Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Manajemen perkantoran – Suatu perusahaan akan dapat berjalan dengan baik tentunya membutuhkan dukungan dari berbagai macam jenis aspek.

Salah satunya adalah adanya dukungan manajemen perkantoran. Keberadaan dari manajemen perkantoran sendiri bisa dibilang sebagai bagian dari kehidupan yang ada di area kerja kantor.

Manajemen perkantoran juga meliputi berbagai jenis hal penting di dalamnya. Mulai dari sumber daya hingga perhitungan keuntungan. Dimana pengelolaan sumber daya manusia yang ada di lingkungan kerja juga dinilai sangat penting karena ada hubungannya terhadap kesejahteraan dan taraf hidup karyawan.

Lalu, bagaimana sih manajemen perkantoran yang baik dan benar? Nah, untuk bisa tahu apa saja hal penting yang ada di dalam manajemen perkantoran, maka artikel ini akan menjelaskan akan hal tersebut secara lebih detail.

Mulai dari pengertian dan hal penting lain yang ada kaitannya dengan manajemen perkantoran bisa Anda dapatkan di sini penjelasan lengkapnya.

Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran secara mudahnya adalah suatu kegiatan dalam pengelolaan data dan informasi yang akan dilakukan secara teratur serta sistematik dan juga berulang dengan mengikuti setiap kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai keberhasilan tugas dari organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran bisa juga diartikan tentang pengarahan yang dilakukan secara menyeluruh terhadap aktivitas atau kegiatan ketatausahaan yang ada di suatu kantor untuk bisa mencapai tujuan dengan cara yang lebih efisien dan mungkin juga harus diadakan penataan agar pekerjaan yang sedang berlangsung bisa berjalan menjadi lebih baik. Penataan atau pengelolaan pada pekerjaan kantor kerap disebut sebagai manajemen perkantoran.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Setelah sebelumnya sudah dibahas mengenai pengertian manajemen perkantoran secara umum. Berikutnya masih pada pembahasan mengenai pengertian manajemen perkantoran namun menurut para ahli.

Di bawah ini merupakan beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen perkantoran.

1. Arthur Grager

Arthur Grager menjelaskan jika manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan juga pelayanan waktu serta suatu organisasi.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan jika manajemen perkantoran adalah cabang dari seni dan juga ilmu manajemen yang  berhubungan terhadap pelaksanaan pekerjaan perkantoran serta harus dilakukan.

3. Hal Nourse

Hal Nourse berpendapat jika manajemen perkantoran memiliki arti yang luas. Manajemen perkantoran tak hanya mencakup fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang sudah diterima pada umumnya. Namun manajemen perkantoran juga berhubungan dengan bidang-bidang terkait dengan control fungsional serta pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.

4. George R. Terry

George R. Terry memiliki pendapat jika manajemen perkantoran adalah suatu perencanaan, pengawasan serta pemgorganisasian pekerjaan kantor yang jug a menggerakkan mereka untuk melakukan pekerjaan kantor tersebut guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

5. Prajudi Atmosudirjo

Prajudi Atmosudirjo berpendapat jika manajemen perkantoran adalah suatu gabungan antara corporate management seperti kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personil dan juga kelengkapan serta operation management atau pekerjaan kantor.

6. Moekijat

Menurut Moekijat, manajemen perkantoran adalah penerapan dari fungsi manajemen pada suatu kantor. Cakupannya adalah seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan juga pengawasan kantor agar tujuan wal bisa tercapai dan juga pegawai akan merasa puas.

7. Rifhi Siddiq

Menurut Rifhi Siddiq, manajemen perkantoran bisa diartikan sebagai suatu metode yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi manajemen yang juga berhubungan terhadap pekerjaan perkantoran yang sudah direncanakan sebelumnya.

8. Millis Geoffrey

Millis Geoffrey berpendapat jika manajemen perkantoran adalah sebuah seni yang akan membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan agar bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah salah satu aspek penting dalam suatu badan usaha. Tanggung jawab utama dari seorang manajer kantor adalah dengan melakukan perencanaan, implementasi serta evaluasi dalam memastikan kelancaran bisnis yang sedang dilakukan. Ada beberapa fungsi manajemen perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Perencanaan

Perencanaan adalah tahap awal yang perlu dilakukan di setiap keputusan yang dibuat. Ketika sudah berhasil melakukan identifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang dalam bisnis, Anda bisa mencoba untuk menyusun rencana agar dapat mencapainya.

Rencana tersebut bisa tentang rincian tugas yang harus diselesaikan oleh semua pemangku kepentingan dan juga tindakan yang harus diikuti agar memastikan konsistensi serta dapat meningkatkan produktivitas.

