Pengertian & Contoh Business Letter

Business Letter adalah satu diantara jenis surat resmi yang berfungsi sebagai media berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan dalam penulisan business letter, dibanding surat lainnya. Dimana letter sendiri biasanya bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional).

Business letter sendiri sebaiknya diketik dan di-print out pada kertas putih normal dengan ukuran 5 x 11 dalam penyampaiannya. Simak penjelasan lebih lengkapnya mengenai Business Letter mulai dari Pengertian, Rumus, Langkah Menulis, Komponen, Latihan Soal dan Kunci Jawabannya.

Pengertian Business Letter

Business Letter adalah jenis surat yang berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berbagai tujuan bisnis dan dunia kerja. Tujuannya pun beragam mulai Dari pernyataan, kesepakatan, undangan, informasi, dan masih banyak lagi. Biasanya Business Letter ini dibuat oleh suatu perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain, baik kepada klien maupun pemangku kepentingan.

Selain itu, surat bisnis juga dapat digunakan oleh sesama individu untuk korespondensi dan memperlihatkan profesionalitas dalam dunia kerja maupun bisnis, sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Salah satu manfaat business letter adalah kemampuannya dalam mempererat hubungan dengan perusahaan lain atau bahkan pemangku kepentingan, seperti perusahaan atau klien.

Bahkan, melalui Business letter kamu juga dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Meski sesungguhnya surat bisnis dapat dikirimkan melalui email, tak jarang masih ada perusahaan yang menuliskannya di atas secarik kertas sangat penting. Hal ini seperti diantaranya verifikasi, referensi, surat pernyataan, dan lain-lain.

Tak jarang business letter juga digunakan saat seseorang meminta referensi kerja kepada pihak yang bersangkutan serta melamar pekerjaan.

Buku Model Business Letters E-Mails + Other Business menyuguhkan cara membuat surat, e-mail dan dokumen bisnis lainnya dengan bahasa Inggris. Dengan buku ini, akan mempermudah kalian dalam membuat surat, dokumen, dan sebagainya.

Jenis Business Letter

1. Formal

Jenis surat ini biasanya ditujukan untuk keperluan atau korespondensi yang bersifat formal. Sebagai contoh, saat ingin membuat perjanjian dengan klien, atau perusahaan lainnya dibutuhkan business letter sebagai pernyataan resminya. Selain itu, Business Letter juga biasanya digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan serta saat meminta laporan penjualan. Merujuk kepada hal-hal ini business letter yang formal dibutuhkan mulai dari penggunaan kop surat, dan lain-lain.

2. Informal

Kebalikan Dari surat formal, informal merupakan jenis surat bisnis yang sifatnya kasual dan tidak terlalu kaku. Biasanya, jenis surat informal digunakan untuk meminta referensi kerja, saat ingin mengucapkan terima kasih, penilaian karyawan, dan masih banyak lagi. Meski demikian kamu tetap harus memperhatikan gaya penulisan dan bagian-bagian di dalam suratnya. Bahkan, surat informal juga biasanya dapat dikirimkan melalui email.

Langkah Menulis Business Letter

Business letter sebagai surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan untuk perusahaan lain, atau surat antara instansi dengan pelanggan, klien, atau pihak atau kelompok lain di luar instansi itu sendiri. Surat ini sendiri dikeluarkan bergantung pada hubungan yang terjadi di antara kedua belah pihak.

Isi surat ini juga cukup beragam dapat berupa suatu permintaan informasi atau tanggapan dari suatu pihak, permintaan untuk pasokan barang, menyampaikan kerjasama, meminta maaf atas ketidaknyamanan atau kesalahan pada klien, dan sebagainya. Pentingnya penggunaan letter adalah menyimpan bukti tertulis.

Bentuk komunikasi secara tertulis ini juga akan ditanggapi dengan lebih serius oleh penerimanya daripada bentuk komunikasi lain. Untuk menuliskan business letter yang baik, berikut beberapa tips yang dapat kamu aplikasikan:

• Gunakan kop surat yang baik dan profesional. Dengan penggunaan kop surat, kita tidak harus lagi mencantumkan nama perusahaan dalam suatu format surat.
• Gunakan format dan template surat yang standar Format ini lebih umum digunakan sesuai template business letter pada umumnya.
• Tampilkan kesan professional, kesan ini dapat diwujudkan dengan penggunaan Indonesian formal, ketepatan ejaan dan penggunaan tanda baca, tidak menggunakan singkatan, dan lain sebagainya.
• Gunakan Grammar yang baik dengan kalimat yang efektif (singkat, padat, dan jelas).
• Berikan warna untuk memberi penekanan pada kata, jangan lupa memanfaatkan fitur highlight dalam aplikasi penulisan.
• Berusahalah untuk persuasive, Pastikan isi surat mengandung ajakan yang meyakinkan.
• Baca ulang surat sebelum mengirimkannya, jangan lalai dengan mengirimkan business letter tanpa kesalahan penulisan, baik Dari ejaan atau tanda baca, juga pemilihan kata yang kurang tepat. Sebab hal ini akan menunjukan seberapa profesional pengirimnya.

