9 Contoh Surat Permintaan Barang untuk Berbagai Keperluan

Contoh surat permintaan barang – Pilihan media komunikasi, baik untuk kebutuhan sehari-hari, pekerjaan, maupun bisnis, semakin beragam. Namun hingga saat ini, masih banyak sekali perusahaan yang bertahan menggunakan surat untuk keperluan komunikasi resmi dengan pihak lain.

Alasannya, karena surat mempunyai bentuk fisik sehingga bisa digunakan sebagai bukti ketika diperlukan. Secara umum, surat resmi dari perusahaan dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

Untuk keperluan komunikasi eksternal, perusahaan biasanya memanfaatkan jenis surat bisnis. Nah, salah satu jenis surat bisnis yang kerap dipakai oleh perusahaan adalah surat permintaan barang yang biasanya dikirim untuk meminta penjual mengirimkan barang tertentu.

Dalam artikel ini kita akan membahas tentang pengertian, bagian-bagian, fungsi, manfaat, dan contoh surat permintaan barang. Simak sampai habis, ya!

Apa Itu Surat Permintaan Barang

Surat permintaan barang adalah surat yang dibuat oleh perusahaan calon pembeli dan dikirimkan kepada perusahaan penjual. Tujuannya untuk meminta keterangan terkait barang, produk, atau jasa yang ditawarkan oleh penjual tersebut.

Umumnya surat permintaan barang dibuat sebagai respon dari surat penawaran barang yang sebelumnya dikirim oleh penjual.

Akan tetapi, ada juga calon pembeli yang mengirimkan surat ini karena tertarik dengan barang, produk, atau jasa penjual setelah melihatnya di papan iklan, brosur, pameran, atau yang lainnya. Singkatnya, surat permintaan barang adalah komunikasi awal yang dilakukan oleh dua perusahaan sebelum transaksi dilakukan.

Bagian-bagian surat permintaan barang

Sama seperti surat bisnis yang lainnya, surat permintaan barang juga tidak bisa dibuat sembarangan. Sebab, ada bagian-bagian penting yang dibutuhkan dalam surat ini untuk membuat komunikasi lebih lancar dan jelas. Bagian-bagian tersebut adalah:

• Identitas perusahaan pembeli (nama, alamat lengkap, kontak yang bisa dihubungi, dan informasi lain seputar identitas perusahaan tersebut)
• Tanggal pengiriman surat
• Nomor surat
• Keterangan lampiran yang bisa memuat informasi seperti harga, spesifikasi, detail pembayaran, nilai transaksi satuan, maupun nilai transaksi total.
• Identitas lengkap penerima surat atau pihak yang dituju
• Identitas pengirim surat permintaan barang
• Detail barang yang ingin dikirimkan termasuk harga dan spesifikasinya
• Tanda tangan perwakilan perusahaan pembeli

Kamu bisa mempelajari lebih jelas tentang bagian-bagian surat permintaan barang di dalam buku Panduan Lengkap Membuat Surat-Surat Bisnis & Perjanjian yang ditulis oleh Karina Tyas Widyaningrum.  Buku ini membantu kamu membuat surat yang diperlukan sesuai dengan standar yang baku sehingga sedikit banyak akan membantu para sekretaris, admin, dan siapa saja yang sedang mengalami kesulitan administrasi.

Fungsi dan Manfaat Surat Permintaan Barang

Sebagai salah satu berkas yang termasuk dalam proses transaksi antara dua perusahaan, surat permintaan barang tentunya mempunyai fungsi dan manfaat yang sangat jelas, diantaranya adalah:

Fungsi

1. Sebagai tanda permintaan barang kepada penjual.
2. Medium untuk berkomunikasi dengan penjual untuk melakukan negosiasi maupun perintah pengiriman barang.
3. Memuat detail permintaan barang serta nilai pembayarannya, baik sudah disepakati sebelumnya maupun masih dalam proses negosiasi.
4. Melakukan pembelian ulang untuk barang dengan spesifikasi dan harga yang berlaku sebelumnya.
5. Memuat detail tentang jadwal pengiriman dan juga harapan barang tiba di fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan pembeli.

Manfaat

1. Menjadi berkas permintaan barang yang sah antara satu pihak ke pihak lainnya.
2. Catatan pengiriman barang supaya tidak terjadi kesalahan, artinya barang yang dikirim sesuai dengan informasi yang ada pada surat permintaan barang.
3. Menjadi dokumentasi untuk transaksi atas permintaan pembelian barang tertentu.
4. Menjadi catatan tagihan kepada pembeli sesuai dengan waktu yang sudah disepakati sebelumnya.

