Pengertian Defisiensi: Jenis dan Hubungannya Dengan Temuan Audit

Pengertian defisiensi – Perusahaan bisnis di era Internet of Things saat ini rupanya sudah sangat ketat sekali. Bahkan saking ketatnya, sering muncul berbagai praktik pengoperasian perusahaan yang tidak sehat sebab manajemen dipaksa memperoleh laba yang sulit dicapai.

Ketika manajemen tidak bisa mencapai target yang sudah ditetapkan pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), manajemen perusahaan bisa diganti kapan saja. Konflik kepentingan antara manajemen yang bertugas menjalankan perusahaan dengan pemegang saham yang memiliki perusahaan seringkali menjadi penyebab munculnya masalah di internal perusahaan.

Misalnya, manajemen bisa saja menyampaikan laporan bahwa pencapaian dan kinerja perusahaan sangat baik kepada para pemegang saham demi mengamankan posisinya. Meskipun misalnya fakta di lapangan justru berbanding terbalik.

Di samping itu, sifat dasar manusia yang tidak pernah merasa puas juga dapat menjadi permasalahan. Ini juga bisa menimbulkan berbagai kecurangan dalam pengelolaan perusahaan, seperti penggelapan, mark up, fraud, dan sebagainya.

Maka dari itu, sebuah perusahaan harus melakukan audit manajemen untuk mendeteksi berbagai kesalahan, kecurangan, maupun ketidakakuratan dalam manajemen perusahaan atau dikenal sebagai defisiensi. Nah, dalam artikel ini kita akan membahas tentang pengertian defisiensi, jenis-jenis, dan hubungannya dengan temuan audit. Simak sampai akhir, ya.

Pengertian Defisiensi

pixabay

Pada dasarnya, defisiensi merupakan kekurangan, biasanya ini ditemukan pada manajemen perusahaan. Perusahaan melakukan audit manajemen untuk memperbaiki defisiensi tersebut yang akan meningkatkan kinerja manajemen.

Karena itu, defisiensi bisa dianggap juga sebagai salah satu titik perhatian dari audit manajemen. Audit manajemen yang menyeluruh akan dapat menemukan serta memperbaiki penyebab defisiensi agar auditor bisa mencapai tujuan audit. Seperti yang dijelaskan oleh Hery S.E. M.SI. CRP. RSA. CFRM. CIISA dalam bukunya Istilah – Istilah Akuntansi Dan Auditing. Dalam buku ini kamu bisa menemukan berbagai istilah atau konsep penting mengenai dasar-dasar akuntansi serta pengetahuan umum dalam bidang ilmu auditing.

Auditor bisa mengidentifikasi defisiensi dengan melihat pengukuran standar kinerja yang menunjukkan kelemahan pada unit organisasi atau individu. Selain itu, Cooper dan Backer (1993) mengatakan bahwa defisiensi bisa juga terjadi karena ketidaksiapan organisasi untuk menghadapi perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis. Misalnya seperti sumber daya manusia yang kurang siap menghadapi perubahan kebiasaan belanja konsumen dari offline menjadi online.

Di sisi lain, Tagiman (1997) mengatakan defisiensi bisa juga berhubungan dengan harta. Ini berarti auditor perlu meninjau berbagai cara atau alat yang dipakai untuk melindungi harta tersebut dan bila perlu memverifikasi keberadaan suatu harta yang dimiliki oleh perusahaan.

Selain itu, auditor juga harus melihat bagaimana harta perusahaan dilindungi dari berbagai jenis kerugian seperti pencurian atau kegiatan yang ilegal dengan prosedur pemeriksaan yang tepat dan sesuai.

Singkatnya, audit dilakukan untuk meningkatkan sistem manajemen seperti misalnya mencegah kerugian, menghindari pembayaran yang tidak benar, melakukan efisiensi operasi, atau yang lainnya. Dalam prosesnya, auditor dituntut untuk menemukan praktek yang terjadi agar bisa menentukan unit organisasi atau individu mana yang menjadi penyebab defisiensi.

Meski begitu, Herbert (1979) mengingatkan bahwa auditor juga perlu memberikan pengakuan pada hasil kerja yang menghasilkan efek baik jika memang ada. Jadi hasil audit manajemen akan menjadi objektif dan jelas.

Jenis-Jenis Defisiensi

Pixabay.com

Defisiensi pada sebuah organisasi bisa dibedakan menjadi dua, yaitu defisiensi (kekurangan) dalam sistem dan defisiensi (kekurangan) dalam operasi. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan singkat di bawah ini:

1. Defisiensi dalam sistem

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, defisiensi sama dengan kekurangan. Berarti defisiensi dalam sistem bisa diartikan secara singkat sebagai kekurangan yang terdapat pada sistem sebuah perusahaan. Beberapa hal dalam sistem perusahaan yang bisa mengalami defisiensi diantaranya seperti:

a. Sistem pengendalian intern

Secara umum, pengendalian intern bisa diartikan sebagai bagian dari masing-masing sistem yang dipakai sebagai pedoman serta prosedur pelaksanaan operasional suatu organisasi. Sementara itu, sistem pengendalian intern adalah sekumpulan pengendalian intern yang saling berhubungan, terintegrasi dan saling mendukung satu sama lain.

Dalam lingkungan perusahaan, pengendalian intern adalah proses yang ditetapkan oleh dewan direksi serta manajemen secara keseluruhan dengan tujuan memberi keyakinan bahwa perusahaan akan mencapai tujuan yang dimiliki.

Tujuan ini dibagi menjadi tiga kategori, yaitu keefektifan serta efisiensi operasional perusahaan; kepatuhan pada prosedur serta peraturan yang berlaku; dan pelaporan keuangan yang handal.

Nah, pengendalian intern perusahaan dikatakan efektif jika tiga kategori tujuan perusahaan ini bisa dicapai dengan kondisi:

1. Direksi serta manajemen memperoleh pemahaman mengenai arah pencapaian tujuan perusahaan yang meliputi pencapaian tujuan atau target, kinerja, tingkat profitabilitas, dan juga keamanan sumber daya (aset) perusahaan.
2. Peraturan dan prosedur yang sudah ditetapkan oleh perusahaan benar-benar ditaati dan dipatuhi sebagaimana mestinya.
3. Laporan keuangan yang dipublikasikan handal serta bisa dipercaya dan meliputi laporan interim maupun segmen.

Artinya, jika ada salah satu saja kondisi yang tidak tercapai, maka bisa dikatakan sistem pengendalian intern perusahaan mengalami defisiensi. Misalnya seperti:

• Adanya penerapan desain atau sistem pengendalian intern yang tidak memadai
• Dokumentasi milik bagian pengendalian intern belum berfungsi dengan baik

b. Sumber daya manusia (SDM)

Sumber daya Manusia (SDM) merupakan suatu potensi milik setiap orang untuk menghasilkan sesuatu sebagai makhluk sosial. Bisa juga didefinisikan sebagai kemampuan daya pikir dan daya fisik milik seseorang yang dipengaruhi oleh keturunan maupun lingkungannya. Kemampuan ini akan bekerja karena seseorang termotivasi untuk mewujudkan keinginan maupun memenuhi kepuasannya.

Sumber Daya Manusia (SDM) juga menjadi satu-satunya sumber daya yang berakal, berperasaan, berpengetahuan, memiliki keterampilan, dan juga memiliki kreativitas. Secara umum, SDM berfungsi untuk meningkatkan produktivitas yang dapat membuat organisasi menjadi lebih kompetitif sehingga bisa mencapai tujuannya.

Semaju apapun perkembangan teknologi saat ini, sumber daya manusia yang berkualitas memiliki peran penting dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Bahkan, meskipun perusahaan atau organisasi tersebut memiliki akses yang mudah dan cepat pada perubahan informasi atau mempunyai bahan baku yang memadai, tanpa SDM yang berkualitas, sampai pada tujuan adalah hal yang mustahil.

Jadi, bisa dikatakan perusahaan atau organisasi wajib memiliki SDM yang berkualitas sebagai pengelola sistem agar sistem tersebut bisa berjalan dengan semestinya. Sebuah perusahaan atau organisasi dikatakan memiliki defisiensi SDM jika sumber daya manusianya tidak mempunyai kualifikasi dan tidak mempunyai rencana pengembangan pelatihan agar dapat melaksanakan berbagai tugas yang diberikan.

c. Sistem organisasi

Sistem merupakan konsep sinergi yang diharapkan dapat menghasilkan output lebih besar dibandingkan dengan output individual maupun output masing-masing bagian. Sebab idealnya kegiatan bersama yang dilakukan oleh beberapa bagian terpisah namun tetap saling berhubungan memang bisa menghasilkan efek yang lebih besar.

Itulah sebabnya, sistem suatu organisasi selalu mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim dan mensyaratkan agar pekerjaan dilaksanakan secara integratif. Baik pekerjaan yang berhubungan dengan manusia, metode, peralatan, atau sumber daya yang dimanfaatkan.

Tentunya, setiap sistem mempunyai tujuan masing-masing. Ada yang hanya memiliki satu tujuan, ada juga yang baik. Terlepas dari jumlahnya, tujuan tersebut akan menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Jadi, tanpa tujuan sistem akan berjalan tanpa arah dan tidak terkendali.

Konsekuensinya, suatu organisasi atau perusahaan harus melakukan kontrol berupa pemantauan dan pengawasan untuk mengevaluasi efektivitas sistem yang digunakan. Kontrol ini juga harus dilakukan secara rutin dari waktu ke waktu.

