Administrasi

Pengertian Administrasi Umum: Unsur, Ciri, Fungsi, dan Contohnya

Written by Rifda Arum

Pengertian Administrasi Umum – Apakah Grameds mengetahui apa itu administrasi? Yap, administrasi adalah salah satu aktivitas yang pasti akan selalu ada di suatu organisasi. Bahkan lembaga pendidikan berupa sekolah pun juga mempunyai sistem administrasi yang berbeda dengan sekolah lain.

Namun, kali ini kita tidak akan membahas mengenai administrasi sekolah, melainkan mengenai administrasi umum. Sebenarnya, apa sih administrasi umum itu? Apa pula peran administrasi umum ini bagi kelangsungan suatu organisasi?

Nah, supaya Grameds dapat memahaminya, yuk simak ulasan berikut ini!

https://www.pexels.com/

Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi. Dalam hal ini, administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yang disampaikan para ahli.

Administrasi Dalam Arti Sempit

Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan. Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi secara sempit adalah bentuk aktivitas dengan ketatausahaan kantor yang meliputi tulis-menulis dan pekerjaan kertas lainnya.

Administrasi Dalam Arti Luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, menurut Siagian administrasi sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang manusia  atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan demikian, administrasi secara luas dapat dimaknai sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Sebuah organisasi atau perusahaan dapat berdiri dan berkembang karena adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Administrasi merupakan bagian dari pengelolaan perusahaan atau organisasi yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan atau organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik.

Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi mempunyai banyak fungsi, baik dalam dunia kerja maupun pendidikan. Keberadaan administrasi dapat membantu memudahkan pekerjaan yang bersifat formal maupun non-formal. Dalam pengelolaan data-data, administrasi menjadikan pengelolaan akan lebih mudah dan tepat.

Maka dapat kita simpulkan, administrasi mempunyai peranan penting dan krusial di dalam rangkaian aktivitas organisasi atau perusahaan.

Beli Buku di Gramedia

Hal-Hal Penting dari Pengertian Administrasi

Menurut para ahli ada beberapa pengertian administrasi yang perlu kita ketahui agar bisa dipraktikkan dan membantu kelancaran aktivitas di organisasi atau perusahaan.

Menurut George R. Terry administrasi merupakan kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerak mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara itu, Arthur Grager menyatakan bahwa administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Tidak jauh berbeda, Sondang P. Siagian memaknai administrasi sebagai segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Ulbert Silalahi juga menyatakan bahwa administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan data/informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik itu sebagian ataupun seluruhnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan bahwa administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Berdasarkan berbagai definisi administrasi tersebut, kita bisa menarik 3 hal penting yang dapat digunakan untuk membantu proses kerja di oraganisasi atau perusahaan.

  1. Administrasi merupakan sebuah seni sekaligus proses yang bersifat kondisional serta situasional. Karena, hal ini akan terkait dengan situasi, waktu, kondisi, dan tempat.
  2. Ada beberapa unsur tertentu, di antaranya terdapat dua atau lebih orang di dalamnya, adanya kerjasama antar orang yang mempunyai sifat formal dan hierarkis, terdapat tugas, mempunyai tujuan, serta ketersediaan sarana dan prasarana.
  3. Administrasi akan muncul bersamaan dengan munculnya peradaban manusia, di mana administrasi mempunyai tujuan untuk mencapai hasil akhir secara bersama.

Beli Buku di Gramedia

Unsur -Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

1. Organisasi

Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.

2. Manajemen

Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

4. Kepegawaian

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

5. Keuangan

Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

7. Tata Usaha

Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi Umum

Administrasi mempunyai beberapa ciri-ciri atau karakteristik yang bisa kita lihat sebagai berikut.

  • Administrasi mempunyai tujuan yang jelas.
  • Terdapat kelompok manusia di dalam administrasi yang terdiri dari dua orang atau lebih.
  • Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
  • Terdapat usaha atau proses kerja di dalam administrasi.
  • Adanya seorang pemimpin, pembimbing dan pengawasan dalam menjalankan kegiatan di dalam administrasi.