Temukan pembahasan lengkap mengenai fungsi dan manfaat surat permintaan barang dalam buku Strategi Sukses Menguasai Surat-Menyurat yang ditulis oleh Petrikor Immanuel. Buku ini membantu kamu untuk memahami surat bisnis dan perjanjian secara mendetail.

Contoh Surat Permintaan Barang

1. Contoh Surat Permintaan Barang Komputer

Setiap perusahaan saat ini harus menggunakan komputer untuk keperluan operasional sehari-hari dan mendukung performa karyawan demi mencapai tujuan yang diharapkan. Oleh karena itu, jika kamu ingin membeli perangkat komputer, kamu bisa membuat surat permintaan komputer seperti yang ada pada contoh berikut ini:

PT. ADIL JAYA MAKMUR SENTOSA Jalan Harapan Baru Nomor 353 Sukabumi, No. Telp (0266) 776543 Sukabumi, 05 Januari 2023 No. Surat: Lampiran: – Perihal: Permintaan Barang Kepada Yth: PT. Makmur Jaya Komputer Jl. Indah Permai No. 8 Sukabumi Dengan Hormat, Sehubungan dengan adanya kebutuhan barang di PT. ADIL JAYA MAKMUR SENTOSA, melalui surat ini kami memohon bantuan kepada PT. Makmur Jaya Komputer untuk memenuhi permintaan barang dengan rincian sebagai berikut: 1 Processor Intel Core i7/Setara 2 RAM 8GB DDR3 3 ROM 1 TB 4 CD/DVD Drive Include 5 Monitor LED 20 Inch 6 OS Windows 11 7 Garansi 2 Tahun Demikian surat permintaan ini kami sampaikan, semoga PT. Makmur Jaya Komputer dapat memenuhi permintaan PC dengan spesifikasi di atas sebanyak 5 unit. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Sukabumi, 05 Januari 2023 Bendahara PT. ADIL JAYA MAKMUR SENTOSA Lina Nurlina

2. Contoh Surat Permintaan Barang ATK

Alat tulis merupakan barang yang wajib dimiliki oleh setiap divisi dalam perusahaan. Tanpa alat tulis, pekerjaan tidak akan bisa dilakukan di kantor. Maka dari itu, jika kamu ingin meminta barang kepada departemen pembelian perusahaan atau supervisor, kamu bisa membuat surat permintaan barang seperti contoh di bawah ini:

PT. HARAPAN INDAH Jalan Mawar Melati No. 98 Bandung No. Telp (022) 123456 Bandung, 07 Januari 2023 Nomor: Lampiran: 1 (satu) lembar Perihal: Permintaan ATK Kepada Yth: Bapak Bagian Perlengkapan PT. HARAPAN INDAH Di Tempat Dengan Hormat Sehubungan dengan perlengkapan ATK di divisi Human Resource, kami selaku kepala divisi memohon kepada Bagian perlengkapan agar dapat memberikan bantuan ATK demi kelancaran administrasi PT. HARAPAN Indah. Adapun rinciannya adalah sebagai berikut: No Nama Barang Jumlah 1 Kertas F4 5 Rim 2 Kertas A4 3 Rim 3 Tinta Printer warna hitam 1 dus 4 Tinta Printer RGB 1 dus Demikian permohonan ini kami ajukan kepada bapak untuk dipertimbangkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Bandung, 07 Januari 2023 Kepala Divisi Human Resource Agung Permadi

Sesuai dengan pembahasan kali ini, dalam membuat surat profesional tak boleh dilakukan secara sembarangan. Tapi tenang, kamu tak perlu bingung untuk membuat surat profesional, karena dalam buku Model Surat Profesional untuk Perusahaan ini, pembaca akan jadi lebih mudah dalam membuat surat profesional.

3. Contoh Surat Permintaan Barang Perlengkapan Sekolah

Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang berada di bawah Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. Maka dari itu, jika sekolah memerlukan perlengkapan dan peralatan tertentu, pihak sekolah bisa mengajukan pemberitahuan pembelian barang kepada Dinas Pendidikan dengan format seperti contoh berikut ini:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SMA NEGERI 15 GARUT Jalan Panawuan No. 30A, Sukajaya Garut, 09 Januari 2023 Nomor: Lampiran: – Perihal: Pengadaan Alat Tulis Kantor Kepada Yth: Departemen Pengadaan Barang Dinas Pendidikan Kabupaten Garut Jalan. Pembangunan No.179 Kabupaten Garut Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala SMA Negeri 15 Garut: Nama:  Jajang Nurjaman, M.Pd NIP: 110769 358002 Jabatan: Kepala SMA Negeri 15 Garut Bermaksud untuk mengajukan permohonan pengadaan barang berupa: 1 Meja siswa 50 buah 2 Kursi siswa 100 buah 3 Papan tulis besar 5 buah 4 Meja guru 4 buah 5 Kursi guru 4 buah 6 Penghapus papan tulis 10 buah Permohonan tersebut kami ajukan sehubungan dengan adanya ruang kelas baru serta adanya barang penunjang kegiatan belajar mengajar yang sudah rusak. Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenarnya. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya. Kepala SMA Negeri 15 Jajang Nurjaman M.Pd NIP: 110769 358002