2. Staffing

Staffing merupakan salah satu jenis tanggung jawab yang ada di dalam manajemen perkantoran. Kegiatan yang ada di dalamnya adalah seperti seleksi , rekrutmen, kompensasi serta pelatihan. Jenis pekerjaan ini juga akan mencakup proses promosi dan pensiun dari karyawan untuk bisa menjaga keseimbangan sumber daya manusia.

Manajer juga perlu bisa menempatkan setiap orang pada jenis posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka sehingga tujuan dari suatu perusahaan dapat tercapai dengan melibatkan semua staf.

3. Pengarahan

Ketika rencana sudah selesai dan sumber daya yang dibutuhkan sudah didapatkan, maka hal berikutnya yang bisa dilakukan adalah dengan beralih ke tahap eksekusi. Anda harus bisa mengarahkan anggota tim untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab masing-masing secara efisien.

Pengarahan ini bisa dilakukan dengan mengadakan pelatihan dan instruksi tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa prosedur yang dijelaskan memang sudah dipahami dan bisa dilaksanakan. Anda juga harus bisa mempertimbangkan bagaimana cara mengenai individu dalam tim yang tak bisa mematuhi prosedur yang ada.

4. Komunikasi

Anda sebagai pemilik usaha juga perlu tahu jika komunikasi dengan karyawan perlu dilakukan agar bisa memastikan semua pihak telah mematuhi adanya prosedur yang telah ditentukan di dalam rencana.

Tujuan dari komunikasi adalah untuk bisa membina hubungan antar manusia dengan lebih positif sekaligus memahami tuntutan tenaga kerja. Dalam tahap ini keberadaan dari kejelasan, kejujuran dan pemanfaatan informasi adalah aspek penting komunikasi yang wajib banget dikuasai.

5. Kontrol

Control dari pihak atasan bukan selalu berujung pada manajemen mikro saja, namun untuk memastikan jika rencana yang telah ada bisa berjalan dengan memberikan kebebasan kepada semua anggota tim untuk memberikan tindakan terbaiknya.

Hal tersebut juga bisa diterapkan pada prosedur fisik serta komputerisasi pada elemen bisnis yang berbeda agar bisa memastikan konsistensi. Ketika Anda melakukan proses pengontrolan bawahan, tentunya harus diterapkan yang namanya fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai serta persyaratan kantor.

6. Koordinasi

Tak bisa dipungkiri jika tahap koordinasi memang cukup sulit untuk dilakukan karena memang membutuhkan adanya keseimbangan antara satu tim dengan unit bisnis lainnya agar semua pihak bisa berjalan secara harmonis. Koordinasi biasanya akan didasarkan pada sejumlah gagasan penting, termasuk juga kontinuitas serta menghilangkan birokrasi agar bisa membuat setiap prosesnya bisa transparan dan jelas.

7. Motivasi

Tugas dari manajer kantor yang terbilang cukup menantang adalah memberikan inspirasi kepada para staf. Motivasi diri sendiri atau orang lain begitu dibutuhkan untuk bisa mencapai tujuan bersama.

Hal ini juga begitu penting bagi manajer kantor untuk dapat menjaga moral, disiplin dan memberikan contoh baik ketika menjadi pemimpin.; agar bisa menjaga motivasi, Anda juga harus menjadi seorang pemimpin yang jujur, supportif dan sopan.

Membangun manajemen kantor yang baik dan benar bisa menjadi salah satu faktor penunjang keberhasilan suatu perusahaan. Permasalahan yang kerap terjadi dalam tak semua perusahaan bisa mengelola manajemen kantor dengan baik.

Materi tentang aspek penting dalam manajemen kantor terutama kantor akuntansi sudah dijelaskan secara lebih dalam lagi di buku Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perkantoran.

Tujuan Dari Manajemen Perkantoran

Setelah mengetahui fungsi dari manajemen perkantoran, berikutnya kita akan mempelajari bersama mengenai tujuan dari adanya manajemen perkantoran. Pasalnya ada beberapa tujuan dari diperlukannya manajemen perkantoran adalah seperti penjelasan yang ada di bawah ini.

1. Keberadaan manajemen perkantoran bisa memberikan semua informasi yang dibutuhkan  kepada setiap individu yang bertanggung jawab atas tugas administrasi.
2. Berguna untuk membantu organisasi dan bisnis untuk bisa mempertahankan serta memenuhi tuntutan mereka.
3. Manajemen perkantoran akan bisa menjadikan setiap individu melakukan tugas administrasi dengan lebih cermat dan juga memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pihak klien atau mitra bisnis.
4. Adanya manajemen perkantoran juga memiliki tujuan untuk membuat sebuah catatan secara lengkap, relevan dan juga terkini dengan tepat waktu, akurat serta akuntabel.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran juga memiliki ruang lingkup. Secara umum ruang lingkup manajemen perkantoran dibedakan menjadi dua jenis. Adapun dua jenis ruang lingkup manajemen perkantoran adalah sebagai berikut ini.

