Menerapkan Komunikasi Efektif dalam Kehidupan Bersosial

Komunikasi Efektif – Grameds pasti pernah mengalami pertikaian dalam suatu percakapan. Mungkin perbedaan pendapat atau perselisihan adalah hal yang dirasa wajar selama manusia menerapkan kehidupan bersosial. Namun, ini juga bisa menjadi pertanda bahwa kita kurang menerapkan komunikasi yang efektif.

Proses komunikasi yang tidak efektif membuat pesan yang disampaikan sulit dimengerti oleh penerima pesan. Tak jarang kesalahpahaman terjadi selama proses komunikasi bahkan memicu konflik antara pengirim pesan dan penerima pesan sehingga membuat komunikasi di kemudian hari menjadi terhambat. Lalu, bagaimana cara mengatasi hal ini?

Pengertian Komunikasi Efektif 

Komunikasi efektif adalah proses transmisi ide, pemikiran, atau informasi dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan) yang menghasilkan hubungan atau timbal balik positif bagi kedua belah pihak. Komunikasi efektif ditandai dengan tercapainya tujuan melalui proses komunikasi yang dilakukan. Selain itu pemahaman akan informasi yang diterima dan umpan balik menjadi salah satu indikator penting terwujudnya komunikasi efektif.

Komunikasi efektif menggabungkan serangkaian keterampilan termasuk komunikasi nonverbal, mendengarkan dengan penuh perhatian, kemampuan untuk mengelola stres pada saat komunikasi berlangsung, dan kapasitas untuk mengenali dan memahami emosi diri sendiri maupun orang yang kita ajak berkomunikasi.

Untuk itu, komunikasi efektif membutuhkan seorang komunikator yang mampu menyampaikan informasi secara natural dan komunikan yang menerima informasi secara aktif. Kedua hal tersebut terkesan dilakukan secara spontan tapi sesungguhnya didasari dengan metode komunikasi yang efektif.

Manfaat Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif dapat meningkatkan kualitas hubungan di rumah, tempat kerja, dan dalam situasi sosial dengan memperdalam ikatan kita dengan orang lain. Komunikasi efektif juga memperkuat kerja tim, kemampuan pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah. Ini memungkinkan kita untuk mengkomunikasikan pesan negatif atau sulit tanpa menimbulkan konflik atau merusak kepercayaan.

Berbagai studi menunjukkan bahwa komunikasi yang efektif adalah dasar yang harus dibangun oleh setiap organisasi terlepas dari ukuran dan strukturnya. Komunikasi yang efektif juga sangat penting untuk mencapai sebuah tujuan organisasi.

Komunikasi efektif yang tepat sasaran dan tepat guna tentu akan menunjang keberlangsungan suatu organisasi. Dengan mendukung terciptanya komunikasi yang efektif antar individu di suatu organisasi, produktivitas kerja atau profesionalitas dapat meningkat.

Berikut adalah beberapa manfaat yang didapat apabila suatu organisasi atau perusahaan bisa menerapkan komunikasi efektif.

1. Meningkatkan kepuasan kerja

Komunikasi efektif yang terus didukung pelaksanaannya di tempat kerja dapat membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang pada akhirnya berkontribusi pada kepuasan kerja yang lebih besar. Survei juga menunjukkan bahwa organisasi yang mendorong komunikasi yang terbuka antara atasan dan bawahan dapat menekan siklus pergantian karyawan.

2. Meningkatkan produktivitas kerja

Ketika pekerja dalam suatu organisasi mampu menerapkan komunikasi efektif maka potensi konflik akan berkurang. Komunikasi efektif di tempat kerja juga dapat membantu memperjelas informasi. Hal tersebut sangat mempengaruhi kinerja seseorang di tempat kerja.

3. Kemajuan profesional

Komunikasi efektif mendorong agar konflik yang terjadi selama proses komunikasi diselesaikan secara terbuka dan sesegera mungkin. Upaya positif ini mengarahkan pada pertumbuhan individu untuk menjadi pribadi yang profesional.

Prinsip-Prinsip dalam Komunikasi Efektif

Dalam mewujudkan komunikasi yang efektif, baik komunikator maupun komunikan harus mengingat dan mengaplikasikan beberapa prinsip. Berikut adalah prinsip-prinsip dari Mangal dalam buku Essentials of Educational Technology yang sangat berperan penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi efektif.