4. Contoh Surat Permintaan Barang Berbasis Iklan

Seperti yang sudah disebutkan di awal, kamu bisa mendapatkan informasi mengenai barang yang kamu butuhkan dari informasi orang lain maupun iklan. Jika kamu mendapatkan informasinya dari iklan, kamu bisa membuat surat permintaan barang dengan format seperti contoh berikut ini:

PT. SENTOSA SEJAHTERA Jalan Kebaikan Diri No. 98 Jakarta Utara Jakarta, 04 Januari 2023 Nomor: Lampiran: – Perihal: Permintaan Penawaran AC Panasonic Kepada Yth: Manajer Pemasaran PT. Nusa Dua Elektronik Jalan Beringin Raya I No. 76 Jakarta Utara Dengan hormat, Dalam rangka perluasan usaha dagang kami dan kenyamanan konsumen ketika berbelanja di toko kami, kami bermaksud untuk meningkatkan pelayanan agar sesuai dengan harapan konsumen. Berkenaan dengan hal tersebut, melalui surat ini kami meminta kepada Bapak/Ibu Manajer Pemasaran PT. Nusa Dua Elektronik untuk mengirimkan daftar harga AC panasonic beserta keterangan mengenai: Syarat-syarat pembayaran; Potongan harga; Cara penyerahan barang; Layanan purnajual DIsamping itu, meminta untuk dikirim katalog, leaflet, dan brosur barang tersebut. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Rinjani Putri Direktris

5. Contoh Surat Permintaan Barang Plastik

PT. INDAH SETIA Jalan Melati Putih No 89 Jakarta Timur Jakarta Timur, 10 Januari 2023 Kepada Yth. PT. Mitra Intan Plastik Jalan Mawar Merah No. 324, Tangerang, Banten. Dengan hormat, Melalui surat ini kami bermaksud untuk mengundang perusahaan Anda untuk memasok perusahaan kami dengan barang-barang berikut: No Nama Barang Jumlah 1 Sendok Plastik 500 buat 2 Cup plastik kecil 300 buah 3 Styrofoam besar 100 buah Perusahaan kami sangat membutuhkan barang di atas secepat mungkin dan kami memerlukan barang ini sebelum tanggal 23 Februari 2023. Maka dari itu, saat ini kami menunggu respon dari perusahaan Anda. Hormat kami, Indah Febri Manajer Produksi

6. Contoh Surat Permintaan Barang Elektronik

Kebutuhan berbagai macam barang elektronik saat ini sudah tidak dapat dihindarkan lagi. Mulai dari rumah tangga hingga perusahaan memerlukan banyak peralatan elektronik. Jadi kalau Grameds sedang memerlukan peralatan serta barang elektronik, kamu bisa membuat surat permintaan barang seperti yang ada pada contoh di bawah ini:

CV. ANUGERAH PERMAI Jalan H. Nasution No 323 Surabaya Surabaya, 02 Januari 2023 Nomor : 98/AP/I/2023 Lampiran: – Perihal: Pesanan Barang Elektronik Kepada, PT. Makmur Sentosa Jalan Indah Permai No. 877 Surabaya Dengan hormat, Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari surat yang Anda ajukan, kami bermaksud melakukan pemesanan untuk barang-barang elektronik dengan rincian: No Nama Barang Jumlah 1 Smart TV 32 Inch 16 unit 2 Mesin Cuci 10 unit 3 Kulkas Panasonic 5 unit 4 Mesin Fotokopi 1 unit Pembayaran akan kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan Anda. Pembayaran pertama akan kami lakukan ketika barang sudah kami terima dalam keadaan yang baik. Kami harap barang-barang di atas dapat dikirim secepat mungkin. Atas perhatiannya kamu ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Dewi Nur Wulan

7. Contoh Surat Permintaan Barang Perlengkapan Rumah Tangga

Ada banyak sekali perlengkapan rumah tangga yang diperlukan oleh setiap orang, baik perabotan, peralatan elektronik, peralatan dapur, dan lain sebagainya. Jika kamu menjadi penjual barang-barang perlengkapan rumah tangga, kamu bisa mencari supplier barang yang kamu inginkan lalu mengirimkan surat permintaan barang kepada supplier tersebut dengan format seperti di bawah ini:

