Grameds, dalam dunia bisnis yang dinamis, memo atau nota internal menjadi salah satu alat komunikasi penting untuk menyampaikan informasi secara cepat dan efisien. Berikut ini, kami akan memberikan contoh memo yang baik dan efektif, serta merinci komponen-komponen kunci yang perlu diperhatikan dalam penulisannya. Simak dengan baik untuk memahami bagaimana menyusun memo yang dapat memberikan dampak positif dalam lingkungan kerja!
Daftar Isi
Pengertian Memo
Memo, singkatan dari memorandum, adalah bentuk komunikasi bisnis internal yang digunakan untuk menyampaikan informasi, kebijakan, atau instruksi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Memiliki format yang singkat dan langsung, memo dirancang untuk memberikan pesan dengan cepat dan efisien kepada anggota tim atau rekan kerja.
Struktur memo umumnya mencakup elemen-elemen seperti pengantar yang menyebutkan tujuan atau latar belakang pesan, badan pesan yang merinci informasi atau instruksi, dan penutup yang dapat mencakup tindakan atau tanggapan yang diharapkan.
Memo sering digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk menyampaikan pengumuman perusahaan, memberikan instruksi kepada karyawan, atau mengkoordinasikan kegiatan antar departemen. Kelebihan memo terletak pada kepraktisannya, yang memungkinkan pengiriman pesan dengan singkat, padat, dan jelas.
Dalam bisnis, memo menjadi alat komunikasi yang efektif untuk mengkoordinasikan tugas, menyampaikan perubahan kebijakan, atau menginformasikan perkembangan proyek. Dengan fungsinya yang praktis dan langsung, memo tetap menjadi elemen penting dalam komunikasi internal di berbagai organisasi.
Contoh Memo Resmi
Berikut ini adalah contoh memo singkat untuk berbagai keperluan:
Pemberitahuan Rapat Dwi-Mingguan
-
- Subjek: Pengingat rapat Dwi-Mingguan
- Tanggal: 2 Desember 2023
- Dari: Manager Marketing
- Kepada: Semua Karyawan Divisi Markom
Dear Tim,
Memo ini adalah pengingat untuk rapat dwi-mingguan yang akan diadakan pada 2 Desember 2023 pukul 10.00 WIB di ruang konferensi. Harap persiapkan laporan dan pertanyaan dari rekan-rekan semua. Terima kasih.
Hormat kami,
Widya Ariyani
Instruksi WFH (Work From Home)
-
- Subjek: Instruksi Kerja Jarak Jauh
- Tanggal: 1 Januari 2024
- Dari: Manager HRD
- Kepada: Seluruh Karyawan PT Intermoda Kencana
Dear Tim,
Berhubung kondisi Covid 19 yang melonjak lagi, kami memberikan instruksi untuk bekerja dari rumah. Pastikan memiliki peralatan yang diperlukan dan tetap terhubung melalui platform video konferensi.
Tetap produktif!
Ardo Saputra
Pemberitahuan Kenaikan Gaji
-
- Subjek: Kenaikan Gaji
- Tanggal: 10 Januari 2024
- Dari: Manager HRD
- Kepada: Seluruh Karyawan PT Ganesha Unggul
Selamat! Kami senang memberitahu Anda bahwa kami memberikan kenaikan gaji tahunan. Detail lebih lanjut akan diinformasikan pada pertemuan berikutnya.
Terima kasih,
Edi Santoso
Pengingat Deadline Proyek
-
- Subjek: Pengingat Deadline Proyek
- Tanggal: 2 Februari 2024
- Dari: Tech Lead Sesco.id
- Kepada: Tim Proyek Sesco.id
Hi Tim,
Ini adalah pengingat bahwa deadline sprint planning. Pastikan untuk memenuhi tenggat waktu dan berkomunikasi dengan PM masing-masing jika ada kendala.
Terima kasih,
Wisnu
Perubahan Kebijakan Perusahaan
-
- Subjek: Perubahan Kebijakan Cuti Tahunan
- Tanggal: 1 Januari 2024
- Dari: Divisi HR
- Kepada: Seluruh Karyawan
Hi all,
Kami ingin memberitahu Anda tentang perubahan kebijakan cuti tahunan yang akan berlaku mulai 10 Januari 2024. Silakan baca dengan SOP terkait abseni di bawah ini dengan cermat.