• Prinsip kesiapan dan motivasi. Prinsip ini menuntut komunikator dan penerima harus siap dan tetap termotivasi selama proses komunikasi berlangsung sehingga komunikasi efektif bisa terlaksana. Kurangnya minat, semangat dan antusiasme dari salah satu dari pihak yang terlibat dalam komunikasi dapat mempengaruhi proses dan produk komunikasi.

• Prinsip memiliki keterampilan komunikasi yang kompeten. Prinsip ini menekankan bahwa baik komunikator dan penerima harus cukup kompeten dan efisien dalam hal berkomunikasi baik memberi maupun menerima informasi atau pesan yang diinginkan. Memiliki keterampilan komunikasi yang diperlukan sangat penting, sehingga proses komunikasi, dalam hal transmisi dan penerimaan, dapat dilakukan oleh kedua belah pihak secara efektif.

• Prinsip berbagi dan interaksi. Pada prinsipnya komunikasi tidak hanya sekadar memberi dan menerima informasi. Komunikasi adalah proses dua arah sehingga keberhasilan komunikasi efektif terletak pada kemungkinan sebanyak mungkin pertukaran ide dan menjaga interaksi timbal balik antara pemberi dan penerima informasi.

• Prinsip kesesuaian isi komunikasi. Komunikasi efektif sangat dipengaruhi oleh isi pesan. Isi dari apa yang akan dikomunikasikan harus mudah dipahami dan sesuai dengan pihak komunikator maupun penerima.

• Prinsip media dan saluran yang tepat. Efektivitas proses komunikasi akan tergantung pada jenis media atau saluran komunikasi yang digunakan. Oleh sebab itu, baik komunikator maupun komunikan harus menyepakati media dan saluran yang akan digunakan selama proses komunikasi efektif dengan menimbang isi pesan yang akan disampaikan.

• Prinsip umpan balik yang tepat. Komunikasi efektif bisa dikatakan sukses apabila selama proses komunikasi komunikator menerima umpan balik yang diinginkan dari penerima dan sebaliknya.
• Prinsip fasilitator dan hambatan komunikasi. Mewujudkan komunikasi efektif bukanlah perkara mudah. Kesalahpahaman antara komunikator dan komunikan selama proses komunikasi seringkali terjadi. Ada banyak variabel yang mengintervensi antara sumber dan penerima informasi selama proses komunikasi. Pengaruh variabel-variabel tersebut, terhadap pengirim dan penerima pesan baik positif maupun negatif, menjadi faktor penentu berhasil tidaknya komunikasi efektif.

Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Efektif

Ada beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam komunikasi efektif. Permasalahan utama dalam komunikasi efektif terletak pada kemampuan komunikator maupun komunikan saat menyampaikan dan menyerap pesan. Dalam jurnal Importance of Effective Communication Strategies to Improve Workplace Communication, Shruti Shrivastava dan Vineeta Prasad memaparkan beberapa faktor penghambat komunikasi efektif.

• Penggunaan kata/frasa abstrak. Salah satu faktor utama yang berkontribusi terhadap kurangnya komunikasi efektif adalah penggunaan kata-kata abstrak. Abstraksi dalam ekspresi menciptakan kebingungan dan ambiguitas dalam percakapan.

• Kurangnya penggunaan kata-kata spesifik. Faktor ini juga merupakan hambatan penting dalam komunikasi secara efektif dan mengarah pada kebingungan dalam berbicara.

• Kurangnya menggunakan nada yang tepat saat menyampaikan pesan. Satu kata dapat diucapkan dalam berbagai nada yang menimbulkan arti beragam. Nada yang tidak sesuai dengan konteks percakapan yang kita maksud dapat menimbulkan kesalahpahaman dan menjadikan komunikasi tidak efektif.

• Penggunaan kosakata yang berulang saat berbicara. Faktor ini merupakan masalah umum sebagian besar pembicara yang bisa mengganggu komunikasi efektif. Pada kasus ini, komunikator tidak menggunakan semua kata dari bank kosakata mereka sendiri dalam komunikasi sehingga menyebabkan kualitas informasi yang dihasilkan buruk.

• Pelafalan yang lemah juga merupakan faktor besar yang mempengaruhi kelancaran berbicara. Pengaruh aksen lokal, gaya bicara daerah, dan kekakuan lidah dapat menjadi beberapa faktor yang menghambat komunikasi efektif.