Jika kontrol ini hilang, maka sebuah perusahaan dikatakan mengalami masalah defisiensi pada sistem organisasinya. Misalnya seperti tidak adanya proses internal untuk melaporkan kekurangan dalam sistem kepada manajemen secara tepat waktu.

2. Defisiensi dalam operasi perusahaan

Operasi (operasional), bersama dengan keuangan dan pemasaran menjadi 3 fungsi strategis perusahaan. Operasional sendiri lebih erat kaitannya dengan aktivitas produksi di sebuah perusahaan.

Jadi jika sebuah perusahaan mengalami kekurangan dalam aktivitas produksinya, berarti perusahaan tersebut sedang berhadapan dengan defisiensi dalam operasi perusahaan. Beberapa hal yang mungkin memiliki defisiensi, diantaranya seperti:

a. Inventaris perusahaan

Inventaris merupakan sebuah daftar yang di dalamnya terdapat sumber daya penting serta aset milik perusahaan yang dipakai untuk keberlangsungan perusahaan secara umum. Mulai dari perkembangan perusahaan, pengelolaan sumber daya, dan juga proses produksi.

Catatan ini penting dimiliki karena nantinya ada banyak sekali hal yang akan bergantung pada informasi di dalamnya. Oleh sebab itu, perusahaan wajib memastikan bahwa semua data pada catatan tersebut benar dan valid dari sisi jumlah dan kualitasnya.

Tentu saja, datanya tidak valid maka akan banyak proses yang terganggu dan tidak bisa berjalan secara optimal. Inilah yang dimaksud dengan defisiensi pada inventaris perusahaan. Ketika pencatatan inventaris mengalami kekurangan, dampaknya akan menjadi besar dan membawa kerugian pada perusahaan.

Contohnya seperti perusahaan akan gagal mengendalikan dan melindungi inventaris yang dimilikinya dari kerusakan, kehilangan, atau bahkan penyalahgunaan wewenang.

b. Penerapan peraturan perusahaan

Setiap perusahaan di bidang jasa maupun barang, dalam skala kecil, nasional, maupun multinasional pasti memiliki suatu peraturan yang berlaku dan harus dipatuhi oleh semua karyawan. Tujuannya agar manajemen serta operasionalnya bisa berjalan baik dengan semestinya.

Biasanya peraturan perusahaan ini disusun oleh pengusaha dan akan menjadi tanggung jawabnya. Dalam penyusunannya, peraturan akan dibuat dengan memperhatikan saran serta pertimbangan dari wakil buruk atau pekerja di perusahaan.

Dengan begitu, keseimbangan antara hak dan kewajiban pekerja, kewenangan serta kewajiban pengusaha akan lebih terjamin. Tak hanya itu, peraturan juga bisa menjadi pedoman bagi pekerja dan pengusaha dalam melaksanakan tugas kewajibannya masing-masing sehingga tercipta hubungan kerja yang aman, harmonis, sekaligus dinamis.

Jika semua tujuan ini tercapai, usaha memajukan, menjamin dan meningkatkan kesejahteraan perusahaan, pekerja dan keluarganya bisa tercapai. Akan tetapi untuk mencapai tujuan tersebut, peraturan harus dipatuhi oleh pekerja juga pengusaha. Jika fungsi kepatuhan pada peraturan yang diterapkan tidak berjalan efektif, maka perusahaan tersebut dikatakan mengalami defisiensi penerapan peraturan.

Kamu bisa menemukan contoh defisiensi operasional perusahaan yang lebih lengkap dalam buku Memahami Internal Dan Operational Auditing yang ditulis oleh Amin Widjaja Tunggal. Buku ini sering menjadi referensi bagi orang-orang yang ingin belajar dan mengetahui internal dan operational auditing lebih dalam lagi.

Temuan Audit dan Defisiensi

Pixabay.com

Di awal telah dibahas bahwa defisiensi biasanya ditemukan saat perusahaan melakukan audit manajemen. Dengan kata lain, defisiensi merupakan bagian dari temuan audit. Temuan audit sendiri adalah hal-hal yang berhubungan dengan pernyataan mengenai fakta, baik yang sifatnya positif maupun negatif.

Dari klarifikasi di atas, defisiensi berarti masuk ke dalam temuan audit yang sifatnya negatif dan merepresentasikan area dengan tingkat resiko yang tinggi. Karena itu, auditor biasanya menyertakan rekomendasi untuk memperbaiki defisiensi dalam area tersebut.

Pada prinsipnya, pelaporan temuan audit baik yang sifatnya positif maupun negatif perlu disajikan secara proporsional. Adapun temuan audit negatif (defisiensi) yang layak dilaporkan adalah sebagai berikut:

1. Konkret dan didukung oleh bukti audit berupa fakta, bukan opini.
2. Objektif serta relevan dengan masalah yang sedang dihadapi
3. Mendukung kesimpulan yang logis, beralasan, serta mampu mendorong manajemen untuk melakukan perbaikan berdasarkan hasil audit.
4. Bisa jadi tidak signifikan namun harus menunjukkan gejala masalah yang akan terjadi di masa depan.

Gondodiyoto (2004) mengemukakan bahwa temuan negatif merupakan temuan yang berdasarkan bahan bukti audit diketahui bahwa ada ketidaktaatan pada ketentuan atau peraturan, pengeluaran uang yang tidak seharusnya, ketidakhematan, ketidakefisienan, serta ketidakefektifan yang bisa berakibat merugikan perusahaan.

Contohnya seperti aset yang hilang atau rusak; prosedur kerja/ketentuan/kebijakan perusahaan yang tidak dipatuhi; adanya kekeliruan; atau terjadi penyalahgunaan.

Temuan audit sendiri merupakan hasil proses perbandingan antara kriteria atau praktek yang diharapkan dengan kondisi atau fakta yang sebenarnya, termasuk penyebab terjadinya perbedaan serta akibat yang mungkin akan muncul. Langkah terakhir yang bisa diambil oleh auditor tentang hal ini adalah membuat rekomendasi yang nantinya diberikan kepada manajemen.

Kesimpulan

Defisiensi dalam konteks manajemen perusahaan merupakan kekurangan atau kelemahan yang dimiliki oleh manajemen. Biasanya defisiensi diungkapkan sebagai temuan audit saat perusahaan melakukan proses audit manajemen.

Defisiensi ini perlu diidentifikasi dan juga diungkapkan selama proses audit manajemen berlangsung. Tujuannya agar manajemen bisa mengetahui defisiensi apa yang sedang terjadi di perusahaan serta bagaimana cara untuk memperbaiki defisiensi tersebut.

Jenis-jenis defisiensi, selain dalam sistem dan operasi, masih banyak lagi jumlahnya. Bisa jadi defisiensi perusahaan timbul akibat sistem yang dibuat oleh manajemen lemah atau kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki manajemen masih kurang optimal.

Apapun penyebabnya, jenis-jenis defisiensi perlu diketahui dengan cepat oleh manajemen. Dengan begitu, kinerja perusahaan bisa diperbaiki dengan lebih cepat dan perusahaan mampu beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang selalu berubah.

Defisiensi dalam manajemen perusahaan penting untuk diungkapkan pada saat akhir proses audit manajemen. Berbagai defisiensi yang dijelaskan dalam temuan audit juga harus disampaikan secara jelas serta objektif. Tujuannya agar manajemen bisa mengetahui bahwa sebenarnya organisasi sedang memiliki kekurangan atau kelemahan.

Dari temuan audit berupa defisiensi ini nantinya bisa diketahui apa penyebab utama serta dampak maupun akibat yang akan terjadi pada perusahaan jika defisiensi tidak segera diperbaiki.

Dari dampak maupun akibat tersebut, manajemen kemudian akan mengetahui berapa besar pengaruh defisiensi yang dialami perusahaan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Setelah melihat dampak dan akibat defisiensi pada kinerja perusahaan, auditor bisa menyusun rekomendasi untuk memperbaiki defisiensi yang bisa dilaksanakan oleh manajemen dalam kurun waktu tertentu.

Kesimpulannya, tujuan mencari defisiensi pada manajemen perusahaan adalah untuk membantu perusahaan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efisien sekaligus ekonomis.

Bisa jadi defisiensi yang selama ini ada di perusahaan ternyata menyebabkan perusahaan memanfaatkan sumber daya secara tidak efisien dan kurang baik. Di samping itu, rekomendasi yang didapatkan dari proses audit manajemen bisa membantu manajemen untuk mengatasi defisiensi yang ada dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Semoga semua pembahasan tentang pengertian defisiensi dan juga jenis-jenisnya bisa menambah wawasan kamu. Jika ingin mencari buku tentang perusahaan atau audit, maka kamu bisa menemukannya di gramedia.com.

Untuk mendukung Grameds dalam menambah wawasan, Gramedia selalu menyediakan buku-buku berkualitas dan original agar Grameds memiliki informasi #LebihDenganMembaca.

Penulis: Gilang Oktaviana Putra

Referensi:

• Gondodiyoto, Sanyoto (2004) Program Kerja & Laporan Audit: Laporan Hasil Audit.
• Craig-Cooper, Sir Michael., & Philippe De Backer (1993) The Management Audit: How to Create an Effective Management Team.
• Tugiman, Hiro (1997) Standar Profesional Audit Internal.
• Herbert, Leo (1979) Auditing the Performance of Management.