Front office adalah – Dalam perusahaan ada divisi atau bagian-bagian penting. Bagian-bagian tersebut akan membantu perusahaan untuk bisa terus berkembang dan mendapatkan citra terbaik di mata konsumen atau secara umum. Salah satu bagian yang penting keberadaannya di dalam sebuah perusahaan adalah front office. Bisa dibilang jika keberadaan dari front office ini merupakan kontak pertama yang memiliki tanggung jawab akan kesan yang baik serta meningkatkan reputasi baik dari perusahaan tersebut.
Lalu, sebenarnya front office itu apa sih dan apa pekerjaannya yang dilakukan oleh mereka yang menduduki posisi tersebut? Yuk cari tahu tentang posisi front office dalam perusahaan serta job desk apa saja yang mereka miliki hanya dengan penjelasan yang ada di dalam artikel ini.
Daftar Isi
Apa Itu Front Office?
Sebelumnya telah dijelaskan jika front office adalah salah satu bagian yang begitu penting keberadaannya di suatu perusahaan. Tentunya tugas dari divisi front office juga diharapkan mampu memberikan feedback terbaik bagi perusahaan tersebut. Lantas, apa itu front office? Berikut adalah penjelasan akan pengertian dari divisi front office.
Front office adalah representasi dari suatu divisi yang ada di dalam sebuah perusahaan dan nantinya akan berhadapan langsung dengan para pelanggan. Sebagai contoh dari keberadaan divisi front office adalah layanan pelanggan, penjualan serta pakar industri yang akan memberikan kelayakan mengenai konsultasi.
Selain itu, divisi front office juga memiliki tanggung jawab secara langsung untuk bisa menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Akan tetapi keberadaan dari divisi front office juga mengandalkan adanya dukungan dari back office, mulai dari sumber daya manusia, teknologi dan internet serta adanya antusias dan fungsi administrasi.
Secara umum, lokasi dari divisi front office adalah pada bagian depan sebagai titik pertama interaksi antara organisasi dengan para pelanggan tersebut. Sedangkan untuk fungsi dari divisi front office sendiri adalah seperti antarmuka utama antara layanan yang diberikan oleh organisasi kepada para tamu.
Sebagai contohnya adalah seperti bagian resepsionis yang biasanya lokasinya ada di dekat pintu masuk utama sebuah hotel. Di dalam industri perhotelan, front office akan berada di bagian paling depan untuk melakukan tugas pelayanan para tamu dan memberikan jasa terbaik, teramah kepada para pelanggan yang ada.
Front office juga menjadi bagian yang akan paling sering ditemui oleh para tamu atau pelanggan ketika mereka memiliki permasalahan, membutuhkan bantuan atau informasi seputar perusahaan. Karena hal inilah divisi front office akan sangat penting karena memang mereka akan melaporkan secara langsung hal yang dibutuhkan oleh para tamu, hal yang mengganggu tamu, saran dan keluhan para pelanggan yang secara umum ada hubungannya dengan departemen lain, misalnya seperti Food and Beverage, Housekeeping.
Sebagai contohnya adalah seperti ketika ada tamu yang memang sang memberikan laporan akan tingkat kebersihan kamar, maka divisi front office akan bisa menyampaikan laporan atau keluhan tamu tersebut kepada divisi housekeeping agar masalah tersebut dapat secara langsung ditangani dengan baik. Jika hal tersebut bisa terealisasikan dengan baik, tentunya tingkat kepuasan para tamu tidak akan menurun hanya karena permasalahan kecil.
Contoh lainnya adalah ketika kalian ingin memberikan saran terkait dengan menu makanan yang ada di restoran hotel. Pada hal ini nantinya divisi front office akan menyampaikan informasi tersebut kepada pihak divisi Food and Beverage agar bisa menjadi pembelajaran sekaligus evaluasi baik bagi restoran hotel. Tentunya peningkatan layanan akan dilakukan guna meningkatkan pemasukan hotel dari kunjungan tamu ke restoran atau layanan room service.
Karena hal-hal tersebutlah yang menjadikan divisi front office sangat penting peranannya di dalam bisnis seperti perhotelan. Ketika divisi front office berhasil menjalankan tugasnya dengan baik dan benar, maka hal tersebut akan memberikan peningkatan penghasilan utama perusahaan.
Apa Perbedaan Resepsionis dan Front Office?
Setelah mengetahui apa itu divisi front office. Tak jarang lho beberapa orang menganggap tugas dari front office adalah sama dengan resepsionis. Namun apakah keduanya memiliki perbedaan? Nah, agar kalian tak bingung lagi, maka penjelasan yang ada di bawah ini bisa membantu.
