Perbedaan surat resmi dan tidak resmi – Halo sobat Grameds, Apakah kalian pernah menerima surat? Siapakah yang mengirim surat itu? Apakah kalian tahu apa pengertian surat? Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis oleh seseorang atas nama pribadi atau lembaga yang dikirimkan kepada seseorang atau lembaga lain.
Dulu, interaksi manusia tidak semudah sekarang. Saat belum berkembangnya teknologi digital menjadikan surat sebagai jembatan utama untuk melakukan aktivitas komunikasi atas nama individu maupun organisasi.
Sampai saat ini, surat masih digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis bagi masyarakat. Namun kemasan dan alat yang digunakan sangat berbeda. Jika sebelumnya harus ditulis dengan tangan, kini surat dapat ditulis menggunakan keyboard. Jenis kertas yang digunakan juga kertas putih polos tanpa garis, terlihat lebih formal.
Bahkan, teknologi selalu berinovasi untuk bisa menulis dan mengirim surat melalui media digital. Penulis dan penerima hanya perlu memiliki platform yang sama untuk berkomunikasi satu sama lain. Dengan sekali klik, orang yang relevan dapat menerima pesan secara akurat dan efisien.
Surat biasanya dibedakan menjadi dua, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi (surat pribadi). Baik dari segi fungsi, format maupun isi. Misalnya, surat resmi umumnya digunakan untuk keperluan formal, sedangkan surat tidak resmi seringkali lebih bersifat pribadi.
Surat adalah alat komunikasi. Orang yang menulis surat itu menandakan bahwa orang ini berkomunikasi. Dia menghubungi orang yang akan menerima surat itu. Dalam surat itu, orang bisa mengungkapkan perasaannya. Semua yang dialami dan dirasakan bisa dituangkan dalam sebuah surat.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai perbedaan surat resmi dan tidak resmi, silahkan simak ulasan berikut ini. Ini diperlukan jika Anda sering mengirim sebuah surat. Apalagi jika pekerjaan Anda melibatkan kegiatan surat-menyurat, seperti kesekretariatan. Yuk Grameds, simak penjelasannya!
Daftar Isi
Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat adalah secarik kertas yang ditulis dengan berbagai macam isi. Padahal, peristiwa yang terjadi di lapangan mengungkapkan sifat surat lebih dari itu.
Surat adalah alat komunikasi yang ditulis oleh seseorang untuk keperluan pribadi atau organisasi dalam rangka menyampaikan informasi secara tertulis dan terstruktur.
Itu harus mengandung setidaknya beberapa elemen seperti nama pengirim, penerima pesan, konten atau pesan yang akan dikirim, alamat penerima dan saluran. Elemen-elemen selain yang disebutkan diatas masih bisa ditambah, tapi urgensinya tidak sebesar yang di atas.
Seperti disebutkan sebelumnya, surat-surat dibagi menjadi dua kategori, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Penulisan kedua jenis surat tersebut terletak pada bagian-bagian tertentu seperti gaya penulisan dan juga alasan mengapa surat itu ditulis.
Mengenal Surat Resmi
Sebelum mengetahui perbedaan kedua surat resmi dan surat tidak resmi, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang masing-masing surat tersebut. Seperti namanya, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk situasi di mana ada direktori resmi beberapa pihak, baik itu beberapa individu, organisasi, dan lembaga untuk komunikasi resmi satu sama lain.
Karena digunakan untuk situasi formal, maka tidak jarang surat ini ditulis dengan gaya penulisan standar dan kaidah bahasa atau menurut PUEBI. Oleh karena itu, penulis tidak boleh menggunakan gambar-gambar lisan atau bersajak yang memberikan unsur seni yang berlebihan pada surat tersebut.
Dari segi struktur, surat resmi mencakup beberapa unsur yang belum tentu ada dalam surat resmi. Dalam kategori ini, kop surat merupakan bagian yang paling khas dan berkarakter. Selain itu, surat resmi juga memiliki nomor surat pengirim untuk menyimpan catatan pengirim dan penerima.
Mengenal Surat Tidak Resmi
Selain itu, Anda juga harus memahami jenis surat lain yaitu surat tidak resmi. Surat tidak resmi adalah surat yang ditulis untuk suatu keadaan yang tidak resmi atau terkesan santai untuk dikirim orang-orang terdekat atau masyarakat luas tanpa peruntukan khusus.