Beli Buku di Gramedia

Fungsi Administrasi Secara Umum

Ada beberapa fungsi administrasi secara umum yang harus kita perhatikan agar bisa diterapkan dengan tepat.

1. Planning/ perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga proses penyusunan rencana.

2. Organizing/penyusunan

Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota di dalam organisasi tersebut, sehingga akan mencapai suatu kesatuan usaha untuk tujuan organisasi tersebut.

3. Coordinating/koordinasi

Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan agar berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas, ataupun bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta menyatukan suatu pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting/laporan

Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan fungsi kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.

5. Budgeting/penyusunan anggaran

Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan maupun anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing/penempatan

Penempatan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi, di mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing/pengarahan

Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dengan bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Beli Buku di Gramedia

Tujuan Administrasi Umum

Berdasarkan berbagai definisi, unsur, ciri, serta fungsi yang telah kita ketahui, maka kita dapat mengetahui juga akan beberapa tujuan dari administrasi umum sebagai berikut.

1. Untuk menyusun program usaha

Setiap organisasi membutuhkan informasi serta data sebagai panduan dalam penyusunan program kerja unggulan. Informasi dan data dapat diperoleh melalui aktivitas administrasi. Sehingga administrasi harus dilakukan secara sistematis agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Mengevaluasi kegiatan organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik dapat membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data yang ada. Melalui informasi dan data tersebut, organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

3. Memantau aktivitas administrasi

Karena kegiatan administrasi meliputi banyak hal, sehingga untuk pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis. Suatu organisasi dapat memantau bagaimana, kapan, apa, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan apabila mempunyai administrasi yang baik.

4. Memastikan keamanan kegiatan usaha

Dalam setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas yang ada, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Selain yang telah disebutkan di atas, tujuan administrasi juga bisa dibagi menjadi 2, yaitu administrasi dengan tujuan jangka panjang dan administrasi dengan tujuan jangka pendek.

Tujuan jangka panjang dengan pola administrasi ditujukan untuk mencapai target di sebuah organisasi dengan dasar jangka panjang, sehingga tidak dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut. Tujuan administrasi ini bersifat ideal, general, dan kualifikasinya tidak terbatas.

Untuk tujuan jangka pendek bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh bagian divisi dari organisasi untuk kebijakan lingkup divisi. Tujuan ini bersifat spesifik, mempunyai ruang lingkup yang kecil, dan kualifikasinya juga terbatas.

Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi

Ada beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya yang perlu kita ketahui.

  1. Administrasi kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
  2. Administrasi kependudukan seperti membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, serta mengatur aktivitas sekolah.
  3. Administrasi perkantoran seperti mengurus kehadiran pegawai, membuat surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
  4. Administrasi keuangan seperti membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
  5. Administrasi negara seperti adanya aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di dalam pemerintahan, aturan, dan tata cara pelayanan publik, serta aktivitas presiden yang mengatur tentang reshuffle kabinet.

Beli Buku di Gramedia

Peran Administrasi Umum

Peran administrasi dapat dikatakan sebagai Queen of Peace. Bayangkan saja, pasti keributan akan terus terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan saat administrasi tidak berjalan semestinya.  Administrator nantinya akan menjadi penghubung di berbagai departemen, partner perusahaan, maupun konsumen.

Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa administrasi umum memiliki beberapa peran, seperti berikut ini.

  1. Mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
  2. Menyediakan keterangan bagi pejabat atau pimpinan organisasi untuk pengambilan keputusan.
  3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan karena berkecimpung dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi.

Oleh karena itu, ada beberapa bidang yang dapat menangani beberapa hal-hal khusus, seperti memahami pengertian administrasi, meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian serta mengatur administrasi kantor di berbagai bidang. Ada juga yang bertugas mengeluarkan standar filing yang tepat, mengembangkan dan mengatur aset perusahaan, mengembangkan prosedur administrasi, mengontrol serta merencanakan budget administrasi, serta membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian hingga kegiatan pengiriman lainnya.

Meskipun tugas utama administrator bergantung dari perusahaan, mereka akan bertindak sebagai jembatan penghubung antara manajemen dan para karyawan.

