Akuntansi Business Kewirausahaan

Pengertian Administrasi: Tujuan, Ciri, Fungsi, Jenis hingga Cara Kerja Lengkap

pengertian administrasi
Written by Umam

Pengertian Administasi dalam pemahaman yang luas  dapat diartikan sebagai suatu kegiatan kerja sama. Akan tetapi, apabila administrasi dikaitkan dengan berbagai bidang dan hal yang lain, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan lain sebagainya. Maka administrasi bisa memiliki arti yang lain lagi.

Administrasi sendiri pada dasarnya merupakan ilmu pengetahuan yang berkembang pada awal abad ke-19. Dengan semakin berkembangnya zaman dan ilmu pengetahuan, administrasi pun juga ikut berkembang hingga pada akhirnya banyak diaplikasikan untuk memenuhi kebutuhan di berbagai negara di dunia.

Dalam penggunaanya, administrasi sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau lembaga untuk dapat berdiri dan terus berkembang dengan membuat sumber daya serta pengelolaan yang baik.

Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan atau staf memiliki hak serta kewajiban yang berhubungan langsung terhadap pekerjaannya. Administrasi menjadi salah satu bagian dari pengelolaan perusahaan sehingga bisa menjadi optimal.

Sekarang ini, pengertian administrasi menjadi salah satu istilah yang sudah sangat umum digunakan dalam dunia kerja. Administrasi menjadi istilah yang identik dengan berbagai pekerjaan seperti, pendataan, pencatatan, penyuratan, dan masih banyak lagi.

Alasan tersebut yang membuat administrasi sangat diperlukan untuk perusahaan, lembaga, hingga instansi. Seseorang yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur tentang administrasi biasa disebut dengan administrator atau staf administrasi.

Dalam penerapannya di kehidupan sehari-hari, administrasi telah memberikan banyak sekali manfaat, misalnya seperti mengoptimalkan sistem kerja bahkan juga sangat efektif untuk meningkatkan kualitas pendidikan.

Adanya administrasi yang baik bisa menjadi salah satu cara untuk menciptakan sistem kerja yang baik dan lebih mudah, baik yang bersifat informal maupun nonformal.

Selain itu, administrasi juga semakin mempermudah untuk pekerjaan terkait pengelolaan data-data. Administrasi telah terbukti mampu menciptakan sistem pengelolaan yang tepat dan lebih mudah.

Artikel ini akan akan membahas mengenai seluk beluk tentang administrasi. Mulai dari pengertian administrasi, tujuan administrasi, ciri-ciri administrasi, fungsi administrasi, jenis administrasi, hingga cara kerja dari administrasi. Yuk simak selengkapnya!

A. Pengertian Administrasi

Adminsitrasi sendiri pertama kali digunakan dalam bahasa yunani, yakni administrare atau sebuah kegiatan untuk memberikan layanan dan bantuan. Dalam karyanya yang berjudul Pengantar Ilmu Administrasi terbitan tahun 2020, Alemina Henuk-Kacaribu mengatakan bahwa administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan dari berbagai hal untuk mewujudkan tujuan bersama.

Secara umum, pengertian administrasi dapat dilakukan apabila digunakan oleh lebih dari satu orang, hal ini dikarenakan administrasi menghubungkan pekerjaan antar dua orang atau lebih sehingga bisa saling bekerja sama.

Pengertian Administrasi pada dasarnya adalah sebuah aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki hubungan kuat dengan banyak pengaturan kebijakan, yang mana salah satu tujuannya untuk mewujudkan target dari sebuah perusahaan atau organisasi.

Oleh karena itu, administrasi mempunyai peran yang cukup vital untuk berbagai aspek dan aktivitas untuk sebuah perusahaan atau organisasi bisa tetap bertahan dan terus berkembang.

Pengertian administrasi bisa dipahami berdasarkan artian sempit dan artian luas:

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Menurut Hendi Haryadi dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009), pengertian administrasi didefinisikan sebagai sebuah kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis.