Front office berasal dari bahasa Inggris yaitu kata Front dengan arti depan dan Office adalah kantor. Dari dua kata tersebut, maka front office bisa diartikan sebagai kantor depan. Front office merupakan posisi yang memiliki tanggung jawab terhadap pelayanan langsung kepada para pelanggan atau tamu. Divisi front office memang kerap disamakan dengan resepsionis dan penjaga lobi hotel.
Bicara tentang perbedaan dari divisi front office dengan resepsionis ternyata hampir tak memiliki perbedaan. Dimana keduanya memiliki tugas yang tak jauh berbeda. Baik front office maupun resepsionis merupakan cerminan wajah dari perusahaan sehingga mereka yang ada di posisi tersebut haruslah memiliki keterampilan untuk berkomunikasi dengan baik.
Tugas dari keduanya memang akan ada kaitannya dengan para tamu atau pelanggan. Mulai dari menyambut tamu hingga memberikan dukungan terhadap tugas administrasi kantor. Keberadaan dari divisi front office dan resepsionis biasanya akan berada di bagian ruang tunggu atau meja terdepan dari sebuah kantor.
Kepada para tamu yang datang, nantinya divisi front office maupun resepsionis akan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak tamu terkait dengan perusahaan tersebut.
Tugas Front Office Perusahaan
pexels.com/Andrea Piacquadio
Keberadaan dari divisi front office memang sangat diperlukan oleh perusahaan. Tentunya, divisi front office memiliki tugas-tugas penting yang berguna untuk meningkatkan citra perusahaan dan menjamin kepuasan pelayanan kepada para tamu dan pelanggan.
Nah, bagi kalian yang belum paham atau memang sedang ingin melamar pekerjaan di divisi front office, maka beberapa poin job desk divisi front office kantor yang ada di bawah ini bisa membantu.
-
Menyambut Tamu di Kantor
Salah satu tugas dari divisi front office adalah menjaga agar meja depan tetap terlihat rapi dan bersih. Dimana mereka akan menyapa serta menyambut para tamu dengan suasana positif. Selain itu mereka yang berada di divisi front office akan menjawab semua pertanyaan dari pihak tamu hingga mengatasi keluhan yang mereka berikan.
-
Menjawab Panggilan Telepon
Front office juga memiliki tugas untuk menjawab semua panggilan masuk, menerima pesan hingga mengarahkan ulang panggilan yang sesuai ketika diperlukan. Dimana ketika menerima telepon, front office akan menujlisa pada notulen terkait dengan panggilan tersebut.
-
Menyiapkan dan Mengelola Persuratan
Front office juga memiliki tugas untuk mengatur serta memelihara dokumen dan catatan. Selain itu mereka juga memiliki tugas untuk mengawasi penyortiran serta pendistribusian surat masuk hingga menyiapkan surat keluar seperti amplop, paket dan kiriman.
-
Melakukan Inventarisasi Perlengkapan Kantor
Front office juga akan melakukan pengoprasian peralatan kator. Misalnya seperti mesin fotokopi dan printer. Mereka juga akan melakukan pemantauan terkait dengan perlengkapan kantor dan melakukan pemesanan apa yang memang dibutuhkan. Tugas dari front office mulai dari mencatat pengeluaran dan biaya kantor yang ada.
Ketika ingin bekerja di bidang front office, sebaiknya ketahui dulu beberapa bahasa asing, salah satunya adalah bahasa Inggris. Nah, untuk memahami lebih dalam lagi bahasa Mandarin untuk profesi front office, maka Grameds bisa membaca buku Mandarin for Front Office.
Syarat Menjadi Front Office
Agar bisa menjadi seorang yang bekerja di divisi front office tentunya ada beberapa persyaratan. Dimana persyaratan umum terkait dengan menjadi divisi front office adalah sebagai berikut ini.
-
Gelar Pendidikan
Berada di posisi front office harusnya lulusan apa? Nah kebanyakan mereka yang mengisi posisi front office adalah lulusan pariwisata dan perhotelan. Namun, secara umum pekerjaan jenis ini juga begitu terbuka bagi mereka yang lulusan SMA sederajat. Lalu, untuk ijazah tambahan kebanyakan akan dianggap sebagai keuntungan.
-
Pengalaman Kerja
Sebagian kantor yang membuka lowongan kerja front office biasanya ada yang diperuntukkan bagi para fresh graduate. Akan tetapi bagi mereka yang sudah berpengalaman dalam bidang front office memang lebih besar peluangnya. Dimana pengalaman tersebut mungkin akan mencakup seperti menggunakan mesin kantor seperti faksimili dan printer.
