Profesi

Admin Purchasing Adalah: Pengertian, Tanggung Jawab, & Kualifikasi

Admin Purchasing adalah
Written by Devina C

Admin Purchasing adalah – Admin purchasing menjadi salah satu pilihan karier yang menarik bagi Grameds yang berencana bekerja di sektor retail dan manufaktur. Pasalnya, profesi yang umumnya berada dinaungan departemen procurement, yang bertugas untuk persoalan logistik perusahaan ini, cukup bernilai dan dibutuhkan oleh perusahaan meskipun tak sepopuler supply manager atau analis.

Di sisi lain, lowongannya juga cukup banyak tersedia, seperti pada industri usaha formal sampai kesehatan. Bahkan, jenjang karier dan penawaran gajinya cukup menarik dan jelas bagi karyawan baru.

Nah, mari kita pelajari bersama tentang admin purchasing.

Apa Itu Admin Purchasing?

Admin Purchasing adalah

unsplash.com

Admin purchasing atau purchasing administrator ialah mereka yang mengelola pembelian untuk perusahaan atau organisasi. Tugas pekerjaan sering termasuk mengumpulkan informasi dari berbagai departemen, menentukan kebutuhan, dan menemukan pemasok.

Kualifikasi untuk admin purchasing sering mencakup gelar associate atau sarjana dalam administrasi bisnis atau bidang serupa, pengalaman terkait penganggaran, dan keterampilan komunikasi. Perhatian yang kuat terhadap detail dan kemahiran komputer diperlukan untuk sukses dalam karier ini.

Intinya, mereka adalah para petugas yang punya tanggung jawab atas prosedur pembelian perusahaan. Tugas mereka adalah mengawasi transaksi yang berjalan dan kualitas logistik yang sudah badan usaha beli.

Tak cuma itu, akan ada penyesuaian lagi terkait tanggung jawab atau deskripsi pekerjaan berdasarkan kebutuhan badan usahanya. Misal, admin purchasing akan bertugas mengawasi keabsahan setiap produk yang dibeli pada instansi pemerintah.

Sementara itu, mereka akan bertugas memastikan kesesuaian produk yang dibeli dengan standar kesehatan yang berlaku, jika bekerja di industri medis.

Meski begitu, masih ada lagi beberapa tugas yang umumnya wajib dilakukan oleh seorang admin purchasing, apa pun sektor industrinya.

Admin Purchasing adalah

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing

Admin Purchasing adalah

pixabay.com

Grameds, berikut ialah tanggung jawab dan tugas admin purchasing.

1. Melakukan Pembelian Barang

Admin purchasing bertugas melakukan pembelian terhadap suatu barang yang terdapat dalam daftar barang yang dibutuhkan industri, yang disusun oleh staf procurement. Harus ada penyesuaian antara pembelian barang dengan jumlah dan biaya yang tersedia dari perusahaan.

Selain itu, admin purchasing juga harus mengontrol kualitas, jumlah, sampai harga barang dengan teliti saat melakukan pembelian.

2. Memastikan Ketepatan Waktu Barang yang Dipesan Tiba

Admin purchasing harus memantau proses pengiriman setelah melakukan pemesanan atas suatu barang. Hal ini penting agar barang yang dipesan untuk perusahaan tiba secara tepat waktu dan kualitasnya sesuai dengan harapan.

Jika tak ada proses ini, bisa saja barang menjadi datang terlambat sampai mempengaruhi kinerja perusahaan.

3. Menerima dan Mengecek Kualitas Barang yang Datang

Tanggung jawab admin purchasing setelah datangnya barang yang dibeli ialah mengecek kondisi terkait baik atau kerusakan barang tersebut. Admin purchasing akan bertanggung jawab mengurus pengembalian barang jika ditemukan kerusakan pada barang yang dipesan dari vendor.

4. Melakukan Pembayaran atas Barang

Selanjutnya, pembayaran barang yang dibeli dari vendor juga akan menjadi tugas dan tanggung jawab admin purchasing. Sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi untuk tugas ini karena menyangkut masalah keuangan.

Admin purchasing juga akan bekerja sama dengan staf bidang keuangan di perusahaan dalam hal ini.

5. Mendokumentasi Faktur, Purchase Order, Work Order, sampai Invoice

Tanggung jawab lain seorang admin purchasing ialah mendokumentasikan setiap bentuk faktur, purchase order, work order, sampai invoice. Nantinya, semua dokumen ini akan diperlukan saat admin purchasing memberikan laporan keuangan atas pembelian barang.

Kecurigaan atas penyelewengan dana bisa timbul, bahkan jika hilang satu saja bukti pembelian ini.

6. Melakukan Pelaporan atas Pembelian yang Dilakukan

Tugas lainnya ialah admin purchasing mesti menyusun laporan atas pembelian barang yang perusahaan butuhkan. Laporan ini, secara garis besar, berisikan daftar berbagai barang yang telah dibeli, beserta rincian harga dan jumlahnya.

Nantinya, laporan ini akan disampaikan kepada para petinggi perusahaan.

7. Melakukan Kontrol Ketersediaan Barang

Meski pembelian barang sudah diselesaikan, tugas admin purchasing belumlah selesai. Ia masih harus melakukan kontrol terhadap ketersediaan barang yang sebelumnya dibeli. Demi mengawasi penggunaan barang dan menganalisa waktu barang tersebut sekiranya perlu dibeli kembali, hal ini dilakukan.

8. Menjalin Hubungan Baik dengan Para Vendor

Sebagai pihak yang akan terlibat langsung dengan para vendor yang memberikan barang, seorang admin purchasing juga harus bisa menjalin hubungan yang baik dengan mereka. Pasalnya, vendor pastilah sangat diperlukan karena kebutuhan barang perusahaan tak akan bisa terpenuhi tanpanya.

Di sisi lain, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan berupa harga barang yang lebih terjangkau jika hubungan dengan para vendor terjalin dengan baik.

Kualifikasi Admin Purchasing dan Jenjang Karirnya

Tugas admin purchasing tidaklah bisa disepelekan meskipun terlihat mudah. Pasalnya, perusahaan bisa terancam akan risiko kerugian jika tugas ini tak terselesaikan dengan baik. Demi menghindarinya, perusahaan tentulah menetapkan kualifikasi tertentu bagi kandidat pencari kerja yang hendak meniti karier di bidang terkait admin purchasing.

Lantas, apa saja kualifikasi tersebut, berikut daftarnya secara umum, menurut Ziprecruiter:

  • Punya gelar dari studi bisnis atau manajemen
  • Tahu fungsi-fungsi purchasing secara mendasar
  • Paham akan dasar-dasar bisnis dan partnership
  • Punya keterampilan untuk mengelola sistem supply management
  • Punya skill yang memadai terkait komunikasi, baik verbal ataupun nonverbal
  • Keahlian yang mumpuni dalam networking dan negosiasi.
  • Punya kemampuan interpersonal yang baik

Pekerja bisa berharap akan jenjang karier yang cukup jelas setelah menjadi admin purchasing. Pasalnya, mereka biasanya akan menerima jabatan baru sebagai purchasing officer setelah bekerja selama 2 tahun.

Setelahnya, bisa naik jabatan lagi menjadi purchasing atau supply chain manager setelah bertugas 5 tahun lamanya.

Seperti itulah. Intinya, admin purchasing ialah mereka yang merupakan para spesialis yang bertugas mengelola proses pembelian di suatu perusahaan. Opsi kariernya cukup menarik karena hampir semua sektor industri akan memerlukannya dan jenjang kariernya juga jelas.

Sebab itulah, jangan ragu untuk menjadikan admin purchasing sebagai pilihan utama jika kamu ingin terjun ke bidang bisnis dan procurement!

Cara Menjadi Administrator Pembelian

Admin Purchasing adalah

pixabay.com

Kualifikasi yang kita butuhkan untuk memulai karier sebagai administrator pembelian mencakup gelar dan pengalaman kerja. Sementara perusahaan besar memerlukan gelar sarjana dalam administrasi bisnis, keuangan, atau manajemen rantai pasokan, perusahaan kecil dapat mempekerjakan pelamar dengan gelar associate dalam mata pelajaran yang berhubungan dengan bisnis.

Kita biasanya mengembangkan keterampilan kita untuk pekerjaan ini dengan bekerja selama beberapa tahun sebagai agen pembelian atau di posisi level pemula yang serupa. Sertifikasi biasanya tidak diperlukan, tetapi kita dapat mengejar akreditasi.

Jangan sampai terlewat, informasi gaji menjadi seorang admin purchasing ialah di angka Rp3.900.000 per bulannya!

Admin Purchasing adalah

Purchasing Staff

Selain admin purchasing, istilah lain yang sering digunakan ialah purchasing staff. Penting bagi kita untuk mengulas istilah ini pula agar tak kebingungan dengan dua istilah yang berbeda.

Purchasing staff ialah pegawai yang punya tanggung jawab dalam pembelian barang, bahan baku, sampai jasa yang akan diperlukan oleh bisnis. Jabatan ini berada di departemen pembelian dan bertugas membeli barang dari pemasok, demi operasional perusahaan.

Purchasing Staff adalah pegawai yang bertanggung jawab untuk membeli barang, bahan baku, atau jasa yang dibutuhkan dalam bisnis. Purchasing Staff berada di departemen pembelian. Purchasing staff bertugas membeli barang dari pemasok untuk mendukung operasional perusahaan. Sama seperti admin purchasing.

Seorang purchasing staff tentunya memerlukan keterampilan atau skill yang berkaitan. Hal utamanya ialah komunikasi dan negosiasi. Komunikasi dengan pemasok terkait barang, dan negosiasi dengan mereka. Kedua hal ini bisa membantu perusahaan agar memperoleh penawaran terbaik dalam pembelian.

Tugas Purchasing Staff

Purchasing staff memiliki tugas dan tanggungan yang kurang lebih sama seperti admin purchasing, yakni:

  • Mengurus pembelian barang, seperti bahan baku produksi sampai keperluan kantor.
  • Punya tanggung jawab terhadap manajer pembelian dan kepala bagian
  • Mencari supplier atau pemasok yang memberi harga dan kualitas sesuai standar perusahaan
  • Berkomunikasi dengan baik dalam negosiasi harga yang diinginkan
  • Memesan barang setelah kesepakatan dan membuat berkas purchase order
  • Memastikan kualitas atas barang yang sudah dipesan
  • Membuat daftar kategori pembelian, seperti waktu dan jenis pembelian dan purchasing order
  • Melakukan kesepakatan dengan divisi keuangan terkait pembelian barang atau bahan
  • Memonitor pesanan terkait pengiriman sudah dilakukan sesuai formulir permintaan barang
  • Membuat laporan yang nantinya mesti dikirim ke manajer pembelian terkait barang yang dibeli sesuai formulir permintaan barang

Tanggung Jawab

Berikutnya, inilah tanggung jawab dari seorang purchasing staff yang harus dipenuhi!

1. Menangani pembelian kebutuhan perusahaan

Salah satu tanggung jawab seorang purchasing staff ialah membuat rencana pembelian barang atau jasa, seperti yang perusahaan butuhkan. Sebagai contoh, yakni kebutuhan insidentil, bulanan, membeli komputer atau laptop baru, mesin peralatan, bahan baku, dan lain sebagainya.

2. Mengajukan approval purchasing order (PO) pada perusahaan

Tanggung jawab purchasing staff setelah membuat berkas PO, yakni meminta persetujuan atau approval kepada divisi keuangan. Proses pemesanan ke supplier baru bisa dilakukan jika pengajuan tersebut disetujui divisi keuangan.

3. Memantau kondisi barang yang dibeli

Setelahnya, kondisi barang yang dipesan perlu diperiksa kembali oleh purchasing staff. Mereka harus melihat apakah barang tersebut telah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan, adakah keterlambatan, sesuai dengan kesepakatan harga, sampai kriteria lainnya.

Selain itu, purchasing staff juga mesti memastikan kualitas, ketepatan waktu pengiriman, harga, dan semua hal terkait barang sudah memenuhi kebutuhan perusahaan.

4. Melakukan pencatatan faktur atau PO

Kemudian, salah satu tanggung jawab lain dari seorang purchasing staff ialah mendokumentasikan atau mencatat faktur purchasing order. Hal ini utamanya akan berkaitan dengan divisi keuangan atau akuntansi.

Skill Seorang Staff Purchasing Staff

Lantas, apa saja skill yang mesti dimiliki oleh seorang purchasing staff? Simak di sini!

1. Menguasai Aplikasi

Microsoft Office ialah software yang umumnya digunakan oleh purchasing staff untuk membuat dokumen atau catatan penting. Tugasnya akan berkaitan dengan pemesanan barang sehingga dokumen diperlukan untuk melacak pengiriman, dokumentasi pembelian, dan berbagai hal lainnya.

Adapun, aplikasi yang paling banyak akan digunakan ialah Ms. Excel dan Ms. Word. Tak cuma itu, software lain juga perlu dikuasai oleh seorang purchasing staff demi mempermudah pembelian.

2. Komunikasi

Selanjutnya, skill yang akan diperlukan ialah komunikasi yang baik. Pasalnya, perlu adanya komunikasi antara bagian pembelian dan supplier atau vendor. Jadi, seorang purchasing staff perlu berkoordinasi dengan departemen keuangan demi pembayaran yang teratur.

3. Kemampuan Mengorganisir

Ada pula keahlian mengorganisir dokumen yang mesti diampu oleh semua purchasing staff. Alasannya, terdapat berbagai dokumen yang mesti disimpan, baik sebagai bukti pemesanan, pengiriman, ataupun penerimaan.