Surat tidak resmi tidak memiliki aturan ketat yang sama dengan surat resmi, baik dari segi gaya, bahasa, dan struktur. Penulis bebas menciptakan sendiri gaya tulisan dan bahasa yang digunakan. Namun, keduanya tetap tidak boleh memuat hal-hal yang menyinggung SARA.
Beberapa hal yang diwajibkan dalam surat resmi juga tidak boleh dicantumkan dalam surat tidak resmi. Jenis ini tidak diharuskan memiliki kop surat atau nomor surat dan tidak memerlukan stempel sebagai tanda legitimasi.
Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi
Berdasarkan penjelasan di antara keduanya, berikut Gramedia jelaskan perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi:
1. Bahasa yang Digunakan
Kita terkadang diminta untuk menjelaskan perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi. Jika demikian, Anda dapat mengetahui apakah surat itu resmi dengan melihat ciri-cirinya. Hal ini dapat dilihat dari format surat atau bahasanya.
Sebagai ilustrasi, sebagian besar surat resmi menggunakan bahasa formal dan baku. Sedangkan pada surat tidak resmi, gaya bahasanya lebih santai, baik dalam pemilihan kata maupun susunan kalimat.
Selain itu, Surat resmi penyampaiannya menggunakan bahasa yang singkat, padat, efektif, dan mudah dipahami. Sedangkan untuk surat tidak resmi, bahasanya lebih santai. Bahkan, bisa dibuat sangat panjang karena tidak ada aturan bakunya.
2. Kop surat
Perbedaan surat resmi dan tidak resmi adalah adanya kop surat. Dalam surat menyurat resmi, kop surat resmi sering digunakan tergantung pada instansi atau perusahaan yang menerbitkannya. Sedangkan pada surat tidak resmi biasanya kop surat tidak digunakan. Dengan demikian, surat langsung menuju ke tujuan penggunaan.
Selain kop surat, surat resmi seringkali memiliki nomor surat. Tidak jarang orang juga menambahkan file lain sebagai lampiran. Sedangkan dalam surat tidak resmi tidak ada yang namanya itu nomor surat dan lampiran. Surat-surat itu dianggap apa adanya dan tidak tunduk pada pertanyaan formal atau aturan lain
3. Isi Surat Resmi dan Tidak Resmi
Jadi, apa perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi? Tak perlu bingung, isi dari kedua jenis pesan tersebut sangat berbeda. Kiriman sering berisi pertanyaan formal, biasanya tentang agensi atau bisnis yang terlibat.
Sedangkan surat tidak resmi tidak seperti itu. Isi suratnya lebih ke personal. Dapat dikatakan bahwa isi surat tersebut lebih santai, sehingga bahasa yang digunakan cenderung lebih santai.
4. Fungsi
Fungsi surat resmi dan surat tidak resmi berbeda. surat resmi sering digunakan sebagai sarana untuk memberitahukan atau menginformasikan satu pihak ke pihak lain. Selain itu, Surat resmi Merupakan alat bukti tertulis yang berbentuk surat yang isinya harus dipertanggungjawabkan dan berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan tertentu. Dalam hal ini, surat resmi dapat mencakup prosedur atau langkah kerja yang harus dilakukan.
Sedangkan fungsi surat tidak resmi lebih bersifat umum, namun bersifat pribadi. Anda dapat mengirim pesan atau sekadar untuk mengobrol ramah. Fungsi surat tidak resmi lebih unik daripada surat resmi karena tujuan dan fungsinya berbeda.
Perasaan simpati, empati, dan rasa memiliki, mewakili fungsi surat tidak resmi itu sendiri. Misalnya saat penulis merasa rindu dengan teman, keluarga atau bahkan pacarnya. Kadang juga digunakan untuk mengkritisi kegiatan atau kebijakan pemerintah yang tidak sesuai dengan kondisi masyarakat.
Selain fungsi surat resmi diatas, surat resmi juga dapat digunakan sebagai bukti khusus, petunjuk kerja, pengingat. Terutama bagi mereka yang terlibat dalam surat itu.