CV. BUDI SENTOSA Jalan Barat Laut No. 234 Daerah Istimewa Yogyakarta Yogyakarta, 03 Januari 2023 Nomor: 200/BS/I/2023 Lampiran: – Perihal: Pesanan Barang Perlengkapan Rumah Tangga Kepada PT. Kilat Pesat Jalan Samping Masjid No. 212 Sleman Dengan Hormat, Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari surat yang Anda ajukan, kami bermaksud untuk memesan barang perlengkapan rumah tangga dengan rincian sebagai berikut: No Nama Barang Jumlah 1 Kulkas 15 unit 2 Televisi 13 unit 3 Mesin cuci 20 unit 4 AC 25 unit 5 Kipas angin 10 unit Pembayaran akan dilakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan Anda. Pembayaran pertama akan dilakukan setelah kami menerima barang tersebut di atas dalam keadaan yang baik. Kami sangat berharap dapat menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Mahesa Dwi Nugraha

Dalam melakukan kerja sama bisnis diperlukan untuk membuat surat perjanjian. Apakah kamu sudah tahu cara membuat surat perjanjian bisnis? Yuk ketahui cara membuat surat perjanjian bisnis lewat buku Surat Perjanjian Bisnis Langsung Deal.

8. Contoh Surat Permintaan Barang Berdasarkan Surat Penawaran

Surat permintaan barang dapat dikirimkan atas inisiatif kamu sendiri atau karena kamu telah menerima surat penawaran dari perusahaan lain sebelumnya.

Nah, jika kamu pernah menerima surat penawaran dan merasa tertarik dengan barang yang ditawarkan, kamu bisa memesannya dengan mengirimkan surat berikut ini:

PT. SELALU KREATIF Jalan Maju Lurus No. 30, Kulonprogo Telp. 8765923 fax. 987654321 Email. generalaffair@selalukreatif.id Kulonprogo, 18 Januari 2023 No.             : 56/SK/I/2023 Lampiran    : – Perihal        : Pemesanan Alat Sablon Baju Kepada Yth, Toko Ramai Terus Jalan Nusa TIga No. 432 Yogyakarta Di Tempat Dengan Hormat, Berdasarkan surat penawaran yang telah kami terima sebelumnya, dengan ini kami bermaksud untuk melakukan pemesanan beberapa alat sablon baju. Adapun beberapa alat sablon baju yang kami pesan adalah: No Nama Barang Jumlah 1 Meja 2 buah 2 Screen 5 buah 3 Busa kecil 5 buah 4 Kaca 5 buah 5 Cat warna 10 buah Pembayaran akan kami lakukan secara tunai semua barang kami terima dengan keadaan baik. Mohon ketika pengiriman barang disertakan dengan struk atau kwitansi barang yang kami pesan. Demikian surat pesanan ini kami sampaikan, kami berharap barang dapat dikirim secepatnya. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Indra Suhendar

9. Contoh Surat Permintaan Barang Laptop

Pada zaman dulu, penggunaan komputer masih sangat tinggi. Akan tetapi, sekarang banyak perusahaan yang lebih mengandalkan laptop daripada komputer karena lebih praktis. Nah, jika kamu membutuhkan laptop, kamu bisa menulis surat permintaan barang laptop seperti contoh berikut ini:

PT. SEHAT SELALU Jalan Tanpa Belokan No. 543 Tasikmalaya Tasikmalaya, 03 April 2023 Nomor       : 45/SS/IV/2023 Lampiran  : – Perihal      : Pemesanan Laptop Kepada Yth. PT. Jual Apa Saja Jalan Simpangan No. 321 Bandung Dengan Hormat, Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari surat penawaran yang Anda ajukan pada tanggal 15 Maret 2023, kami bermaksud untuk memesan beberapa laptop dengan rincian sebagai berikut: No Nama Barang Jumlah 1 Laptop Asus 5 unit 2 Laptop Acer 10 unit 3 Laptop Toshiba 15 unit 4 Laptop Lenovo 20 unit Pembayaran akan dilakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan serta persyaratan dari perusahaan Anda. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah kami menerima barang dalam keadaan baik. Kami sangat berharap agar barang bisa kami terima sebelum tanggal 20 April 2023. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Agus Sanjaya

Demikian pembahasan seputar surat permintaan barang hingga contohnya. Semoga setelah membaca artikel ini sampai selesai, kalian jadi lebih mudah dalam membuat surat permintaan barang.

Jika ingin mencari buku seputar surat, maka kamu bisa mendapatkannya di gramedia.com. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Gilang Oktaviana Putra

Sumber:

Contoh Surat Permintaan Barang Yang Tepat Bagi Bisnis Anda

https://kumparan.com/jendela-dunia/3-contoh-surat-permintaan-barang-yang-baik-dan-benar-1xt0m5m0UaX/full

15 Contoh Surat Permintaan Barang yang Benar dan Terlengkap

Baca juga: