatkannya kembali bagaimanapun caranya.

Cara yang kedua berlaku kalau isi email-email kamu sebenarnya tidak terlalu penting. Kamu bisa dengan mudah mengganti alamat email. Nah kamu yang sering gonta-ganti alamat email karena berbagai alasan, kamu bisa menggunakan Forward Mail.

Layanan Forward Mail adalah layanan yang memungkinkan kamu untuk meneruskan email ke pengguna lain. Pengguna lain disini tidak harus orang lain, bisa juga untuk alamat email lain yang kamu miliki. Dengan begitu, meski ganti alamat email, kamu tidak akan kehilangan email lama kamu yang sifatnya sangat penting.

Fungsi Email Bagi Kehidupan Sehari-hari

Selama ini, kita berpikir kalau email hanya berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan. Mengacu pada fungsi awalnya, email memang berfungsi sebagai pengiring dan penerima pesan.

Namun seiring berjalannya waktu, perusahaan teknologi seperti Google melakukan berbagai cara untuk membuat fungsi email jadi semakin penting sehingga kita jadi semakin susah untuk berpaling. Saat ini, email sendiri memiliki banyak sekali fungsi. Apa saja fungsinya?

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Di awal pembuatan SNDMSG pada tahun 1968, Ray Tomlinson membuatnya untuk tujuan komunikasi di bidang militer atau pendidikan. Saat ini, meski email sudah memiliki banyak fungsi lain, namun mereka tetap mempertahankan fungsi awalnya yakni untuk berkomunikasi.

Email memang tidak seperti media sosial atau aplikasi chat seperti WhatsApp, dimana penggunaannya bukan hanya bisa saling mengirimkan pesan, tetapi juga melakukan panggilan suara atau panggilan video. Komunikasi pada email hanya terbatas pada pesan teks. Namun, jika dibandingkan dengan surat yang dikirim manual, email jelas jauh lebih praktis.

Dengan email, selain lain cepat, kamu juga tidak perlu menghabiskan biaya terlalu banyak hanya untuk mengirimkan pesan. Tidak perlu lagi biaya naik kendaraan, biaya membeli perangko, dan pengiriman. Satu-satunya hal yang kamu butuhkan untuk memastikan email itu sampai adalah kuota yang cukup dan jaringan internet yang stabil.

2. Mengirim dan Menerima File

Di awal kemunculannya, email hanya bisa digunakan untuk mengirimkan pesan saja. Namun seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan seperti Google juga berusaha memperbaiki dan menambahkan berbagai fasilitas bagi penggunanya.

Pada Gmail, kamu bukan hanya bisa mengirimkan pesan atau menerima pesan dari orang lain. Lebih dari itu, kamu bisa mengirimkan file berupa foto, video, atau dokumen kepada orang lain dengan sangat mudah. Caranya hanya tinggal mengklik tombol attachment, dan kamu akan memiliki pilihan untuk mengirimkan berbagai file.

Sayangnya, pada Gmail dan aplikasi mail sejenis masih terdapat batasan tentang ukuran file yang bisa dikirimkan. Selain itu, semakin besar ukuran dokumen yang dikirimkan, maka akan semakin lama juga bagi aplikasi untuk menguploadnya.

Hal ini kadang menjadi masalah tersendiri bagi banyak orang. Dimana mereka terbiasa mengirimkan apapun lewat email, namun mereka tidak bisa melakukannya karena file terlalu besar. Hal ini cukup membingungkan dan memaksa kita untuk memutar otak dan mencari cara untuk mengirimkan file dengan cara yang lainnya.

3. Sebagai Identitas Diri

Email jadi hal yang harus dimiliki oleh para pengguna ponsel pintar alias smartphone. Bagaimana tidak, untuk membuat smartphone itu bisa berfungsi dengan baik, kamu harus mendaftarkan diri melalui email di awal aktivasi.

Selain menjadi syarat wajib untuk membuat smartphone berfungsi dengan baik, email juga menjadi syarat wajib bagi banyak hal. Mulai dari mendaftar media sosial, wajib menggunakan email. Begitu pun dengan banyak aplikasi lainnya seperti aplikasi e-commerce yang mewajibkan kamu untuk mendaftar dengan menggunakan email.

Pilihannya ada dua, mendaftarkan diri lewat email atau dengan menggunakan nomor telepon. Namun kebanyakan orang biasanya lebih memilih email, karena bisa diganti dengan mudah. Selain itu, nomor telepon bagi banyak orang terasa lebih pribadi sifatnya, sehingga tidak bisa disebarkan sembarangan.

Selain itu, email juga menjadi hal yang wajib dimiliki para pelamar kerja. Tidak seperti dulu, banyak perusahaan sekarang hanya menerima berkas lamaran dalam bentuk file. Untuk mengirimkannya, kamu membutuhkan sebuah email. Selain untuk mengirimkan file berkas lamaran, kamu juga membutuhkan email agar perusahaan bisa menghubungi kamu.

4. Sebagai Media Pemasaran

Saat ini, memasarkan produk adalah hal yang mudah. Untuk melakukannya, kamu tidak harus membuka toko dengan biaya sewa mahal. Cukup membuka akun di media sosial atau aplikasi e-commerce, kamu sudah mendapatkan lapak online secara cuma-cuma.

Namun jauh sebelum media sosial seperti Instagram, atau aplikasi e-commerce ada, banyak perusahaan menggunakan email untuk memasarkan produknya. Saat ini memang kebanyakan beralih kepada Instagram atau aplikasi e-commerce, namun ada juga lho beberapa perusahaan yang masih menggunakan email sebagai media untuk memasarkan produknya.

Normalnya, media sosial dan aplikasi semacamnya mudah datang dan tenggelam. Friendster misalnya, kamu yang anak Gen-Z mungkin tidak mengenal media sosial satu ini. Kamu mungkin masih terlalu kecil saat Friendster meledak di internet dan jadi media sosial favorit banyak orang dewasa. Namun percaya atau tidak, di awal tahun 2000-an, semua orang memiliki Friendster. Tiba-tiba Facebook muncul, membuat Friendster kehilangan semua pengikutnya.

Namun hal yang berbeda justru terjadi pada email. Meski fitur mengirim pesan dan dokumen juga dimiliki media sosial seperti Instagram dan juga aplikasi chat seperti WhatsApp, namun hal itu tidak lantas membuat email tenggelam begitu saja.

Seperti yang dikatakan sebelumnya, Instagram memang bisa membantu kita berkomunikasi dengan banyak orang, kapanpun, darimana pun, dan dengan siapapun. Namun media sosial sifatnya lebih terbuka dan kita bisa berkomunikasi dengan siapapun termasuk orang asing.

Berbanding terbalik dengan email. Email bersifat lebih pribadi dan pesan maupun dokumen yang dikirim juga sifatnya lebih personal. Kamu bisa mem-follow siapapun di Instagram, namun sama seperti nomor telepon, kamu tidak mungkin membagikan alamat email kamu ke setiap orang yang kamu ajak bicara bukan? Mungkin inilah yang membuat email tetap bertahan meski fungsinya bisa dilakukan oleh banyak aplikasi lainnya.

Penutup

Untuk Grameds yang sedang mempelajari segala sesuatu tentang email, kamu bisa mengunjungi Gramedia.com.

Sebagai #SahabatTanpaBatas, kami selalu berusaha untuk menyediakan produk terbaik dan terbaru untuk Grameds. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Siti Marliah

Baca juga: