Administrasi

Pengertian Administrasi Kepegawaian: Fungsi, Tujuan, dan Ruang Lingkup Sistemnya

Written by Rifda Arum

Pengertian Administrasi Kepegawaian – Setiap perusahaan, tentu memiliki bagian administrasi. Salah satunya yaitu bagian administrasi kepegawaian. Biasanya, bagian administrasi ini akan mengurus hal-hal yang erat kaitannya dengan hal administratif perusahaan tersebut. Lalu, bagaimana dengan administrasi kepegawaian?

Jika mendengar istilah administrasi kepegawaian, mungkin yang pertama kali terlintas di benak kita adalah sistem yang diterapkan dalam suatu perusahaan. Akan tetapi pada kenyataanya, materi mengenai administrasi kepegawaian juga menjadi hal yang sangat penting dipelajari, bukan hanya bagi kita saja yang ingin meniti karier di suatu perusahaan, melainkan juga bagi semua orang yang ingin mendirikan suatu bisnis atau usaha.

https://www.pexels.com/

Apa Sih Pengertian Administrasi Kepegawaian?

Seperti namanya, istilah administrasi kepegawaian merupakan gabungan dari dua kata, yaitu administrasi dan kepegawaian. The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran menyatakan bahwa administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama pada sekelompok orang guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sedangkan, dalam buku Administrasi Kepegawaian, Saksono mengartikan kepegawaian sebagai seluruh orang yang dipekerjakan dalam suatu badan tertentu, baik yang di badan pemerintahan ataupun badan swasta.

Berdasarkan gabungan kedua definisi tersebut, maka bisa disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian merupakan seluruh kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai guna mencapai suatu tujuan tertentu.

Sumber lain menyebutkan bahwa administrasi kepegawaian adalah keseluruhan aktivitas ataupun kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah ‘penggunaan’ pegawai sebagai tenaga kerja supaya bisa mencapai tujuan dengan baik.

Administrasi kepegawaian merupakan segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan pegawai guna mencapai tujuan tertentu. Jika administrasi kepegawaian ada dalam suatu perusahaan, maka pastinya untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut yang telah ditentukan.

Sedangkan administrator mempunyai tujuan supaya bisa menyusun juga mengendalikan keseluruhan aktivitas agar mampu memelihara, mengembangkan, mendapatkan, atau menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerjanya. Hal ini agar bisa mencapai tujuan dari organisasi ataupun perusahaan yang sudah ditentukan sebelumnya dengan baik.

Perlu kita ketahui bersama, beban kerja seorang pegawai atau karyawan harus sesuai bagi masing-masing status. Beban kerja yang tidak sedikit harus dibagi dengan merata untuk pegawai. Inilah salah satu peranan dari adanya administrasi kepegawaian. Dengan begitu, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja yang sedikit dan banyak menganggur.

Beli Buku di Gramedia

Bagaimana Perumusan Administrasi Kepegawaian?

Perlu diketahui, administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut, yaitu:

1. Sebagai Ilmu

Sebagai suatu ilmu, administrasi kepegawaian mempelajari segala proses penggunaan tenaga manusia mulai dari penerimaan hingga pemberhentiannya.

2. Sebagai Proses

Sebagai sebuah proses, administrasi kepegawaian merupakan proses penyelenggaraan politik kepegawaian. Dengan “kebijakan politik kepegawaian” atau program kerja, maka tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia digunakan dalam usaha kerja sama guna mencapai tujuan tertentu.

3. Sebagai Fungsi

Sebagai fungsi, administrasi kepegawaian mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama antara sekelompok manusia guna mencapai tujuan tertentu yang meliputi beberapa kegiatan. Pertama, merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik. Kedua, menyusun organisasi dalam rangka menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok atau kebijaksanaan politik.

4. Sebagai Seni

Sebagai seni, administrasi kepegawaian memilih pegawai baru dan menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara yang sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu bisa didapatkan hasil dan jasa secara maksimal baik mengenai jumlah/kuantitas maupun mutu/kualitasnya.

Beli Buku di Gramedia

Apa Sih Fungsi Administrasi Kepegawaian?

