Customer Service dibutuhkan di Semua Bidang Layanan publik, seperti Perusahaan Komunikasi, Perbankan, Jasa transportasi, E-Commerce dan lainnya
Customer Service terkait langsung dengan peran penjaga kepercayaan pelanggan maupun klien. Melalui interaksi divisi ini dengan pelanggan yang berkelanjutan, Customer Service mampu meninggalkan kesan mendalam mengenai baik buruknya pelayanannya. Tidak jarang jika pelayanan sebuah perusahaan untuk pelanggan dan kliennya sangat baik, mereka bersedia membayar lebih dan lebih loyal hanya untuk suatu produk yang bisa didapatkan di tempat lain dengan harga lebih murah.
Dalam berinteraksi dengan konsumen, seorang customer service harus mampu memastikan bahwa masalah yang dialami konsumen terselesaikan. Oleh sebab itu, ia perlu memahami prosedur dan kegiatan-kegiatan teknis perusahaan agar dapat memberi solusi yang tepat sesuai kebutuhan konsumen. Selain itu, ia juga harus kritis dalam mendalami keluhan dan pertanyaan konsumen agar dapat memahami masalah yang mereka alami. Agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggan, setiap pegawai Customer Service harus memahami dan menguasai cara kerja yang sesuai dengan standar perusahaan. Berikut ini adalah beberapa cara kerja yang wajib dikuasai pegawai Customer Service:
- Berpenampilan bersih dan rapi, mengenakan seragam yang ditetapkan perusahaan, dan menampilkan kesan yang memikat konsumen.
- Bersikap percaya diri, akrab, dan ramah dalam melayani nasabah serta menunjukkan raut wajah yang menarik dan tulus, tidak dibuat-buat.
- Saat pelanggan datang, pegawai CS harus menyapanya lebih dahulu dengan sopan dan suara lembut. Usahakan untuk menyebutkan nama pelanggan agar lebih akrab dan menunjukkan sikap menghargai pelanggan.
- Mendengarkan kebutuhan atau keluhan pelanggan dengan sabar, saksama, dan sopan, kemudian menanggapi serta membantu menyelesaikannya dengan tenang dan tidak terburu-buru.
- Memberikan jawaban atau penjelasan dengan bahasa yang baik, benar, dan mudah dipahami pelanggan.
- Bersemangat dan menunjukkan kemampuan dan profesionalisme dalam memberikan pelayanan yang prima dengan memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan.
- Tidak menyela atau memotong pembicaraan pelanggan dan menghindari kalimat yang bersifat sindiran, teguran, atau menimbulkan perdebatan.
- Meyakinkan pelanggan dengan argumen dan penjelasan yang logis dan memuaskan.
- Jika permasalahan yang dikeluhkan pelanggan tidak dapat diatasi, CS dapat meminta bantuan kepada pegawai lain yang lebih menguasai dan bisa membantu pelanggan.
- Apabila saat itu pelanggan belum dapat dilayani, pegawai CS sebaiknya meminta maaf dan pengertian pelanggan, jelaskan alasannya, dan beri tahukan kapan pelanggan akan dilayani.