4. Pengetahuan Terkait Perpajakan

Terakhir, keahlian berupa pengetahuan terkait perpajakan juga diperlukan oleh seorang purchasing staff. Pasalnya, pengetahuan seperti ini penting demi membantu mereka menghitung biaya pembelian barang.

Tak cuma itu, keahlian negosiasi juga diperlukan agar perusahaan bisa mendapatkan barang yang sesuai dari supplier.

Kesalahan yang Mesti Dihindari

Jika akan menjadi seorang purchasing staff, apa saja kesalahan yang harus kita hindari, Grameds? Ini daftarnya!

1. Membayar barang tanpa approval

Pertama, kesalahan seorang purchasing staff ialah tidak mendapatkan approval dari perusahaan terkait pembelian suatu barang. Ngerinya, hal seperti ini bisa berujung pada pidana karena dokumen atau berkas resmi tidak melengkapi pembelian barang.

2. Terlambat membayar barang

Barang atau bahan baku akan datang terlambat bila purchasing staff membayar barang dengan terlambat. Jika demikian, operasional perusahaan pun akan terhambat, bahkan bisa terhenti. Hal ini akan berujung pada kerugian perusahaan!

3. Membayar barang terlalu lama atau terlalu cepat

Adapun yang dimaksud dengan pembayaran yang terlalu cepat, yakni barang sudah dibayarkan ke supplier meskipun barang sudah sampai. Sebaliknya, kesalahan lainnya ialah pembayaran yang melewati jatuh tempo meski barang telah sampai ke pabrik.

Hal ini berarti seorang purchasing staff telah melanggar kesepakatan. Dengan begitu, proses purchasing order akan sangat terganggu dan akan menunjukkan tidak profesionalnya seorang purchasing staff ini.

4. Melakukan pembayaran ganda

Apabila terjadi pembayaran ganda, hal ini akan merugikan perusahaan, terlepas dari manusia yang wajar melakukan kesalahan. Ini akan makin parah bila produk yang dibeli memiliki harga yang cukup tinggi. Akibat ketidaktelitian seorang purchasing staff, pembayaran barang bisa terjadi sampai dua kali.

Kesalahan ini mesti benar-benar diperhatikan, terutama di industri manufaktur. Pasalnya, dalam proses produksi barang, purchasing staff ialah salah satu orang yang punya peran penting. Sebab itulah, diperlukan seorang purchasing staff yang bisa diandalkan dan terampil.

Gaji

Setelah membicarakan seluk beluk pekerjaan sebagai purchasing staff, kita tentunya jadi ingin tahu besaran gaji untuk posisi ini. Apalagi, jika Grameds jadi punya ketertarikan untuk mendalami bidang purchasing setelah membaca artikel ini. Jangan khawatir, gaji seorang purchasing staff biasanya ialah sekitar 15 persen di atas UMK.

Seorang staff pembelian bisa mendapatkan hingga 4,5 juta rupiah per bulannya, di DKI Jakarta.

Tentu saja, suatu perusahaan tak akan cuma punya seorang purchasing staff jika mereka adalah perusahaan besar. Mereka bisa punya manager yang gajinya juga lebih besar lagi.

Grameds, lebih baik mencari perusahaan yang cukup besar jika ingin berkarier di bidang ini. Hal ini disarankan agar kita bisa punya jenjang karier yang bagus.

Memang, masih memungkinkan untuk bekerja di perusahaan kecil atau menengah sebagai seorang purchasing staff, untuk mengumpulkan pengalaman. Pasalnya, kita bisa mencoba di perusahaan besar setelahnya.

Admin Purchasing adalah

Grameds, itulah bahasan terkait admin purchasing dan purchasing staff. Diharapkan, artikel ini dapat membantu kamu lebih aware tentang berbagai posisi pekerjaan dan tugasnya. Kunjungi situs Gramedia.com untuk membaca artikel lainnya dan menemukan buku-buku menarik supaya jadi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Sevilla Nouval Evanda

BACA JUGA:

  1. General Affair: Pengertian, Tugas, Fungsi, Gaji, dan Jenjang Karir 
  2. Supply Chain Management: Pengertian, Komponen, Tujuan, Manfaat, Prinsip, dan Proses 
  3. Pengertian Perusahaan Manufaktur: Karakter, Sistem, Proses, dan Contohnya 
  4. Pengertian Administrasi: Tujuan, Ciri, Fungsi, dan Jenisnya 
  5. Pengertian Administrasi Umum: Unsur, Ciri, Fungsi, dan Contohnya 

About the author

Devina C

Saya Devina sangat senang dengan dunia menulis yang diisi berbagai kata. Sudah banyak karya yang saya hasilkan terutama tulisan review buku dan tentang dunia karier.