Tujuan administrasi dalam arti sempit sendiri adalah menyediakan keterangan sekaligus memudahkan kegiatan tersebut untuk mendapatkan informasi kembali. Pengertian Administrasi dalam artian sempit bisa juga dikatakan sebagai sebagai bentuk tata usaha dari perusahaan atau organisasi.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Dalam arti yang luas, pengertian administrasi dapat dipahami sebagai aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang. Aktivitas kerja sama tersebut ditentukan berdasarkan pembagian kerja yang telah disesuaikan secara terstruktur untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.

B. Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui tentang pengertian administrasi, pada bagian ini kita akan membahas secara mendalam mengenai apa tujuan dari administrasi. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa administrasi dibutuhkan oleh setiap organisasi atau perusahaan.

Adminitrasi sangat membantu sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan perencanaan hingga pengembangan kegiatan dalam upaya mencapai tujuan tertentu.

Berikut ini adalah empat tujuan administrasi yang perlu diperhatikan, diantaranya yaitu:

1. Menyusun Program Usaha

Tujuan administrasi yang pertama yakni menyusun program usaha. Dalam menyusun program usaha ini, setiap perusahaan atau organisasi selalu membutuhkan informasi atau data sebagai acuan.

Cara untuk mendapatkan informasi atau data biasanya didapatkan melalui sebuah kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi terbukti lebih mudah untuk mendapatkan berbagai informasi atau data yang dibutuhkan. Maka dari itu, salah satu alasan sebuah proses administrasi harus diterapkan secara sistematis.

2. Evaluasi Kegiatan Organisasi

Tujuan administrasi yang kedua adalah evaluasi kegiatan organisasi. Setelah menyusun program usaha, sistem administrasi akan sangat mempermudah sebuah organisasi atau perusahaan untuk melakukan evaluasi kegiatan organisasi.

Salah satu bentuk evaluasi kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi biasanya berdasarkan hasil informasi dan data yang telah ditemukan. Tentu saja evaluasi ini menjadikan organisasi atau perusahaan menjadi lebih memahami berbagai potensi dan kendala selama melaksanakan program.

3. Memantau Kegiatan Administrasi

Tujuan administrasi yang ketiga adalah melakukan pemantauan kegiatan administrasi. Pemantauan menjadi penting dikarenakan sistem administrasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan banyak hal.

Oleh karena itu, pelaksanaan kegiatan administrasi harus dilakukan secara sistematis dan teratur. Sistem administrasi yang berhasil diterapkan dengan baik pada akhirnya akan membuat sebuah perusahaan atau organisasi menjadi lebih teratur. Misalnya, pemantauan terhadap suatu kegiatan terkait pertanyaan apa, bagaimana, dimana, kapan hingga mengapa.

4. Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha

Tujuan administrasi yang keempat adalah memastikan keamanan bagi kegiatan usaha. Dalam sistem administrasi, keamanan menjadi salah satu hal dibutuhkan oleh setiap perusahaan atau organisasi pada saat melakukan aktivitas usaha.

Oleh karena itu, perusahaan atau organisasi perlu memiliki administrasi yang baik sehingga pemantauan terhadap segala aktivitas dapat dilakukan dengan optimal. Tidak hanya itu, proses administrasi akan membuat setiap aktivitas dan transaksi bisa tercatat secara rinci dan jelas.

C. Ciri-Ciri Administrasi

Setelah mengetahui tentang tujuan dan pengertian administrasi, berikut ini adalah ciri-ciri administrasi berdasarkan Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk. Ciri-ciri administrasi yaitu:

1. Terdiri atas sekelompok orang

Pertama, administrasi tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang saja. Administrasi memerlukan sekelompok orang untuk saling bekerja sama. Maka dari itu, ciri-ciri administrasi yang paling utama adalah terdiri dari kumpulan orang yang memiliki tujuan sama.

2. Menjalin kerja sama

Kedua, kita tahu sendiri bahwa administrasi perlu dilaksanakan dengan bekerja sama dalam mewujudkan sebuah tujuan bersama. Oleh karena itu, kerja sama menjadi ciri yang wajib ada agar sistem administrasi dapat berjalan dengan optimal.

