Technology

Memahami Fitur Mail Merge di Microsoft Word, Bagaimana Cara Menggunakannya, Serta Fungsinya

Written by Amira K

Mail merge adalah suatu fitur yang dapat membantu pengguna dalam membuat surat, format amplop, undangan, sertifikat atau dokumen lainnya yang lebih ringkas. Dengan menggunakan fitur mail merge dari Microsoft Word, maka pengguna bisa mengerjakan dokumen dengan format yang sama, jumlah yang banyak dengan lebih cepat, meskipun identitasnya berbeda. Dengan begitu, pengguna Microsoft Word tidak perlu menyunting dokumen satu per satu.

Dari penjelasan singkat mengenai fitur mail merge, apakah Grameds tertarik untuk menggunakan fitur ini? Untuk menggunakan fitur mail merge ini, Grameds harus memiliki dua file dan salah satunya adalah database yang ada di Microsoft Excel. Lalu lebih lanjut, simak tutorial menggunakan fitur mail merge pada artikel ini ya!

Apa Itu Fitur Mail Merge? 

Sumber: Pexels

Setelah memasuki era globalisasi, makin banyak aktivitas bisnis yang mulai merambah ke dunia digital. Ada banyak perusahaan atau bahkan UMKM yang mulai melebarkan bisnis berupa jasa membuat undangan digital dan lain sebagainya.

Selain itu, ada banyak perusahaan yang membutuhkan karyawan dengan skill mumpuni untuk dapat membuat dokumen khusus. Dokumen-dokumen tersebut kadang kali harus dibuat dalam jumlah yang banyak. Hadirnya fitur mail merge ini dapat memudahkan pelaku bisnis atau karyawan untuk mempermudah pekerjaan.

Mail merge merupakan salah satu fitur yang ada pada Microsoft Word yang dapat digunakan oleh pengguna untuk membuat undangan, surat ataupun jenis dokumen lainnya dalam waktu yang lebih cepat.

Dalam bahasa Indonesia, istilah mail merge dapat didefinisikan sebagai surat masal. Dengan memahami artinya, maka dapat diketahui bahwa fitur mail merge ini digunakan untuk membuat dokumen, contohnya seperti surat dan dokumen lain dengan jumlah banyak atau lebih dari satu.

Dengan menggunakan fitur mail merge ini, aktivitas pengiriman undangan pun akan menjadi lebih praktis dan cepat, dikarenakan pengguna tidak perlu membuat undang satu persatu untuk setiap penerima, meskipun identitasnya berbeda-beda.

Tidak hanya undangan saja, mail merge juga dapat digunakan untuk memudahkan pengguna dalam membuat dokumen lainnya contohnya seperti invoice tagihan, katalog, newsletter, sertifikat dan lain sebagainya.

Untuk dapat menikmati fitur mail merge dari Microsoft Word, Grameds perlu membuat 2 buah dokumen yaitu main dokumen serta dokumen data. Main dokumen merupakan domain utama yang berisi informasi atau naskah yang akan dikirimkan.

Sementara itu, dokumen data merupakan dokumen yang berisi informasi atau data-data pendukung, contohnya seperti alamat penerima, nama penerima, list akun email yang akan menerima data undangan tersebut dan lain sebagainya. Dokumen data dapat disimpan dengan format file berupa csv atau xls.

Jika ingin mengetahui bagaimana cara menggunakan mail merge, maka Grameds perlu mengetahui komponen apa yang dibutuhkan untuk membuat mail merge serta fungsi dari mail merge.

Komponen Mail Merge

Sumber: Pexels

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, ada dua komponen penting agar Grameds bisa menggunakan fitur mail merge. Dua komponen tersebut adalah main document dan file data source.

Main document adalah file template atau dokumen yang menjadi format dasar untuk dapat membuat mail merge. Maka artinya, sebelum membuat dokumen dalam jumlah yang banyak sekaligus, Grameds harus memiliki dokumen utama lebih dahulu yang menjadi template dasar.

Sedangkan file data sources merupakan sejenis dokumen yang nanti akan Grameds sisipkan dalam membuat mail merge. Dokumen file data sources biasanya berupa database yang dibuat di Microsoft Excel atau file dengan format yang didukung untuk dapat diimpor ke Microsoft Word.