1. Aktivitas Kantor

Ruang lingkup manajemen perkantoran yang pertama adalah pada aktivitas kantor. Secara umum kegiatan kantor akan meliputi perencanaan, koordinasi dan juga pemantauan operasi kantor.

Aktivitas di kantor tersebut juga masuk ke dalam hal-hal yang akan terjadi selama jam kerja maupun di luar jam kerja, baik itu antara tim internal maupun dengan pihak eksternal.

2. Sarana Pekerjaan Kantor

Sarana pekerjaan kantor juga masuk sebagai salah satu ruang lingkup manajemen perkantoran. Fasilitas atau sarana kantor meliputi lokasi, gedung, peralatan dan juga mesin-mesin kantor.

Namun perlu diketahui jika fasilitas kantor tersebut tidak mencakup barang pribadi milik karyawan. Meski begitu fasilitas kantor juga bisa mencakup barang-barang tambahan yang bisa memberikan dukungan efektivitas kerja.

Seorang akuntan bisa berada di tahap professional dengan proses yang cukup panjang. Bahkan seorang akuntan juga bisa mulai merintis menjadi pekerja profesional, membangun kantor, menata manajemen hingga membesarkan sebuah perusahaan.

Berbagai macam solusi untuk mengatasi dan mempersiapkan sebuah kantor akuntan yang sukses sudah ada di dalam buku Manajemen Modern Bisnis Kantor Akuntan.

Tips Dalam Memaksimalkan Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Tentunya untuk bisa memaksimalkan manajemen perkantoran juga bukanlah hal mudah. Oleh karena itu penting untuk mengetahui apa saja tips yang diperlukan untuk memaksimalkan manajemen perkantoran.

Adapun beberapa tips memaksimalkan manajemen perkantoran adalah sebagai berikut ini.

1. Lakukan Analisa Cara Kerja Yang Sudah Berjalan

Sebelumnya pastikan dulu jika Anda sudah memiliki sistem kerja atau cara kerja secara pribadi. Jika sudah, maka Anda bisa mencoba untuk melakukan analisa cara kerja yang sudah Anda terapkan saat ini. Apakah cara kerja atau sistem kerja yang selama ini dilakukan sudah cukup efektif atau belum.

Tingkat keefektifitasan dari adanya manajemen perkantoran bisa dinilai dari durasi waktu proses pengerjaan tugas, hasil pekerjaan serta anggota tim yang ada.

Jika ada satu tugas yang dapat diselesaikan dalam kurun waktu dua hari hingga tiga hari namun pada kenyataanya diperlukan waktu sekitar dua minggu untuk selesai, maka Anda juga harus mulai melakukan evaluasi terkait dengan cara kerja yang selama ini dilakukan.

Bisa jadi manajemen waktu yang Anda miliki saat ini belum tepat. Hal ini pun sama dengan hasil yang kurang maksimal serta anggota tim yang Anda miliki merasa tidak senang karena memiliki beban terlalu berat. Manajemen perkantoran yang baik akan bisa memberikan dampak yang cukup baik terhadap seluruh jenis kegiatan karyawan.

2. Terapkan Pola Kepemimpinan Yang Sama

Cara memimpin seseorang tentunya akan berhubungan dengan sistem manajemen yang sudah ia terapkan pada kantor tersebut. Oleh karena itu cobalah untuk melakukan evaluasi kembali cara terbaik dalam menerapkan manajemen.

Dalam tahap ini bisa jadi aca beberapa cara berbeda yang diterapkan. Akan tetapi pastinya, Anda juga harus terus melakukan komunikasi, termasuk juga pada pemberian tugas terhadap anggota tim.

Anda harus bisa menyampaikan dengan tepat harapan sesungguhnya kepada anggota tim dan juga deadline atas tugas-tugas yang ada.

Selain itu Anda juga bisa mencoba menggerakkan visi misi perusahaan secara jelas karena hal tersebut berhubungan dengan tim yang Anda pimpin. Jika salah satu anggota tim memiliki tingkat pemahaman yang sama, maka kondisi tersebut dapat digerakkan menjadi lebih mudah dan terarah.

3. Periksa Cara Kerja Peralatan Yang Sudah Ada

Memeriksa peralatan kerja yang digunakan juga begitu penting. Hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah melihat apa saja jenis peralatan yang digunakan oleh tim untuk bisa membantu pekerjaannya.

Sebagai contohnya adalah aplikasi yang mereka gunakan untuk mengirimkan email, komunikasi dengan anggota lain ataupun alat yang digunakan untuk mengatur jadwal serta list pekerjaan setiap anggota.