5. Stempel atau Cap
Perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi adalah pada cap dan stempel. Sebagian besar surat membubuhkan stempel atau cap di atas kertas. Meskipun tidak ada, biasanya ada beberapa perangkat atau tanda tangan untuk digunakan sebagai penguatnya. Sedangkan pada surat tidak resmi tidak ada stempel cap. Sering kali, hanya nama asli pengirim yang diperlukan. Itu pun juga tidak tentu.
6. Struktur dan Gaya Penulisan
Surat resmi dengan struktur penulis harus berurutan dan lengkap dari awal sampai akhir. Sedangkan surat tidak resmi paling sedikit memuat nama pengirim, penerima, dan alamat tujuan.
Berikut struktur surat resmi dan surat tidak resmi:
Struktur Penulisan Surat Resmi
Sobat Grameds, tibalah kita sampai pada pembahasan tentang cara membuat surat resmi. Pembahasan berikut mengacu pada bagian-bagian yang harus disertakan dalam surat resmi.
a. Kop atau Kepala Surat
Kop atau kepala surat biasanya ada di bagian atas surat. Kop surat yang menunjukkan identitas dari orang yang menulis surat biasanya ditandai dengan logo organisasi pengirim, nama organisasi, alamat organisasi, nomor ponsel, kode pos, email, alamat situs web, nomor faks, dan bidang usahanya.
b. Tanggal Surat
Tanggal surat yang diminta adalah informasi tentang kapan surat itu ditulis. Biasanya tanggal surat tertera di pojok kanan atas, tepat di bawah judul. Alternatifnya, Anda juga bisa menuliskan di mana surat itu ditulis, meski banyak orang yang tidak menuliskannya karena sudah ada di kop surat.
c. Nomor Surat
Nomor surat biasanya berada di sisi kiri halaman dan disejajarkan dengan tanggal surat. Format nomor surat tergantung pada peraturan lembaga yang membuat. Pada umumnya format angka huruf berupa angka abjad, bulan surat dibuat, tahun, dan beberapa kode lainnya.
d. Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang terkandung dalam pesan. Biasanya pembuatan lampiran diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Namun, jika tidak ada dokumen yang harus dilampirkan, bagian ini dapat dikosongkan.
e. Hal
Pada bagian ini, penulis surat dapat menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Pertanyaan atau topik ini juga harus relevan dengan isi surat. Misalnya, jika surat tersebut adalah undangan, bagian ini dapat ditulis sebagai “Undangan”.
f. Nama dan Alamat Penerima
Bagian ini biasanya diawali dengan kata “Yang Terhormat” atau “Yth” di depan nama penerima. Kemudian tuliskan alamat penerima, namun dengan cara yang lebih ringkas.
g. Salam Pembuka
Salam yang paling umum digunakan dalam surat resmi adalah kata “Dengan hormat” karena dilihat lebih formal. Namun, Anda selalu dapat menggunakan sapaan lain yang sesuai untuk siapa yang menerima surat.
h. Isi
Isi surat tidak perlu terlalu banyak atau cukup ke langsung ke intinya saja. Tulis satu atau dua kalimat pengantar sebelum mengkomunikasikan maksud dan tujuan Anda dalam menulis surat. Di paragraf terakhir, Anda juga bisa menambahkan kalimat penutup yang singkat.
i. Salam Penutup
Jika surat itu sebelumnya dibuka dengan salam, surat itu juga harus diakhiri dengan salam. Anda dapat menulis catatan terima kasih atau berharap apa yang Anda kirim bisa ditindaklanjuti.
j. Tanda Tangan Pengirim Surat
Jika surat tersebut ditulis oleh sebuah instansi, penandatangan biasanya dilakukan oleh pimpinan atau kepala instansu tersebut. Namun, jika tidak ada, dapat diwakili oleh pejabat di bawahnya. Anda juga bisa menambahkan stempel basah agar surat terlihat lebih formal.
k. Tembusan
Tembusan harus bersifat opsional. Biasanya, bagian ini harus disertakan apabila surat dikirimkan juga ke pihak-pihak lain. Letaknya berada di kiri bawah dan biasanya menggunakan ukuran font atau huruf yang lebih kecil.
Struktur Penulisan Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi bukan merupakan bagian dari surat resmi atau surat dinas. Namun demikian, penulisannya tetap memiliki bagian-bagian tertentu. Nah, struktur atau bagian dari surat tidak resmi meliputi:
- Tempat atau alamat dan tanggal penulisan, biasanya penulis mencantumkan kota tempat dan tanggal penulis menulis surat tersebut.