Terima kasih,
Indra
Memo Pengumuman Jadwal Ujian
-
- Subjek: Pengumuman Jadwal Ujian Semester Gasal
- Tanggal: 13 Maret 2023
- Dari: SD Al Fatih Bandung
- Kepada: Seluruh Siswa
Yth. Seluruh Siswa SMA 200 Jakarta
Kami ingin memberitahu Anda tentang jadwal ujian semester ini. Silakan lihat lampiran untuk detail lengkapnya. Harap perhatikan tanggal dan waktu ujian masing-masing mata pelajaran.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Sri Wahyuni S.Pd.
Memo Pengumuman Kegiatan Ekstrakurikuler
-
- Subjek: Pengumuman Pendaftaran Kegiatan Ekstrakurikuler
- Tanggal: 3 Desember 2023
- Dari: Koordinator Ekskul Tari
- Kepada: Seluruh Siswa Kelas 6
Yth. Seluruh Siswa SD Negeri 200 Jakarta
Kami membuka pendaftaran untuk kegiatan ekstrakurikuler tahun ini. Silakan lihat papan pengumuman di aula sekolah untuk daftar kegiatan yang tersedia. Segera daftarkan diri Anda untuk ikut berpartisipasi!
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Wahyudi
Koordinator Ekskul Tari SD
Memo Perubahan Jadwal Mata Kuliah
-
- Subjek: Perubahan Jadwal
- Tanggal: 5 Juni 2023
- Dari: Dosen Jurusan Kehumasan
- Kepada: Seluruh Mahasiswa Kehumasan
Yth. Mahasiswa Kehumasan
Kami ingin memberitahu Anda tentang adanya perubahan jadwal mata kuliah terhitung bulan Juni 2023. Silakan lihat lampiran untuk detail lengkapnya. Harap perhatikan perubahan ini dan sesuaikan jadwal Anda.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Irwan Mahendra
Contoh Memo Tidak Resmi
Pengingat Farewell Karyawan
-
- Subjek: Pengingat farewell Andi Setiawan
- Tanggal: 12 Februari 2024
- Dari: Divisi IT
- Kepada: Seluruh karyawan divisi IT
Dear all,
Sehubungan dengan graduation teman kita Andi Setiawan, harap berkumpul di Aula serbaguna pada tanggal 12 Februari 2024 untuk merayakan farewell bersama seluruh tim.
Thank you,
Gita
Pengingat Dresscode Outbound Karyawan
-
- Subjek: Dresscode outbound ke Sentul
- Tanggal: 3 Maret 2024
- Dari: Divisi Humas
- Kepada: Seluruh karyawan divisi Humas
Dear all,
Sehubungan dengan kegiatan outbound pada tanggal 3 Maret 2024 di Sentul, diharapkan teman-teman memakai atasan berwarna merah dan bawahan jeans biru. Jangan lupa membawa pakaian ganti ya!
Thank you,
Nanda
Pengingat Sumbangan Uang Duka
-
- Subjek: Sumbangan Uang Duka Alm Ayahanda Gina Novia
- Tanggal: 25 Januari 2024
- Dari: PM Tim Kreatif
- Kepada: Seluruh karyawan divisi tim iklan
Dear all,
Sehubungan dengan berpulangnya ayahanda rekan kita Gina Novia, ditunggu sumbangan uang duka hingga tanggal 25 Januari pukul 10 pagi.
Terima kasih
Aldi
Pembelajaran mata kuliah manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (MK3) atau mata pelajaran keselamatan kesehatan kerja lingkungan hidup (K3LH) di sekolah atau universitas mencakup materi tentang keselamatan kerja di lingkungan industri dan kesehatan. Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (MK3) adalah salah satu bagian dari tata kelola perusahaan yang perlu mendapat perhatian khusus dalam keseluruhan tata kelola operasional perusahaan.
Unsur-Unsur Memo
Memo adalah bentuk komunikasi bisnis internal yang ringkas dan langsung. Unsur-unsur utama yang biasanya terdapat dalam sebuah memo meliputi:
1. Header
Bagian ini mencakup informasi dasar seperti tanggal penulisan, pengirim, dan penerima. Ini memberikan konteks waktu dan informasi identitas.
Contoh:
- Tanggal: 10 Februari 2024
- Dari:
- Kepada:
2. Subjek
Subjek menyajikan topik atau tujuan memo dengan jelas dan singkat. Ini membantu pembaca memahami konten utama memo.
Contoh:
Subjek: Pemberitahuan Rapat Bulanan
3. Pengantar (Opening)
Bagian ini memberikan konteks atau latar belakang yang relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Ini membantu menyiapkan pembaca untuk informasi lebih lanjut.