-
Kemampuan Mengoperasikan MS Office
Mereka yang memang ingin menempati posisi pekerjaan di divisi front office memang harus bisa menguasai mengenai MS Office, khususnya MS Excel dan MS Word. Hal ini karena kebanyakan divisi front office akan berhubungan dengan berbagai jenis dokumen digital hingga email.
-
Pengetahuan tentang Manajemen Kantor dan Pembukuan
Mereka yang bekerja di divisi front office harus memiliki pengetahuan yang kuat terkait dengan prosedur kantor serta prinsip akuntansi dasar. Khususnya terkait dengan pengaturan kantor depan.
-
Keterampilan Komunikasi yang Luar Biasa
Seorang front office memang harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Hal ini berlaku untuk komunikasi secara lisan maupun tulisan. Dimana keberadaan dari front office adalah yang pertama kali ditemui oleh tamu yang akan datang ke kantor.
-
Kemampuan Organisasi dan Multitasking yang Hebat
Selain keterampilan interpersonal dan komunikasi yang hebat, seorang front office harus memiliki keterampilan mengenai manajemen waktu yang baik. Dimana mereka juga harus bisa multitasking dan dapat memecahkan masalah dengan pikiran yang berorientasi terhadap pelanggan.
Ketika bicara tentang front office, maka hal itu termasuk ke dalam bagian perkantoran. Benar sekali, maka dalam front office, perlu juga memerhatikan manajemen perkantoran. Untuk mengetahui akan hal itu, Grameds bisa membaca buku Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perkantoran.
Kisaran Gaji Front Office?
Permasalahan gaji dalam posisi front office memang selalu jadi pertanyaan yang kerap dilontarkan oleh banyak orang. Lalu sebenarnya berapa sih gaji dari seorang pekerja di divisi front office. Nah pada poin ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang kisaran gaji seorang front office.
Rata-rata gaji yang akan diterima oleh seorang front office adalah sebesar Rp3 jutaan per bulannya. Lalu, untuk mereka yang berada di posisi front office manager di Indonesia biasanya mampu mendapatkan gaji sebesar Rp 8 jutaan per bulannya.
Kisaran terendah adalah sekitar Rp4 jutaan dan untuk tertingginya mampu mencapai kisaran Rp 13 jutaan. Tentunya setiap perusahaan akan memiliki kisaran gaji yang berbeda-beda bagi mereka yang menduduki devisi front office.
Struktur Organisasi Departemen Front Office
pexels.com/Mikhail Nilov
Setiap divisi dalam perusahaan selalu memiliki struktur organisasi lini. Adanya struktur organisasi juga akan memperlancar proses kinerja dari setiap posisi yang ada di dalam organisasi tersebut. Hal ini juga berlaku untuk divisi front office yang tersusun atas beberapa posisi. Nah, di bawah ini adalah struktur organisasi front office.
-
Front Office Manager
Front office manager memiliki tanggung jawab untuk memberikan kesan positif yang dapat menciptakan kepuasan para tamu di area kerjanya.
-
Assistant Front Office Manager
Assistant front office manager memiliki tanggung jawab dalam membantu kelancaran secara keseluruhan tugas yang ada di bagian front office dan menggantikan posisi front office ketika sedang berhalangan hadir serta melakukan koordinasi tugas sesuai dengan jenis pekerjaannya.
-
Duty Manager
Duty manager memiliki tanggung jawab untuk memberikan dukungan pekerjaan operasional secara menyeluruh yang ada di divisi front office serta melakukan pengontrolan lintas departemen pada shift tertentu.
-
Executive Lounge Manager
Executive lounge manager memiliki tanggung jawab terkait dengan segala jenis aspek operasional pada lantai eksekutif dan menjamin kepuasan para tamu serta staf menurut standar pelayanan yang disesuaikan dengan ketentuan di lantai eksekutif.
-
Front Desk Supervisor
Fort desk supervisor memiliki tanggung jawab untuk memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu hotel seperti pemberian arahan kepada staf front office hingga melakukan pengontrolan kode akses komputer yang ada di bagian front desk.
-
Chief Concierge
Chief concierge memiliki tanggung jawab untuk selalu memastikan bahwa semua tamu hotel telah memiliki pengalaman yang begitu berkesan ketika berada di area pintu depan hotel, lobby dan juga bell desk.
-
Business Centre Supervisor
Business centre supervisor memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengarahan terhadap semua jenis aspek fungsi hotel. Hal ini biasanya akan dimulai dari pusat bisnis dengan tujuan untuk mendapatkan kepuasan tertinggi dari tamu yang menginap.
-
Bell Captain
Bell captain memiliki tanggung jawab terkait dengan barang bawaan para tamu ketika datang, selama menginap hingga tamu akan pergi untuk melakukan proses check out meninggalkan hotel.
-
Bellboy
Keberadaan bellboy memiliki tanggung jawab untuk membantu para tamu dalam menangani barang bawaannya.
-
Door Man
Door man memiliki tanggung jawab untuk menyambut kedatangan para tamu, termasuk juga untuk membuka pintu terhadap kendaraan maupun ketika para tamu berada di pintu lobby hotel.
-
Receptionist / Front Desk Agent
Receptionist atau front desk agent memiliki tanggung jawab untuk menangani registrasi dari para tamu hingga memberikan pelayanan check in dan check out ataupun pembayaran.
-
Guest Relations Officer
Guest relations officer memiliki tanggung jawab untuk mengantarkan para tamu serta memberikan segala bentuk pelayanan dan bantuan ketika tamu tersebut menginap di hotel.
-
Telepon Operator
Telepon operator memiliki tanggung jawab untuk mengelola layanan komunikasi, baik itu dari telepon, faksimili ataupun email yang berpedomankan terhadap kebijakan teknis yang telah ditetapkan.
-
Airport Representative
Airport representative memiliki tanggung jawab untuk menjemput tamu dari bandara serta mengantarkan kembali tamu ke bandara sesuai dengan standar hotel tersebut.
Mereka yang mengisi posisi front office memang harus mengerti management yang baik dalam divisi tersebut. Karena hal tersebut kalian bisa belajar menggunakan buku Front Office Management. Dimana buku tersebut hadir dengan materi seputar divisi front office.
Perbedaan Back Office dan Front Office
Dalam sebuah perusahaan atau hotel ada divisi front office dan back office. Dimana kedua jenis devisa ini ada perbedaan. Lalu apa saja perbedaan dari keduanya? Simak penjelasan yang ada di bawah ini.
Back office adalah divisi yang ada di sebuah perusahaan atau kalua di hotel kerap disebut sebagai kantor hotel. Back office akan menangani pengelolaan dari suatu perusahaan dari bagian belakang. Misalnya seperti manajemen, pengelolaan administrasi, marketing, pengelolaan data hingga human resources.
Karena memang keberadaan dari divisi back office adalah di bagian belakang, maka divisi ini tidak akan secara langsung berinteraksi dengan para tamu yang datang ke hotel.
Lalu untuk divisi front office adalah bagian dari sebuah perusahaan yang keberadaannya ada di bagian depan. Mereka yang berada di divisi front office harus memberikan pelayanan kepada para tamu yang datang dengan berinteraksi secara langsung.
Pada divisi front office ini ada beberapa posisi, misalnya resepsionis, penjaga hotel, kasir dan berbagai posisi lainnya. Mereka yang berada di bagian front office memang harus melayani para tamu dengan sebaik mungkin. Hal ini karena divisi front office kerap dianggap sebagai penentu kesan pertama para tamu yang masuk ke dalam hotel.
Baik itu divisi front office maupun back office memiliki tanggung jawab yang sama besarnya dalam menjalankan sebuah perusahaan. Tentunya kedua jenis divisi ini memang harus selalu bersinergi antara satu sama lain. Karena memang keduanya akan selalu membutuhkan antara satu sama lain guna mendukung operasional suatu perusahaan bisa berjalan dengan lancar.
Nah, itulah ulasan tentang divisi front office, semoga semua pembahasan di atas bermanfaat untuk kamu. Jika ingin mencari buku seputar manajemen perkantoran, maka kalian bisa mendapatkannya di gramedia.com. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.
Penulis: Hendrik
Rujukan:
- https://swara.tunaiku.com/perbedaan-istilah-back-office-dan-front-office-di-dunia-perhotelan/
- https://www.amesbostonhotel.com/pengertian-front-office/#Struktur_Organisasi_Department_Front_Office
- https://blog.jobs.id/pekerjaan-front-office/#Syarat_menjadi_Front_Office
- https://www.ekrut.com/media/front-office-adalah#3_struktur_organisasi_departement_front_office
- https://narasi.tv/read/narasi-daily/front-office-adalah
- https://idmetafora.com/news/read/1727/Front-Office-Pengertian-Struktur-Fungsi-dan-Tugas-dan-Tujuanya.html