Sebelum membuat mail merge, ada baiknya jika Grameds membuat kedua jenis file tersebut. Hal ini agar proses pembuatan mail merge dapat berjalan dengan lebih efisien.

Fungsi Mail Merge

Sumber: Kompas Tekno

Fitur mail merge dari Microsoft Word ini memiliki beberapa fungsi, di antaranya ada 6 fungsi utama dari fitur mail merge yaitu membuat surat, membuat undangan, membuat sertifikat, membuat katalog, membuat inventori serta membuat email lainnya. Selain keenam fungsi tersebut, ada pula beberapa fungsi yang dapat dinikmati oleh pengguna Microsoft Word yang menggunakan fitur mail merge, berikut penjelasannya:

1. Mempermudah pekerjaan dalam berkirim surat

Bagi Grameds yang terbiasa berkirim surat setiap hari dan diharuskan mengirim ke banyak penerima sekaligus, maka tentu saja akan repot apabila mengirimkan surat satu persatu.

Selain itu, jika Grameds menemukan kesalahan setelah mengirim surat, maka kesalahan tersebut tidak dapat diperbaiki terutama jika penerima telah membaca surat tersebut.

Dengan fitur mail merge, pekerjaan mengirim surat dalam jumlah banyak akan menjadi lebih mudah. Pengguna dapat membuat dokumen utama atau main document yang menjadi template, sehingga akan memperkecil kesalahan.

Pengguna juga dapat mengatur surat sesuai dengan data penerima. Contohnya seperti nama penerima, alamat penerima dan data lainnya.

2. Pekerjaan menjadi lebih cepat dan praktis

Fungsi kedua dari mail merge adalah dapat menyiapkan dokumen serta mengirimkan dokumen tersebut ke banyak penerima sekaligus. Dengan fitur satu ini, tentu saja pekerjaan akan menjadi lebih cepat, praktis erta lebih efisien. Pengguna fitur mail merge tidak perlu membuang waktu dikarenakan harus melakukan pekerjaan lain yang tidak penting. Contohnya seperti mengirimkan dokumen satu persatu.

3. Dapat membuat banyak jenis dokumen

Fitur mail merge pada Microsoft Word dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis dokumen dan tidak hanya surat saja. Selain keenam fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya, mail merge juga dapat membuat amplop, label dan lainnya.

Hanya dengan satu fitur saja, Grameds dapat membuat banyak dokumen. Karena kegunaannya inilah, mail merge banyak digunakan oleh HRD, sekretaris dan profesi lain yang membutuhkan membuat dan mengirim banyak dokumen.

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word

Sumber: Microsoft Support

Setelah mengetahui apa itu fitur mail merge dan fungsi dari fitur mail merge pada Microsoft Word, barulah Grameds siap untuk mengikuti tutorial membuat mail merge. Berikut penjelasannya.

  • Membuat dokumen sumber data

Langkah pertama yang harus Grameds lakukan jika ingin membuat mail merge pada Microsoft Word adalah dengan membuat dokumen sumber data lebih dulu di Microsoft Excel. Sumber data didesain secara khusus, sesuai dengan kebutuhan setiap pengguna, sehingga sumber data harus dibuat secara manual.

Contohnya jika Grameds ingin mengirimkan data ke banyak penerima dengan alamat yang berbeda-beda sekaligus, maka Grameds perlu mengisi dokumen sumber data berupa nama penerima, alamat penerima. Selain itu, Grameds juga mengisi data tambahan contohnya seperti nomor telepon dan data lain yang dibutuhkan.

Dokumen sumber data merupakan komponen utama jika ingin membuat mail merge. Dokumen sumber data juga disebut sebagai file data sources dan harus ada agar proses pembuatan mail merge menjadi lebih mudah dan lancar.

 

  • Membuat dokumen utama

Setelah selesai membuat dokumen sumber data, maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama. Dokumen utama atau main dokumen dibuat di Microsoft Word.

Tentang isi dari dokumen utama, hanya perlu disesuaikan dengan kebutuhan dari setiap pengguna. Contohnya jika Grameds ingin membuat surat undangan rapat, maka isi dari dokumen utama harus sesuai dengan surat undangan rapat tersebut.

