Jenis-jenis surat resmi – Sobat Grameds, Di tengah periode kemajuan teknologi ini, surat menyurat masih sering dilakukan oleh perorangan maupun lembaga pemerintahan. Oleh karena itu untuk mengurus sesuatu keperluan yang bersifat formal, surat resmi masih menjadi pilihan.
Surat resmi adalah jenis dokumen yang sering dibutuhkan dalam berbagai kegiatan atau kepentingan lainnya. Surat resmi ini sering digunakan oleh banyak instansi atau organisasi yang memiliki prosedur birokrasi untuk menangani berbagai urusan administrasi, seperti pengiriman ke lembaga pendidikan, kantor pemerintah atau organisasi dan lembaga lainnya.
Surat resmi ini biasanya ditulis secara sistematis. Dalam hal ini, ciri-ciri tertentu harus dipenuhi dan harus dicantumkan dalam surat resmi. Seperti kop surat, nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran. Tidak hanya itu, surat resmi juga seringkali dilengkapi dengan stempel instansi atau organisasi yang menunjukkan keaslian surat tersebut.
Ada banyak jenis-jenis surat yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Masing-masing surat resmi tersebut memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Tidak hanya itu, setiap surat resmi tentunya memiliki tujuan yang berbeda.
Bagi Anda yang sering membuat atau menyiapkan surat resmi untuk keperluan tertentu, Anda bisa menyimak informasi mengenai jenis-jenis surat resmi berikut ini. Mengetahui informasi berikut, Anda dapat membedakan setiap jenis-jenis surat resmi dan karakteristiknya. Selain itu, Anda juga dapat menemukan banyak contoh atau bentuk surat yang termasuk dalam setiap jenisnya.
Dilansir dari dari berbagai sumber, berikut Gramedia akan merangkum jenis-jenis surat resmi beserta informasi lainnya yang perlu Anda ketahui.
Daftar Isi
Apa itu Surat Resmi?
Sumber: Bola.com
Sebelum mengetahui jenis-jenis surat resmi, perlu dipahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan surat resmi. Surat resmi dapat dipahami sebagai dokumen yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal.
Biasanya pengiriman tersebut ditulis oleh beberapa pihak, bisa perorangan, organisasi atau instansi tertentu. Surat resmi ini diambil sebagai sarana komunikasi resmi antar pihak.
Surat resmi adalah surat yang sah, tentu pembaca surat akan memperhatikan hal ini secara detail. Sedangkan jika ada kesalahan dalam bentuk maka tentu akan mencoreng organisasi atau instansi kita. Ia bahkan tidak menutup kemungkinan bahwa hal itu menyinggung si penerima surat. Agar tidak salah paham, ada baiknya memperhatikan bentuk surat resmi yang legal.
Jenis-Jenis Surat Resmi
Sumber: Maxmanroe.com
Setelah mengetahui pengertian surat resmi, berikut ini akan dijelaskan mengenai jenis-jenis surat resmi yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Masing-masing surat resmi ini memiliki beberapa fungsi yang berbeda. Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi yang perlu Grameds ketahui:
1. Surat Permohonan
Jenis surat resmi pertama adalah surat permohonan. Surat ini dibuat untuk mengirimkan permohonan atau permintaan kepada pihak lain. Surat permohonan dapat diajukan dari perorangan, organisasi atau lembaga. Contoh surat ini termasuk surat bantuan keuangan, petisi perceraian, surat peminjaman dan masih banyak lagi.
2. Surat Keputusan
Jenis-jenis surat resmi lainnya adalah surat keputusan, yang seperti namanya, berisi keputusan tentang satu atau lebih masalah yang sebelumnya tidak jelas. Biasanya surat keputusan ini banyak digunakan oleh instansi atau organisasi. Contohnya termasuk surat pengangkatan pegawai, keputusan komite kepala sekolah, dan surat pengangkatan staf.
3. Surat Kuasa
Jenis-jenis surat resmi yang ketiga adalah surat kuasa. Surat ini ditulis untuk memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan hal atau kebutuhan tertentu.
Surat kuasa ini terbagi menjadi dua jenis yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Masing-masing surat kuasa ini memiliki dasar hukum yang jelas. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sedangkan surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.
4. Surat Perintah
Jenis-jenis surat resmi lainnya adalah surat perintah. Surat resmi ini adalah jenis surat resmi yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Biasanya surat ini memuat instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan. Misalnya surat perjalanan dinas, perintah lembur dan sejenisnya.
5. Surat Pengantar
Surat resmi berikutnya adalah surat pengantar. Surat pengantar ini biasanya digunakan untuk keperluan pribadi. Secara keseluruhan, surat pengantar adalah salah satu dokumen penting yang harus diisi ketika berurusan dengan urusan administrasi. Misalnya seperti surat pengantar e-KTP, surat pengantar bantuan keuangan, atau surat keterangan tidak mampu.
6. Surat Edaran
Jenis-jenis surat resmi formal juga bisa berbentuk surat edaran. Surat edaran ini biasanya berisi pemberitahuan tentang kegiatan atau masalah tertentu yang dikirimkan kepada pihak lain. Surat edaran sering kali banyak digunakan oleh lembaga pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi. Misalnya, pengumuman edaran tentang hari libur dan lain-lain.
7. Surat Undangan
Surat undangan sering digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang ke suatu acara. Contoh undangan termasuk undangan pernikahan, undangan bisnis, undangan kepolisian, dan masih banyak lagi.
Fungsi Surat Resmi
Setelah membahas berbagai jenis-jenis surat resmi, penting untuk Grameds mengetahui beberapa fungsi surat resmi. Diketahui bahwa surat resmi ini digunakan untuk keperluan formal, sehingga tidak jarang surat resmi ini terikat dengan undang-undang atau peraturan yang ada. Selain sebagai dokumen untuk keperluan formal, berikut beberapa fungsi surat resmi yang harus Anda ketahui:
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan yang berkaitan dengan hal-hal tertentu, yang disampaikan oleh satu pihak ke pihak lain.
- Merupakan alat bukti tertulis yang berbentuk surat yang isinya harus dipertanggungjawabkan.
- Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan tertentu. Dalam hal ini, pengiriman dapat mencakup prosedur atau langkah kerja yang harus dilakukan.
- Sebagai alat pengingat bagi penerima surat, baik perorangan, organisasi maupun instansi.
- Merupakan bukti yang ada dan bukti waktu jika suatu saat dibutuhkan untuk kepentingan atau kegiatan tertentu.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Selain memiliki beberapa fungsi, Surat resmi juga memiliki ciri-ciri tertentu yang harus ada dan tercantum di dalam isinya. Ciri khusus ini muncul sebagai bagian dari surat yang harus ditulis dalam berbagai jenis-jenis surat resmi. Berikut adalah beberapa ciri-ciri yang harus ada dalam surat resmi yang perlu Anda ketahui:
- Harus ada kop surat yang menandakan bahwa instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Harus dilengkapi dengan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran sesuai dengan preferensi surat.
- Harus dilengkapi dengan cap atau prangko surat untuk kondisi tertentu yang dapat menunjukkan keaslian surat tersebut.
- Harus menggunakan bahasa baku dan sopan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
- Ditulis dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif sehingga penerima dapat dengan mudah memahami isi yang disampaikan.
Struktur Penulisan Surat Resmi
Sobat Grameds, tibalah kita sampai pada pembahasan tentang cara membuat surat resmi. Pembahasan berikut mengacu pada bagian-bagian yang harus disertakan dalam surat resmi.
1. Kop atau Kepala Surat
Kop atau kepala surat biasanya ada di bagian atas surat. Kop surat yang menunjukkan identitas dari orang yang menulis surat biasanya ditandai dengan logo organisasi pengirim, nama organisasi, alamat organisasi, nomor ponsel, kode pos, email, alamat situs web, nomor faks, dan bidang usahanya.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat yang diminta adalah informasi tentang kapan surat itu ditulis. Biasanya tanggal surat tertera di pojok kanan atas, tepat di bawah judul. Alternatifnya, Anda juga bisa menuliskan di mana surat itu ditulis, meski banyak orang yang tidak menuliskannya karena sudah ada di kop surat.
3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya berada di sisi kiri halaman dan disejajarkan dengan tanggal surat. Format nomor surat tergantung pada peraturan lembaga yang membuat. Pada umumnya format angka huruf berupa angka abjad, bulan surat dibuat, tahun, dan beberapa kode lainnya.
4. Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang terkandung dalam pesan. Biasanya pembuatan lampiran diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Namun, jika tidak ada dokumen yang harus dilampirkan, bagian ini dapat dikosongkan.
5. Hal
Pada bagian ini, penulis surat dapat menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Pertanyaan atau topik ini juga harus relevan dengan isi surat. Misalnya, jika surat tersebut adalah undangan, bagian ini dapat ditulis sebagai “Undangan”.
6. Nama dan Alamat Penerima
Bagian ini biasanya diawali dengan kata “Yang Terhormat” atau “Yth” di depan nama penerima. Kemudian tuliskan alamat penerima, namun dengan cara yang lebih ringkas.
7. Salam Pembuka
Salam yang paling umum digunakan dalam surat resmi adalah kata “Dengan hormat” karena dilihat lebih formal. Namun, Anda selalu dapat menggunakan sapaan lain yang sesuai untuk siapa yang menerima surat.
8. Isi
Isi surat tidak perlu terlalu banyak atau cukup ke langsung ke intinya saja. Tulis satu atau dua kalimat pengantar sebelum mengkomunikasikan maksud dan tujuan Anda dalam menulis surat. Di paragraf terakhir, Anda juga bisa menambahkan kalimat penutup yang singkat.
9. Salam Penutup
.Jika surat itu sebelumnya dibuka dengan salam, surat itu juga harus diakhiri dengan salam. Anda dapat menulis catatan terima kasih atau berharap apa yang Anda kirim bisa ditindaklanjuti.
10. Tanda Tangan Pengirim Surat
Jika surat tersebut ditulis oleh sebuah instansi, penandatangan biasanya dilakukan oleh pimpinan atau kepala instansu tersebut. Namun, jika tidak ada, dapat diwakili oleh pejabat di bawahnya. Anda juga bisa menambahkan stempel basah agar surat terlihat lebih formal.
11. Tembusan
Tembusan harus bersifat opsional. Biasanya, bagian ini harus disertakan apabila surat dikirimkan juga ke pihak-pihak lain. Letaknya berada di kiri bawah dan biasanya menggunakan ukuran font atau huruf yang lebih kecil.
Contoh Surat Resmi
Sumber: Katadata.com
1. Contoh Surat Resmi Keputusan
Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia Universitas Nasional
Jl. Pasar Minggu Nomor 17, Jakarta Selatan
Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658
email: himasina@gmail.com
========================================================================
Jakarta, 29 Desember 2022
Nomor : 078/HIMASINA/XI/2022
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Surat Pengeluaran Anggota
Yang Bersangkutan Menerangkan Bahwa :
Nama : Siti Sarah
NPM : 192001516023
Jabatan : Anggota Dana Usaha
Surat perintah ini dibuat berdasarkan AD/ART Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia yang bertujuan untuk mengeluarkan anggota kami, karena alasan tidak ada ketegasan dan pertanggungjawaban dari yang bersangkutan.
Dengan ini menerangkan bahwa yang tersebut di atas telah dilepas jabatannya (keluar) dari anggota kepengurusan Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia, atas pertimbangan dan ketentuan bersama.