3. Memiliki tujuan yang harus dicapai

Ketiga, salah satu alasan adanya administrasi adalah usaha untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Oleh karena itu, administrasi diperlukan untuk membuat sekelompok orang bekerja sama dan berusaha untuk menuju ke arah yang sama, yakni tujuan bersama.

4. Adanya proses kegiatan usaha

Keempat, sebuah sistem administrasi perlu memiliki proses kegiatan usaha tertentu. Proses kegiatan usaha menjadi ciri penting dari sebuah administrasi. Proses ini bisa dipahami sebagai suatu rangkaian kegiatan usaha untuk menciptakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Kelima, ciri administrasi yang terakhir adalah kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Tiga hal ini perlu dilaksanakan untuk membuat sebuah perusahaan atau organisasi dapat mencapai tujuannya.

D. Fungsi Administrasi

Sebagai salah satu bagian terpenting bagi sebuah perusahaan atau organisasi, administrasi memiliki beberapa fungsi penting yang harus dilaksanakan, diantaranya yaitu:

1. Planning atau Perencanaan

Fungsi administrasi yang pertama adalah perencanaan. Perencanaan merupakan salah satu kegiatan yang sangat memerlukan sebuah aktivitas administrasi. Aktivitas administrasi yang dimaksudkan yaitu seperti mengumpulkan data, mengolah data, menyusun perencanaan, dan lain sebagainya.

2. Organizing atau Penyusunan

Fungsi administrasi yang kedua adalah penyusunan. Administrasi sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi agar dapat melakukan penyusunan untuk mencapai tujuan.

Penyusunan yang perlu dilakukan yaitu seperti, upaya membangun setiap komunikasi dan hubungan antar anggota atau karyawan menjadi mudah untuk dipahami.

3. Coordinating atau Mengoordinasi

Fungsi administrasi yang ketiga adalah mengoordinasi. Dalam upaya mencapai suatu tujuan tertentu, sebuah perusahaan atau organisasi perlu melakukan pengaturan terhadap setiap bagiannya.

Oleh karena itu, coordinating dilaksanakan agar kegiatan perusahaan bisa berjalan lancar dan baik, tanpa adanya bentrok, kekosongan aktivitas bahkan terjadi kekacauan. Adanya koordinasi yang baik menjadi tanda sebuah perusahaan atau organisasi berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya.

4. Reporting atau Laporan

Fungsi administrasi yang keempat yaitu laporan. Reporting atau laporan merupakan aktivitas administrasi untuk menyampaikan perkembangan, pergerakan hingga hasil kegiatan atau program yang dilaksanakan.

Laporan sendiri meliputi seluruh elemen dari perusahaan, baik itu karyawan maupun anggota kepada atasan secara tertulis. Laporan ini akan menjadi salah satu penilaian yang dilakukan terhadap kinerja karyawan berdasarkan posisi dan tugasnya.

5. Budgeting atau Pembuatan Anggaran

Fungsi administrasi yang kelima yaitu pembuatan anggaran. Pembuatan anggaran sendiri menjadi salah satu hal yang penting dan wajib ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Pembuatan anggaran diperlukan untuk selalu meningkatkan kinerja.

Tidak hanya itu, anggaran juga bisa dimanfaatkan oleh perusahaan atau organisasi untuk meraih tujuannya di masa pengembangan. Beberapa kerjasama yang memerlukan anggaran yaitu, seperti, iklan dan lain sebagainya.

6. Staffing atau Penempatan Posisi

Fungsi administrasi yang keenam adalah penempatan posisi. Staffing atau penempatan posisi merupakan fungsi yang berhubungan dengan kualitas sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Staffing sendiri biasanya meliputi perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.

7. Directing atau Bimbingan

Fungsi administrasi yang terakhir adalah directing atau bimbingan. Bimbingan sendiri adalah sebuah aktivitas interaksi yang dilakukan anggota organisasi atau perusahaan berupa bimbingan, perintah-perintah hingga saran.

Bimbingan diperlukan agar kinerja dari anggota dan karyawan dapat berjalan dengan baik sehingga mampu mencapai tujuan yang ditentukan.

E. Jenis-Jenis Administrasi

Setelah mengetahui berbagai hal tentang administrasi, berikut ini adalah jenis-jenis administrasi yang sudah umum diperlukan.