Buku Sentence Writing: Eksplorasi Model & Latihan merupakan buku yang menyuguhkan tata cara menuangan ide ke dalam kalimat, mengembangkan unsur-unsur kalimat, memvariasikan ungkapan dalam kalimat, meningkatkan keterbacaan kalimat dan unsur kalimat, mengequivalenkan konsep gagas dalam frame of thinking bahasa indonesia ke dalam frame of thinking bahasa inggris, dan menerapkan tata tulis akademisi yang elegan.

Buku ini akan menjadikan aktivitas menulis suatu eksplorasi dan eksploitasi yang enjoyable, exciting, dan satisfying, yang pada giliranya dapat menciptakan pribadi yang kompeten dan unggul.

Komponen Business Letter 

Business Letter adalah komunikasi formal menggunakan media kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Berikut ini komponen business letter yang perlu kamu ketahui:

1. Letterhead (Kop Surat)

Letterhead atau kop surat merupakan identitas berupa emblem, nama, alamat dan telepon Dari pengirim surat.

2. Reference Line

Di dalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama penanggung jawab yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.

3. Date Line (Tanggal)

Ini adalah tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalnya pada August 15, 2021. – Contoh penulisan tanggal menggunakan sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada Business letter adalah pada sebelah kanan atas surat.

4. Inside Address

Bagian ini berisi nama penerima surat, kepada siapa surat ini ditujukan, dan jabatannya, nama perusahaannya disertai dengan alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan bagian ini, tetapi coba untuk menggunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Jangan lupa untuk memberi jarak antara tanggal dengan penerima.

5. Attention Line

Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.

6. Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya invite, Apology, dan lain sebagainya. Bagian Ini merupakan bagian optional  Dari letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak. Penulisan subject sendiri biasanya ditempatkan diantara salutation dan isi surat.

7. Solutition (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, digunakan “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama penerima)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak diketahui, tulis nama departemennya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi, misalnya pada Dear Mr Krisman, dan Dear Mr. Krisman.

8. Body of Letter (Isi Surat)

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph pada isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragraf. Beri jarak antara bagian akhir isi dan penutup business letter.

9. Salam Penutup

Bagian ini sebagai penanda bahwa surat telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya.  Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama yang nantinya digunakan untuk tempat tanda tangan.

10. Signature (Tanda Tangan)

Bagian ini adalah tanda tangan pengirim surat, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.

11. Enclosure (Lampiran)

Jika sebuah surat berisi dokumen atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis harus menampilkan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumlah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

12. Carbon Copy Notation (Tembusan Surat)

Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat ini dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui ISI surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat. Contoh : CC : Bagian Keuangan

Menulis essay sudah menjadi tuntutan kebutuhan educated literacy, terutama dunia akademisi, pemahaman dan kebiasaan menulis essay dapat menjadi valuable competence dalam membuat disertasi, tesis, skripsi, artikel, jurnal, dan sejenisnya.

Dengan mempelajari buku ini, akan menghasilkan essay yang berkualitas mensyaratkan panduan dan pelatihan yang applicable, reliable, challenging, dan sarat eksposur. Buku Essay Writing ini sangat lengkap dengan sistem eksplorasi model dan latihan.

Contoh Business Letter

Contoh 1:

19 Front Street
Jakarta, ID 11545
July 7, 2020
Ms. liliaceous plant Jackson
Marketing Manager
BB Bread Co.
325 Plaza land
Jakarta, ID 11345

Dear Ms. Jackson,

It has come back to my attention that your company, shot Bread Co. has been late with paying the bills for the past 2 months. so as to encourage our customers to buy their invoices before the date, we’ve enforced a reduction model wherever we’ll provide you with five-hitter off your invoice if you pay a North American country within ten days of receiving the invoice. I hope that everything goes well for you and your company. You’re one of all our biggest customers, which we tend to appreciate your business. If you’ve got any queries, be happy to contact Pine Tree State at (021) 532-5445.

Sincerely,
(Signature)
Bob Holmes S.

Contoh 2:

PT JAYA SELALU
Jl. Tanjung Barat No. 12
Phone. (0265) 354612
Tasikmalaya
46123

to Designation Affair
PT MAJU TERUS
Jl. Malioboro twenty three Tasikmalaya

Dear Sirs,

Through this letter, allow us to introduce our company to you. Our company named noble metal Jaya Selalu is engaged within the distributor of workplace writing paper. per the data we tend to collect, noble metal MAJU TERUS may be a property company that’s growing chop-chop and can open once more some selling workplace in Tasikmalaya.