Apa yang Grameds tahu soal fungsi adanya administrasi kepegawaian ini? Sebenarnya, fungsi administrasi kepegawaian dibagi menjadi dua, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif atau teknis. Berikut merupakan beberapa hal yang termasuk ke dalam fungsi manajerial dan fungsi operatif atau teknis.

1. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial mempunyai arti fungsi yang erat kaitannya dengan pekerjaan yang mengutamakan pengelolaan atau tidak dengan hal teknis. Hal ini mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian para pegawai.

Perencanaan mencakup penentuan kebutuhan para pegawai, mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi terkait dengan kebutuhan pegawai, dan lain-lain sebagainya. Hal ini termasuk di dalamnya perencanaan guna mengisi kursi dari posisi yang akan kosong nantinya.

Pengorganisasian mencakup pembagian tugas dan wewenang yang juga biasanya ditunjukan lewat hierarki dari struktur organisasi atau perusahaan. Pengarahan pegawai ini lebih ke arah peningkatan kinerja bagi karyawan seperti pemberian reward dan bentuk apresiasi lainnya. Untuk pengendalian pegawai ini, dilakukan pengukuran dan penilaian kinerja pegawai berupa pengawasan atau monitoring.

2. Fungsi Operatif atau Teknis

Fungsi operatif atau fungsi teknis ini berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih teknis mencakup pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi sampai pada pensiunan pegawai.

Pengadaan pegawai ini mencakup proses rekrutmen pegawai dan seleksi. Pengembangan pegawai dapat mencakup pengembangan kemampuan atau skill dari karyawan lewat training, seminar, dan lain sebagainya.

Menciptakan integrasi antarpegawai supaya bisa bekerja dengan efektif dan kooperatif juga menciptakan loyalitas pegawai terhadap perusahaan. Selain itu, melalui fungsi operatif administrasi kepegawaian ini akan diurus berbagai bentuk balas jasa berupa kompensasi sampai tunjangan hari tua pegawai atau pensiunan.

3. Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai bisa diartikan sebagai suatu proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada di perusahaan.

Perencanaan pegawai menjadi bagian penting dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis, karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan, serta membantu menentukan apa yang benar-benar bisa dicapai dengan sumber-sumber yang telah tersedia.

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki beberapa hal seperti pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan dengan efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang bisa membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi perusahaan lainnya.

Melalui perencanaan ini bisa diketahui kekurangan dibandingkan dengan kebutuhan sehingga bisa dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer dengan proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi perusahaan.

Dalam membuat suatu perencanaan pegawai perlu memperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi perusahaan. Di sisi lain, perlu juga memperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan oleh tokoh Miller Burack dan Maryann.

4. Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian merupakan suatu langkah dalam  rangka menetapkan, menggolong-golongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dirasa perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang untuk mencapai suatu tujuan.

Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya bisa bekerja sama dengan berdaya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Salah satu hasil dari pengorganisasian yaitu terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi itu akan tampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lainnya.

Dengan kata lain, struktur organisasi akan sangat memmengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh sebab itu, dalam mendesain suatu struktur organisasi bagian kepegawaian perlu mempertimbangkan berbagai faktor sebagaimana yang telah diuraikan.

Beli Buku di Gramedia

5. Pengarahan Pegawai

Ada beberapa teori dan keyakinan tentang apa sih yang memotivasi para pegawai. Secara keseluruhan, memang tidak ada kesepakatan tentang motivasi ini. Oleh sebab itu, sangat sulit bagi organisasi perusahaan untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai perusahaan agar bekerja dengan baik dan efektif.

Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam mengenai apa yang memotivasi setiap pegawai menjadi tidak praktis. Akan tetapi, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidaknya untuk membantu memotivasi para pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja para pegawai, antara lain sebagai berikut.