Contoh:
Dear Tim,
Ini adalah pengingat untuk rapat bulanan kita…
4. Badan Pesan (Body)
Bagian utama yang berisi informasi, instruksi, atau pemberitahuan yang ingin disampaikan. Badan pesan biasanya dibagi menjadi paragraf yang rapi dan mudah dimengerti.
Contoh:
Harap persiapkan laporan dan pertanyaan rekan-rekan semua. Terima kasih.
5. Penutup (Closing)
Bagian penutup menandai akhir memo dan seringkali berisi tindakan atau tanggapan yang diharapkan dari penerima.
Contoh:
- Hormat kami,
(Nama Pengirim) - Lampiran (Attachment)
Jika memo melibatkan lampiran, seperti dokumen atau informasi tambahan, lampiran tersebut dapat disertakan. Ini disebutkan secara singkat di akhir memo.
Manajemen komunikasi bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang perspektif, paradigma, teori, model, metodologi penelitian, dan konsep-konsep komunikasi serta aspek-aspek manajerial untuk kepentingan pengelolaan sumber daya komunikasi dalam berbagai bentuk dan konteks dalam mewujudkan efektivitas komunikasi.
Manfaat Memo
Sumber : https://www.pexels.com/
Memo dirancang untuk efisiensi dan kejelasan, oleh karena itu, setiap elemen memiliki peran spesifik untuk menyampaikan pesan dengan efektif. Selain itu, memastikan kejelasan dan kesederhanaan dalam penulisan memo sangat penting.
Memo memiliki berbagai manfaat dalam konteks bisnis dan organisasi. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan memo:
1. Komunikasi Internal
Memo adalah alat komunikasi internal yang efektif untuk menyampaikan informasi, kebijakan, atau instruksi kepada anggota tim atau karyawan di dalam organisasi.
2. Kejelasan Pesan
Dengan format yang singkat dan langsung, memo membantu memastikan kejelasan pesan. Hal ini memudahkan pembaca untuk memahami informasi yang disampaikan tanpa kebingungan.
3. Pemberitahuan dan Pengingat
Memo digunakan untuk memberitahu karyawan tentang pengumuman penting, rapat, deadline, atau perubahan kebijakan. Ini juga dapat digunakan sebagai pengingat untuk acara atau tugas tertentu.
4. Dokumentasi Bisnis
Memo seringkali digunakan sebagai dokumen resmi untuk mencatat keputusan, hasil rapat, atau informasi penting lainnya. Ini membantu dalam menciptakan catatan bisnis yang dapat diakses dan dirujuk di masa mendatang.
5. Koordinasi Tim
Memo membantu dalam koordinasi tugas dan proyek di antara anggota tim. Instruksi atau pedoman tertentu dapat dijelaskan dengan jelas melalui memo, memastikan pemahaman yang seragam di seluruh tim.
6. Pengarsipan
Memo dapat diarsipkan sebagai dokumen sejarah perusahaan atau organisasi. Ini membantu dalam melacak perkembangan, keputusan, dan perubahan yang terjadi sepanjang waktu.
7. Penghematan Waktu
Format yang ringkas dan langsung dari memo membantu dalam menghemat waktu pembaca dan penulis. Informasi disajikan dengan cara yang dapat dipahami dengan cepat.
8. Konsistensi Komunikasi
Dengan menggunakan memo, organisasi dapat memastikan konsistensi dalam menyampaikan pesan ke berbagai departemen atau tingkatan dalam struktur organisasi.
9. Responsibilitas dan Tindak Lanjut
Memo sering mencakup tanggung jawab atau tindak lanjut yang diharapkan dari penerima. Ini membantu dalam menciptakan akuntabilitas di antara anggota tim atau karyawan.
10. Peningkatan Produktivitas
Dengan menyampaikan informasi dengan cepat dan efisien, memo dapat memberikan kontribusi pada peningkatan produktivitas di lingkungan kerja.
Sektor yang Menggunakan Memo untuk Berkoordinasi
Memo dapat digunakan dalam berbagai bidang dan sektor untuk tujuan berkoordinasi dan komunikasi internal. Berikut adalah beberapa bidang atau sektor yang sering menggunakan memo:
1. Bisnis dan Perusahaan
Memo sering digunakan di perusahaan untuk menyampaikan informasi kepada karyawan, memberitahu tentang rapat, mengumumkan perubahan kebijakan, atau memberikan instruksi khusus.