• Ketidakmampuan untuk mengklarifikasi informasi. Selama pertemuan dan diskusi, penting untuk memahami informasi lengkap yang sedang dibahas. Kita perlu menggali lagi atau menelisik untuk memastikan informasi yang kita terima dari pembicara tidak terdistorsi. Teknik mengklarifikasi ini adalah salah satu kunci keberhasilan komunikasi efektif yang bisa membantu komunikan memahami pesan dengan tepat.

• Ketidakmampuan parafrase. Parafrase adalah strategi yang sangat penting yang digunakan dalam diskusi untuk mencapai komunikasi efektif. Ini adalah kemampuan menyampaikan kembali informasi yang kita terima dari pembicara selama interaksi dengan jelas. Ketidakmampuan untuk memparafrasekan pesan dan mengkonfirmasi dengan pembicara adalah salah satu masalah utama dalam komunikasi efektif.

Teknik parafrase akan memungkinkan pendengar untuk memahami isu-isu kunci lebih baik dan pembicara juga memahami bahwa pesannya telah diterima sepenuhnya atau tidak. Saat mendengarkan komunikan menuturkan parafrasenya, pembicara selalu dapat mengisi informasi yang hilang dan mencapai kejelasan yang lebih baik dalam komunikasi satu sama lain.

• Kurangnya rasa percaya diri. Rendahnya rasa percaya diri dalam berbicara dengan lancar merupakan faktor kunci yang mempengaruhi komunikasi efektif. Hal ini terutama karena kurangnya latihan dalam berbicara tentang isu-isu yang berbeda.

Merujuk jurnal The Role of Effective Communication in Strategic Management of Organizations, ada beberapa faktor lain yang disebut menjadi hambatan bagi komunikasi efektif.

• Kebisingan atau suara lain di luar percakapan adalah penghalang serius bagi komunikasi efektif. Kebisingan bisa berasal dari lingkungan sekitar kita seperti saat orang mencoba memperbaiki alat atau suara keras lainnya yang biasa yang dibuat oleh orang-orang.

• Kredibilitas sumber memungkinkan sebuah informasi menjadi diragukan ketika sumber pengirim ambigu sehingga menghambat komunikasi efektif. Tingkat kepercayaan atau kredibilitas yang dimiliki penerima terhadap sumber tentu akan mempengaruhi persepsi penerima terhadap pesan tersebut.

• Informasi yang berlebih adalah penyebab lain yang menghalangi terjadinya komunikasi efektif. Umumnya dalam urusan bisnis yang bersifat kompetitif, data yang tersedia kompleks sebab jajaran manajerial membutuhkan semua sumber dan jenis informasi untuk pengambilan keputusan. Data yang sangat besar ini menyebabkan informasi menjadi kelebihan beban hingga manajer tidak dapat dengan mudah menafsirkan dan memahami pesan yang diterima.

• Persepsi merupakan salah satu faktor yang sering menghambat proses komunikasi efektif. Persepsi membuat penerima menyaring dan menafsirkan informasi yang diterimanya dengan cara yang masuk akal baginya atau sesuai dengan pemahaman pribadinya. Situasi ini menciptakan kesalahpahaman yang mempengaruhi makna sebenarnya dari pesan dan berakibat pada interpretasi pesan yang keliru.

• Emosi berperan penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi efektif. Komunikasi yang efektif tidak hanya sekadar bertukar informasi, tapi juga tentang memahami emosi di balik informasi tersebut.

Saat komunikator berkomunikasi dengan emosi yang tidak baik, pesan yang hendak disampaikan pun kemungkinan tidak dipahami oleh pendengar dengan baik. Kondisi emosional seperti itu tidak memungkinkan untuk komunikan mendengarkan secara objektif dan mengasimilasi informasi dengan efektif. Keadaan emosional dapat berupa marah, takut, sedih, bahagia dll.

Mengatasi Hambatan Komunikasi Efektif

Bagian terpenting dari komunikasi yang efektif bukanlah apa yang kita katakan, tetapi bagaimana cara kita mengatakannya dan sikap yang kita ambil saat menyampaikannya. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kita perlu mengatasi hambatan-hambatan yang menjadi penghalang. Hambagda dalam buku Communication for Management dan Hybels dan Weaver dalam buku Communicating Effectively memberi beberapa saran untuk komunikator dalam mengatasi hambatan menuju komunikasi yang efektif.