Asas-Asas Penyelenggaraan Administrasi Umum

Sebelum melakukan suatu kegiatan, ada beberapa asas penyelenggaraan administrasi umum yang dapat diperhatikan, sebagai berikut:

1. Asas tanggung jawab

Semua penyelenggara administrasi umum harus menunjukkan siapa saja yang bertanggung jawab.

2. Asas keamanan

Semua tulisan organisasi atau perusahaan mempunyai tingkat keamanan tertentu.

3. Asas saluran komunikasi

Pelaksanaan administrasi umum hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan dengan cepat, memperhatikan pengawasan, serta pengendalian dari hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Asas ketepatan

Asas ini untuk mendukung semua kegiatan dan kelancaran administrasi dengan cepat dan tepat pada waktunya.

Beli Buku di Gramedia

Ruang Lingkup Administrasi Umum

Menurut The Liang Gie, ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan, seperti menghimpun atau mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail dengan tujuan agar nanti dapat digunakan apabila diperlukan.

Administrasi umum juga berada di lingkup mencatat atau mengetik. Ini merupakan kegiatan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, maupun dikirim. Selanjutnya, administrasi umum juga berkaitan dengan aktivitas mengelola atau menganalisis suatu bentuk data administrasi yang sudah ada untuk mendapatkan hasil dari data yang dihimpun.

Administrasi umum juga bertugas menyimpan juga mengamankan dokumen atau data dengan berbagai cara, agar nantinya dapat digunakan kembali apabila dibutuhkan. Terakhir, administrasi umum berada dalam lingkup aktivitas mengirim atau berbagi file atau data ke pihak lain dari dalam organisasi maupun luar organisasi.

Cara Kerja Administrasi Umum

Cara kerja administrasi akan berkaitan erat dengan tugas-tugas staf administrasi dalam sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi sebagai berikut:

  1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris ataupun staf administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
  2. Menyusun serta mengumpulkan dokumen.
  3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
  4. Memastikan persediaan alat-alat tulis kantor.
  5. Mempersiapkan dan membuat agenda pengaturan untuk rapat maupun acara kantor yang lain.
  6. Membuka, mengatur, serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke dalam perusahaan baik dalam bentuk surat maupun email.
  7. Mempersiapkan tagihan, laporan, catatan, surat, serta dokumen lainnya menggunakan aplikasi pengolah data, database, presentasi, maupun lembar kerja.

Dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi, administrasi tidak hanya mempunyai fungsi dalam surat menyurat saja. Namun, mempunyai fungsi yang banyak mulai dari membuat perencanaan, penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan serta menyusun anggaran hingga memberikan arahan atau bimbingan bagi anggota perusahaan maupun organisasi demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Maka setiap perusahaan atau organisasi seharusnya mempunyai administrasi yang baik, termasuk dengan staff administrasi yang berkompeten. Melalui pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat, maka akan menjadikan tujuan perusahaan tercapai dengan mudah. Selain itu, perusahaan atau organisasi akan tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan beriringan dengan kemajuan zaman serta persaingan yang semakin ketat.

Beli Buku di Gramedia

Ternyata ada banyak peran serta manfaat administrasi umum yang selama ini berjalan di organisasi atau perusahaan. Jika diterapkan dengan tepat, administrasi umum bisa meningkatkan kinerja personal juga tim dalam organisasi atau perusahaan. Jika Grameds masih membutuhkan referensi untuk memahami tentang administrasi umum, kamu bisa mengunjungi koleksi buku Gramedia di http://gramedia.com. Sebagai #SahabatTanpaBatas, Gramedia akan selalu memberikan informasi terbaru dan terbaik.

Penulis: Rosyda Fauziyah

Baca Juga!

Layanan Perpustakaan Digital B2B Dari Gramedia

ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah, universitas, korporat, sampai tempat ibadah.

logo eperpus

  • Custom log
  • Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
  • Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
  • Tersedia dalam platform Android dan IOS
  • Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
  • Laporan statistik lengkap
  • Aplikasi aman, praktis, dan efisien