This association, allow us to supply a number of writing paper products that we tend to market. Besides this letter, we tend to attach an inventory of things and their various costs. If your company wants our services, then merely contact a North American country via phone numbers (0265) 35412 and we’ll deliver the products to the location.

Further, we are going to send you an associate invoice every finish of the month for transactions occurring within the corresponding month. We are going to provide a special discount if an accumulated purchase inside one month of over Rp. 2.000.000, – (two million rupiah).

We hope that this supply will proceed in a very sort of cooperation that advantages each party. If Mr……is interested, we tend to be a unit able to create shows and conduct any mentioned. Therefore we tend to submit the supply letter, delivered thanks for your attention.

Sincerely,
PT JAYA SELALU

Contoh 3:

19 Front Street
Jakarta, ID 11545
July 7, 2020

Ms. Lily Jackson,

Marketing Manager BB Bread Co. 325 Plaza Indonesia Jakarta, ID 11345 Dear Ms. Jackson, It has come to my attention that your company, BB Bread Co. has been late with paying the bills for the past two months. In order to encourage our customers to purchase their invoices before the date, we’ve implemented a discount model where we’ll offer you 5% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything goes well for you and your company. You are one of our biggest customers, and that we appreciate your business. If you’ve got any questions, be happy to contact me at (021) 532-5445.

Sincerely,
(Signature)
Bob Holmes S.

Buku 7 Kebiasaan Belajar Bahasa Inggris yang Efektif ini tentunya akan mengubah pola pikir kalian. Buku ini menjelaskan kebiasaan-kebiasaan belajar bahasa Inggris yang efektif, kebiasaan yang harus dihindari dan diterapkan. Tentunya dengan buku ini, pembelajaran bahasa Inggris kalian akan semakin efektif dan membuahkan hasil. Menarik ‘kan? 

Latihan Soal Business Letter

1. Before you seal and send your letter, make certain to stress it
A. punctuation
B. proofread
C. sensitive
D. transition

2. As soon as your certified letter reaches the ________________you are going to be notified.
A. Recipient
B. Margin
C. Logo
D. Salutation

3. as if you would like to place the date and shutting within the center of the page.
A. Justified
B. changed block format if
C. blocked format
D. spelling

4. Go off the list of “Do’s and Don’ts” by using__________
A. body
B. letterhead
C. bullets
D. formal

5. The envelope indicated that there was a right-eyed flounder; actually, there was solely a letter within.
A. associate enclosure
B. a sender
C. a salutation
D. an indent

6. The very best of the primary paragraph was optimistic, therefore I wasn’t expecting the unhealthy news within the middle.
A. Tone
B. Active Voice
C. Direct Mail
D. Punctuation

7. I made a decision to not interview her, as a result of her missive contained terribly white trash
A. On arrival notation
B. Block Format
C. Single Spacing
D. Format

8. The approval regarding the meeting was announced on the bulletin board for everybody to scan.
A. Memo
B. Heading
C. Sender
D. Junk Mail

9. Our address and telephone number area unit is shown on our you have not
A. letterhead
B. snail mail
C. postage
D. salutation

10. In block text format, you are inferior to every paragraph.
A. Indent
B. Transition
C. Punctuation
D. margin

Kunci Jawaban Soal Business Letter

1. Kunci Jawaban soal no.1 adalah B.Proof Head
2. Kunci Jawaban soal no.2 adalah A. Recepient
3. Kunci Jawaban soal no.3 adalah B. modified block format
4. Kunci Jawaban soal no.4 adalah C. bullets
5. Kunci Jawaban soal no.5 adalah A. an enclosure
6. Kunci Jawaban soal no.6 adalah A. Tone
7. Kunci Jawaban soal no.7 adalah D. grammar
8. Kunci Jawaban soal no.8 adalah A. memo
9. Kunci Jawaban soal no.9 adalah A. letterhead
10. Kunci Jawaban soal no.10 adalah A. indent

Demikian info mengenai Business Letter mulai dari Pengertian, Rumus, Langkah Menulis, Komponen, Latihan Soal dan Kunci Jawabannya. Semoga bermanfaat!

Sumber: dari berbagai sumber

Kenali dulu Vocabulary bahasa Inggris, dan pahami Tenses-nya, baru kalian akan mengerti bahasa Inggris itu ternyata sangat mudah. Materi dalam buku ini telah disesuaikan untuk kebutuhan kalian, baik pemula maupun tingkat lanjut. Jadi, tak ada kata sulit dalam belajar bahasa Inggris.