Bisa saja, mail merge digunakan untuk nama serta alamat penerima yang tertera pada badan surat atau mail merge juga dapat digunakan untuk membuat amplop yang membukus surat undangan tersebut.

Jadi, intinya, fitur dari mail merge ini akan mempermudah pengguna jika Grameds ingin memasukan data diri penerima yang banyak dan berbeda-beda.

 

  • Menggabungkan sumber data dengan dokumen utama 

Setelah kedua komponen dokumen mail merge siap, maka Grameds hanya perlu menggabungkan kedua dokumen tersebut. Caranya adalah berikut ini:

  • Pastikan dokumen utama dalam keadaan terbuka.
  • Kemudian pilihlah menu sub Mailing (surat) yang ada pada Microsoft Word.
  • Lalu klik menu Start Mail Merge. Lalu di bawahnya Grameds akan menemukan menu Letters, E-mail Messages, Envelopes, Labels serta Directory. Grameds, bisa memilih salah satu sesuai dengan kebutuhan. Contohnya, apabila Grameds ingin membuat amplop, maka pilihlah menu Envelopes.
  • Setelah itu, beralih dengan memilih sub menu dan memiliki Select Recipient, kemudian klik menu Use Existing List. Masukan sumber data yang sebelumnya dibuat di Microsoft Excel.
  • Setelah dipilih, maka dokumen utama akan secara otomatis terhubung dengan sumber data. Grameds hanya perlu memilih sumber data yang tepat saja.

 

  • Mengatur tata letak

Setelah dokumen utama dan dokumen sumber data terhubung, langkah selanjutnya yang perlu Grameds lakukan adalah memastikan bahwa tata letak dari sumber data dengan dokumen utama telah sesuai dengan yang Grameds inginkan.

Contohnya, untuk kolom nama pastikan telah terhubung dengan daftar nama yang ada pada dokumen sumber data. Untuk melakukannya, Grameds hanya cukup meletakan kursor pada sebelah kolom Nama, kemudian memilih sub menu Insert Merge Field dan terakhir pilih kolom Nama. selanjutnya, Grameds hanya perlu melakukan langkah tersebut berulang untuk menghubungkan alamat, nomor telepon dan data lain.

 

  • Melakukan pengecekan pada preview, simpan dan cetak

Agar tidak terjadi kesalahan, Grameds perlu memastikan dua kali bahwa data-data yang dimasukan sudah benar. Caranya adalah dengan mengecek pada sub menu preview results.

Dengan memilih menu tersebut, maka akan muncul dokumen utama dengan data-data yang telah terisi secara otomatis. Kemudian untuk pindah ke data selanjutnya, Grameds hanya perlu memilih menu Next Record.

Jika seluruh data yang dimasukan sudah benar, maka Grameds bisa menyimpan mail merge di Microsoft Word dengan cara memilih sub menu Finish and Merge. Ketika memilih menu Finish and Merge, maka Grameds akan melihat 3 pilihan berikut ini:

  • Edit individual document, dengan pilihan ini maka Grameds bisa menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru.
  • Print document pilihan yang digunakan untuk mencetak dokumen mail merge.
  • Send email messages digunakan apabila Grameds ingin mengirim file dokumen utama.

Membuat Mail Merge dengan Data di MS-Excel

Sumber: Kompas Tekno

Fitur mail merge tidak hanya dapat digunakan pada Microsoft Word saja, akan tetapi juga dapat digunakan pada MS. Excel. Kelebihan membuat mail merge melalui MS. Excel adalah lebih mudah untuk menambahkan serta mengontrol data. Selain itu, Grameds juga akan lebih mudah menyalin data ke lembar kerja lain yang baru atau lama. Berikut cara membuat mail merge dengan sumber data pada MS. Excel:

Seperti halnya membuat mail merge pada MS Word, langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat mail merge pada MS Excel adalah dengan membuat sumber data lebih dulu.

Untuk membuat sumber data pada MS.Excel ada beberapa syarat yang harus dipenuhi. Berikut beberapa syaratnya:

  • Judul kolom harus terdiri dari satu baris.
  • Tabel MS.Excel harus diberi nama range.

Setelah memenuhi syarat membuat sumber data, maka Grameds hanya perlu memasukan data-data yang diperlukan untuk membuat mail merge. Agar lebih jelas, simak tutorial berikut.

