Belajar Ms Excel: Rumus, Fungsi, dan Cara Mengoperasikannya!

Belajar Ms Excel – Microsoft excel adalah salah satu perangkat lunak yang seringkali digunakan oleh perusahaan untuk menyusun dan menganalisis data. Oleh sebab itu, kamu harus belajar ms Excel secara mendasar. Pahami cara belajar excel untuk pemula dan profesional melalui artikel ini.

Tentunya, banyak orang yang sudah bisa mengoperasikan Microsoft Excel untuk kegiatan sehari-harinya, namun untuk dapat terjun ke dunia kerja, kamu harus belajar Microsoft Excel secara menyeluruh dan tak hanya sekadar dapat membuat tabel atau memasukkan angka saja.

Nah, jika kamu sedang ingin belajar Ms Excel secara mendasar, seperti belajar rumus-rumus Excel yang umumnya digunakan, maka kamu ada di tempat yang tepat. Artikel yang satu ini akan menjadi panduan belajar Excel untuk para pemula.

Pengertian Microsoft Excel

Sebenarnya, Microsoft Excel tak hanya sekadar perangkat lunak atau software untuk merapikan dan juga mengatur data, namun juga merupakan salah satu alat bantu yang sering kali digunakan oleh perusahaan untuk menghitung dan juga menganalisis data-data yang dimiliki.

Selain itu, Microsoft Excel juga seringkali digunakan sebagai database perusahaan. Dimana data-data tersebut berupa angka ataupun kata. Software yang dibuat oleh Microsoft ini tidak hanya digunakan dalam bidang bisnis dan keuangan saja, namun juga di bagian human resource, teknologi, dan juga marketing.

Umumnya, Microsoft Excel dipakai untuk mengatur data-data keuangan, informasi pribadi dan nomor kontak, informasi karyawan, dan juga untuk mengkalkulasi data. Oleh sebab itu, kamu setidaknya perlu belajar mengenai ms Excel secara mendasar supaya bisa mengikuti alur kerja dalam perusahaan.

Belajar Tentang Fitur-Fitur untuk Pemula

Agar kamu bisa menggunakan Microsoft Excel secara maksimal, maka kamu juga perlu memahami cara menggunakan fitur-fitur yang ada di dalam software ini. Berikut ini adalah beberapa fitur dasar yang ada di Ms Excel, antara lain:

1. Membuat Spreadsheet dan Workbook

Masih ada banyak orang yang bingung mengenai perbedaan antara Spreadsheet dan juga Workbook. Secara sederhana, Workbook ini merupakan file Excel yang dibuka, sedangkan Spreadsheet merupakan dokumen-dokumen yang ada di dalam satu file. Untuk membuat sebuah Workbook, kamu hanya perlu menekan tombol File yang ada di bagian atas Excel dan lanjutkan dengan klik tombol New kemudian Blank Workbook.

Jika kamu ingin menambahkan spreadsheet baru, maka cukup tekan tombol + yang berada di bagian bawah Excel, tepatnya di area spreadsheet. Kemudian, kamu dapat menyusun spreadsheet dengan cara menekan dan menggesernya ke kiri atau kanan.

2. Memasukkan Data

Belajar memasukkan data angka ataupun kata ke dalam Excel memang cukup mudah, kamu hanya perlu mengklik sel atau kotak yang kosong pada spreadsheet. Setelah itu, kamu dapat mengetik angka ataupun kata yang kamu inginkan. Jika kamu ingin berpindah sel, maka tinggal tekan tombol enter tab yang ada di keyboard.

3. Mengatur Tabel

Di dalam Ms Excel, kamu dapat mengatur tipe border dan juga warna dalam tabel. Terdapat banyak sekali jenis border yang dapat kamu pilih hanya dengan mengklik tombol Borders yang berbentuk kotak seperti sawah yang berada di bagian font di bagian atas Excel.

Apabila kamu ingin memberikan warna pada tabel, kamu hanya perlu memilih sel, kolom, atau baris dari tabel yang ingin kamu beri warna sebelum mengklik tombol Fill Color yang mempunyai simbol seperti kaleng cat di bagian atas Excel yang ada di daerah Font. Setelah itu, kamu tinggal pilih warna yang kamu inginkan.

