Formal Invitation Letter: Pengertian, Struktur, Ciri, dan Contoh Lengkap

formal invitation letter – Dalam dunia profesional, komunikasi tertulis memegang peran penting untuk menjaga kejelasan dan kesopanan antarindividu maupun organisasi. Salah satu bentuk komunikasi resmi yang masih digunakan hingga kini adalah formal invitation letter — atau dalam bahasa Indonesia disebut surat undangan resmi.

Meskipun era digital telah menghadirkan berbagai cara cepat untuk mengundang seseorang, seperti melalui pesan singkat atau media sosial, surat undangan formal tetap memiliki nilai penting. Surat ini menunjukkan rasa hormat, profesionalisme, dan keseriusan dalam mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mulai dari pengertian, struktur, ciri-ciri bahasa, hingga contoh formal invitation letter yang bisa Grameds jadikan referensi.

Apa Itu Formal Invitation Letter

Formal invitation letter adalah surat undangan resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau lembaga menghadiri suatu acara penting dengan nada profesional. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan, instansi pemerintah, atau organisasi resmi lainnya.

Berbeda dengan informal invitation letter (undangan pribadi seperti ulang tahun atau pesta keluarga), surat undangan formal memiliki struktur baku, menggunakan bahasa sopan, dan disusun dengan format yang mengikuti standar surat bisnis internasional.

Tujuan utamanya bukan hanya mengundang, tetapi juga menunjukkan sikap profesional dan menghormati pihak yang diundang. Contohnya, universitas dapat mengirimkan formal invitation letter kepada dosen tamu untuk menghadiri seminar ilmiah, atau perusahaan dapat mengirimkan undangan resmi untuk menghadiri rapat tahunan.

Fungsi dan Tujuan Formal Invitation Letter

Surat undangan formal memiliki fungsi dan tujuan yang beragam, tergantung konteks penggunaannya. Berikut penjelasannya:

1. Fungsi Sosial

Menjalin dan mempertahankan hubungan profesional antara individu atau lembaga. Contohnya, undangan dari sekolah kepada orang tua siswa untuk menghadiri rapat tahunan.

2. Fungsi Komunikatif

Menyampaikan informasi penting secara jelas, seperti waktu, tempat, dan tujuan acara, agar tidak terjadi kesalahpahaman.

3. Fungsi Etis dan Formalitas

Menunjukkan rasa hormat dan etika dalam berkomunikasi. Surat undangan formal dianggap lebih sopan dibandingkan undangan lisan.

4. Fungsi Dokumentasi

Surat undangan formal juga menjadi bukti tertulis yang bisa disimpan sebagai arsip organisasi. Tujuan akhirnya sederhana: menyampaikan undangan dengan jelas dan menjaga citra profesional pengirim.

Struktur Formal Invitation Letter

Agar surat undangan formal tersusun rapi dan mudah dipahami, berikut struktur umum yang digunakan secara internasional dan bisa diterapkan dalam konteks Indonesia:

1. Sender’s Information (Alamat Pengirim)

Tuliskan nama lembaga, alamat, dan kontak pengirim di bagian atas surat.

Contoh:

Green Earth Foundation

Jl. Kemang Raya No. 12, Jakarta Selatan, Indonesia

Phone: +62 21 7654 3210

Email: info@greenearthfoundation.org

Bagian ini menunjukkan identitas lembaga pengirim agar penerima tahu dari siapa surat tersebut berasal.

2. Date (Tanggal Penulisan)

Tuliskan tanggal penulisan surat secara lengkap.

Contoh:

October 5, 2025

Tanggal membantu penerima mengetahui kapan surat dibuat dan menjadi acuan waktu acara.

3. Recipient’s Information (Alamat Penerima)

Tuliskan nama dan jabatan penerima secara lengkap serta lokasi penerima di Jakarta.

Contoh:

To: Mr. Budi Santoso

Head of Environmental Science Department

University of Indonesia

Depok, Jakarta Metropolitan Area

Bagian ini penting untuk menunjukkan siapa yang dituju dan di mana lembaga atau individu tersebut berada.

