Microsoft Access: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Fitur

Microsoft Access – Hampir seluruh pengguna komputer terkhusus windows pasti akrab dalam menggunakan aplikasi-aplikasi dari Microsoft. Di era digital sekarang, Microsoft hampir selalu dibutuhkan oleh banyak orang dikarenakan manfaatnya dalam membantu menyelesaikan pekerjaan setiap harinya. Aplikasi banyak digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada bidang pendidikan, akuntansi, bahkan marketing. Segala pekerjaan yang berkaitan dengan input teks, angka atau data ke dalam sistem komputer sangat mengandalkan program aplikasi Microsoft.

Dari sekian banyak aplikasi dari Microsoft yang sudah sering digunakan banyak orang seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint, bahkan aplikasi-aplikasi tersebut sudah banyak ahlinya. Selain itu, Microsoft sebenarnya memiliki satu aplikasi unggulan yang jarang orang ketahui, tetapi cukup dikenal untuk bidang-bidang seperti bisnis, perkantoran, bahkan programer. Aplikasi tersebut adalah Microsoft Access.

Nah, berikut adalah penjelasan tentang pengertian, sejarah, fungsi hingga manfaat dari program aplikasi ini:

A. Pengertian Microsoft Access

 

Pengembang	Microsoft Corporation
Rilis Perdana	November 1992
Sistem Operasi	Microsoft Windows
Jenis	DBMS
Situs Web	office.microsoft.com/access

Sebagai bagian dari Microsoft Access adalah program aplikasi yang berbasis data komputer relasional yang diperuntukan bagi kalangan rumah dan perusahaan yang masih terbilang kecil sampai perusahaan menengah. Sama seperti para saudaranya, program aplikasi ini sudah banyak terdapat dalam komputer-komputer pemilik paket komplit Microsoft Office.

Microsoft Access sendiri memiliki tugas untuk mengelola basis data atau data base. Data base atau basis data adalah sebuah kumpulan data yang teratur dan terstruktur. Data base ini nanti akan diolah secara khusus untuk menjadi sebuah informasi yang menarik. Oleh karena itu, data base memerlukan data yang dimasukkan agar bisa mengolah. Berbeda dengan program aplikasi data base yang lain, Microsoft Access secara khusus menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine. Hal itu menjadikan program aplikasi ini memiliki tampilan grafis yang intuitif yang dapat semakin memudahkan pengguna dalam mengoperasikan.

Sebagai program aplikasi yang berbasis data, Microsoft Access dapat mengolah data yang disimpan pada semua jenis kontainer data base, asalkan mendukung standar ODBC. Alhasil, program aplikasi ini dipastikan dapat menyimpan data dari Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan lain sebagainya. Konektivitas yang baik dari program aplikasi ini dengan program aplikasi data base yang lain akan sangat bermanfaat bagi para pembuat program, atau biasa disebut programer. Programer dapat memaksimalkan aplikasi ini untuk mengembangkan aplikasi yang kompleks. Tidak hanya aplikasi kompleks, program aplikasi ini bisa juga dimanfaatkan untuk mengembangkan aplikasi yang lebih sederhana, mengingat semakin ke sini banyak orang yang lebih suka dengan aplikasi-aplikasi yang sederhana dan ringan namun dengan fitur yang maksimal.

B. Sejarah Microsoft Access

Program aplikasi ini pertama kali dirilis pada bulan November 1992. Pada versi pertamanya, Microsoft meluncurkan Microsoft Access 1.0. Namun, tidak lama berselang, pada tahun 1993, Microsoft mengembangkan Microsoft Access 1.0 menjadi Microsoft Access versi 2.0. Dalam mengoperasikan Microsoft Access 2.0, Microsoft memberikan spesifikasi minimum bagi pengguna untuk dapat menggunakan aplikasi ini.

Spesifikasi minimum yang telah ditetapkan oleh Microsoft dapat dilihat pada poin-poin berikut ini:
Komputer memiliki sistem operasi Microsoft Windows 3.0.
RAM berkapasitas 4 MB (disarankan 6 MB).
Ruang kosong harddisk yang dibutuhkan 8 MB (disarankan 14 MB).

Aplikasi program data base dapat bekerja dengan sangat maksimal dalam sebuah basis data yang memiliki banyak record. Tetapi, pada beberapa kasus yang terjadi, data bisa jadi mengalami kerusakan. Dapat dipastikan penyebab dari kerusakan data tersebut ada banyak sekali. Salah satu yang paling sering terjadi adalah karena driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

Sebuah nama kode yang kali pertama digunakan oleh Microsoft Access adalah “Cirrus”. Nama kode tersebut dikembangkan bahkan sebelum Microsoft merilis dan mengembangkan Microsoft Visual Basic. Selain itu, nama “Ruby” digunakan untuk nama kode dari mesin pembuat form antarmuka dari Microsoft.

Sebagai aplikasi yang amat potensial untuk dikembangkan, Bill Gates sebagai salah satu pendiri Microsoft melihat bahwa prototype tersebut perlu dikembangkan lagi. Hal itulah yang menjadikan sebuah keputusan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersamaan. Pengembangan yang dilakukan secara bersamaan tentunya sebagai sebuah aplikasi terpisah, tetapi sangat bisa menjadi luas. Proyek pengembangan tersebut diberi nama Thunder.

C. Fungsi Microsoft Access

Apabila membahas mengenai fungsi dari salah satu aplikasi dari Microsoft, mungkin akan sangat banyak dari pengguna Microsoft yang antusias untuk mengetahui dan memahami fungsi aplikasi Microsoft Access. Hal itu menjadi sangat wajar dikarenakan program aplikasi ini sangat dikenal dan dibutuhkan oleh para kalangan pebisnis. Terlebih lagi, program aplikasi ini dapat sangat mempermudah urusan terkait pengelolaan data pada sebuah perusahaan bisnis atau lembaga organisasi.

Dalam urusan pengelolaan data, program aplikasi ini hampir seperti saudara lainnya yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel. Namun, Microsoft Access diberikan kemampuan khusus untuk lebih membantu para pelaku perusahaan, bisnis, programer, organisasi, dan lain sebagainya.

Nah, berikut adalah fungsi-fungsi Microsoft Access yang sangat perlu anda untuk ketahui.

1. Dalam bidang bisnis

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, Microsoft Access memang diperuntukkan bagi pengguna untuk keperluan bisnis. Baik dari bisnis kecil, menengah, hingga ke atas. Dalam usaha mengembangkan bisnis tentu saja tidak akan lepas dari kata data base. Program aplikasi ini sangat memudahkan pekerjaan-pekerjaan dalam bidang bisnis seperti pembuatan laporan keuangan, keuntungan, gaji untuk karyawan, dan seterusnya. Penggunaan Microsoft Access akan sangat membantu dan mempercepat urusan dalam bisnis dan pengembangan bisnis.

2. Dalam bidang pendidikan

Tidak seperti bidang bisnis, fungsi Microsoft Access dalam bidang pendidikan dapat dilihat dari pengoperasiaannya untuk berbagai keperluan di tingkat sekolah. Seseorang yang biasanya bertugas untuk mengelola data base dari sekolah adalah admin sekolah. Admin sekolah sangat bertanggung jawab terkait segala hal mengenai data sekolah, dari jadwal dari siswa dan guru, keperluan karyawan tata usaha dan perpustakaan, hingga urusan-urusan lainnya. Pengelolaan data yang baik akan sangat memudahkan admin sekolah untuk membuat, mengatur, mengedit, hingga menghapus data.

3. Dalam bidang perkantoran

Fungsi Microsoft Access dalam bidang perkantoran sekilas terlihat hampir mirip dengan fungsinya di dalam bidang bisnis. Fungsi program aplikasi ini dalam bidang perkantoran biasanya digunakan oleh seseorang dari kantor yang bertanggung jawab untuk mengelola data base. Orang-orang yang memiliki tanggung jawab tersebut adalah sekretaris, administrasi keuangan, dan lain sebagainya. Walaupun dalam sebuah kantor tidak semuanya bisa mengoperasikan dan memahami fungsi kerja Microsoft Access. Namun, keahlian akan sangat dibutuhkan dalam urusan-urusan perkantoran, dikarenakan kebutuhan kantor dalam mengelola data base secara mudah dan cepat.

D. Manfaat Microsoft Access

Setelah mengetahui dan memahami fungsi dari Microsoft Access di atas, tentu banyak sekali manfaat yang bisa diberikan untuk memudahkan pekerjaan, baik bisnis, sekolah, kantor, bahkan organisasi. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat sekarang, dapat dipastikan akan semakin banyak fitur-fitur yang menarik, fungsional, dan profesional. Program aplikasi ini akan sangat berguna bagi kita untuk menambah keahlian terkait data base. Tidak menutup kemungkinan juga, dikarenakan fungsi Microsoft Access dalam membantu meningkatkan kualitas kerja pengolahan data, di masa depan akan sangat banyak perusahaan yang membutuhkan orang yang ahli dalam mengoperasikan Microsoft Access.

Nah, berikut adalah dua manfaat yang dapat dirasakan ketika menggunakan program aplikasi ini.
1. Mengefektifkan tenaga dan mengefisiensikan waktu
2. Memudahkan pekerjaan yang memberatkan, terutama dalam pengolahan database.

E. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Access

Layaknya program aplikasi yang lain, Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi pengolahan data yang akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan zaman. Sebagai aplikasi yang akan terus berkembang, program aplikasi ini dipastikan memiliki kelebihan dan kekurangan pada beberapa sisinya. Dibalik kelebihannya seperti praktis dan mudah digunakan, sangat populer untuk kalangan sistem database, dukungan dari multi pengguna, dan lain sebagainya. Ada beberapa kekurangan yang juga dimiliki program aplikasi ini sebagai risiko kelebihan.

Nah, berikut ini adalah kelebihan dan kekurangan dari Microsoft Access yang perlu kamu ketahui.

1. Kelebihan

a. Mudah digunakan.

Program aplikasi Microsoft Access terhitung cukup mudah untuk digunakan dan tidak membingungkan. Bagi pengguna yang ingin belajar tentang sistem data base, program aplikasi ini akan sangat membantu dikarenakan kemudahan dalam mengoperasikannya. Selain itu, program aplikasi ini juga menyediakan fasilitas Wizards yang akan siap sedia memandu melalui langkah-langkah yang diinstruksikan.

b. Sistem database populer.

Program aplikasi ini adalah satu dari sekian banyak sistem database berbasis desktop yang sangat populer di dunia.

c. Menghemat uang.

Tidak hanya sistem operasinya yang cukup mudah dan sangat membantu, biaya untuk menggunakan Microsoft Access terhitung tidak mahal, dibandingkan sistem database lain yang lebih besar dan lebih mahal, dengan fungsi dan fitur yang hampir sama.

d. Mudah diintegrasikan.

Sebagai produk dari Microsoft, Microsoft Access juga mendapatkan keistimewaan karena dapat berfungsi dengan baik dalam berbagai program perangkat lunak yang berbasis Windows.

e. Kapasitas penyimpanan

Kapasitas penyimpanan database atau basis data dari Microsoft Access dapat menyimpan data hingga 2 GB.

f. Import data.

Microsoft Access dapat memudahkan dan mempercepat dalam aktivitas mengimport data.

2. Kekurangan

a. Kapasitas penyimpanan terbatas.

Apabila penyimpanan melebihi kapasitas 2 GB, maka pengguna akan mendapatkan hambatan dalam mengelola database. Oleh karena itu, Microsoft Access ini sangat cocok digunakan untuk bisnis kecil sampai menengah. Tetapi, apabila ingin menambah data dalam jumlah yang besar dan berat, akan sangat disarankan untuk menggunakan program aplikasi lain, seperti bisnis menengah ke atas.

b. Multi pengguna yang terbatas.

Batas teknis multi pengguna adalah 255 orang secara bersamaan, namun untuk batas multi pengguna Microsoft Access yang sebenarnya adalah 10 hingga 80. (Bergantung juga jenis aplikasinya)

c. Aplikasi berbayar.

Sebelum mengoperasikan program aplikasi Microsoft Access, hal yang perlu dilakukan adalah membelinya terlebih dahulu karena program ini satu paket dengan Microsoft Office.

F. Fitur Utama Microsoft Access

Bisa jadi di era digital sekarang, di mana segala keputusan perlu didasarkan pada data, akan banyak orang yang tertarik untuk mempelajari dan menggunakan Microsoft Access dalam mengolah database. Program aplikasi ini sendiri telah menyediakan fitur-fitur yang sangat membantu untuk manusia, baik untuk mengolah data ataupun menentukan tindakan yang akan dilakukan. Fitur-fitur seperti query, form, report, macro, module, dan lainnya dapat dioperasikan dengan cukup mudah.

Nah, untuk memahami fitur-fitur yang ada pada Microsoft Access. Berikut adalah penjelasannya.

Fitur	Keterangan
Query	Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk mengubah, menampilkan, menghapus, menganalisis data, dan lain sebagainya.
Form	Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk memeriksa, membuat, dan memperbarui data.
Report	Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk menampilkan dan mencetak data yang telah dibuat. Macro
Macro	Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi untuk menyimpan seluruh perintah yang berkaitan dengan database yang telah dibuat dengan otomatis.
Module	Fitur pada Microsoft ini yang berfungsi sebagai Tempat untuk melaksanakan pemrograman terhadap beberapa aspek yang ada di Microsoft Access.

G. Kesimpulan

Microsoft Access adalah program aplikasi pengelola database yang bisa digunakan untuk merancang, membuat, dan mengolah berbagai jenis data. Sebagai aplikasi pengolah data terpopuler saat ini, program aplikasi ini biasa digunakan pada perusahaan bisnis, pendidikan, kantor, bahkan programer. Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari aplikasi ini, yaitu memberikan efektivitas kerja dan efisiensi waktu dalam menganalisa data untuk pembuatan data laporan. Hal itu biasa dilakukan pada urusan menghitung jadwal karyawan, data keuangan perusahaan, data pelanggan, dan masih banyak lagi.

Rekomendasi Buku & Atikel Terkait Microsoft Access