Selain itu Anda juga bisa melakukan evaluasi terhadap setiap jenis peralatan yang digunakan. Apakah peralatan tersebut bisa berfungsi dengan baik atau belum. Sebagai contoh dari sekian banyaknya jenis akun yang diberikan, ternyata karyawan Anda hanya menggunakan Gmail untuk melakukan komunikasi dengan pihak luar saja. Sedangkan untuk komunikasi internal kantor menggunakan slack.

Beberapa fasilitas lain seperti Google Calendar untuk penjadwalan serta Asana untuk memberikan tugas ternyata tidak begitu digunakan. Jika hal ini sudah dapat Anda ketahui, maka Anda bisa mencoba untuk menyederhanakan aplikasi yang digunakan.

Sebagai contohnya adalah Anda bisa menggunakan alat untuk kebutuhan yang diperlukan seperti slack untuk pengiriman semua jenis pesan dan Asana untuk menjadwalkan dan memberikan tugas. Dengan begini manajemen perkantoran akan menjadi lebih maksimal.

4. Buat Alur Kerja di Dalam Manajemen Kantor

Alur kerja yang jelas begitu dibutuhkan di sebuah kantor agar manajemen bisa berjalan bisa lebih maksimal lagi. Ketika alur kerja jelas, maka para anggota yang ada di kantor tidak perlu merasa bingung dalam hal dari mana mereka harus melakukan tugas dan apa saja yang harus dilakukan ketika mereka berhasil menyelesaikan setiap tugasnya.

Termasuk juga siapa yang harus berhubungan secara langsung dengan mereka dan dengan siapa mereka harus bertanggung jawab. Sebagai contohnya adalah Anda bisa mencoba untuk membuat flowchart dan Standard Operational Procedure atau SOP untuk bisa mendapatkan gambaran besar terkait dengan tugas bagi setiap anggota tim.

5. Lakukan Sharing Dengan Anggota Tim

Sharing dengan anggota tim juga menjadi salah satu cara yang bisa dilakukan untuk memaksimalkan manajemen perkantoran.

Sebagai saran agar tahap ini bisa berjalan dengan lancar juga harus dihadiri oleh seluruh anggota tim dan pimpinan yang bertanggung jawab atas tim tersebut. Seluruh tim bisa mengemukakan pendapatnya atau bahkan mengenai keluh kesah terkait dengan sistem yang telah diberlakukan selama ini.

Tahap ini juga bisa memaksimalkan penggunaan peralatan yang tersedia di ruang lingkup pekerjaan mereka. Selain itu setiap anggota tim juga mendapatkan kesempatan untuk bisa mengemukakan pendapatnya sesuai dengan sudut pandang mereka masing-masing.

Dengan begitu, pimpinan juga dapat mengetahui langkah manajemen apa saja yang sebaiknya dilakukan dan diterapkan. Akan lebih baik jika sesi sharing ini dilakukan secara rutin sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

6. Lakukan Evaluasi Alur Kerja dan Peralatan Yang digunakan Pada Manajemen Perkantoran

Setelah Anda bisa mendapatkan saran dan masukan dari setiap anggota tim ketika melakukan sesi sharing, maka pimpinan juga harus mulai menerapkan cara yang dinilai paling baik dan pas untuk diterapkan.

Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah seputar hasil dan durasi waktu pengerjaan serta kondisi tim yang sedang menjalankannya.

Dengan adanya manajemen yang sesuai, maka hasil yang didapatkan juga akan sesuai dan tentunya akan lebih maksimal dan efisien. Perlu diketahui juga jika manajemen yang maksimal akan bisa menjadikan kemampuan setiap anggota tim keluar secara lebih maksimal.

Menerapkan konsep green office untuk saat ini dapat memberikan dampak cukup positif terhadap keberlangsungan organisasi. Oleh karena itu, konsep green office juga perlu dipertimbangkan untuk bisa diimplementasikan pada suatu perusahaan. Pemahaman terkait dengan pentingnya konsep green office sudah ada di dalam buku Green Office : Manajemen Kantor Berkonsep Ramah Lingkungan.

Itulah ulasan mengenai manajemen perkantoran yang bisa Anda baca selengkapnya. Dengan menerapkan manajemen perkantoran yang baik, tentunya setiap proses kegiatan yang ada di kantor akan berjalan dengan baik pula.

Jika ingin mencari buku seputar manajemen kantor, maka kamu bisa mendapatkannya di gramedia.com. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Hendrik Nuryanto

Rujukan:

https://www.kitalulus.com/bisnis/manajemen-perkantoran

https://accurate.id/marketing-manajemen/manajemen-perkantoran/

Manajemen Perkantoran : Pengertian,  Fungsi, Tujuan, serta Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Baca juga: