Profesi Tata Usaha

Profesi Tata Usaha berperan sangat penting dalam membuat dokumen, mendata, dan mengarsipkan. Tak jarang, tata usaha kemudian menjadi penghubung komunikasi di lingkungan perusahaan. Syarat untuk menjadi seorang tata usaha sendiri harus memiliki cara kerja yang detail dan teliti. Karena menjadi tata usaha membutuhkan keefisienan dan ketepatan kerja menyangkut seluruh aspek perusahaan. Para pekerja tata usaha berperan sebagai kaki, dan otak dari top manajemen perusahaan. Staff tata usaha sendiri merupakan salah satu unit yang berperan memberikan dukungan terhadap kegiatan operasional perusahaan. Tugas utamanya terkait data entry, penyimpanan, korespondensi, dan penataan dokumen termasuk membantu unit lain yang membutuhkan berbagai data untuk laporan kepada manajemen. Berdasarkan struktur organisasinya tata usaha kemudian dibagi dalam beragam sub bagian. Berikut rincian tugas sub bagian Tata Usaha:

• Kepala TU (Tata Usaha) – Bertugas mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi atau instansi, juga Membina dan berperan dalam pengembangan karier pegawai tata usaha. Selain itu ia juga bertugas memberi penilaian hasil kerja karyawan, membantu mengelola keuangan, menyusun program tata usaha, membagi tugas tata usaha serta pembantu pelaksana dan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
• Sie Keuangan – Bertugas membuat LPJ keuangan, ia juga berperan dalam memberikan usulan kebutuhan belanja rutin (DUKDA), merekap daftar hadir pegawai, mengambil dan menyimpan dana rutin, membukukan setiap keuangan rutin, gaji dan kesra, mengambil dan membayarkan gaji dan kesra karyawan, membayar belanja dari dana rutin, membuat SPJ penggunaan dana rutin serta menyusun penilaian kinerja bulanan
• Sie Pembantu Bendahara Komite – Bertugas membuat surat-surat, Menerima IPDB/iuran, Membantu mengerjakan pembukuan komite Sie Sarana/Prasarana (Investaris), Pelayanan penggunaan barang investaris, Ia juga bertugas mengusulkan penghapusan barang investaris Laporan investaris barang secara berkala, Membuat daftar kebutuhan barang mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan, Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang, Mencatat barang investarus ke buku induk investaris, Menyimpan dokumen barang investaris, Mencatat barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan, Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang investaris. Tak hanya itu ia juga bertugas memberikan nomor kode dan membuat daftar barang investaris tiap ruang
• Sie Kepegawaian Pelayanan Umum – Bertugas Membuat DP3 tahunan, Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala. Tak hanya itu ia juga bertugas mengumpulkan data kepegawaian, Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai sekaligu pembuatan SK pembagian tugas karyawan. Tugas lainnya adalah membuat analisa kebutuhan karyawan, Membuat DUK tahunan, Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala, Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan pengabdian, Membuat data statistik keberadaan karyawan, terakhir Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan.

• Bertugas memberikan dukungan administrasi dan operasional dalam suatu sebuah perusahaan
• Menyiapkan laporan, tagihan,catatan, surat, laporan keuangan, dan dokumen lainnya menggunakan aplikasi pengolah data, lembar kerja, database, atau presentasi
• Menjawab tdan menyambungkan telepon ke pihak yang bersangkutan, atau mencatat pesan
• Melakukan riset, menyiapkan dokumen, serta mengumpulkan data untuk bahan pertimbangan dan bahan presentasi para eksekutif, komite, dan jajaran direksi
• Hadir dalam rapat untuk mencatat notulen
• Menyambut tamu dan menentukan pemberian akses untuk mereka, untuk menemui orang tertentu
• Membaca dan menganalisa memo, submisi, dan laporan yang masuk (khususnya dari para atasan atau direksi), untuk menentukan apakah penting atau tidak, serta merencanakan penyebaran pesan dari memo, submisi, atau laporan tersebut ke para pegawaiMelaksanakan tugas-tugas umum di kantor, seperti memesan persediaan alat kantor, menjaga sistem database manajemen, dan melakukan tugas pencatatan dasar
• Mengarsipkan dan mengumpulkan dokumen, catatan, dan laporan perusahaan
• Membuka, mengatur, dan mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan, seperti surat dan email
• Membuat pengaturan travelling untuk para atasan atau direksi
• Menyiapkan agenda dan membuat pengaturan untuk, misalnya, katering untuk acara makan bersama para eksekutif, atau untuk rapat

• Manajemen yang baik – Tata Usaha wajib memiliki jadwal yang teratur, sehingga mampu menyelesaikan seluruh tugas-tugas dari klien dengan baik
• Kerja Cepat, kerja cerdas – Bukan hanya kerja keras saja yang dibutuhkan melainkan juga kerja cepat dan cerdas
• Administrasi dan Manajemen – Pengetahuan tentang prinsip bisnis dan manajemen termasuk perencanaan strategis, alokasi sumber daya, pemodelan sumber daya manusia, teknik kepemimpinan, metode produksi, dan koordinasi antara orang dan sumber daya.
• Administratif Pengetahuan tentang prosedur dan sistem administratif, seperti mengelolah kata, mengatur dokumen dan catatan, stenografi dan transkripsi, mendesain formulir, serta prosedur dan terminologi kantor lainnya.
• Komputer dan Elektronik – Pengetahuan tentang papan sirkuit, prosesor, chip, peralatan elektronik, perangkat keras dan perangkat lunak komputer, termasuk aplikasi dan pemrograman.
• Layanan Pelanggan dan Personal – Pengetahuan tentang prinsip dan proses untuk menyediakan layanan bagi pelanggan dan personal. Hal ini termasuk penilaian kebutuhan pelanggan, memenuhi standar kualitas layanan, dan evaluasi kepuasan pelanggan.
• Bahasa Inggris – Pengetahuan tentang struktur dan isi dari Bahasa Inggris, termasuk arti dan ejaan dari setiap kata, aturan komposisi, dan tata bahasa.

• Berpikir Analitis, menggunakan logika dan penalaran untuk mengindentifikasi kekuatan dan kelemahan dari solusi alternatif, ataupun pendekatan permasalahan yang ditangani
• Problem solving, Memahami masalah yang rumit dan mengetahui cara menggunakan teknologi untuk menyelesaikannya
• Manajemen waktu, dalam menangani deadline yang ketat dan juga mental yang kuat untuk bekerja di bawah tekanan
• Monitoring dan sensitivitas masalah. Memantau atau menilai kinerja diri sendiri, individu lain, maupun organisasi untuk melakukan pengembangan atau mengambil tindakan korektif
• Aktif Mendengarkan – Memberikan perhatian penuh pada perkataan orang lain, menyisihkan waktu memahami poin yang disampaikan, mengajukan pertanyaan sewajarnya, dan tidak menyela pada waktu yang tidak tepat
• Pemahaman Membaca – Memahami kalimat dan paragraf yang ditulis dalam dokumen kerja.
• Orientasi – Melayani Secara aktif mencari cara yang tepat untuk membantu orang lain.
• Berbicara – Berbicara pada orang lain untuk menyampaikan informasi secara efektif Menulis Mengkomunikasikan dengan efektif melalui tulisan yang sesuai dengan kebutuhan audiens
• Selain itu, kemampuan komunikasi interpersonal juga dibutuhkan profesi ini karena Tata Usaha akan berinteraksi dengan banyak orang dalam melakukan pekerjaannya
• Fleksibel serta mudah beradaptasi

Pendidikan Strata 1

Bagimu yang tertarik dengan posisi Tata Usaha maka harus memiliki minimal pendidikan gelar D3 di bidang (Ekonomi, Bisnis, Manajemen, Pendidikan Ekonomi Pemasaran, Ilmu Komunikasi, Ilmu Administrasi. atau jurusan relevan lainnya). Lulusan Manajemen mempelajari proses dalam membuat suatu perencanaan, pengorganisasian, pengendalian serta memimpin berbagai usaha dalam suatu anggota organisasi dan mempergunakan semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Bisnis dan manajemen merupakan salah satu jurusan terfavorit pelajar di seluruh dunia. Ada banyak alasan yang mendasarinya, salah satunya adalah peluang kerja lebih besar dikarenakan setiap lini bisnis atau perusahaan tentunya membutuhkan tenaga ahli di bidang ini. Menariknya lagi, Ilmu Manajemen termasuk ke dalam ilmu praktis yang bisa langsung diterapkan dalam konteks pekerjaan maupun kehidupan sehari-hari. Kamu akan mempelajari banyak hal mengenai pengembangan strategi, pembuatan rencana, prosedur-prosedur dalam bisnis, wirausaha, pembukuan, marketing, perekrutan sumber daya hingga kepemimpinan.