4. Menyusun Data

Agar data dapat terlihat lebih rapi, maka kamu bisa belajar mengenai cara menyusun data-data dalam Excel berdasarkan abjad ataupun dari angka yang paling kecil ke paling besar, begitu juga sebaliknya. Untuk menyusunnya, kamu hanya tinggal memilih baris ataupun kolom yang ingin kamu atur datanya. Setelah itu, klik tombol Sort & Filter yang ada di bagian atas Excel di daerah Data. Selanjutnya, kamu dapat memilih untuk menyusun data dari angka yang paling besar atau paling kecil.

5. Menyaring Data

Selain digunakan untuk menyusun data, kamu juga dapat menggunakan tombol Sort & Filter untuk menyaring ataupun mencari data-data yang diinginkan. Kamu hanya cukup memilih kolom atau baris yang ingin disortir, kemudian tekan tombol Sort & Filter, lalu klik Filter. Setelah itu, kamu dapat menyaring data sesuai dengan kriteria yang kamu inginkan.

6. Menerapkan Penjumlahan yang Otomatis

Jika kamu belum belajar mengenai rumus-rumus dalam Excel untuk menjumlahkan angka, maka kamu dapat menambahkan angka-angka tersebut secara otomatis dengan cara memilih kolom ataupun baris yang ingin kamu jumlahkan. Setelah itu, tekan tombol Autosum yang berada di bagian atas Excel pada daerah Editing.

Rumus-Rumus Dasar pada Ms Excel

Beruntungnya, kamu tidak membutuhkan pengetahuan berhitung yang tinggi untuk dapat belajar mengenai rumus-rumus Excel yang paling mendasar di dunia kerja. Sebenarnya, rumus Excel tidak terlalu sulit, kamu hanya perlu mengingat dan mengetik formulanya saja. Berikut ini adalah beberapa rumus Excel yang umumnya digunakan dalam mengkalkulasi data, antara lain:

=SUM()

Dengan rumus ini kamu dapat menggunakan rumus Excel ini untuk menjumlahkan angka di satu kolom ataupun baris.

=COUNT()

Rumus yang satu ini berbeda dengan rumus =SUM(), formula =COUNT() digunakan ketika kamu ingin memahami berapa jumlah sel yang berisi angka di dalamnya di satu baris ataupun kolom.

=COUNTA()

Kalau =COUNT() hanya akan memberitahukan berapa jumlah sel yang terisi angka dalam satu kolom atau baris, maka dari itu formula =COUNTA() menjelaskan semua jumlah sel yang terisi dalam satu kolom atau baris. Sehingga, sel yang berisi huruf atau simbol lainnya juga akan dihitung dengan rumus Excel ini.

=AVERAGE()

Rumus Excel yang satu ini digunakan ketika kamu ingin mencari angka rata-rata dari satu kolom atau baris.

=MAX()

Ketika kamu ingin mencari angka paling besar di sebuah kolom atau baris, kamu dapat menggunakan formula ini =MAX().

=MIN()

Begitu sebaliknya, jika kamu ingin mengidentifikasi angka paling kecil di sebuah kolom atau baris, kamu bisa menggunakan rumus =MIN().

=IF()

Kamu dapat memakai rumus IF() untuk mencari tahu kolom ataupun baris mana yang angkanya sudah sesuai dengan kriteria ataupun persyaratan yang kamu buat. Misalnya saja, jika sel A1 lebih kecil dari sel B2, maka tulisan “BENAR” akan muncul, namun jika tidak, maka kata “SALAH” yang akan muncul.

TRIM()

Adanya spasi berlebih dalam sel bisa membuat perhitunganmu menjadi error. Untuk mengakalinya, kamu dapat menggunakan formula TRIM() pada sel untuk menghilangkan spasi berlebih.

Tips Belajar Menggunakan Excel dengan Cepat

Berikut ini adalah beberapa tips atau cara menggunakan Excel dengan cepat dan tepat, diantaranya:

1. Perhitungan Dasar

Excel memang ditujukan untuk mengolah data berupa angka yang dapat kamu ubah, tambah, dan juga manipulasi sesuai dengan kebutuhan. Dengan mempelajari bagaimana cara menghitung di Excel, ini adalah langkah awal untuk memahami konsep keseluruhan.