4. Salutation (Sapaan Pembuka)

Gunakan sapaan formal sesuai konteks hubungan profesional.

Contoh:

Dear Mr. Santoso,

Jika penerima adalah seorang wanita, gunakan “Ms.” atau “Mrs.” sesuai statusnya, misalnya:

Dear Ms. Rahmawati,

5. Body of the Letter (Isi Surat)

Bagian utama surat yang berisi tujuan, detail, dan penutup ajakan.

6. Opening (Pembuka):

Jelaskan secara singkat tujuan surat.

We are honored to invite you to attend our upcoming Environmental Awareness Seminar organized by Green Earth Foundation.

7. Details (Rincian):

Tuliskan waktu, tempat, dan agenda acara.

The event will be held on Saturday, October 25, 2025, at 09:00 AM, located at Hotel Indonesia Kempinski Ballroom, Jakarta.

The seminar will discuss urban sustainability and green innovation in Indonesia.

8. Closing (Penutup):

Sampaikan harapan kehadiran dan permintaan konfirmasi.

We would be very pleased with your presence and participation. Kindly confirm your attendance by October 20, 2025, to our secretary at info@greenearthfoundation.org

9. Complimentary Close (Kalimat Penutup Formal)

Gunakan frasa penutup yang sopan dan profesional.

Contoh:

Sincerely,

Yours faithfully,

Pemilihan tergantung apakah Anda menyebut nama penerima di awal. Jika nama disebut (“Dear Mr. Santoso”), gunakan Sincerely. Jika tidak disebut, gunakan Yours faithfully.

10. Signature (Tanda Tangan dan Nama Pengirim)

Tuliskan nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan di bawah penutup.

Contoh:

Rizky Aditya

Event Coordinator

Green Earth Foundation

Contoh Lengkap Formal Invitation Letter

Green Earth Foundation

Jl. Kemang Raya No. 12, Jakarta Selatan, Indonesia

Phone: +62 21 7654 3210 | Email: info@greenearthfoundation.org

October 5, 2025

To:

Mr. Budi Santoso

Head of Environmental Science Department

University of Indonesia

Depok, Jakarta Metropolitan Area

Subject: Invitation to Environmental Awareness Seminar 2025

Dear Mr. Santoso,

We are honored to invite you to attend our Environmental Awareness Seminar 2025, organized by Green Earth Foundation. The seminar will bring together researchers, educators, and policymakers to discuss urban sustainability and green innovation in Indonesia.

The event will take place on Saturday, October 25, 2025, at 09:00 AM, located at Hotel Indonesia Kempinski Ballroom, Jakarta.

Your presence and participation will greatly contribute to the success of this event.

Kindly confirm your attendance by October 20, 2025, to our secretary at info@greenearthfoundation.org

 or by phone at +62 21 7654 3210.

We look forward to welcoming you to this meaningful occasion.

Sincerely,

(signature)

Rizky Aditya

Event Coordinator

Green Earth Foundation

Catatan Tambahan untuk Penulis

• Pastikan semua detail seperti tanggal, tempat, dan nama orang akurat.
• Gunakan kertas resmi atau letterhead organisasi agar tampak profesional.
• Jika dikirim lewat email, pastikan subjek email jelas, misalnya:

Subject: Official Invitation – Environmental Awareness Seminar 2025

Ciri-Ciri Bahasa Formal Invitation Letter

Agar surat undangan yang Grameds buat terlihat profesional, perhatikan ciri-ciri bahasanya:

• Menggunakan bahasa formal dan sopan.
• Kalimat ringkas, jelas, dan langsung pada tujuan.
• Tidak menggunakan singkatan informal seperti I’m, don’t, atau can’t.
• Menghindari kata-kata emosional atau ekspresif.
• Format rapi dan mengikuti struktur surat resmi.

Contoh kalimat:

“We are pleased to invite you to attend the Annual Environmental Conference 2025, which will be held on October 25th at Jakarta Convention Center.”

Tips Menulis Formal Invitation Letter yang Efektif

Menulis formal invitation letter tidak sulit kok, Grameds. Yang penting suratmu terlihat profesional dan mudah dipahami penerima, berikut adalah tipsnya:

1. Tentukan Tujuan Surat dengan Jelas Sebelum Menulis

Sebelum mulai menulis, pastikan kamu tahu apa tujuan utama surat tersebut—apakah untuk mengundang rapat, seminar, acara resmi, atau pertemuan bisnis. Tujuan yang jelas membantu kamu menyusun isi surat dengan fokus dan tidak bertele-tele.

2. Gunakan Format Profesional (Block Style)

Gunakan format block style, yaitu semua teks rata kiri tanpa indentasi. Format ini umum digunakan dalam surat bisnis internasional karena terlihat rapi, formal, dan mudah dibaca oleh penerima.

3. Sebutkan Semua Detail Acara: Tanggal, Waktu, Tempat, Agenda

Informasi ini sangat penting agar penerima tahu kapan dan di mana acara akan dilaksanakan, serta apa agenda utamanya. Pastikan tidak ada data yang terlewat, seperti zona waktu atau alamat lengkap lokasi acara.

4. Gunakan Bahasa Netral dan Sopan

Hindari bahasa yang terlalu santai, berlebihan, atau emosional. Gunakan nada netral, sopan, dan profesional agar penerima merasa dihormati. Misalnya, gunakan “We would like to invite you…” daripada “Hey, come join us!”

5. Periksa Ejaan dan Tata Bahasa Sebelum Mengirim

Surat formal mencerminkan profesionalitas pengirim. Kesalahan kecil dalam ejaan atau grammar bisa membuat surat terlihat kurang serius. Luangkan waktu untuk proofreading sebelum dikirim.

6. Cantumkan RSVP atau Kontak Person untuk Konfirmasi Kehadiran

Tambahkan bagian RSVP (Répondez s’il vous plaît) dengan nomor telepon atau alamat email agar penerima bisa mengonfirmasi kehadiran. Ini juga membantu panitia mempersiapkan acara dengan lebih baik.

7. Gunakan Kop Surat (Letterhead) Bila Mewakili Organisasi

Jika kamu mengirim surat atas nama lembaga, perusahaan, atau sekolah, gunakan letterhead resmi yang berisi logo, alamat, dan kontak. Hal ini membuat surat tampak kredibel dan menunjukkan bahwa undangan tersebut benar-benar sah dan resmi.

Contoh Formal Invitation Letter Lengkap Beserta Analisisnya

Invitation for a Company Meeting

GreenTech Indonesia

Jl. Merdeka No. 45, Jakarta

March 3, 2025

To: All Department Managers

Subject: Invitation to Monthly Performance Meeting

Dear Managers,

We would like to invite you to our Monthly Performance Meeting that will be held on Monday, March 10, 2025, at 09:00 AM, in the Main Conference Room, 3rd Floor.

The agenda includes financial updates, new project progress, and planning for the next quarter.

Your attendance and participation are highly appreciated.

Sincerely,

Aldo Pratama

CEO of GreenTech Indonesia

Invitation for a School Graduation Ceremony

SMA Harapan Bangsa

Jl. Sudirman No. 88, Bandung

April 15, 2025

To: Parents of Grade 12 Students

Dear Parents,

We are pleased to invite you to attend the Graduation Ceremony of SMA Harapan Bangsa, which will be held on Saturday, May 3, 2025, at 08:00 AM, in the School Hall.

Please join us in celebrating the achievements of our students.

We look forward to your presence.

Sincerely,

Rina Wulandari

Principal

Invitation for a Seminar

Universitas Indonesia – Faculty of Psychology

Depok, Indonesia

August 10, 2025

To: Dr. Ahmad Rahman

Lecturer of Social Psychology

Dear Dr. Ahmad,

We are honored to invite you as a guest speaker at our seminar titled “Digital Behavior and Youth Psychology”, which will be held on August 25, 2025, at 10:00 AM, in Auditorium 1, Faculty Building A.