2. Pendidikan
Di lembaga pendidikan, memo dapat digunakan oleh staf dan fakultas untuk memberitahu siswa tentang perubahan jadwal, pengumuman penting, atau mengoordinasikan kegiatan akademis.
3. Pemerintahan
Dalam konteks pemerintahan, memo digunakan untuk berkoordinasi antar departemen atau lembaga, memberitahu tentang perubahan regulasi, atau menyampaikan kebijakan pemerintah.
4. Kesehatan
Rumah sakit dan lembaga kesehatan dapat menggunakan memo untuk menginformasikan staf medis tentang kebijakan baru, perubahan prosedur, atau berkoordinasi dalam situasi darurat.
5. Hukum
Di lingkungan hukum, memo digunakan untuk memberikan laporan kasus kepada kolega atau untuk menyusun analisis hukum yang berisi argumen dan rekomendasi.
6. Teknologi Informasi (TI)
Perusahaan TI dapat menggunakan memo untuk memberitahu tim tentang pembaruan perangkat lunak, masalah keamanan, atau perubahan kebijakan keamanan informasi.
7. Keuangan dan Perbankan
Lembaga keuangan dan perbankan dapat menggunakan memo untuk memberikan panduan tentang prosedur keuangan baru, perubahan dalam kebijakan perbankan, atau untuk memberitahu tentang perubahan suku bunga.
8. Manufaktur
Dalam industri manufaktur, memo dapat digunakan untuk berkoordinasi produksi, memberikan informasi tentang perubahan dalam lini produksi, atau untuk memberitahu staf tentang praktik keamanan.
9. Non-profit dan Organisasi Nirlaba
Organisasi nirlaba dapat menggunakan memo untuk memberitahu sukarelawan tentang acara mendatang, menyampaikan informasi penting, atau untuk berkoordinasi dalam proyek atau kampanye.
10. Media dan Komunikasi
Perusahaan media dapat menggunakan memo untuk memberitahu wartawan tentang perkembangan berita, memberikan petunjuk pada tim produksi, atau menyampaikan informasi internal.
Pemahaman tentang manajemen pada dasarnya adalah sangat penting, karena sebagian besar kegiatan organisasi atau perusahaan sudah pasti bersinggungan dengan aktivitas manajerial. Kegiatan komunikasi bisnis juga tidak dapat dipisahkan dari manajemen. Fungsi-fungsi manajemen sendiri dapat ditemukan pada semua kegiatan organisasi/perusahaan.
Kesimpulan
Memo merupakan bentuk komunikasi internal dalam dunia bisnis dan organisasi, yang menyajikan kejelasan dan efisiensi dalam penyampaian informasi. Dengan pengertian sebagai alat tulis singkat, memo memberikan ruang bagi pengirim pesan untuk menyampaikan instruksi, pengumuman, atau kebijakan dengan cara yang cepat dan langsung.
Fungsinya terlihat jelas dalam koordinasi internal, di mana memo menjadi sarana penting untuk berkomunikasi di berbagai sektor seperti bisnis, pendidikan, pemerintahan, dan bisnis lainnya. Bisnis memanfaatkan memo untuk mengumumkan perubahan kebijakan atau jadwal, sedangkan dalam sektor pendidikan, memo menjadi alat yang efektif untuk mengkoordinasikan jadwal ujian, kegiatan ekstrakurikuler, dan perubahan pelajaran.
Secara umum, memo memberikan manfaat besar dalam menciptakan lingkungan kerja yang terorganisir dan terinformasi. Dengan formatnya yang sederhana, memo memastikan pesan tersampaikan dengan jelas tanpa membuat kebingungan bagi penerima informasi.
Selain itu, memo juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat keputusan, hasil rapat, atau informasi penting lainnya, memberikan landasan dokumentasi yang diperlukan di masa mendatang.
Manfaat ini sangat berharga, terutama di sektor pemerintahan, hukum, dan keuangan, di mana ketelitian dan rekam jejak informasi menjadi krusial. Dengan demikian, penggunaan memo tidak hanya mencerminkan efisiensi komunikasi, tetapi juga memberikan kontribusi nyata terhadap efektivitas dan kelancaran operasional di berbagai sektor. Jika Grameds ingin mendalami seluk beluk terkait dunia bisnis, kamu bisa memiliki koleksi buku Bisnis & Manajemen di Gramedia.com, serta dapatkan promo menarik setiap bulannya.