Di dalam excel, untuk menghitung angka dan juga manipulasi data lain mempunyai istilahnya sendiri, yakni dengan menggunakan “fungsi”. Fungsi ini dapat dikatakan sebagai rumus supaya angka yang keluar sesuai dengan apa yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, maka kamu harus menekan kotak yang tersedia di Excel dan ketik tanda “=” atau sama dengan.

Misalnya saja, kamu ingin menghitung 5 + 5, kamu pasti sudah mengetahui jika hasilnya 10. Sehingga formulasinya adalah “5 + 5 = 10”. Di Excel, tanda “=” diketik terlebih dulu, kemudian diikuti dengan rumusnya. Sehingga, untuk menampilkan hasil pertambahan, maka kamu bisa mengetik di Excel, “=5+5”. Setelah kamu menekan enter, maka hasilnya akan keluar.

Berikut ini adalah beberapa tanda atau operator yang dapat kamu gunakan untuk perhitungan dasar di Excel, antara lain:

• “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
• “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
• “*” (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
• “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian

Pengembangan dan Latihan: Sekarang kamu sudah mengetahui perhitungan dasarnya. Silahkan untuk membuat perhitungan kompleks seperti rumus luas k

2. Kalkulasi Cepat dengan Autosum

Setelah kamu memahami bagaimana perhitungan dasar di Ms Excel, maka sekarang saatnya untuk merasakan salah satu kekuatan Excel yakni Autosum. Autosum disini adalah fungsi yang dapat digunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot mengetahui rumus perhitungannya.

Misalnya saja, kamu ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom ataupun baris. Maka kamu cukup menyeleksi semua sel tersebut dengan cara klik Home > Autosum. Selain penjumlahan, kamu juga bisa menggunakan berbagai fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar di atas. Berikut ini adalah beberapa penjelasan mengenai masing-masing fungsi tersebut, antara lain:

• SUM: Penjumlahan
• Average: Mencari nilai rata-rata.
• Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi.
• Max: Mencari nilai paling besar.
• Min: Mencari nilai paling kecil.

Pengembangan dan Latihan: Kamu bisa mencoba semua fungsi yang ada di Autosum, kamu juga bisa mencoba fungsi lain yang ada di luar Autosum.

3. Otomasi Data Sederhana dalam Sel

Dua tips di atas mengharuskan kamu untuk memasukkan data ke dalam sel. Sekarang, yuk kita belajar tentang bagaimana cara otomasi data, sehingga kamu tidak perlu lagi menambah data secara terus-menerus. Kita ambil studi kasus seperti ini:

Kamu mempunyai tabel dengan kolom “nomor”. Kemudian nomor tersebut tentunya berisi dari nomor 1 sampai berapapun jumlah barisnya. Apabila kamu mempunyai data yang banyak, apakah kamu harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, Ms Excel mempunyai fitur yang bisa menjawab hal tersebut.

Misalnya saja:

Silahkan untuk mengetik 1 di sel pertama. Lalu ketik 2 di bawah dari angka 1 atau samping kiri ataupun kanannya. Setelah itu, seleksi dua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2. Lalu setelah kamu seleksi, nantinya di pojok bagian kanan bawah blok tersebut, akan ada sebuah kotak berwarna hijau. Kamu bisa klik dan geser ke bawah. Untuk percobaan kali ini, kamu bisa geser sampai ke sel A5.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan untuk membuat pola lainnya dengan menggunakan fitur otomasi sel ini. Contohnya, buat supaya urutan datanya menjadi 1, 3, 5, 7, dan lainnya. Kemudian, coba juga jika kamu memasukkan huruf ke dalamnya. Misalnya saja kamu memasukkan nomor 1, 2, 3, dan lainnya. Lakukan juga ke dalam baris, tidak hanya kolom saja.

4. Memformat Angka

Format angka diperlukan apabila kamu memasukkan data dengan jenis yang berbeda-beda. Misalnya saja, 100 persen pastinya akan berbeda dengan Rp. 100. Meskipun kamu mengetikkan sama-sama angka 100, penggunaannya jadi berbeda. Di Ms Excel, kamu bisa mengubah format angkanya sesuai dengan yang kamu inginkan.