We look forward to your confirmation by August 15, 2025.

Yours faithfully,

Prof. Dian Lestari, Ph.D.

Dean of Psychology Faculty

Invitation for a Product Launch

LunaTech Corp.

Jakarta, Indonesia 

January 20, 2025

To: Media Partners and Business Associates

Dear Valued Partners,

We are delighted to invite you to the LunaTech Product Launch 2025, introducing our latest innovation in smart home technology.

The event will be held on February 5, 2025, at Hotel Mulia Ballroom, starting at 07:00 PM.

Kindly confirm your attendance by replying to this email before February 1, 2025.

Best regards,

Maya Putri

Public Relations Manager

Invitation for a Community Event

Green Earth Foundation

12 Palm Street, Jakarta

September 1, 2025

To: All Volunteers and Members

Dear Friends,

We are pleased to invite you to our Tree Planting Event as part of our environmental campaign, “One Person, One Tree”.

The event will take place on September 15, 2025, at Cibubur City Park, starting from 08:00 AM to 12:00 PM.

Let’s work together to make our city greener!

Warm regards,

Andi Nugroho

Coordinator of Green Earth Foundation

Kesalahan Umum dalam Menulis Formal Invitation Letter

Berikut adalah kesalahan umum dalam menulis formal invitation letter, agar Grameds bisa menghindarinya saat membuat surat resmi:

1. Tidak Mencantumkan Waktu dan Tempat Acara dengan Spesifik

Banyak orang hanya menulis “acara akan dilaksanakan minggu depan” tanpa tanggal dan lokasi jelas. Padahal, informasi waktu dan tempat yang detail sangat penting agar penerima tahu kapan dan di mana harus hadir. Tulis lengkap dengan hari, tanggal, jam, serta alamat lokasi.

2. Menggunakan Bahasa Kasual atau Emotikon

Surat formal tidak boleh memakai bahasa santai, singkatan, atau emotikon atau “btw”. Gunakan bahasa profesional dan sopan agar kesan lembaga atau pengirim tetap kredibel dan dihormati.

3. Lupa Menambahkan Kontak Konfirmasi (RSVP)

Tanpa informasi RSVP (nomor telepon atau email konfirmasi), penerima tidak tahu ke mana harus menghubungi jika ingin menyatakan kehadiran. Selalu sertakan detail kontak di bagian akhir surat agar komunikasi berjalan lancar.

4. Format Surat Tidak Konsisten atau Tidak Profesional

Kesalahan umum lainnya adalah tata letak berantakan, font berbeda-beda, atau penempatan paragraf tidak sejajar. Gunakan format yang rapi, dengan jarak antarbagian yang konsisten, dan hindari penggunaan warna mencolok.

5. Tidak Mencantumkan Jabatan dan Identitas Pengirim

Surat tanpa nama jelas, jabatan, atau tanda tangan akan tampak tidak resmi. Selalu tulis nama lengkap pengirim beserta posisi atau peran dalam organisasi agar surat terlihat sah dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kesimpulan

Formal invitation letter adalah bentuk komunikasi resmi yang berfungsi untuk mengundang seseorang menghadiri acara tertentu dengan cara yang sopan dan profesional. Dengan memahami struktur, ciri bahasa, dan etika penulisan, kamu bisa membuat surat undangan yang tidak hanya informatif tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas organisasi.

Kalau Grameds ingin belajar lebih dalam tentang cara menulis surat resmi, bisnis, dan akademik dalam bahasa Inggris, kamu bisa menemukan berbagai buku panduan lengkap di  Gramedia.com.

Di sana, kamu bisa menemukan referensi terbaik untuk meningkatkan kemampuan menulis profesional dan komunikasi efektif dalam dunia kerja maupun pendidikan.