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya, atas perhatian kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Sumber Daya Manusia dan Keorganisasian
Ziaggi Fadhil Zahran
2. Contoh Surat Resmi Undangan Organisasi
Himpunan Mahasiswa Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Nurul ‘Ilmi Universitas Nasional
Jl. Pasar Minggu Nomor 17, Jakarta Selatan
Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658
email: himasta@gmail.com
======================================================================
Jakarta, 29 Desember 2022
Nomor: 078/HIMASTA/X1/2022
Lampiran : Susunan Kegiatan
Perihal : Undangan Acara Gebyar Ramadhan
Kepada Yang Terhormat,
Kinanti Aflaha Nissa
Ketua Umum HIMASINA UNAS Di- Tempat
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Segala puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT atas nikmat dan karunianya kita masih diberikan kesehatan dan keselamatan. Shalawat serta salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah Shallallahu Alaihi Wasallam Beserta Keluarga,para sahabatnya dan seluruh kaum muslimin. Aamiin.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Acara Gebyar Ramadhan mengusung tema “Semarak Ramadhan, Memperkuat Iman” yang diselenggarakan oleh Lembaga Dakwah Kampus Himpunan Mahasiswa Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Nurul ‘Ilmi Universitas Nasional, kami selaku panitia pelaksana bermaksud mengundang HIMASINA Universitas Nasional dan Mahasiswa Jurusan Sastra Indonesia untuk menghadiri Acara Gebyar Ramadhan, yang Insyaallah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 19 April 2022
Pukul : 15.30 WIB – selesai
Tempat : Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Universitas Nasional
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, kami ucapkan jazakumullah khairan katsiran. Billahitaufiq WalHidayah, Wassalamu’alaikum
3. Contoh Surat Resmi Edaran Sekolah
SMA Goks Gonzaga Jaya
Jl. Jend. Sudirman No. 12 Jakarta
No. Telp. (021) 70807256
Jakarta, 22 Desember 2022
No : 159/SMA Goks Gonzaga Jaya /2022
Lampiran : –
Perihal : Undangan Yth. Orang tua / Wali Murid Kelas XI , XII, XII SMA Goks Gonzaga Jaya
Dengan hormat,
Dalam kegiatan memperingati hari pendidikan nasional kepada para siswa dan siswi SMA Goks Gonzaga Jaya, kami selaku pihak dari komite sekolah akan menyelenggarakan acara lomba futsal antar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Jumat, 29 Desember 2022
Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Lomba Futsal
Demikian surat ini kami edarkan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami sebagai komite sekolah kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Kepala Sekolah,
Ziaggi Fadhil Zahran, MPd
NIP 192001516017
4. Contoh Surat Resmi Permohonan
Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia Universitas Nasional
Jl. Pasar Minggu Nomor 17, Jakarta Selatan
Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658
email: himasina@gmail.com
======================================================================
Nomor Surat Dinas:078/HIMASINA/XI/2022
Hal : Permohonan Peminjaman Ruangan
Yth.
Dekan Fakultas Bahasa dan Sastra
Universitas Nasional
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan diadakannya rapat untuk acara Musyawarah Mahasiswa
yang akan dibuat oleh Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia. Maka dari itu, dengan surat ini kami bertujuan ingin meminjam ruangan yang akan digunakan pada:
Hari/tanggal : Selasa, 29 Desember 2022
waktu : 10.00 – 14.00 WIB
Demikian surat peminjaman ini kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Penanggung jawab
Dea Kemala Sari
5. Contoh Surat Resmi Perintah
PT Skizo Gas Jaya
Jl. Kancil Nomor 22, Jakarta Selatan
Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658
email: office@skizogasjaya
========================================================================
Surat Perintah
Nomor: A.092/HRD/PTSPG/XI/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Direktur Utama PT Skizo Gas Jaya, memberi perintah kepada:
Nama : Ziaggi Fadhil Zahran
Jabatan : Staf Keuangan
NIP : 875935
Alamat : Jl. Sawo 12 Nomor 175, Jakarta Selatan
Menyusun laporan keuangan cabang perusahaan di kota Manado. Atau, laporan keuangan yang telah dilengkapi dapat disampaikan kepada Direktur Senior PT Skizo Gas Jaya cabang kantor pusat.
Surat Ini adalah surat resmi yang saya buat dan saya harap Anda dapat memenuhi tanggung jawab Anda dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 20 Juni 2022
Direktur Utama PT Skizo Gas Jaya
Reksa Tri Bayu Saptaji
Penutup
Demikian ulasan mengenai jenis-jenis surat resmi, fungsi, struktur, dan contohnya. Buat Grameds yang ingin lebih tahu tentang jenis-jenis surat resmi lainnya kamu bisa mengunjungi Gramedia.com untuk mendapatkan buku-buku terkait.
Sebagai #SahabatTanpaBatas, Gramedia selalu memberikan produk terbaik, agar kamu memiliki informasi terbaik dan terbaru untuk kamu. Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.
Penulis: Ziaggi Fadhil Zahran
BACA JUGA:
Cara Membuat Nomor Surat yang Tepat serta Fungsinya Pada Surat!
10 Contoh Surat Undangan, Pribadi, hingga Dinas serta Perbedaannya!
Apa Itu MOU: Pengertian, Ciri-Ciri, Jenis-Jenis, dan Tujuan Membuatnya
Kalimat & Kata Kerja Imperatif: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Contohnya