Kamu bisa blok terlebih dulu angka yang akan diubah formatnya. Lalu di bagian “Number”, klik pada menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Setelah itu pilih format angka yang kamu inginkan. Saat kamu memilih “Currency” maka secara otomatis Ms Excel akan mengubah ke dalam format Rupiah.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan kamu mengubah formatnya menjadi Rp. 1.000.000,00 dengan menggunakan cara yang sudah kita bahas di atas. Lalu, ubah juga satuan uangnya, misalnya saja menggunakan dolar Amerika atau menjadi Yen Jepang. Gunakan juga format angka lain seperti tanggal.

5. Membuat Tabel

Cara lainnya untuk belajar menggunakan Ms Excel dengan cepat yaitu dengan membuat tabel. Dengan membuat tabel ini, maka data yang kamu berikan bisa diorganisir di Excel secara lebih mudah. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel Excel, data tersebut akan otomatis menjadi sebuah tabel ya. Kamu juga perlu memformatnya terlebih dulu, seperti cara sebelumnya.

Kamu bisa blok terlebih dulu data tabel kamu. Lalu akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah, kemudian kamu bisa klik bagian “Tables” dan klik “Table”. Setelah kamu melakukan hal tersebut, maka tampilannya akan berubah menjadi tabel. Dengan adanya data yang sudah menggunakan format tabel ini, maka kamu bisa melakukan beberapa hal. Misalnya saja saat kamu klik tanda panah bawah terhadap “Daftar Buku”, maka kamu dapat menyortirnya berdasarkan huruf. Misalnya dari A ke Z atau Z ke A.

Kamu bisa mencoba untuk membuat tabel dengan data yang lebih kompleks. Misalnya saja, ada kolom nomor dan juga ada sebuah perhitungan untung dan juga rutin serta rata-rata menggunakan fungsi atau rumus di Ms Excel. Cobalah kamu membuat data tersebut disortir berdasarkan untung terbanyak.

6. Membuat Chart atau Grafik

Sebuah data yang ada di dalam tabel akan lebih menarik dilihat bila dibuat dengan menggunakan sebuah chart atau grafik. Sebab, tampilan visual pastinya lebih menarik dibandingkan hanya sekadar data angka saja. Dengan Ms Excel, kamu bisa membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya yang sangat lengkap. Untuk membuat sebuah grafik, kamu perlu memilih data yang nantinya akan ditampilkan.

Pada gambar di atas, kamu bisa melihat bahwa disana ada dua tabel. Ada tabel yang berisi harga buku yang ada di sebelah kiri dan tabel penjualan yang ada di sebelah kanan. Disini, kita akan membuat grafik yang bisa menampilkan mana buku yang paling banyak mendapatkan keuntungan.

Silahkan untuk memilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL supaya kamu dapat menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Sehingga blok terlebih dulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untungnya.

Setelah selesai, silahkan untuk klik menu “Insert” dan lihat di bagian “Charts”. Disini kamu akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel telah menyediakan berbagai jenis grafik yang sesuai dengan data yang kamu blok atau seleksi.

Kemudian, silahkan untuk memilih jenis grafik yang ingin kamu gunakan. Jika sudah, kamu bisa klik “OK”.

Jika tampilannya sudah seperti gambar di atas, maka kamu sudah bisa mengetahui buku mana yang paling banyak untungnya.

Demikian pembahasan tentang belajar Ms Excel, semoga semua pembahasan di atas bermanfaat untuk Grameds. Bagi Grameds yang ingin mengetahui secara lebih mendalam tentang cara belajar Ms Excel lainnya dapat membaca buku-buku terkait dengan mengunjungi Gramedia.com.

Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Humam

BACA JUGA:

1. Best Seller Buku Belajar Microsoft Excel, Rumus Excel, dan Makro VBA
2. Ketahui Rumus dan Fungsi Excel Paling Populer, Wajib Tahu!
3. Best Seller Buku Belajar Microsoft Office
4. Daftar Best Seller Buku Pengantar Statistika 2022 di Gramedia
5. Buku Statistika (Pengantar, Penelitian, Deskriptif)
6. Daftar Buku Panduan SPSS 2022 di Gramedia