  1. Buka MS.Excel dan klik blank workbook.
  2. Ketika data sesuai kebutuhan pada Sheet 1. Lalu ganti nama file menjadi Data.
  3. Pilih atau blok data mulai dari kolom A1 hingga H11 dengan cara drag dan drop.
  4. Beri nama range, dengan cara mengklik Name Box dan menekan tombol Enter.
  5. Pilih opsi save atau simpan pada menu Quick Acces a Toolbar atau dengan mengklik menu File dan pilih menu Save untuk menyimpan data pada MS.Excel. Tentukan folder tempat penyimpanan seperti menyimpan file pada umumnya dan beri nama Data-3.xlsx.
  6. Bukan dokumen baru pada MS.Excel.
  7. Format dokumen sumber data sebagai dokumen induk dari mail merge.
  8. Ulangi langkah 5 dan beri nama file sebagai Sura-3.docx.
  9. Hubungkan dokumen utama dengan sumber data dengan cara mengklik tombol Select Recipients yang ada pada tab Mailings dan pilih grup Start Mail merge.
  10. Klik menu Use an Existing List, dikarenakan mail merge mengambil sumber data yang sebelumnya telah dibuat. Setelah itu, Microsoft Word akan menampilkan kotak dialog berjudul Select Data Sources.
  11. Tentukan folder penyimpanan file sumber data dan pilihlah nama file Data-3. Agar memudahkan Grameds, pada bagian dropdown All Data Source Grameds bisa memilih Excel File dan klik tombol Open.
  12. Kemudian, akan muncul kotak dialog Select Table dan pilih nama range sesuai yang diinginkan lalu klik OK.
  13. Setelah dokumen utama serta sumber data terhubung, Grameds dapat menyisipkan field  saru dokumen sumber data ke dalam dokumen utama dengan cara memilih tombol dropdown Insert Merge Field yang ada pada tab Mailings, grup Write and Insert Fields.
  14. Siapkan field pada setiap bagian.
  15. Untuk melihat hasil sementara dari mail merge, Grameds bisa mengklik tombol Preview Results yang dapat Grameds temukan pada tab Mailings dan grup Preview Results.
  16. Untuk menggabungkan mail merge dalam dokumen bari, Grameds bisa mengklik tombol Finish and Merge yang ada pada tab Mailings dan pilih grup Finish dan pilih Edit Individual Documents.
  17. Lalu, pada kotak dialog Merge to New Document, Grameds bisa mengaktifkan pilihan All lalu klik OK.

Itulah cara membuat merge mail dengan sumber data yang ada pada Microsoft Excel. Grameds juga bisa melakukan format data pada mail merge apabila hasil data ingin terlihat lebih rapi.   Semoga semua pembahasan di atas bermanfaat untuk kamu, Grameds.

Demikianlah penjelasan mengenai mail merge, pengertian, fungsi serta bagaimana cara membuatnya. Bagi Grameds yang ingin mempelajari mail merge dan teknik menggunakan MS.Word atau Ms.Excel lebih lanjut, maka bisa mendapatkan informasinya dengan membaca buku.

Sebagai #SahabatTanpaBatas, gramedia.com menyediakan berbagai macam buku berkualitas dan original untuk Grameds. Membaca banyak buku dan artikel tidak akan pernah merugikan kalian, karena Grameds akan mendapatkan informasi dan pengetahuan #LebihDenganMembaca.

Penulis: Khansa

Rujukan:

  • https://www.rumahweb.com/journal/mail-merge-adalah/
  • https://katadata.co.id/agung/berita/62dea7562432e/mengenal-fitur-mail-merge-di-microsoft-word-dan-cara-membuatnya
  • https://tekno.kompas.com/read/2022/01/26/17450047/cara-membuat-mail-merge-di-microsoft-word-untuk-mudahkan-bikin-surat-
  • https://www.ekrut.com/media/mail-merge-adalah

About the author

Amira K

Khansa adalah seorang Content Writer yang telah berkarir sejak tahun 2021 dan dunia kepenulisan selalu menarik baginya. Dengan menulis Khansa dapat membuka wawasan dan pandangan baru tentang topik-topik menarik.