1. Administrasi perkantoran

Administrasi perkantoran adalah jenis administrasi yang memiliki aktivitas seperti perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.

2. Administrasi negara

Administrasi negara yaitu salah satu jenis administrasi yang memiliki aktivitas terkait dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, misalnya seperti kebijakan publik, etika, dan lain sebagainya.

3. Administrasi keuangan

Administrasi keuangan adalah salah satu jenis administrasi yang aktivitas berkaitan dengan keuangan. Tugas utama dari administrasi jenis ini yaitu membuat laporan keuangan.

4. Administrasi pendidikan

Administrasi pendidikan yaitu administrasi yang kegiatan memiliki aktivitas dalam mengatur bidang pendidikan. Contoh kegiatan dari administrasi jenis ini yaitu perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan.

5. Administrasi niaga

Administrasi niaga adalah jenis administrasi yang kegiatan terdiri dari perencanaan dan pengawasan terhadap semua hal yang bersifat keniagaan. Administrasi ini biasanya langsung dikoordinasikan oleh manager dalam suatu perusahaan atau bisnis.

Membahas perniagaan, tentunya salah satu tujuan administrasi jenis ini adalah untuk mendapatkan keuntungan atau profit ekonomi.

F. Cara Kerja Administrasi

Setelah mengetahui tentang pengertian adminstasi dan berbagai hal terkait di dalamnya, pada bagian ini kita akan fokus membahas tentang cara kerja dari administrasi itu sendiri.

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pengertian administrasi dan fungsinya di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dikerjakan oleh seorang yang disebut administrator atau staff administrasi.

Hal yang perlu diketahui adalah staff administrasi merupakan salah satu unit yang mampu memberikan dukungan terhadap berbagai kegiatan operasional sebuah perusahaan atau organisasi.

Sementara itu, staff administrasi memiliki tugas utama yaitu kegiatan yang berkaitan erat dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data. Staff administrasi nanti akan menjadikan tugasnya tersebut menjadi sebuah laporan yang akan diserahkan kepada pihak manajemen.

Cara kerja administrasi sendiri sangat terkait dengan berbagai tugas dari staff administrasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Secara umum, cara kerja administrasi tujuh, diantaranya yaitu:

1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.

2. Mengumpulkan serta menyusun dokumen.

3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.

4. Memastikan persediaan alat-alat tulis kantor.

5. Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.

6. Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.

7. Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.

Berdasarkan penjelasan di atas, bisa dipahami bahwa adanya administrasi dalam sebuah perusahaan atau organisasi merupakan kegiatan yang sangat penting. Apabila tidak ada administrasi, ada potensi sebuah perusahaan atau organisasi tidak memiliki pengelolaan maupun pengaturan tentang kegiatan yang baik, sehingga menghambat perkembangannya.

Oleh karena itu, penerapan administrasi yang baik bisa mengantarkan sebuah perusahaan atau organisasi tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan hingga dapat mencapai tujuannya.

Dalam artikel kali ini, kita mengetahui bahwa pengertian administrasi tidak hanya soal surat menyurat atau catat mencatat. Pengertian Administrasi meliputi banyak hal, mulai dari membuat perencanaan, penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan, menyusun anggaran hingga pemberian arahan atau bimbingan kepada setiap karyawan atau anggota perusahaan.

Oleh karena itu, sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang baik. Hal ini juga berhubungan dengan kompetensi yang dimiliki oleh staff administrasi itu sendiri.

Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat pada akhirnya akan membuat tujuan perusahaan dapat lebih mudah untuk dicapai. Tidak hanya itu, organisasi atau perusahaan juga akan mampu bersaing di tengah kemajuan zaman dan semakin ketatnya persaingan.

Rekomendasi Buku & Atikel Terkait Pengertian Administrasi

Layanan Perpustakaan Digital B2B Dari Gramedia

ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah, universitas, korporat, sampai tempat ibadah.

logo eperpus

  • Custom log
  • Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
  • Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
  • Tersedia dalam platform Android dan IOS
  • Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
  • Laporan statistik lengkap
  • Aplikasi aman, praktis, dan efisien