Info lengkap mengenai jurusan Manajemen dapat dilihat di Jurusan Manajemen

Peluang kerja sebagai Tata Usaha akan selalu terbuka, karena:

Kebutuhan Tata Usaha di Semua Lini Bisnis

Di sebuah perusahaan atau instansi terdapat berbagai macam divisi untuk bisa menjalankan perusahaan dengan baik. Salah satu divisi yang ada di sebuah perusahaan tersebut adalah bagian administrasi atau tata usaha. Secara umum, tugas staff adminstrasi atau tata usaha bertugas mengorganisasi seuatu data atau kegiataan guna membuat sistem atau tujuan di perusahaan dan instansi tersebut bisa tercapai dengan baik. Mengingat cukup pentingnya divisi tersebut, banyak universitas bahkan SMK di negeri ini yang membuka jurusan adminstrasi. Sehingga para lulusannya siap untuk memberikan kontribusi lebih kepada perusahaan atau instans tersebut dengan jobdesk yang jelas dan terarah.

Tata Usaha atau Admin dapat Bekerja di Bank, Sekolah, Gudang, Marketing, dan Masih Banyak Lagi

Posisi admin memiliki jenjang karier jika berbeda di setiap perusahaan. Setiap jenjang karier tersebut tentunya memiliki besaran penghasilan yang berbeda dimulai dari Junior Staf Admin. Posisi awal saat berkarir sebagai tata usaha atau admin adalah junior admin. Jabatan ini banyak belajar tentang pengarsipan, tata usaha kantor dan juga seluk beluk di dalamnya. Pada junior admin bisa kita temukan di beberapa bidang, seperti keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM), dan lainnya. Setelahnya Senior Staf Admin. Jika sudah cukup mahir dalam bidang tata usaha, biasanya setelah 3-4 tahun, kamu akan naik menjadi senior staf admin. Untuk posisi ini biasanya kamu akan membawahi staf lagi yang membantumu dalam bekerja. Selanjutnya Kepala Bagian Tata Usaha. Setelah mendapatkan promosi jabatan, biasanya kamu akan naik menjadi leader atau kepala bagian tata usaha. Saat menjadi pemimpin kamu biasanya hanya akan memeriksa pekerjaan staf kamu untuk kemudian dieksekusi bidang lain. Jangan lupa bahwa sebagai admin berkaitan langsung dengan manajemen perusahaan. Berikut ini ragam Profesi Staff Administrasi:

Staff Administrasi Gudang

Staff Administrasi Gudang bertugas merekap data pemesanan barang Memeriksa jumlah stok barang Mengklaim pembayaran masuk dan keluar Memesan barang Mempelajari trend sales

Staff Administrasi Keuangan

Staff Administrasi Keuangan bertugas Mengurus surat berharga, seperti menandatangi cek Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Membuat perencanaan keuangan dari mulai peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan juga pembayaran. Membuka rekening, menentukan setoran, menangani pembayaran atas kewajiban. Mengelola dan mengerjakan tagihan-tagihan Berkoordinasi dengan kebijakan administrasi keuangan berkaitan dengan visi misi perusahaan.

Staff Administrasi Marketing

Staff Administrasi Marketing  bertugas Mencatat alamat pengiriman Mencatat nama expedisi yang ada di kota atau negara tersebut Mencatat nama-nama barang yang akan dikirimkan Mencatat jumlah barang, berat, dan total modal wajib yang dibayarkan. Menyerahkan nota penjualan Menyerahkan surat jalan ke palanggan Mengecek kondisi dan jumlah barang Mengarsip bukti tanda tangan yang telah diterima customer.

Staff Administrasi Bank

Staff Administrasi Bank bertugas Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Melakukan kegiatan administrasi, diantaranya adalah rekap data, input data, dan dokumentasi. Mengorganisir dokumen dan sistem data yang ada di bank Membuat informasi bulanan seperti informasi kegiatan dan keuangan. Berkontribusi dalam kegiatan audit.