  1. Menjelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan juga mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka untuk perusahaan.
  2. Memastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan atau reward (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai dengan petinggi perusahaan.
  3. Memastikan bahwa semua pegawai diperlakukan dengan baik, adil, dan penilaian tentang kinerja dengan objektif.
  4. Apabila dimungkinkan, mengembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang bisa dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau ada juga yang perlu dinaikkan pangkatnya
  5. Mendorong semangat sebaik mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan juga gaya manajemen yang mudah diserap dan bisa diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan sekitarnya
  6. Mengembangkan suatu sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang bisa dicapai agar dapat terus berkembang dengan baik
  7. Perhitungkan juga  semua faktor lingkungan dan sosial yang ada, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial di antara para pegawai, intinya adalah semua faktor yang bisa menjadi sumber munculnya ketidakpuasan pegawai.

6. Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian adalah proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan.

Setiap kegiatan pengawasan, diperlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja ini disebut sebagai sebuah standar pekerjaan.

Standar merupakan suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyatanya. Banyak jenis standar yang bisa dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit atau bagian kepegawaian, pimpinan wajib mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang bisa dipantau berdasarkan penyimpangan.

Beli Buku di Gramedia

Apa Sih Tujuan Administrasi Kepegawaian?

Seperti yang telah dijelaskan di atas, salah satu peran dari administrasi kepegawaian yaitu memastikan beban kerja pegawai sudah sesuai dengan role dan kebutuhan perusahaan. Lalu, apa sih sebenarnya tujuan dari adanya administrasi kepegawaian ini?

Tujuan utama dari administrasi kepegawaian ialah untuk menyeimbangkan jumlah pegawai dengan kebutuhan perusahaan dan untuk menyesuaikan beban kerja yang ada dengan jumlah pegawai yang tersedia. Hal ini dilakukan dalam rangka memastikan porsi atau kapasitas pekerjaan setiap pegawai agar sesuai dengan kemampuan dan beban kerjanya masing-masing.

Tujuan akhirnya dengan adanya administrasi kepegawaian dan penyesuaian jumlah pegawai serta beban kerja, maka akan diperoleh produktivitas pegawai yang meningkat, pengerjaan sesuai dan tepat waktu sehingga tujuan atau target perusahaan bisa tercapai.

Efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi guna mencapai tingkat setinggi-tingginya menjadi tujuan utama dari administrasi. Guna mencapai tujuan administrasi tersebut, dibutuhkan peran sumber daya manusia dan peran sumber daya bukan manusia.

Tujuan administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut:

  1. Guna memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai dan pemenuhan atau rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan yang telah tersedia.
  2. Untuk mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
  3. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya aparatur guna meningkatkan kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan, peningkatan pendidikan formal, dan meningkatkan keterampilan teknik, serta fungsional para aparatur pemerintah atau perusahaan
  4. Guna mewujudkan penataan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan syarat jabatan dan memperhatikan pola karir perusahaan
  5. Untuk meningkatkan pembinaan pegawai guna meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan para pegawai.
  6. Di lingkup pemerintahan, untuk peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian guna meningkatkan kapasitas pemerintah daerah untu mewujudkan tata pemerintahan yang baik atau biasa disebut sebagai Good Governance.

Beli Buku di Gramedia

Apa Saja Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian?

Ruang lingkup sistem administrasi sebenarnya bisa kita lihat dari fungsi administrasi kepegawaian itu sendiri. Kegiatan yang termasuk ke dalam sistem administrasi kepegawaian tentu saja mencakup pengelolaan sumber daya manusia dari suatu perusahaan.

Ruang lingkup sistem administrasi kepegawaian ini di antaranya:

1. Pengadaan Pegawai

Mencakup segala bentuk atau proses rekrutmen pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tentu dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan dan kesesuaian posisi dan tugas di perusahaan.

2. Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai

Perencanaan dan pengorganisasian mencakup penjabaran atau deskripsi cakupan tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari karyawan itu sendiri. Perencanaan ini juga termasuk di dalamnya untuk menentukan kebutuhan pegawai dan perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi.

3. Pengembangan Pegawai

Pengembangan pegawai akan mencakup kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan skill pegawai. Bisa juga dengan pelatihan dasar, training, seminar, workshop dan lain-lain.