- Salam dapat ditulis, seperti halo, hai, harapan terbaik, harapan manis, salam nostalgia.
- Paragraf atau kalimat pembuka surat biasanya berisi sapaan khusus yang sering digunakan penulis kepada penerima surat.
- Badan surat berisi pesan atau informasi yang disampaikan oleh penulis, yang merupakan inti surat.
- Paragraf penutup biasanya ditulis sebagai salam penutup untuk mengakhiri surat.
- Salam penutup.
- Nama pengirim dan tanda tangan.
Contoh Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi
Nah, supaya Sobat Grameds tidak bingung, ayo kita melihat contoh surat resmi dan tidak resmi. Berikut uraiannya.
Contoh Surat Resmi
Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia Universitas Nasional
Jl. Pasar Minggu Nomor 17, Jakarta Selatan
Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658
email: himasina@gmail.com
========================================================================
Jakarta, 2 Januari 2022
Nomor : 078/HIMASINA/XI/2022
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Surat Pengeluaran Anggota
Yang Bersangkutan Menerangkan Bahwa :
Nama : Satrio Anggoro
NPM : 192001516023
Jabatan : Anggota Dana Usaha
Surat perintah ini dibuat berdasarkan AD/ART Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia yang bertujuan untuk mengeluarkan anggota kami, karena alasan tidak ada ketegasan dan pertanggungjawaban dari yang bersangkutan.
Dengan ini menerangkan bahwa yang tersebut di atas telah dilepas jabatannya (keluar) dari anggota kepengurusan Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia, atas pertimbangan dan ketentuan bersama.
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya, atas perhatian kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Sumber Daya Manusia dan Keorganisasian
Ziaggi Fadhil Zahran
Contoh Surat Tidak Resmi
Jakarta, 2 Januari 2022
Untuk Dina Noviana
Di Tangerang
Hai teman hidupku,
Gimana kabarnya? Aku baik, meskipun kamu belum nanya kabar aku haha, btw selamat tahun baru Dina!!!! Semoga tahun ini lebih baik ya. Maaf saya sudah lama ga ngabarin kamu, karena saya sangat sibuk di Jakarta.
Tapi aku tidak lupa untuk menulis surat kepada kamu dina, meskipun aku butuh beberapa waktu yang lama untuk membalasnya hehehe.
Seperti kemarin, kita melewati masa-masa sulit bersama untuk lulus SMA, belajar bersama, mengerjakan PR bersama, bahkan memilih jurusan yang sama, meskipun kita berbeda kampus:(
Ini adalah tahun ke-4 kita berdua berjuang di kampus kita masing-masing dan selama dua tahun terakhir kita harus belajar dari rumah karena pandemi.
Oh iya, bulan depan aku ujian akhir, doakan aku ya, semoga lancar sampai sidang, dan aku dapat nilai terbaik.
Aku harap surat itu sampai kepada kamu ya sesegera mungkin, saya juga menantikan kabar dari kamu dina dan saya minta maaf saya tidak bisa melihat pesan kamu haha, karena lagi sibuk banget nih. Semoga hari kamu menyenangkan ya dina, aku sangat menunggu umpan balik pesan dari kamu. Have a nice day Dina, sampai jumpa lagi!
Salam manis dari yang termanis,
Ziaggi Fadhil Zahran
Penutup
Demikian ulasan mengenai perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi. Buat Grameds yang ingin lebih tahu tentang jenis surat lainnya kamu bisa mengunjungi Gramedia.com untuk mendapatkan buku-buku terkait.
Sebagai #SahabatTanpaBatas, Gramedia selalu memberikan produk terbaik, agar kamu memiliki informasi terbaik dan terbaru untuk kamu. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.
Penulis: Ziaggi Fadhil Zahran
BACA JUGA:
Cara Membuat Nomor Surat yang Tepat serta Fungsinya Pada Surat!
10 Contoh Surat Undangan, Pribadi, hingga Dinas serta Perbedaannya!
Kalimat & Kata Kerja Imperatif: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Contohnya
Apa Itu MOU: Pengertian, Ciri-Ciri, Jenis-Jenis, dan Tujuan Membuatnya