1.  Komunikator perlu menghindari informasi yang berlebihan. Seorang pengirim pesan harus dapat memperkirakan pesan yang disampaikan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat ditafsirkan atau dibaca dengan mudah oleh penerima agar tercipta komunikasi yang efektif.
2. Komunikator harus mengulang pesan yang disampaikan untuk mencegah kesalahpahaman. Pengulangan pesan penting dalam proses komunikasi efektif untuk memastikan bahwa informasi yang sampai kepada penerima dipahami dengan tepat. Jika dalam proses komunikasi mengalami permasalahan atau hambatan, hal tersebut juga harus didiskusikan dengan segera, karena penundaan penyelesaian akan menghabiskan biaya lebih banyak.
3. Komunikator diwajibkan memilih dengan tepat media komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan informasi. Menyesuaikan media komunikasi dengan pesan yang akan disampaikan dengan tepat akan mewujudkan komunikasi efektif. Misalnya, komunikator harus memilih apakah menyampaikan revisi desain dalam sebuah proyek lebih baik disampaikan lewat e-mail atau telepon. Pilihan media komunikasi harus disesuaikan dengan sifat dari pesan yang akan ditransmisikan.
4. Komunikasi dianggap lengkap ketika umpan balik diberikan pada pesan. Komunikator harus mendorong komunikan untuk memberikan umpan balik sebagai cara untuk mengkonfirmasi apakah komunikasi efektif sudah tercapai.

Selain itu ada beberapa strategi komunikasi efektif yang bisa diterapkan oleh komunikan.

1. Komunikan perlu menjadi pendengar yang aktif. Mungkin pendengar aktif adalah konsep komunikasi efektif yang ganjil kita temui. Pada dasarnya menjadi pendengar aktif menuntut kita untuk tidak hanya mendengarkan dengan telinga, tapi juga mendengarkan dengan indera yang lain.

Ahli komunikasi Kenneth H. Cohn yang mengenalkan konsep ini mengungkapkan bahwa komunikasi efektif bisa tercipta jika pendengar menempatkan perhatian penuh pada pembicaraan. Seorang komunikan diminta untuk menjaga bahasa tubuh selama mendengarkan seperti tidak berbicara dengan orang lain, menjaga kontak mata pada level yang sama, dsb. Komunikan juga diminta melontarkan kalimat singkat yang menunjukkan ketertarikan pada komunikasi yang berlangsung.

2. Komunikan wajib melontarkan umpan balik atas pesan yang sudah diterima. Komunikasi efektif sukses bila komunikasi yang terjadi tidak hanya bersifat searah—ada umpan balik yang disampaikan komunikan.

Ada tata cara yang harus dilakukan selama komunikan menyampaikan pertanyaan, saran, atau kritik. Sebelum memberikan umpan balik, komunikan perlu menentukan informasi apa yang sudah diketahui pendengar lain atau sudah disampaikan oleh komunikator. Setelah mengetahui informasi yang belum ada, komunikan mengisi celah ini dengan umpan balik.

3. Komunikan perlu melakukan parafrase atau konfirmasi atas informasi yang didapat. Komunikasi efektif membutuhkan peran aktif komunikan selama proses komunikasi. Hal ini bisa dilakukan dengan melontarkan umpan balik.

Namun, sebelum memberi umpan balik, komunikan perlu mengulas informasi yang diterima secara ringkas dan padat. Dengan melakukan parafrase, komunikator mengetahui bahwa seorang komunikan terlibat penuh dalam proses komunikasi. Parafrase juga merupakan upaya komunikan untuk memastikan informasi yang diterima tepat dan tidak terdistorsi.

Kesimpulan

Komunikasi efektif memang tidak bisa dilakukan dalam waktu singkat. Baik komunikator maupun komunikan perlu melewati proses panjang untuk melatih kebiasaan dan kemampuan komunikasi yang bisa mendukung komunikasi efektif.

Dibutuhkan waktu dan upaya untuk mengembangkan keterampilan agar menjadi komunikator dan komunikan yang efektif. Semakin banyak usaha dan latihan yang dilakukan, semakin naluriah dan spontan keterampilan komunikasi Grameds nantinya.

Nah, itu tadi adalah penjelasan mengenai komunikasi efektif yang bisa Grameds praktikan dalam kehidupan sehari-hari. Jika Grameds tertarik untuk menjadi komunikator atau komunikan yang ulung, Grameds bisa mempelajari ilmu komunikasi melalui buku-buku yang bisa didapatkan dengan mengakses www.gramedia.com.

Penulis: Anendya Niervana

Rekomendasi Buku & Artikel Terkait