4. Pengarahan dan Pengendalian

Pengarahan dan pengendalian mencakup monitoring kinerja pegawai juga pengarahan supaya tetap on track. Tujuannya yaitu untuk mencapai goals atau target yang sudah ditetapkan.

5. Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Ruang lingkup dari sistem administrasi kepegawaian juga mencakup kesejahteraan para pegawai. Menciptakan lingkungan kerja dengan baik, memberikan kompensasi sampai dengan jaminan hari tua.

Beli Buku di Gramedia

Rekomendasi Buku Tentang Administrasi Kepegawaian

Berikut ini beberapa rekomendasi buku bacaan yang bisa Grameds baca, di antaranya:

1. Pemahaman Administrasi, Organisasi, dan Manajemen (2020) karya Arif Yusuf Hamali, dkk

Beli Buku di Gramedia

Buku yang ditulis oleh Arif Yusuf Hamali, dkk ini sebagai pelengkap kegiatan belajar mengajar bagi mahasiswa di perguruan tinggi yang mengikuti mata kuliah Administrasi, Organisasi, dan Manajemen atau yang biasa dikenal dengan Pengantar Manajemen.

Buku ini memberikan pemahaman kepada pembaca terkait dengan ilmu pengetahuan seputar persoalan administrasi, organisasi,dan manajemen, sehingga diharapkan pembaca bisa memperoleh bekal ilmu untuk diterapkan pada bidang kerja masing-masing atau organisasi tempat para pembelajar beraktivitas.

Buku yang akan bermanfaat bagi seluruh kalangan yang bergiat di pekerjaan administrasi dan manajemen suatu organisasi atau perusahaan.

2. Administrasi, Manajemen, dan Kepemimpinan Pendidikan: teori dan Praktik (2019) karya Husaini Usman

Beli Buku di Gramedia

Buku yang layak dibaca oleh para akademisi, praktisi, dan masyarakat umum yang masih belum mengetahui perbedaan antara manajemen dengan administrasi, manajemen dengan kepemimpinan, manajer dengan administrator, dan definisi tentang manajemen pendidikan.

3. Hukum Kepegawaian di Indonesia (2017) karya Sri Hartini dan Tedy Sudrajat

Beli Buku di Gramedia

Buku yang secara lengkap mengkaji Hukum Kepegawaian di Indonesia dengan mengacu pada aturan perundang-undangan terbaru. Buku ini memiliki kelebihan yaitu menggunaan bahasa yang lugas dan mudah dipahami serta bisa mengonstruksikan objek hukum kepegawaian yang dimulai dari Format Kepegawaian di Indonesia.

Demikian artikel tentang pengertian administrasi kepegawaian. Semoga bermanfaat ya! Silakan kunjungi gramedia.com untuk mendapatkan buku-buku lain yang sesuai dengan kebutuhan Grameds. Sebab, sebagai #SahabatTanpaBatas, Gramedia akan selalu memberikan informasi terbaik dan terlengkap.

Penulis: Diki Mardiansyah

Baca Juga!

  1. Apa Itu Humas?
  2. Memahami Apa Itu Pengembangan SDM
  3. Pengertian Orientasi dan Kelemahannya
  4. Pengertian dan Strategi Manajemen Operasional
  5. Mengenal Apa Itu Management Trainee dan Tugasnya
  6. Apa Perbedaan Pelanggan Internal dan Eksternal?
  7. Pengertian dan Ruang Lingkup Manajemen SDM
  8. Memahami Teori Komunikasi Organisasi

Layanan Perpustakaan Digital B2B Dari Gramedia

ePerpus adalah layanan perpustakaan digital masa kini yang mengusung konsep B2B. Kami hadir untuk memudahkan dalam mengelola perpustakaan digital Anda. Klien B2B Perpustakaan digital kami meliputi sekolah, universitas, korporat, sampai tempat ibadah.

logo eperpus

  • Custom log
  • Akses ke ribuan buku dari penerbit berkualitas
  • Kemudahan dalam mengakses dan mengontrol perpustakaan Anda
  • Tersedia dalam platform Android dan IOS
  • Tersedia fitur admin dashboard untuk melihat laporan analisis
  • Laporan statistik lengkap
  • Aplikasi aman, praktis, dan efisien